Wissensmanagement einführen – so geht’s!

• Vorbild: Ein Kernteam sollte bereits vor und zum Launch aktiv sein. Entsprechend können die Mitglieder dieses Teams in diesem Zeitraum auch die ersten Inhalte hochladen. Somit zeigt und gibt dieses Kernteam den anderen Nutzer:innen vor, wo und wie Wissen auf der Plattform gespeichert wird. Weiterhin sollten dies wie bereits erwähnt Personen sein, die ein gewisses Ansehen in Ihrer Organisation genießen, welche die restlichen Beteiligten dazu motivieren können, es ihnen gleichzutun.
• Einführung: Die Mitglieder des Kernteams treten anfangs als eine Art Guides für das Netzwerk auf. Dabei können sie die Fragen der Nutzer:innen zu allen möglichen Themen, darunter auch zum Wissensmanagement, beantworten. Hinzu kommt, dass die Mitglieder des Kernteams genug Wissen über das Netzwerk haben, sodass sie auch Einführungen und Schulungen für neue Nutzer:innen zu allen möglichen Themen anbieten können – auch zum Wissensmanagement. Somit fühlt sich der Rest der Beteiligten nicht alleine gelassen und mögliche Ängste und Zweifel können somit auf ein Minimum reduziert werden.

2. Ängste und Hemmschwellen vorsichtig abbauen

Große Veränderungen sind in jeder Organisation eine besondere Herausforderung. Beteiligte sind Veränderungen gegenüber häufig misstrauisch eingestellt und sind zunächst zurückhaltend, in manchen Fällen sogar ablehnend. Durch die vielen Vorteile lohnt es sich dennoch, das Wissensmanagement in Ihrer Organisation umzusetzen. So können Sie helfen, die Ängste und Hemmungen aller Beteiligten abzubauen:

• Dialog: Treten Sie mit den Beteiligten, die dem Wissensmanagement skeptisch gegenüberstehen, in einen direkten Dialog. Dies kann durch eine persönliche Nachricht oder am besten mithilfe eines persönlichen Gesprächs, ob telefonisch oder vor Ort, geschehen. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass Ablehnung meist aus Angst entsteht. In einem persönlichen Gespräch mit den größten Skeptiker:innen haben Sie die Möglichkeit, ihnen genau zu erklären, worum es bei dem Wissensmanagement geht und welche Vorteile dadurch für alle Beteiligten entstehen.
• Aufklärung: Bevor Ihre Beteiligten überhaupt Skepsis gegenüber dem Wissensmanagement entwickeln können, lohnt es sich, vorbeugend Aufklärungsarbeit zu betreiben. Diese kann in Form von Vorträgen auf Veranstaltungen Ihrer Organisation, analoger und digitaler Broschüren zum Thema und auch in Rundschreiben stattfinden. So werden alle Beteiligten ausführlich informiert und wissen bei der Einführung genau, was Wissensmanagement in Ihrer Organisation bedeutet und ausmacht. Ein Beispiel für eine häufige Angst bei der Einführung von Wissensmanagement ist, dass das geteilte Wissen “geklaut” werden könnte. Während der Aufklärung haben Sie dann die Chance dies richtigzustellen und zu erklären, dass das Wissen nicht weggenommen wird, sondern stattdessen für das Wohl der Organisation genutzt wird.

3. Transparenz fördern

In einem Social Intranet können Sie neben Prozessen, Terminen und Arbeitsergebnissen auch Neuigkeiten über die Organisation teilen. Das führt dazu, dass die Kolleg:innen besser informiert sind und sich eingebunden fühlen. Aus diesem Grund ist die Transparenz auch bei der Einführung von Wissensmanagement von zentraler Bedeutung. So haben die Beteiligten mehr Vertrauen in Ihre Organisation und werden daher eher bereit sein, ihr Wissen mit allen anderen Beteiligten zu teilen.

