Wissensmanagement mit einem Social Intranet – Wie gelingt das?

Ablegen und Speichern von Dateien

Damit erfolgreiches Wissensmanagement funktionieren kann, muss es zunächst einen Knotenpunkt, geben, an dem Wissen gespeichert und verwaltet wird. Leider kommt es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dateien oft zu Chaos, da mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wird oder Dokumente nicht für alle auffindbar sind. In einem Social Intranet lässt sich Wissen strukturiert und wieder auffindbar speichern. Hierfür gibt es Ordner, die entweder allen beteiligten Personen oder nur einzelnen Teams zur Verfügung stehen.

Sinnvoll ist in diesem Kontext die Möglichkeit der Dateiversionierung. Einmal erstellte Dokumente, können einfach als neue Version am selben Speicherort hochgeladen werden. Dadurch ist immer klar, was die aktuelle Version ist. Wenn Sie eine Prozessbeschreibung verbessern, steht dieses Wissen sofort allen zur Verfügung. Das Risiko schwindet, dass mit veralteten Dateien gearbeitet wird. Der Vorteil eines Social Intranets als Ablage- und Speichersystem liegt somit vor allem in der Übersichtlichkeit. Auch neue Beteiligte können schnell in das Erlernen von Fachwissen oder interner Prozesse einsteigen.

Vernetzung von Wissensträger:innen

Bei vielen Projekten steht am Anfang die Suche nach Expert:innen innerhalb der Organisation, um ein geeignetes Team zu bilden. Gerade in größeren Organisationen, in denen sich nicht alle persönlich kennen, gestaltet sich diese jedoch schwierig. Die Profile der Nutzer:innen im Social Intranet geben einen schnellen Überblick, welche Beteiligten wofür zuständig sind und über welche Fähigkeiten diese verfügen. Dadurch lassen sich Spezialist:innen und die richtigen Ansprechpersonen schnell und ohne Umwege finden.

Projektteams, die mit einem speziellen Problem konfrontiert sind, können so eine:n Expert:in konsultieren. Eine Person, die mit der Etablierung von Prozessen in einer Abteilung beauftragt ist, kann in anderen Abteilungen nachfragen, wie es dort gemacht wird. So kann jemand auf der Suche nach Wissen, ganz einfach mit einem Wissenstragenden in Dialog treten. Auf diese Weise kann Wissen deutlich schneller und effizienter weitergegeben werden und innerhalb der Organisation “fließen”. Ihre Organisation profitiert hierdurch, da sich Best Practices zügig durchsetzen und die einzelnen Beteiligten mehr dazulernen als in einer Organisation, in der das Wissen und diejenigen, die es besitzen, nicht vernetzt sind.

Zusammenführen von Ergebnissen

Die Zusammenarbeit in Teams wird in jeder Organisation praktiziert und kann sehr effizient sein. Leider gehen dabei oft wichtige Ergebnisse verloren. Das liegt daran, dass die Beteiligten sich nicht regelmäßig direkt austauschen, keine gemeinsame Dateiablage pflegen und Dokumente nicht zentral gespeichert werden. Mit einem Social Intranet sind alle Personen und Informationen an einem Ort gebündelt. Hier können Termine angelegt werden, Gruppendiskussionen geführt und Dokumente zentral verwaltet und parallel bearbeitet werden.

Das hilft den Teammitgliedern, den Überblick zu bewahren und macht das erarbeitete Wissen auch neu hinzukommenden Beteiligten schnell und transparent zugänglich. Ein weiterer Vorteil: Auch wenn eine beteiligte Person die Organisation verlässt, ist das Wissen, welches diese Person besaß, nicht vollständig weg, sondern noch für andere auffindbar und im Social Intranet “konserviert”.

Abbildung der Struktur und Arbeitsweise einer Organisation

Oftmals kennen die Mitarbeitenden einer Organisation nur ihre direkten Kolleg:innen und haben keinen Überblick über andere Teams und Abteilungen. Dadurch ist oftmals nicht klar, wen man zu welchem Thema fragen kann. Durch das Ablegen von Dateien und die Vernetzung von Wissenstragenden wird die Organisation auch im Social Intranet abgebildet. Das Wissensmanagement hilft Ihnen und allen Beteiligten somit auch, sich in der Organisation zurechtzufinden. Wenn Sie zum Beispiel Hilfe aus einem bestimmten Bereich für ein Projekt benötigen, können Sie sich einfach die Gruppenmitglieder anschauen.

Gerade neue Kolleg:innen gewinnen so schnell einen Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist. Normalerweise verfügt in einem Social Intranet jedes Team über eine eigene Gruppe. Auf der Startseite dieser Gruppe können beispielsweise Zuständigkeiten und allgemeine Abläufe verschriftlicht werden. So ist direkt offensichtlich, wen man wie in zukünftige oder laufende Projekte einbinden kann. Darüber hinaus kann sich jede Person schnell einen Überblick über die Arbeitsweise der anderen machen. Die Organisation als Ganze kann im globalen Bereich Informationen mit allen Beteiligten teilen oder durch einen Management-Blog Einblicke in die Führungsetage geben. So entsteht durch das Teilen von Wissen ein Gefühl der Transparenz und Verbundenheit.

Einbindung externer Expertise

Die Zusammenarbeit mit Expert:innen von außerhalb gestaltet sich oft schwierig. Das liegt daran, dass es für diese Expert:innen meist keinen Ort für den gemeinsamen Austausch gibt und Wissen nur in kleinen Stücken geteilt wird. Externe lassen sich sehr gut in ein Social Intranet einbinden. Sie können entweder (temporären) Zugriff zum gesamten Intranet erhalten oder in einzelne Gruppen eingeladen werden.

Dort haben sie die Möglichkeit, ihr Wissen zu teilen. Die Expertise kommt so allen Mitgliedern der Organisation zugute. Weiterhin können so auch zwischen Projekttreffen oder anderen Meetings Fragen gestellt und Informationen geteilt werden. Da externe Expert:innen meist nicht dauerhaft physisch anwesend sind, ist dies eine gute Möglichkeit, Kontakt zu halten. Außerdem muss dadurch nicht lange auf die Beantwortung von Fragen gewartet werden.

Ende des E-Mail-Chaos

Das Versenden von Dokumenten per E-Mail ist nach wie vor vielerorts weit verbreitet. Gerade innerhalb von Gruppenkonversationen entsteht auf diese Weise jedoch schnell ein unübersichtliches Chaos. Ab einem gewissen Punkt weiß niemand mehr, wer auf wessen E-Mail geantwortet hat und welche Dateiversion nun die aktuellste ist. Dieses Problem existiert in einem Social Intranet nicht.

Dateien können hier in einer logischen Ordnerstruktur und versioniert abgelegt werden. Sie können auch an Beiträge im Beitragsverlauf angehängt und über die Suchfunktion gefunden werden. So arbeiten alle immer mit dem neuesten Dokument und können einen Bezug zwischen diesem und einer Diskussion herstellen. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch einiges an Zeit.