Wissensmanagement Methoden

Laut dem Verband Bitkom erhalten Berufstätige täglich durchschnittlich 42 E-Mails, davon enthält jede zwölfte Person sogar mehr als 100 E-Mails. Die Menge an Informationen, die Arbeitnehmende tagtäglich auf digitalem Weg erreicht, nimmt also weiter zu. In den meisten Fällen liegt es nun an den Mitarbeitenden, die wichtigen Inhalte aus dem vollen Postfach herauszufiltern. Im Arbeitsalltag führt das zu Unmut, da so viel Zeit verloren geht.

Dabei könnte doch alles so einfach sein: Seit Jahren gibt es Wege, Wissen in Organisationen nachhaltig nutzbar zu machen. Social Intranets bieten etwa weitreichende Möglichkeiten, Informationen zu speichern und mit den Kolleg:innen zu teilen. Das volle Potenzial solcher Plattformen wird jedoch in den seltensten Fällen ausgeschöpft. Deshalb gilt es, die drei entscheidenden Wissensmanagement-Ansätze zu verstehen und anzuwenden: Wissen identifizieren, speichern und teilen.

Es gibt einige Maßnahmen, die immer ergriffen werden müssen, wenn die Organisation anstrebt, Wissensmanagement umzusetzen.
Zuerst geht es darum, Wissen in Ihrer Organisation zu identifizieren. Alle Beteiligten besitzen wertvolles Wissen, das die Organisation vorantreiben kann. Oft findet die Identifikation dieses Wissens ganz natürlich statt: Über die Kommunikation zwischen Kolleg:innen, sei es über berufliche oder private Themen. Dass dieser Schritt funktioniert, ist zunächst eher eine Frage der Organisationskultur als technischer Voraussetzungen.

Um herauszufinden, wo sich Wissen versteckt, sollten Sie den Austausch miteinander nicht nur erlauben, sondern vielmehr aktiv unterstützen. Kommunizieren Sie dazu mit allen Kolleg:innen auf Augenhöhe – egal, welche Position sie besetzen. Um sich der Stärken der einzelnen Mitarbeitenden bewusst zu werden, hilft es, sie in Entscheidungsprozesse miteinzubeziehen. Befragen Sie Ihre Kolleg:innen deshalb in Umfragen zu Ihrer Meinung, Ihren Interessen und Wünschen.

Hier kommt nun die technische Ebene ins Spiel: Um eine offene Kommunikationskultur zu fördern, sollten Sie Ihren Kolleg:innen einen Kanal bieten, auf dem sie sich untereinander austauschen können. Als Kommunikationsplattform ist ein Social Intranet hier die richtige Wahl: Seine vielzähligen Funktionen zum Austausch bieten für jede Art des Wissenstransfers den richtigen Weg.

Was früher auf Papier und in unzähligen Aktenschränken gesammelt wurde, lässt sich heute glücklicherweise digital ablegen. Das Speichern von Wissen muss nicht länger im Papierchaos enden, wenn es eine Möglichkeit gibt, den analogen Prozess abzulösen. Als beliebtes Kommunikationsmittel der Arbeitswelt stößt die E-Mail hier jedoch an ihre Grenzen: Viele wichtige Informationen gehen in überfüllten Postfächern verloren. Der Wissensaustausch wird außerdem umso schwieriger, je mehr Personen daran beteiligt sind.

Hier kommen Plattformen, wie Social Intranets ins Spiel. Sie verfügen über eine Dateiablage, in der Informationen nachhaltig gespeichert und auffindbar gemacht werden können. So entsteht mit der Zeit ein Wissensspeicher, der wie ein übergreifendes, digitales Gedächtnis Ihrer Organisation funktioniert. Auf ihn kann jederzeit und überall zugegriffen werden.