• Neuigkeiten teilen: Sobald es Informationen gibt, die Ihre Organisation betreffen, können Sie dies sofort auf der Plattform teilen. Dadurch gewinnen die Nutzer:innen das Gefühl, dass sie mitsprechen können. Des Weiteren vermeidet dies auch das Risiko der Bildung von Gerüchten. Für das Wissensmanagement ist dies hilfreich, weil solche Neuigkeiten sich darauf auswirken können, welche Art von Wissen für die Organisation zu dem Zeitpunkt besonders relevant ist und gesammelt werden sollte. Weiterhin ist es auch möglich, mit dem Hochladen eines Dokuments zeitgleich einen öffentlichen Post zu erstellen, dass etwas hochgeladen wurde.
• Zugänglichkeit sicherstellen: Zur Transparenz im Wissensmanagement gehört es dazu, dass alle Beteiligten wissen, dass das gesammelte Wissen jederzeit zugänglich ist. Kommunizieren Sie, wenn beispielsweise größere Mengen an verfügbarem Wissen hochgeladen werden. Dafür reicht bereits ein Beitrag im Social Intranet, aber auch interne Newsletter sind für eine solche Ankündigung geeignet. Solche Newsletter können auch mithilfe Ihres Social Intranets erstellt werden. Auch wenn neue Nutzer:innen sich auf Ihrer Plattform anmelden, haben Sie die Möglichkeit, in der Willkommensnachricht auf das hochgeladene Wissen zu verweisen und der Person einen Einstieg in die wissensfreundliche Kultur der Plattform zu erleichtern. So sorgen Sie dafür, dass das Bewusstsein in Bezug auf die Wissenssammlung steigt und diese aktiv genutzt, verwaltet und erweitert wird und gemeinsam mit der Organisation wächst.

Schritt 1: Forschen:

Welches Wissen ist in der Organisation überhaupt vorhanden? Im ersten Schritt soll dieses zuerst identifiziert werden. Es ist hierbei wichtig zu betrachten, wo Daten und Informationen verloren gehen, die wertvoll sein könnten, denn das Ziel von Wissensmanagement ist es, diese Daten und Informationen zu sichern.
Das Wissen kann dabei an vielen Orten zu finden sein. Es kann in alten und neuen Dokumenten stecken oder vielleicht gibt es auch eine Buchsammlung innerhalb Ihrer Organisation, die sowohl die Form von digitalen als auch “echten” physischen Büchern annehmen kann.

Schließlich ist auch eine ganz besondere Art von Wissen relevant, nämlich das Wissen und Knowhow, das sich in den Köpfen der Beteiligten befindet, zu den Abläufen, Prozessen und anderen Angelegenheiten rund um die Organisation.
Sorgen Sie also dafür, dass verdeutlicht wird, wo sich Wissen in Ihrer Organisation sammelt und überlegen Sie, welche Schritte Sie gehen können, damit dieses Wissen langfristig gesichert wird.

Schritt 2: Wandeln:

Die Einführung von Wissensmanagement bringt eine große Veränderung für alle Beteiligten mit sich. Denn dadurch müssen alle neu denken, wie sie mit Wissen umgehen. Dies kann durch ein effektives Change Management vereinfacht werden. Change Management ist ebenfalls ein Prozess mit sehr viel Tiefe und muss gründlich geplant werden, damit dieser am Ende auch erfolgreich wird.
Im Zusammenhang zum Wissensmanagement, wird dies relevant, da hier das vorhandene und im vorherigen Schritt festgestellte Wissen nun in ein Format umgewandelt werden soll, womit es langfristig für die Organisation erhalten werden soll. Dies ist ein Prozess, an den sich viele der Beteiligten erst einmal gewöhnen müssen.
Daher muss in diesem Schritt eine Methode gewählt werden, mit der das Wissen gesammelt und gespeichert werden soll und auch an alle Beteiligten übermittelt werden, dass ein Wissenssammlungsprozess stattfinden wird. Dadurch sollen die Beteiligten mobilisiert werden und wissen, dass ein aufwändiger Prozess auf sie zukommt. Um aber die Moral zu heben und die Beteiligten gleichzeitig nicht einzuschüchtern, sollen bei der Kommunikation besonders die Vorzüge von Wissensmanagement im Vordergrund stehen.

