So bauen Sie eine umfangreiche Wissensdatenbank auf

Die Wissensdatenbank sollte in das Social Intranet der Organisation integriert sein. So können alle an der Organisation beteiligten Personen auf die Datenbank zugreifen und darin arbeiten. Eine Social-Intranet-Software ist eine gute Wahl für einen zentralen Wissenshub einer Organisation, da dieser mehrere Funktionen erfüllt, die eine Wissensdatenbank haben sollte. Dort können sämtliche Dateien, ob nun klassische Office-Dokumente oder auch PDFs, Bilder oder sogar Videos hochgeladen werden. Weiterhin ist auch eine Bearbeitung dieser Dokumente auf einer solchen Plattform möglich.

Ferner bietet ein Social Intranet auch die Möglichkeit, dass durch die dort gegebenen Kommunikationsfunktionen auch über das hochgeladene Wissen kommuniziert werden kann, ohne dabei auf einen anderen Kanal wechseln zu müssen. Schließlich kann das in einem Social Intranet hochgeladene Wissen auch in Ordner oder Gruppen gegliedert werden. Damit bleibt das gesammelte Wissen übersichtlich und wenn nach einer bestimmten Sache gesucht wird, wird diese durch die Gliederung einfach zu finden sein. Für den Notfall ist natürlich auch eine Suchfunktion gegeben.

Eine Wissensdatenbank ist ein langfristiges Projekt, das gut geplant werden sollte. Daher ist es wichtig, sich mit dem Prozess des Aufbaus einer Wissensdatenbank zu beschäftigen. Dieser Prozess setzt sich aus 8 Schritten zusammen, die je nach Organisationsart und gegebenen Bedingungen variieren können.

• Schritt 1: Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die Anforderungen Ihrer Organisation an die Wissensdatenbank. Welche Art von Informationen soll sie enthalten? Wer soll Zugriff darauf haben? Wichtig ist hierbei, dass Sie feststellen, welches Wissen in der Organisation besonders gefragt ist und wo noch potenzielle Wissenslücken bestehen.
• Schritt 2: Auswahl der Plattform: Wählen Sie eine geeignete Plattform für Ihr Wissensdatenbank aus, die die Einrichtung einer solchen unterstützt. Dafür ist ein Social Intranet empfehlenswert. Social Intranets ermöglichen es nicht nur, dass Daten an einem zentralen Ort hochgeladen werden, sondern auch, dass diese Daten dort gemeinsam bearbeitet werden können. Des Weiteren ist auch die Versionierung von Dateien möglich und das Unterteilen der Dateien in Ordner, Unterordner und auch Gruppen. So kann das Wissen übersichtlich und einfach auffindbar sortiert werden.
• Schritt 3: Strukturierung der Datenbank: Planen Sie, wie die Informationen in der Datenbank organisiert werden sollen. Dies könnte nach Abteilung, nach Thema oder nach einer anderen Methode erfolgen, die für Ihre Organisation sinnvoll ist.
• Schritt 4: Erstellung der Datenbank: Nutzen Sie die Tools Ihrer Plattform, um die Datenbank zu erstellen. Dies könnte das Erstellen von Seiten, das Hinzufügen von Kategorien und Tags, das Erstellen von Ordnern, das Hochladen von Dokumenten usw. beinhalten. Es ist ein zeitaufwändiger Prozess, für den Sie möglicherweise ein größeres Team benötigen, aber durch die von der Plattform gegebenen Tools lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen.
• Schritt 5: Befüllung der Datenbank: Fügen Sie die benötigten Informationen in die Datenbank ein. Auch Bilder und Videos können in die Datenbank Ihres Social Intranets hochgeladen werden. So ist das Wissen in unterschiedlichen Medienarten organisiert, sodass alle Beteiligten etwas finden können, was zu ihnen und ihrer Art und Weise zu lernen passt.
• Schritt 6: Zugriffsrechte verwalten: Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen Zugriff auf die Datenbank haben. Dies könnte durch die Einrichtung von Benutzergruppen und die Zuweisung von Berechtigungen erfolgen. Nicht jedes Wissen ist für alle Beteiligten relevant, weshalb es sich lohnt, Teile der Datenbank in Gruppen zu organisieren. So bleibt die Datenbank übersichtlich und die Beteiligten können, wenn sie mehr zu einem bestimmten Thema wissen wollen, in die dafür vorgesehene Gruppe eintreten.
• Schritt 7: Schulung der Beteiligten: Stellen Sie sicher, dass die Beteiligten wissen, wie sie die Wissensdatenbank nutzen können. Dies könnte durch Schulungen, Anleitungen oder andere Ressourcen erfolgen. Sie können Schulungsinhalte entweder in Ihrem Social Intranet verfügbar machen oder zusätzliche Veranstaltungen organisieren. Ob nun digital, vor Ort oder hybrid – sorgen Sie dafür, dass so viele Beteiligte wie nur möglich, lernen, wie sie die Datenbank nutzen und gegebenenfalls selbst etwas dazu beisteuern können.
• Schritt 8: Wartung und Aktualisierung: Stellen Sie sicher, dass die Datenbank regelmäßig aktualisiert und gewartet wird, um ihre Relevanz und Genauigkeit zu gewährleisten. Es gibt Wissen, das zeitlos ist, während anderes Wissen, gerade zu digitalen Themen, sich sehr schnell weiterentwickelt und daher schnell veraltet. Somit ist die Arbeit an einer Wissensdatenbank niemals zu Ende, da das dort gesammelte Wissen immer wieder aktualisiert werden muss. Daher ist es wichtig, Personen auszuwählen, die die Datenbank pflegen, warten und aktualisieren.

