Erfolgreiches Wissensmanagement: Vorteile für Ihre Organisation

2. Sicherheit

Wenn Daten auf den Rechnern von wenigen Personen aufbewahrt werden oder gar manuell auf Papier, kann das dort aufgezeichnete Wissen sehr leicht verloren gehen. Dagegen sind dieselben Daten, sofern sie in einem Social Intranet gespeichert sind, sicher verwahrt. Dies hat den Vorteil für Ihre Organisation, dass das gesammelte Wissen nicht verloren gehen kann und auf lange Sicht für alle Beteiligten von Nutzen ist. Die dadurch gewonnene Zeit kann dann für andere Aufgaben verwendet werden.

3. Zukunftssicher

Die Digitalisierung setzt sich in allen Lebensbereichen durch und somit früher oder später auch in allen Organisationen. Daher ist es lohnenswert, das organisationsinterne Wissen digital zu speichern. Ferner bleibt es auch für die Zukunft erhalten und geht nicht verloren – auch nicht, wenn die Wissenstragenden die Organisation verlassen. So kann das Wissen auch einen Generationenwechsel innerhalb einer Organisation überdauern. Durch die Möglichkeit, dass bestehendes Wissen bearbeitet werden kann und neues Wissen hochgeladen werden kann, bleibt es immer aktuell, selbst wenn gegenwärtig andere Personen in der Organisation sind, als beispielsweise zehn Jahre zuvor.

4. Flexibilität

Wenn Wissen auf einer organisationsinternen Plattform gespeichert wird, ist es für alle Beteiligten einfacher, auf dieses Wissen zuzugreifen. Dies ist orts- und zeitunabhängig. Dies führt dazu, dass alle das Wissen flexibel erlangen und damit arbeiten können, auch wenn sie nicht vor Ort sein können. Gerade für dezentrale Organisationen ist dies ein großer Vorteil. Außerdem trägt es zur Barrierereduktion bei, da Beteiligte, die nicht die Möglichkeit haben, sich zwischen den Niederlassungen der Organisation zu bewegen, trotzdem eine Chance bekommen, auf das organisationsinterne Wissen zuzugreifen und damit zu lernen.

5. Effizienz

Der Prozess, neues Wissen zu erlangen oder an Kolleg:innen weiterzugeben, ist häufig mühsam und zeitaufwendig. Deswegen spielt auch hier das Wissensmanagement eine große Rolle, weil damit viel Zeit gespart werden kann. Beispielsweise muss ein Prozess nicht jedes Mal erklärt werden, wenn sich eine neue Person der Organisation anschließt, sondern kann über ein ausführliches Wissensportal in Form eines Dokuments, einer Präsentation oder eines Videos zugänglich gemacht werden. So gewinnt die Organisation wertvolle Zeit, die für dringendere Angelegenheiten verwendet werden kann. Falls trotzdem Fragen bestehen, lohnt es sich, eine Ansprechperson innerhalb der Organisation auszuwählen, die darauf spezialisiert wird.

6. Wettbewerbsfähigkeit

Eine Organisation mit einer wissensfreundlichen Kultur steht im Wettbewerb besser dar. Da Fachwissen gebündelt und konserviert wird, wirken Organisationen mit einem starken Wissensmanagement so Herausforderungen, wie dem Fachkräftemangel, entgegen. Des Weiteren fördert eine wissensfreundliche Kultur auch Innovation und Kreativität, was ebenfalls zu einem Wettbewerbsvorteil führt. Nicht alle Organisation betreiben Wissensmanagement, daher würde dessen Einführung die Organisation noch weiter nach vorne bringen.

Werden die oben geschilderten Vorteile betrachtet, können alle Organisationen von einem effektiven Wissensmanagement profitieren. Dennoch gibt es Unterschiede, die davon abhängen, um welche Art von Organisation es sich handelt. Hier sind einige Beispiele, wie hilfreich das Wissensmanagement für unterschiedliche Arten von Organisationen sein kann.

– Verbände

Dadurch, dass Verbände dezentrale Organisationen sind, mit landesweiten Niederlassungen in Form von Regionalverbänden, ist das digitale Wissensmanagement wie gemacht für diese Form der Organisation. Durch eine strukturierte Speicherung des Wissens kann ein Verband die Effizienz und Qualität der eigenen Dienstleistungen steigern, wodurch Verbandsmitglieder besser auf Anfragen und Bedürfnisse reagieren können. Weiterhin kann ein Verband, der aktiv die Möglichkeit neues Wissen anzueignen anbietet, auch attraktiv sein für Nicht-Mitglieder. Diese können sich beispielsweise das Wissen auf dem interaktiven Mitgliederportal oder in der Verbands-App über eine Schnuppermitgliedschaft ansehen und so dazu bewegt werden, dem Verband beizutreten, damit sie dauerhaft Zugriff auf dieses wertvolle Wissen haben.

– Unternehmen

Wissensmanagement kann Personen zusammenbringen, die sonst nicht viel miteinander zu tun hätten. Im Unternehmenskontext bedeutet dies, dass über das Wissensmanagement auch Abteilungen kooperieren, die normalerweise gar nichts oder nur wenig miteinander zu tun hätten. Dies bringt die Mitarbeitenden zusammen. Des Weiteren kann Wissensmanagement die Unternehmensbindung der Mitarbeitenden stärken. Diese können jederzeit Wissen abrufen und lernen und somit auch in Bereichen tätig werden, in welchen sie vorher fachfremd waren. All dies führt zu mehr Innovation, da basierend auf dem neuen Wissen auch neue Ideen entstehen können, die das Unternehmen langfristig verbessern.

– Franchisesysteme

Eine besondere Art des Unternehmens sind Franchisesysteme. Da digitales Wissensmanagement dezentral ist, genauso wie Franchisesysteme, passt beides sehr gut zusammen. Wenn es in einer Niederlassung ganz besonders gut läuft, beispielsweise durch einen neuen Prozess, kann dieses Wissen festgehalten werden. Dieses neue Wissen wird dann auf einer Plattform, auf das alle Franchisenehmenden Zugriff haben, hochgeladen, damit alle Niederlassungen diesen neuen Prozess übernehmen können. So kann durch die Teilung von Wissen ein ganzes Franchiseunternehmen profitieren. Weiterhin ist es auch geeignet, um neuen Franchisenehmer:innen das Onboarding zu erleichtern, indem alle wichtigen Informationen, wie beispielsweise ein Styleguide, dort einfach abrufbar sind. Mithilfe einer Wissensmanagementplattform ist es zudem möglich, dass neues Wissen und Informationen von der Hauptniederlassung einfach an alle Franchisenehmer:innen schnell kommuniziert werden.

Es ist eine Tatsache, dass die Einführung von Wissensmanagement ein langwieriger Prozess ist, an dem fast die ganze Organisation beteiligt ist. Dies schreckt viele Führungskräfte davon ab, diesen Prozess in der eigenen Organisation einzuführen. Dennoch lohnt sich der Aufwand, nicht zuletzt aufgrund der zahlreichen Vorteile, die Wissensmanagement für eine Organisation bringt. Falls Sie also in Ihrer Organisation noch Überzeugungsarbeit leisten müssen, so lohnt es sich besonders auf die Vorteile einzugehen. Gerade die langfristigen Vorteile, die Ihre Organisation dauerhaft verbessern, können Skeptiker:innen überzeugen.