Kollaboratives Wissensmanagement

1. Wissensdatenbank erstellen

Richten Sie eine zentrale Wissensdatenbank ein, in der die Beteiligten Informationen, Best Practices, Anleitungen, Ressourcen und noch viel mehr teilen können. Dies kann in Form von Artikeln, FAQs oder kurzen Videos erfolgen, die in unterschiedlichen Dateiarten hochgeladen werden können. Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel, in dem genauer auf die Vorgehensweise beim Aufbau einer Wissensdatenbank in einem Social Intranet eingegangen wird.

Für das kollaborative Management ist dies relevant, da nur mithilfe von Kollaboration über Abteilungsgrenzen hinaus die bestmögliche Version einer solchen Datenbank entstehen kann. Denn nur wenn Wissen aus so vielen Köpfen wie möglich an einem Ort zusammenkommt, wird eine solche Wissensdatenbank zu einer akkuraten Repräsentation von dem, was in Ihrer Organisation an Kompetenz vorhanden ist.

2. Expert:innenprofile hervorheben

Alle Beteiligten Ihrer Organisation sollten ein Profil haben, in dem die eigenen Fachgebiete, Fähigkeiten und Erfahrungen aufgeführt sind. Dies erleichtert die Identifizierung von Experten und die Zusammenarbeit. Dafür ist ein Social Intranet das geeignetste Werkzeug. Die dortige Profilerstellung ermöglicht es, die eigenen Kompetenzen übersichtlich darzustellen. Weiterhin können Nutzer:innen mit den notwendigen Kenntnissen und Fähigkeiten einfacher gefunden werden.
Auf diese Art und Weise wird die Kollaboration im Wissensmanagement deutlich vereinfacht, da passende Expert:innen schneller gefunden werden. So können bei Rückfragen schnell die richtigen Ansprechpersonen gefunden werden und dringende Fragen zu Organisationsprozessen werden schneller beantwortet.

3. Gruppen

Erstellen Sie in Ihrem Social Intranet themenspezifische Gruppen, in denen die Beteiligten Ideen austauschen, Fragen stellen und gemeinsam an Projekten arbeiten können. So kann die Zusammenarbeit an der Wissensdatenbank oder anderen Wissenszielen ganz bequem koordiniert werden. Die Beteiligten können dabei selbst auswählen, welche Gruppen sie als relevant betrachten. So bleibt die Startseite übersichtlich und nur gefüllt mit (Wissens-)Themen, die für die jeweilige Person relevant sind. Ein weiterer Vorteil solcher Gruppen ist, dass dort Personen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenkommen, die an einem bestimmten Thema interessiert sind. Dies führt dazu, dass ein Themenfeld kollaborativ aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet und bearbeitet wird.

4. Kollaborative Dokumente

Nutzen Sie Funktionen, wie parallele Dokumentenbearbeitung, damit die Beteiligten an Projekten zusammenarbeiten. Dabei können die Beteiligten Dokumente erstellen, kommentieren und bearbeiten. Dies ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit in Echtzeit. Für das Wissensmanagement ist dies von Vorteil, da so Dateien, die Wissen beinhalten, gleichzeitig von mehreren Expert:innen bearbeitet werden können. So wird ein direkter Austausch ermöglicht, ohne dabei auf andere Kanäle wechseln zu müssen. Wissenssammlungen werden somit deutlich schneller erstellt. Für kollaborative Arbeit ist dies besonders von Vorteil, da diese Arbeit an einem Ort ohne Abteilungsgrenzen erfolgt.

5. Suchfunktionen optimieren

Stellen Sie sicher, dass die Suchfunktion im Social Intranet effizient ist. Beteiligte sollten relevante Informationen leicht auffinden können. Dies gilt für das gesamte auf der Plattform gesammelte Wissen. So kann kollaboratives Wissensmanagement auch passiv erfolgen, beispielsweise wenn eine Person aus einer Abteilung eine andere nicht direkt ansprechen kann, wohl aber das von der anderen Person zusammengefasste Wissen finden kann.

6. Schulungen und Webinare

Verwenden Sie das Social Intranet, um Schulungen, Webinare und Schulungsmaterialien zu teilen und anzukündigen. Dies fördert das Lernen und den Wissensaustausch. Für kollaboratives Wissensmanagement ist dies vorteilhaft, da solche Schulungen und Webinare in den meisten Fällen organisationsübergreifend angeboten werden und dort Beteiligte aus unterschiedlichen Abteilungen zusammenkommen. Dabei haben sie nicht nur die Möglichkeit, sich neues Wissen anzueignen, sondern auch mit Personen aus anderen Abteilungen zu sprechen und auszutauschen, mit denen sie normalerweise nicht in Kontakt kommen würden. Dies ist für künftige kollaborative Projekte von besonderem Interesse.

7. Best Practices teilen

Ermutigen Sie die Beteiligten, ihre bewährten Methoden und Erfahrungen zu teilen. Dies kann in Form von Blogbeiträgen, Fallstudien oder kurzen Videos geschehen. Dabei müssen dies nicht unbedingt Beiträge sein, die in die Wissensdatenbank kommen, sondern können auch kurze Tipps und Erklärungen sein, gerade auch zu aktuell relevanten Themen und Fragestellungen. Auf diese Weise fördern Sie eine wissensfreundliche Kultur in Ihrem Social Intranet, die sich insgesamt positiv auf das Unternehmen auswirkt und somit auch auf das kollaborative Wissensmanagement.

Mithilfe von kollaborativem Wissensmanagement wird die Wissenssammlung innerhalb Ihrer Organisation deutlich diverser. Dadurch lernen alle Beteiligten voneinander und können so nicht nur andere Perspektiven kennenlernen, sondern auch dieses gelernte Wissen in der Praxis anwenden. Dies führt dazu, dass Ihre Organisation effizienter arbeitet und wettbewerbsfähiger wird. Der kollaborative Aspekt von Wissensmanagement sollte nicht unterschätzt werden! Motivieren Sie die Beteiligten, ihr Wissen untereinander in Ihrem Social Intranet auszutauschen – ganz egal aus welchen Abteilungen oder Bereichen die Beteiligten ursprünglich kommen.