Alle, die sich intensiver mit Wissensmanagement auseinandergesetzt haben, wissen, dass es unterschiedliche Arten von Wissen gibt. So entsteht auch die große Herausforderung im Wissensmanagement, wie welches Wissen am optimalsten festgehalten werden kann, sodass daraus ein Mehrwert geschaffen wird. Auch hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten:

• Explizites Wissen: Diese Art von Wissen umfasst Fakten, Anleitungen, Richtlinien. Diese Wissensart ist am einfachsten festzuhalten. Dafür eignen sich alle Formate, sowohl in Form von Dokumenten als auch visuelle Mittel wie Bilder, Grafiken oder Videos. Dieses Wissen kann also ganz einfach mithilfe dieser Dateien festgehalten werden und auf die Datenbank im Social Intranet hochgeladen werden, wo alle Beteiligen es sich ansehen können.
• Implizites Wissen: Etwas schwieriger wird es, implizites Wissen nicht nur in eine Wissensdatenbank hochzuladen, sondern dies in eine Form zu bringen, die überhaupt hochgeladen werden kann. Schließlich umfasst dieses Wissen Erfahrungen, Best Practices oder auch bewährte Methoden, die meist in den Köpfen der Menschen entstehen, die dieses Wissen über Jahre sammeln. Hier ist es also wichtig, kreative Methoden zu entwickeln. So können eigene Erfahrungen oder Tipps in einem Dokument festgehalten werden. Aber warum nicht auch mit anderen Methoden, wie z. B. mithilfe einer Infografik? Mit Tools wie Canva ist dies heutzutage auch möglich für Personen, die keine Erfahrung mit Grafikdesign haben. Auch Videos, beispielsweise um einen Arbeitsprozess zu erklären, sind ein gutes Mittel, solches Wissen festzuhalten.
• Soziales Wissen: Für diese Art von Wissen ist ein Social Intranet als Wissenshub mit einer Datenbank am besten geeignet. Es umfasst Diskussionen, Kommentare und kollektive Einsichten. Da auf einem Social Intranet Kommunikationsmittel wie Beiträge, Chat oder persönliche Nachrichten gegeben sind, können dort direkt Wissen und Erfahrungen ausgetauscht werden. Dies kann in Bezug zu dem dort gesammelten Wissen in der Wissensdatenbank gemacht werden, aber auch im Rahmen eines Wissensaustauschs zwischen zwei oder mehreren Personen.

Es gibt viele Arten, wie unterschiedliches Wissen innerhalb einer Organisation gesammelt, verwaltet und genutzt werden kann. Eine der effektivsten Methoden ist der Aufbau einer Wissensdatenbank in einem Social Intranet. Der Grund dafür ist, dass das dort gesammelte Wissen nicht einfach statisch gespeichert und vergessen wird, sondern auch verändert und diskutiert werden kann – alles ohne dabei den Kanal wechseln zu müssen. Daher ist ein Social Intranet als ein zentraler Wissenshub, auf dem sich auch die Wissensdatenbank der Organisation befindet, etwas, was Wissensmanagement in Organisationen deutlich vereinfacht.