So funktioniert der Wissensaustausch im Wissensmanagement

Es gibt zahlreiche digitale und manuelle Tools, mit denen Wissensaustausch gefördert werden kann. Das wichtigste Tool für Organisationen ist aber das Social Intranet. Dabei ist zu betonen, dass auf solchen Plattformen nicht nur der Austausch der Beteiligten untereinander stattfindet, sondern auch Wissensdatenbanken können dort eingebunden und verwaltet werden, was Social Intranets zu idealen Wissenshubs macht. Dabei haben Social Intranets zahlreiche Funktionen, mit deren Hilfe der Wissensaustausch gefördert wird:

• Chats und private Nachrichten: Wissen kann auf direktem Weg von einer Person an eine andere weitergegeben werden. Die Beteiligten können einander Fragen zu bestimmten Wissensthemen stellen und so voneinander lernen. Dabei ist es ratsam, dass die Beteiligten direkt in ihr Profil schreiben, in welchen Themenbereichen sie besonders gut bewandert sind. Auf diese Art wird nicht nur der Wissensaustausch im Rahmen des Wissensmanagements gefördert, sondern auch die kooperative Arbeit unter den Beteiligten Ihrer Organisation.
• Dokumente: In ein Social Intranet kann Wissen in Form von Dokumenten hochgeladen werden. Dabei können diese Dokumente unterschiedliche Formen annehmen. Es können klassische Office-Formate wie Schriftdokumente, Präsentationen oder Tabellen sein, aber auch PDFs, Bilder oder Videos. Diese werden in der Wissensdatenbank des Social Intranets hochgeladen und können von allen eingesehen werden. Nutzer:innen können jederzeit und ortsunabhängig mithilfe des dort festgehaltenen Wissens lernen. Zusätzlich ist es auch möglich, diese Dokumente direkt auf der Plattform zu bearbeiten – auch durch mehrere Personen gleichzeitig.
• Gruppen: Nutzer:innen können sich in Social Intranets auch in Gruppen organisieren. Diese können nach persönlichen Vorlieben und Interessen, aber auch nach Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abteilung innerhalb der Organisation ausgewählt werden. Solche Gruppen haben nicht nur eine eigene, interne Sammlung von Dateien, sondern auch einen eigenen, gruppeninternen Chatraum. Auf diese Art und Weise kann Wissensvermittlung funktionieren, die sich einem ganz bestimmten Thema widmet. Da sich in einer Gruppe auch nur Personen versammeln, die sich entweder mit diesem Thema auskennen, oder ein besonders großes Interesse daran haben, kann eine intensive Lernerfahrung gefördert werden.

Vorteile des Wissensaustausches im Social Intranet

Durch die Tools, die ein Social Intranet bietet, entstehen zahlreiche Vorteile für die Beteiligten Ihrer Organisation. Dies spiegelt sich folgendermaßen wider:

• Verbesserte Zusammenarbeit: Mithilfe von Kommunikations-Tools wie Chats, privaten Nachrichten oder auch der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung, können sich die Nutzer:innen bei der Generierung von Wissen untereinander austauschen. Dabei lernen sie nicht nur voneinander, sondern kooperieren auch. Dies kann abteilungsübergreifend geschehen, sodass Person, die sich normalerweise nicht über den Weg laufen würden, nun an einer Aufgabe beteiligt sind. So wächst die Organisation zusammen und es entstehen Vorteile für künftige kooperative Arbeiten, da sich die Personen durch die Beteiligung am Wissensaustausch bereits kennengelernt haben.
• Innovation: Durch den Wissensaustausch im Social Intranet wird innovatives Verhalten innerhalb Ihrer Organisation gefördert. Durch den Austausch und die Bereitstellung von Wissen auf der Plattform lernen die Beteiligten dazu, auch zu fachfremden Themen. Basierend auf dem eigenen Wissen und dem, was neu dazugelernt wurde, entstehen neue Ideen und Innovationen, die Ihre Organisation weiterbringen.
• Entscheidungsfindung: Entscheidungsprozesse sind komplex. Manchmal dauert es sehr lange, bis eine Entscheidung gefällt wird, weil bspw. nicht alle Seiten vollständig informiert sind. Dem kann mit dem Austausch von Wissen vorgebeugt werden. In der Wissenssammlung lässt sich Wissen über sämtliche Bereiche Ihrer Organisation wiederfinden, auch Wissen, das wichtig für bestimmte Entscheidungen ist. So haben die Beteiligten die Chance, sich vor einer großen Entscheidung ausführlich zu informieren. Dadurch fällt die Entscheidung leichter und der Prozess verkürzt sich.

Die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) ist die bedeutendste Organisation zur Förderung von Spitzenleistung. Die DGQ hat über 6.500 Mitglieder, von denen mehr als 5.000 auf der organisationsinternen Plattform “DGQplus” registriert sind. Eine Besonderheit dieser Plattform ist die umfangreiche Mediathek. Diese verfügt über 160 Stunden Video- und Audiomaterial, etwa 200 Präsentationen und Veröffentlichungen und themenbezogene Verlinkungen auf über 900 Blogbeiträge.

Des Weiteren enthält diese Mediathek eine Art internes Wiki mit 50 Themenseiten und rund 150 Subthemen. So hat die DGQ einen zentralen Wissenshub auf der Plattform etabliert, der nicht nur als erste Anlaufstelle für neues Wissen dient, sondern auch das eine oder andere neue Mitglied angelockt hat. Wird das volle Potenzial eines Social Intranets genutzt, kann jede Organisation auf diese Art und Weise zum Wissensaustausch beitragen.

Zwar kann Wissen von einer Person generiert werden und in einem Dokument festgehalten werden, aber das wahre Potenzial dieses Wissens entfaltet sich erst, wenn dieses Wissen mit anderen Personen ausgetauscht wird. Und für genau diesen Austausch sollten die richtigen Tools genutzt werden. Mithilfe eines Social Intrranets oder einer vergleichbaren Plattform kann dies mit Erfolg in die Realität umgesetzt werden und dies wirkt sich langfristig positiv auf Ihre Organisation aus.