SharePoint-Alternative für Verbände

SharePoint ist für viele Verbände kein bewusster Kauf, sondern ein Erbstück des Microsoft-Ökosystems. Wer ohnehin Office 365 einsetzt, hat bereits eine bestehende SharePoint-Lizenz. Die Geschäftsstelle legt Dateien dort ab, Teams läuft für Meetings, Outlook für Kommunikation. Das ergibt einen funktionsfähigen Verbund für den verbandsinternen Betrieb.

Die Investition in die Microsoft-Infrastruktur steht, dadurch kann eine natürliche Trägheit entstehen: Wer ein System kennt und es für Teile der Arbeit nutzt, hat keinen unmittelbaren Anlass, es zu ersetzen.

Das Problem entsteht nicht beim internen Einsatz. Es entsteht, wenn Verbände versuchen, SharePoint auf die Zusammenarbeit mit externen Mitgliedern in strukturierten Gremien auszuweiten, wofür es schlicht nicht gebaut wurde.

Zugriffsrechte nach Gremienstruktur: SharePoints Berechtigungsmodell kennt Abteilungen, Teams, Hierarchien. Für Verbände funktioniert das nicht. Das Vorstandsprotokoll darf ausschließlich für Vorstandsmitglieder sichtbar sein. Zum Beispiel das Dokument des Fachausschusses Umwelt gehört nur in die Hände der jeweiligen Ausschussmitglieder. Der Arbeitskreis Tarif arbeitet an sensiblen Inhalten und seine Mitglieder sind gleichzeitig untereinander Wettbewerber.

„Wir kommen nämlich eigentlich mit den drei Ebenen nicht aus, weil wir eigentlich vier haben“, so beschreibt ein Verbandsvertreter die Realität seines föderal strukturierten Verbands. Bundesverband, Landesverbände, Kreisebene und Gremien ergeben ein Berechtigungsgeflecht, das sich in SharePoint nur mit erheblichem Verwaltungsaufwand abbilden lässt. Jede Umstrukturierung im Verband zieht manuelle Anpassungen im SharePoint-Rechtesystem nach sich.

Mitglieder sind keine Mitarbeitenden: SharePoint-Lizenzen sind auf Mitarbeitende ausgerichtet. Externe Mitglieder ohne Konto im Microsoft-Tenant des Verbands landen als Gastnutzende mit eingeschränkten Funktionen, kompliziertem Onboarding und je nach Konfiguration zusätzlichen Lizenzkosten.

Für Verbände mit mehreren Hunderten oder Tausenden Mitgliedern ist das kein trivialer Punkt. „Wir penetrieren im Moment unsere Mitglieder mit Portalen über Portale“, berichtet  eine Verbandsreferentin frustriert. Mit SharePoint für Mitarbeitende und einem zusätzlichen Mitgliederportal wächst die Zahl der Systeme.

Versionschaos bei Gremienarbeit: SharePoint hat Versionierung und Kommentarfunktionen. Trotzdem läuft die Praxis in vielen Verbänden so: Ein Dokument wird als Anhang per E-Mail versendet, Mitglieder nehmen Änderungen in ihren lokalen Kopien vor, Ergebnisse kommen per E-Mail zurück. Der SharePoint-Ordner hat den E-Mail-Umlauf nicht abgelöst, unter anderem auch, weil externe Mitglieder keinen reibungslosen Zugang haben.

Dazu kommt ein mehrstufiger Freigabe-Workflow mit benannten Prüfer:innen und Änderungsnachverfolgung, den SharePoint nicht nativ bietet. Dies benötigt Microsoft Power Automate und damit eigene Administrationskenntnisse, die in kleinen Geschäftsstellen eher selten vorhanden sind.

Wissensmanagement läuft ins Leere: „Wir haben viel Wissen, aber finden es nicht“, berichtet ein Verbandsverantwortlicher über einen Zustand, der in vielen Geschäftsstellen bekannt ist. SharePoint ist kein schlechtes Archivsystem, aber in der Praxis wächst es unkontrolliert. Ordnerstrukturen, die jede Person nach ihrem eigenen System aufgebaut hat, Dateien mit Namen wie „Protokoll_final_v3_nochmal_2023.docx“ und eine fehlende Volltextsuche in älteren Dokumentenbeständen erschweren die Arbeit zusätzlich.

