Mit diesen Tools wird Wissensmanagement zum Kinderspiel

Die Wissensmanagement-App und eine Social Intranet-Plattform, die für denselben Zweck geschaffen wurde, gehen oftmals Hand in Hand. Viele Social Intranets verfügen über eine zugehörige App. Dies macht es möglich, dass so Wissensmanagement auch per App funktionieren kann. So können die dort gespeicherten Daten auch unterwegs abgerufen werden.

Dies ist besonders praktisch für die Beteiligten, die sich im Außendienst oder in Abteilungen ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz befinden. Auch an solchen Arbeitsplätzen wird das richtige Knowhow und Wissen benötigt, weshalb eine solche Wissensmanagement-App diese Beteiligten nahtlos in Ihre gesamte Organisation einbindet.

Wissen ist etwas, was sich jede Person aneignen kann. Dafür sind selbstverständlich auch Personen notwendig, die das eigene Wissen an andere weitergeben, wodurch eine Organisation langfristig erfolgreicher wird. Um dies durchzusetzen, sind Tools, wie Systeme für Lernmanagement relevant. Sie unterstützen das Erstellen, Verwalten und Bereitstellen von Schulungs- und Lerninhalten. Gerade bei Organisationen, die sich auf die (Fort)Bildung fokussieren, sind solche Tools Gang und gäbe. Aber auch Organisationen, die sich zum Ziel gesetzt haben, die eigenen Mitglieder stärker zu fördern, können mithilfe von LMS profitieren.

Wissen kann unterschiedliche Formen annehmen, es muss kein trockener Fließtext sein. Obwohl es durchaus viele Personen gibt, die gut mithilfe von solchen fachlichen Texten lernen können, haben andere Schwierigkeiten etwas daraus zu lernen und bevorzugen einen visuellen Ansatz bei der Generierung von neuem Wissen. Auch dafür gibt es spezielle Tools.

Mithilfe dieser Tools können umfangreiche Darstellungen erstellt werden, in Form von Wissenskarten oder Mindmaps. Mithilfe dieser Tools lassen sich Zusammenhänge bei allen möglichen Themengebieten und auch Ideen visualisieren. Somit kommen auch visuell orientierte Lernende auf ihre Kosten. Schließlich können diese Tools, wie beispielsweise MindMeister, auch in einem zentralen Wissenshub im Social Intranet verlinkt werden.

Laut einer Studie von HAYS verbringen Arbeitskräfte etwa 47 % ihrer Arbeitszeit in der Wissensarbeit immer noch mit der Erledigung von Routineaufgaben. Dies wirkt sich negativ auf das Wissensmanagement aus, da diese Zeit verloren geht und nicht genutzt wird, um neues Wissen zu sammeln oder zu erzeugen.

Für diesen Fall existieren ebenfalls spezielle Tools, die das Ausmaß der Routineaufgaben verringern, damit mehr Zeit für wichtigere Aufgaben übrig bleibt. Bei diesen Tools handelt es sich um die sogenannten “Robotic Process Automation (RPA)”-Tools. Diese können repetitive Aufgaben automatisieren. So entsteht eine Zeitersparnis für die betroffenen Arbeitskräfte. Diese Bots führen Aufgaben aus, analysieren Daten und lösen fehlerfreie Reaktionen rund um die Uhr, was diese Art von Tool zu einem wertvollen Bestandteil für das Wissensmanagement macht.

Hinweis: Die Ergebnisse, die ein KI-Chatbot nach einer Frage gibt, sollten nicht als Wissen behandelt werden und dienen nur für einen groben Überblick, bspw. zur Einführung in eine Thematik.

Nichtsdestoweniger können solche Bots dennoch als Assistenz für Wissensmanagement genutzt werden. Es ist möglich, dass ein KI-Chatbot auf eine Reihe von nützlichen Quellen wie Artikel, Whitepaper oder auch Bücher zu einem bestimmten Thema verweisen kann und dies anders als eine Suchmaschine in einer praktischen Liste präsentiert. Somit erleichtert es die Recherche.

Des Weiteren, kann ein Chatbot danach befragt werden, welche (Unter)themen bei einem bestimmten Wissensfeld besonders relevant sind. Basierend darauf kann eine eigene Recherche erfolgen. Somit ist ein KI-Chatbot ein praktisches Tool, das zur Unterstützung von Wissensmanagement dient.

Wissensmanagement ist aufwändig und eine Aufgabe, die viel Zeit und Ressourcen einer Organisation beansprucht. Dennoch lässt sich dieser Prozess mit den richtigen Tools nicht nur vereinfachen, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Wissensaneignung des gesammelten Wissens auf eine vielfältige Art und Weise zu gestalten. Gerade ein Social Intranet ist ein besonders vielfältiges Tool, in dem unterschiedliche Wissensprozesse an einem Ort gebündelt werden. Somit lässt sich durch die Auswahl und Verwendung der richtigen Tools Wissensmanagement in jeder Organisation mit Erfolg durchsetzen.