Ein Wiki passend zu Ihrer Organisation

Wie kann aber ein solch umfangreiches Projekt angegangen werden? Selbst wenn man im Vergleich zu Wikipedia mit deutlich weniger Ressourcen auskommen muss, so sind viele Community Manager:innen mit der Erstellung einer solchen Wissenssammlung überfordert. Wenn aber folgende Schritte befolgt werden, kann jede Organisation über ein eigenes, internes Wiki verfügen, das von allen jederzeit genutzt werden kann:

1. Team zusammenstellen

Am besten sollte zuallererst ein Team gebildet werden, das für die Entwicklung und Verwaltung des internen Wikis verantwortlich ist. Dieses Team sollte aus Beteiligten der Organisation bestehen, die sich mit der Software und den organisatorischen Anforderungen auskennen. Auch einige inhaltliche Expert:innen, am besten aus unterschiedlichen Abteilungen sollten sich beteiligen, denn immerhin sollte das im Wiki gesammelte Wissen aus allen Bereichen stammen und für alle Beteiligten von Nutzen sein.

2. Software auswählen

In diesem Schritt fällt die Entscheidung für eine geeignete Plattform, um das interne Wiki zu erstellen. Es gibt verschiedene Tools, mit denen ein solches Projekt realisiert werden kann. Damit die Beteiligten nicht eine Unmenge an Tools benutzen müssen, kann ein solches Wiki integriert werden, z. B. auf einem Social Intranet bzw. Mitgliederportal. Somit haben die Beteiligten nicht nur die gesamte Kommunikation, sondern auch das Wissen ganz bequem an einer Stelle.

3. Inhalte aussuchen

Nun sollen die Inhalte, die später im Organisations-Wiki zu finden sein werden, bestimmt und ausgewählt werden. Wie bereits erwähnt, sollten diese aus unterschiedlichen Bereichen der Organisation stammen, damit das Wiki für alle von Nutzen ist. Dabei gibt es viele Quellen, an denen sich das für das Wiki verantwortliche Team orientieren kann. Beispielsweise kann es basierend auf häufig gestellten Fragen Artikel zu bestimmten Themen erstellen. Damit kann in Zukunft viel Zeit gespart werden, da diese Fragen nicht mehr ständig beantwortet werden müssen. Des Weiteren ergibt es auch Sinn, Artikel mit der Definition von Vokabular, das häufig intern genutzt wird, zu erstellen. Manchmal sind diese Wörter solche, die nur innerhalb der Organisation existieren und daher Neuzugänge verwirren. Schließlich können auch Artikel zu besonders häufig diskutierten oder besonders komplizierten Themen, die in der Branche, in der die Organisation aktiv ist, verfasst werden. So können die Beteiligten schnell auf eine interne Informationsquelle zugreifen, anstatt recherchieren zu müssen.

4. Inhalte erstellen und hochladen

Nun ist die Zeit gekommen, die im vorherigen Schritt ausgewählten und geplanten Inhalte zu erstellen. Dafür können diese Inhalte entweder neu verfasst werden oder basierend auf Informationen, die die Organisation bereits besitzt, an ein Wiki-Format angepasst werden. Dies ist der Schritt, der die meiste Arbeit erfordert, also ist es wichtig, dass das Team motiviert bleibt. Daher soll dafür gesorgt werden, dass das Verfassen der Artikel fair verteilt ist und nicht auf eine oder wenige Personen zurückfällt, die dann schnell überfordert sein können. Schließlich ist es wichtig, dass Meilensteine zelebriert werden. Daher sollen auch Zwischenziele gesetzt werden, bei deren Erreichung kleine Belohnungen winken. Letzten Endes sollte auch bewusst sein, dass ein solches Wiki zwar nicht leer gelauncht werden kann, aber über die Zeit immer mehr Artikel dazukommen werden. Daher ist es so wichtig, vorher einen Plan mit den wichtigsten Artikeln zu machen, damit sich die Erstellung von Inhalten nicht endlos in die Länge zieht.

5. Zugriffsrechte und Berechtigungen konfigurieren

Zum Schluss soll festgelegt werden, wer auf das Wiki zugreifen und welche Berechtigungen die Nutzer haben sollen. Dies ist wichtig, um die Sicherheit und den Datenschutz zu gewährleisten. Des Weiteren ist es auch wichtig, dass Nutzer:innen, die sich mit den Themen auskennen, diese bearbeiten können. Schließlich hat selbst Wikipedia häufig ein Problem mit digitalem Vandalismus, sodass Artikel ungefragt verändert werden, bspw. um Falschinformationen zu verbreiten. Da das Organisations-Wiki einen deutlich kleineren Umfang hat, lässt sich dies besser handhaben und im besten Fall sogar ganz vermeiden, gerade durch Maßnahmen zu Zugriffsrechten und Berechtigungen.

Auch wenn ein internes Wiki für die eigene Organisation viel Planung und Arbeit erfordert, ist es dennoch ein Vorhaben, das sich für sämtliche Organisationen lohnen kann. Beispielsweise profitieren Organisationen, die in besonders komplexen oder sich ständig verändernden Branchen aktiv sind, besonders von einem solchen Wiki, da so Fragen reduziert werden können, durch die Möglichkeit, Themen nachzuschlagen. Weiterhin reduziert ein solches Wiki auch den Rechercheaufwand von den Beteiligten, wodurch diese Zeit sparen und sich anderen Aufgaben widmen können. Schließlich ist die Handhabung eines Wikis einfach, da die meisten Beteiligten Erfahrungen mit einer solchen digitalen Enzyklopädie haben.