Neue Mitglieder finden die Entscheidungshistorie der letzten fünf Jahre nicht und müssen stattdessen nachfragen oder lange suchen.

Fragmentierung bleibt bestehen: SharePoint übernimmt die interne Dateiablage. Für Mitgliederkommunikation läuft ein separates Portal, für Newsletter ein externes Tool, für Mitgliederdaten ein CRM. „Es gibt eine breite Varianz an Systemen, die wir befüttern müssen, wo teilweise manuelle Schnittstellen zwischen sind“, beschreibt es ein Verbandsvertreter. Das ist nicht Digitalisierung, das ist digitale Komplexität.

Ein Wechsel lohnt sich, wenn:

• Mitglieder auf Dokumente und Gruppeninhalte zugreifen sollen und der Zugang für Gastnutzer:innen in SharePoint zu komplex oder nur eingeschränkt nutzbar ist
• Verbandsgremien mit externen Mitgliedern kollaborativ an Dokumenten arbeiten müssen
• Protokoll- und Freigabe-Workflows heute hauptsächlich per E-Mail laufen, obwohl SharePoint vorhanden ist
• Die Zugriffsrechte-Verwaltung für mehrere Gremien und Ebenen unverhältnismäßig viel Zeit kostet

Ein Wechsel lohnt sich nicht, wenn:

• SharePoint ausschließlich als internes Intranet der Geschäftsstelle genutzt wird und externe Mitglieder keine Rolle spielen
• Die Geschäftsstelle stark in Microsoft-Workflows (Power Automate, Copilot, Teams-Tabs) investiert hat
• Das Budget für eine Parallelplattform fehlt und ein vollständiger Ersatz nicht in Frage kommt

Für viele Verbände ist die sinnvollste Lösung eine klare Aufgabenteilung: SharePoint und Teams bleiben für die interne Geschäftsstelle, eine Verbandsplattform übernimmt Mitglieder-Kollaboration und Gremienarbeit.

Wer SharePoint für die Mitglieder-Kollaboration ersetzen oder ergänzen will, sollte eine Alternative an fünf Kriterien prüfen:

1. Externe Mitglieder als vollwertige Nutzer:innen: ohne aufwendiges Onboarding und ohne die Einschränkungen klassischer Gastzugänge.

2. Granulare Zugriffsrechte entlang der Gremienstruktur: Berechtigungen nach Gremium, Rolle und Untergruppe statt nach Unternehmensabteilungen. Vertraulichkeit zwischen Wettbewerbern bleibt technisch abgesichert.

3. Dokumenten-Workflows mit Freigabe und Versionierung: kollaboratives Bearbeiten, nachvollziehbare Änderungen und eine lückenlose Versionshistorie, auch über Personalwechsel hinweg.

4. Nahtlose Integration in Microsoft 365: Die Geschäftsstelle arbeitet weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung. Die Lösung ergänzt Teams und Outlook, statt bestehende Arbeitsweisen zu ersetzen.

5. DSGVO-konformes Hosting: Für viele Verbände ist der Serverstandort kein Nice-to-have, sondern eine Grundvoraussetzung. Daten bleiben unter kontrollierten Bedingungen gespeichert und verarbeitet.

Für Verbände relevante Plattformkategorien im direkten Vergleich:

tixxt wurde für Verbände mit Gremienstrukturen, externen Mitgliedern und verbandsrechtlichen Anforderungen als Ausgangspunkt entwickelt, nicht als Nachrüstung. Die Plattform ist auf Verbände, Kammern und Berufsorganisationen ausgerichtet, mit einer Architektur, die externe Mitglieder, Gremienstrukturen und verbandsrechtliche Anforderungen von Anfang an berücksichtigt.

Gruppen entsprechen Gremien

Jede Gruppe in tixxt bildet ein Gremium ab: Vorstand, Hauptausschuss, Fachausschuss, Arbeitskreis, Landesverband. Mitglieder erhalten exakt die Rollen und Berechtigungen, die ihrer Gremiumszugehörigkeit entsprechen. Die Zugriffsstruktur folgt der tatsächlichen Verbandsstruktur.

