Die Schlüsselrollen im Wissensmanagement: Wer macht was?

Mitglieder/ Angestellte/ sonstige Beteiligte

Dies sind die Personen, die das Wissen tragen, das zugunsten der Organisation verwendet werden soll. Alternativ wissen diese Personen, wo das Wissen, das gesammelt werden soll, zu finden ist, beispielsweise in Dokumenten, Büchern oder anderen Wissensquellen. Daher spielen sie eine entscheidende Rolle im Prozess des Wissensmanagements, denn sie erstellen nicht nur Wissen, sondern nutzen es auch und teilen es mit anderen innerhalb der Organisation. Aus diesem Grund muss dafür gesorgt werden, dass diese Personen den ganzen Prozess über die notwendige Unterstützung bekommen und dazu ermutigt werden, ihr Wissen mit der Organisation zu teilen. Dafür müssen Anreize geschaffen werden, indem gezeigt wird, welche Verbesserungen es durch ein effektives Wissensmanagement gibt. Außerdem kann auch mit Belohnungen gearbeitet werden.

Spezielles Team für Wissensmanagement

Schließlich ergibt es Sinn, gerade bei einer größeren Wissensmanagementinitiative oder bei einer größeren Organisation eine verantwortliche Person oder ein ganzes Team zu haben, die für das Wissensmanagement zuständig sind. Dieses Team hilft nicht nur dabei, das Wissen zu sammeln und zu archivieren, sondern bietet auch Unterstützung, dass das gesammelte Wissen effektiv eingesetzt wird. Dies sind auch Expert:innen, die wissen, welche Tools am effektivsten für ein effizientes Wissensmanagement sind und wie diese verwendet werden. Die Besonderheit dieses Teams ist, dass hier nochmals eine Unterteilung in Rollen stattfinden kann, damit der Wissensmanagementprozess zielgerichteter ist. Bei einer kleinen Organisation kann eine Person dies übernehmen, bei größeren Organisationen oder wenn besonders viel Wissen verwaltet werden muss, lohnt es sich, für jede dieser Rollen zumindest eine Person zu engagieren:

• Wissensmanager:innen: Diese Person oder Gruppe ist für das Management des Wissens der Organisation verantwortlich. Sie fördern den Wissensaustausch, entwickeln Strategien für das Wissensmanagement und nutzen digitale Tools, um effektive Wissensdatenbanken zu erstellen. Sie sind für das Wissensmanagement essenziell, da sie die wichtigsten Aufgaben übernehmen und somit auch die höchste Verantwortung in diesem Gebiet tragen.
• Content Manager:innen: Diese Rolle ist für die Erstellung und Pflege von Inhalten in Wissensmanagementsystemen zuständig. Sie überwachen die Qualität der Inhalte und sind stets damit beschäftigt, diese zu optimieren und zu verbessern. Des Weiteren sind sie auch dafür verantwortlich, nicht mehr relevante Inhalte auszusortieren. Somit soll die Wissenssammlung stets auf dem neuesten Stand bleiben und ein gewisses Niveau an Qualität besitzen.
• Wissenskultur-Verantwortliche: Sie fördern die Wissenskultur im Unternehmen und motivieren Mitarbeitende, Wissen aufzubauen, zu nutzen und weiterzugeben. Sie nehmen somit nicht eine aktive Rolle bei dem Aufbau und der Verwaltung der Wissensdatenbank selber ein, sind aber dennoch besonders wichtig dafür, dass neues Wissen gesammelt wird, da sie als Motivator:innen auftreten. Dabei müssen sie in einigen Fällen auch Überzeugungsarbeit leisten, gerade wenn eine gewisse Skepsis unter den Beteiligten herrscht, die ihr Wissen nicht einfach so teilen wollen.
• Wissensvermittelnde: Diese Rolle unterstützt den Wissenstransfer innerhalb des Teams und sorgt dafür, dass Informationen effizient verteilt werden. Sie sind also dafür zuständig, dass das notwendige Wissen auch die richtigen Personen erreicht. Weiterhin sind sie auch Ansprechpersonen für diejenigen, die bestimmtes Wissen suchen, dieses aber nicht finden können. Aus diesem Grund muss diese Gruppe sich besonders gut mit der Wissensdatenbank auskennen, damit sie auf Nachfrage das richtige Wissen schnell auffinden können.

Auch wenn kleine Organisationen es manchmal schaffen, dass nur eine Person für das Wissensmanagement zuständig ist, ist es dennoch immer ein Prozess, der viele Personen betrifft. Ob es nun Personen sind, die ihr Wissen teilen oder Führungskräfte, die den Wissensmanagementprozess in Gang setzen, allein durch Personen, die spezifisch auf Wissensmanagement fokussiert sind, ist noch kein erfolgreiches Wissensmanagement entstanden. Daher ist es wichtig, noch bevor ein solcher Prozess in Gang gesetzt wird, zu überlegenen, welche Rollen besetzt werden müssen und welche Personen die besten Voraussetzungen dafür mitbringen, damit Wissensmanagement auch in Ihrer Organisation mit Erfolg läuft.