Ist Ihr Netzwerk auch über eine Mitarbeiter-App erreichbar, können auch Kolleg:innen im Außendienst, in Produktion und Fertigung sowie in allen anderen Bereichen, Wissen abrufen. Über die Suchfunktion sind alle Informationen jederzeit einfach zu erreichen. Wichtig ist dabei, eine sinnvolle Ordnerstruktur einzuführen und von Anfang an zu kommunizieren, wo welche Informationen zu speichern und zu finden sind. Erklären Sie dabei auch die Mehrwerte: Ihre Kolleg:innen werden dazu tendieren, ihr Wissen zu speichern, wenn Sie erkennen, welche Vorteile es der Organisation und den anderen Mitarbeitenden bringt.

Das Bausteinmodell von Probst, Raub und Romhardt, das 1999 vorgestellt wurde, ist eines der neueren Modelle, die es zum Wissensmanagement gibt. Gleichzeitig ist es ein sehr detailliertes und zum Teil auch kompliziertes Modell. Dieses Modell hat als Ziel, eine Art Handbuch für Organisationen zu sein, mit dem ein besseres Verständnis von Wissensproblemen innerhalb der Organisation gefördert werden soll. Beispiele für Wissensprobleme sind hierbei das Zurückhalten von Wissen oder das Ausscheiden von Wissensträgern aus der Organisation.

Knowledge Mapping, oder auch Wissenslandkarte, ist eine der neueren Methoden für Wissensmanagement. Darunter ist eine grafische Darstellung von Wissen in Organisationen zu verstehen. Diese Methode dient der Identifikation von Wissen in Unternehmen, um Arbeitsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten. Wissenslandkarten referenzieren auf Expertenwissen, Teamwissen, Wissensentwicklungsstationen sowie organisationale Fähigkeiten und Abläufe. Bei dieser Methode wird lediglich der Verweis auf das verankerte Wissen geliefert und nicht das Wissen selbst dort abgelegt. Wie andere Methoden auch, ist das Knowledge-Mapping bzw. die Wissenslandkarte für einige Organisationen mehr geeignet, als für andere.

Die Funktionen einer digitalen Plattform gehen über das reine Speichern von Wissen hinaus. Ihr Hauptvorteil gegenüber analogem Wissensmanagement oder E-Mails ist, dass Expertise hier auch geteilt und diskutiert werden kann. Die verschiedenen Funktionen erlauben einen dynamischen Austausch.

So bieten sich für eher statische Inhalte eigene Seiten oder Apps an. Soll es kurzfristig und direkt sein, können Sie den Chat oder Direktnachrichten auf der Plattform nutzen. Dabei sorgt die Gruppenfunktion dafür, dass Sie immer die richtigen Personen erreichen. Auch Beiträge mit wichtigen Inhalten und passenden Schlagworten können an beliebig viele Zielgruppen geteilt werden. So verhilft ein Social Intranet wie von selbst dazu, Wissen zu teilen.

Die Wissensspirale, die Wissenstreppe nach North, Probsts Wissensbausteine und auch das Knowledge Mapping bzw. die Wissenslandkarte – dies sind die vier bekanntesten Methoden, mit denen Wissensmanagement innerhalb einer Organisation umgesetzt werden kann. Dennoch unterscheiden sich diese Methoden und sind somit für unterschiedliche Arten von Organisationen besonders geeignet. Daher ergibt es Sinn, sich vorher genauer mit diesen Methoden auseinanderzusetzen, um dann jene Methode auszuwählen, die optimal zur eigenen Organisation passt.

Zudem gibt es auch weitere Methoden, die im Wissensmanagement zum Einsatz kommen. Gerade Social Intranets sind besonders dafür geeignet. Die Wissensidentifikation findet über die Kommunikation zwischen den Nutzer:innen statt. Das Dateimodul ermöglicht die nachhaltige Wissensspeicherung, während Funktionen wie Beiträge und der Chat den dynamischen Austausch von Wissen vereinfachen.

Weitere Tipps dazu, wie Sie das Wissensmanagement in Ihrer Organisation erfolgreich angehen, finden Sie im Whitepaper „Wissensmanagement“. Hier erfahren Sie unter anderem auch, wie Wissensmanagement Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärkt und Ihre Organisation auch in Zukunft bestehen kann.