„Geschützter Austausch, geschlossene Räume“, nennt ein Verbandsreferent als Grundbedingung für digitale Gremienarbeit. In tixxt ist das keine Konfigurationsaufgabe, sondern Grundfunktion. Für Verbände, in denen Mitglieder gleichzeitig im Wettbewerb zueinanderstehen, ist das keine Nebensache.

Mitglieder als vollwertige Nutzer

In tixxt haben externe Mitglieder vollwertigen Zugang, keine Gastkonten, keine eingeschränkten Funktionen. Die Geschäftsstelle sieht im Administrationsbereich die gesamte Mitgliedsstruktur; Mitglieder sehen ausschließlich, was für ihre Rollen und Gremien bestimmt ist.

„Das Mitgliederportal, das wir hier haben, das ist ein Flop. Da geht keiner ran“, berichtet ein Verbandsverantwortlicher über die Erfahrung mit einer Plattform, die Mitglieder als Gäste behandelt. Wenn Login-Hürden und eingeschränkte Funktionen die Nutzung bremsen, liegt das Problem in der Architektur, nicht in der Akzeptanz der Mitglieder.

Kollaborative Dokumente mit Freigabe-Workflow

tixxtDOCS basiert auf der onlyoffice-Suite und unterstützt Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im Browser. Sitzungsleitung und Protokollführung arbeiten in Echtzeit am gleichen Dokument. Gruppen-Administratoren aktivieren einen Genehmigungsprozess: Mitglieder ohne Adminrechte arbeiten automatisch im Tracked-Changes-Modus, jeder Änderungsvorschlag wartet auf Freigabe.

Die Versionierung verläuft automatisch; genehmigte Fassungen markiert die Plattform als final und legt sie schreibgeschützt ab. Wer den Entscheidungsstand eines Arbeitskreises aus dem Jahr 2022 nachvollziehen muss, findet ihn, mit Zeitstempel, Bearbeiter:in und vollständiger Versionshistorie.

Integration mit Microsoft 365, kein Bruch

Der Wechsel zu tixxt bedeutet nicht, das Microsoft-Ökosystem aufzugeben. Word-Dateien öffnen sich in tixxt ohne Medienbruch. Für Verbände, die durchgängig Microsoft in der Geschäftsstelle einsetzen, gilt, dass Teams und Outlook das interne Kommunikationswerkzeug bleiben können, während tixxt die Mitglieder-Kollaboration und Gremienarbeit übernimmt.

Zentralisierung als Ziel

Die meisten Verbände erwähnen im Gespräch mit tixxt-Mitarbeitenden, dass Zentralisierung, Bündelung und „dass man da einfach einen Ort hat“ ein Ziel für ihre Tool-Landschaft ist. tixxt bündelt auf einer Plattform: Gremienräume, Dokumente mit Freigabe-Workflow, Mitgliederkommunikation und durchsuchbares Archiv. Die Geschäftsstelle verwaltet alles an einem Ort; Mitglieder haben einen Ort, an dem sie aktiv mitarbeiten.

Hosting in Deutschland

Alle Daten hostet tixxt ausschließlich in Deutschland. Für Verbände mit strengen Datenschutzanforderungen ist das ein klarer Unterschied zu SharePoint Online. Auch wenn Microsoft EU-Rechenzentren betreibt, bleibt die Konzernmutter ein US-Unternehmen.

SharePoint ist für die interne Zusammenarbeit von Unternehmen ein solides Werkzeug. Für Verbände mit aktiven Gremien, externen Mitgliedern und mehrstufigen Freigabeprozessen stößt es strukturell an Grenzen, die sich mit Konfigurationsaufwand nur bedingt überbrücken lassen.

SharePoint wurde für interne Mitarbeitende von Unternehmen gebaut, nicht für externe Mitglieder von Verbänden. Diese Lücke lässt sich nicht wegkonfigurieren.

Wer die Trennlinie zwischen Geschäftsstelle und Mitgliedern bewusst zieht, nutzt Microsoft 365 für interne Prozesse und eine Verbandsplattform für die Zusammenarbeit in Gremien. So sinkt der Administrationsaufwand, Mitglieder arbeiten auf einer gemeinsamen, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Plattform, und die Kommunikation verlagert sich aus unübersichtlichen E-Mail-Verläufen in strukturierte Prozesse.