Schritt 3: Sammeln:

Nachdem festgestellt wurde, welches Wissen benötigt wird und alle darüber informiert sind, soll das Wissen nun gesammelt werden. Dabei muss auch eine Struktur in das Wissen gebracht werden. Denn auch wenn Wissen eine wertvolle Ressource darstellt, ist nicht jedes Wissen für die Ziele der Organisation relevant.
Daher muss vor der Sammlung sichergestellt werden, wie das gesammelte Wissen gespeichert und sortiert wird. Hierfür können Kategorien und Unterkategorien überlegt werden, womit das gespeicherte Wissen einfacher zu finden sein wird. Es kann auch sein, dass hier festgestellt wird, dass nicht jedes vorhandene Wissen für die Organisation relevant ist, weshalb auch dies in diesem Schritt berücksichtigt werden sollte.
Dafür ist es besonders wichtig, dass sich Gedanken darüber gemacht werden, welche Tools für die Sammlung und Speicherung von Wissen verwendet werden, damit dieses auch ordentlich sortiert werden kann.

Schritt 4: Sichern:

Wenn das für die Organisation benötigte Wissen erst einmal gesammelt ist, muss es gesichert werden. Dies kann über eine Plattform wie etwa ein Social Intranet geschehen, wo Wissen in jeder Form, egal ob als Dokument, Präsentation oder als Video hochgeladen und passend sortiert werden kann, damit es von allen einfach gefunden wird.
Daten werden dort in eine Art Mediathek hochgeladen und in Ordnern und Unterordnern sortiert. Je nach Art der Inhalte, kann bestimmtes Wissen auch über eine Gruppe für einen geschlossenen Kreis von Beteiligten zugänglich gemacht werden, falls das Wissen nur für einen bestimmten Teil der Organisation relevant ist.
Durch die Sicherung der Daten auf einer derartigen Plattform ist dieses Wissen nicht irgendwo auf einer Festplatte gespeichert, wo es leicht verloren gehen kann. Stattdessen befindet es sich online und ist für alle Beteiligten der Organisation jederzeit griffbereit.

Schritt 5: Verteilen:

Das gesammelte Wissen ist nun auf einer Plattform abrufbar. Aber es darf dort nicht einfach liegen gelassen und vergessen werden. Daher muss dafür gesorgt werden, dass alle Beteiligten wissen, dass diese Sammlung vorhanden ist und genutzt werden kann. Weiterhin können sich auch neu einsteigende Personen in der Organisation diese Sammlung zunutze machen, um über gängige Abläufe und Prozesse zu lernen.
Daher ist es wichtig, dass in diesem letzten Schritt verantwortliche Personen bestimmt werden, die die Wissenssammlung pflegen und stets neues Wissen hinzufügen und altes Wissen aktualisieren oder entfernen, falls es keine Relevanz mehr haben sollte. Dadurch, dass Personen sich um die Wissenssammlung kümmern, kann der langfristige Nutzen des gesammelten Wissens gesichert werden.

Ein aktives Kernteam, der frühzeitige Abbau von Ängsten und organisationsweite Transparenz – dies sind die drei Best Practices, die die Einführung von Wissensmanagement innerhalb Ihrer Organisation deutlich vereinfachen können und auch werden. Sorgen Sie also dafür, dass Sie alle drei Praktiken bei der Einführung von Wissensmanagement auch in Ihrer Organisation nutzen, damit eine wissensfreundliche Kultur entsteht und auch dauerhaft bestehen beliebt. So kann sich Ihre Organisation stetig weiterentwickeln, ohne dabei das gewonnene Wissen zu verlieren.

Natürlich kann der Prozess je nach Organisation variieren. In einigen Organisationen sind Beteiligte viel eher dazu bereit, ihr Wissen zu teilen als in anderen und auch die für das Wissensmanagement vorhandene Infrastruktur unterscheidet sich. Dennoch können diese fünf Schritte als Orientierungshilfe für den Einführungsprozess von Wissensmanagement dienen.