Das Bausteinmodell für Wissensmanagement
Lange Zeit spielte Wissensmanagement in Organisationen eine passive Rolle. Gleichermaßen war das Bausteinmodell, auch bekannt als das Genfer Modell oder auch Prozessmodell für Wissensmanagement, lange eher unbekannt. Doch Zeiten ändern sich. In vielen Organisationen gewinnt Wissensmanagement stetig an Bedeutung. Dennoch stellt die Bewältigung von Wissensproblemen weiterhin eine Herausforderung dar. Das Bausteinmodell als Wissensmanagement-Methode hilft Ihnen dabei, diese Probleme zu bewältigen.
Was ist das Bausteinmodell?
Das Modell gliedert sich in zwei Teile: einen äußeren und einen inneren Kreislauf. Der äußere Kreislauf dient den strategischen Steuerungsaufgaben und der innere der Umsetzung. Die Elemente Zielsetzung (Wissensziele) und Messung (Wissensbewertung) ergänzen als äußeren Kreislauf den inneren Kreislauf. Letzterer setzt sich aus den sechs Kernaktivitäten Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissens(ver)teilung, Wissensnutzung und Wissensbewahrung zusammen. Das Bausteinmodell für Wissensmanagement bildet die Planung von Phasen, Realisierung und Kontrolle ab.
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Bausteine des inneren und äußeren Kreislaufs. Zudem zeigen wir Ihnen, wie Sie das Bausteinmodell für Wissensmanagement mithilfe eines Social Intranets in Ihre Organisation integrieren.
Welche Bausteine gibt es im Wissensmanagement?
1. Wissensziele
Die Wissensziele gehören zur Phase „Planung“ und geben den Aktivitäten des Wissensmanagements die Richtung vor. Sie teilen sich in normative, strategische und operative Wissensziele und widmen sich damit unterschiedlichen Aktivitäten. Normative Ziele bilden die Leitlinien des Wissensmanagements und haben Einfluss auf die Organisationspolitik und die Aufbau- und Ablauforganisation innerhalb der Organisation. Somit werden Rahmenbedingungen für die Existenz der Organisation geschaffen.
Strategische Ziele leiten sich aus den normativen Zielen des Wissensmanagements ab und richten sich als langfristige Maßnahmen an den Unternehmenszielen aus. Hier werden wichtige Wissensfelder bestimmt und Prioritäten festgelegt. Ziel ist es, die Ressource Wissen aktiv zu nutzen und in bestehende Prozesse zu integrieren.
Operative Ziele des Wissensmanagements dienen der Umsetzung der normativen und strategischen Ziele im betrieblichen Alltag. Aus ihnen werden konkrete Umsetzungsmaßnahmen, zum Beispiel, wer was bis wann und wie erledigt, formuliert. Somit werden erreichbare Ziele konkretisiert und der Zeithorizont festgelegt.
2. Wissensidentifikation
Für viele Organisationen ist es mittlerweile schwierig, einen Überblick über ihre internen und externen Daten, Informationen und Fähigkeiten zu behalten. Der Grund dafür ist mangelnde Transparenz. Um dem entgegenzuwirken, muss klar sein, wo welche Expert:innen mit welcher Expertise sitzen und an welchen Projekten gerade gearbeitet wird. Der erste Schritt hin zu mehr Transparenz lässt sich mit einem Social Intranet realisieren. Es unterstützt den systematischen Zugriff auf die organisationale Wissensbasis und bietet Ihnen völlig neue Möglichkeiten. Sie können dadurch deutlich einfacher auf die interne, elektronische Wissensbasis Ihres Unternehmens zugreifen und unterschiedliche Datentypen verknüpfen.
So lässt sich schnell feststellen und darlegen, welches Wissen vorhanden ist. Mitarbeitenden können sich auf schnellsten Wegen untereinander austauschen, nachfragen, Themen-Gruppen bilden und somit herausfinden, wo sie finden, was sie suchen. Doch die entscheidende Rolle spielen hierbei die einzelnen Mitarbeitenden. Denn sie müssen bereit sein, ihre Expertise anderen zur Verfügung zu stellen. Damit der reibungslose Ablauf sichergestellt ist, muss zudem die Struktur des Social Intranets an die Bedürfnisse der potenziellen Wissensnutzer anpasst sein.
3. Wissenserwerb
Organisationen sind heutzutage weltweiten Wissensexplosionen auf der einen und Wissensfragmentierungen auf der anderen Seite ausgesetzt. Daher sind sie immer weniger in der Lage, sämtliches für den Erfolg notwendige Know-how aus eigener Kraft zu entwickeln. Grundsätzlich haben Organisationen verschiedene Möglichkeiten, Wissen extern zu erwerben. Sie können beispielsweise Wissen anderer Organisationen, Stakeholderwissen oder Wissen externer Wissensträger, etwa durch Spezialist:innen, einholen.
Mit einem Social Intranet ist die Integration externen Wissens in Ihrer Organisation leicht zu handhaben. Durch die an die Organisation angepasste Struktur im Social Intranet gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Externe zu involvieren. So können beispielsweise unternehmensexterne Mitarbeitende einen Zugang zu bestimmten Bereichen, wie (Experten-)Gruppen, erhalten. Damit wird ihr Wissen in die Organisation einbezogen und bietet die beste Voraussetzung für eine funktionierende Kollaboration zwischen Externen und Internen.
4. Wissensentwicklung
Im Mittelpunkt des Bausteins Wissensentwicklung steht vor allem die Produktion neuer Fähigkeiten, Produkte und/oder Dienstleistungen, besserer Ideen und leistungsfähigerer Prozesse. Das Hauptaugenmerk der Organisationen liegt dabei auf der Produktion und Kreierung neuer, intern und extern noch nicht existenter, Fähigkeiten.
Im Social Intranet lässt sich dieser Baustein des Wissensmanagements gut umsetzen. Mitarbeitende aus unterschiedlichen Abteilungen/Bereichen können Gruppen bilden und gemeinsam Wissen erarbeiten. Ihnen ist damit die Möglichkeit gegeben, aus unterschiedlichen Perspektiven und mit verschiedenen fachlichen Hintergründen, Projekte zu bearbeiten. Die Mitarbeitenden müssen die Möglichkeit haben, sich intensiv und über schnelle Wege auszutauschen.
Es bietet sich an, nach einer gewissen Zeit der Zusammenarbeit den gemeinsamen Arbeitsprozess zu evaluieren und zu bewerten. Zum einen ist dies hilfreich und nützlich für Folgeprojekte, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und Probleme frühzeitig zu umgehen. Zum anderen können die Ergebnisse anderen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Damit können diese sehen, wie zusammengearbeitet wurde, welche Ergebnisse erzielt wurden und was bei der Zusammenarbeit beachtet werden sollte.
5. Wissens(ver)teilung
Viele Organisationen stehen vor der Herausforderung, isoliert vorhandene Informationen oder Erfahrungen für die gesamte Organisation nutzbar zu machen. Dabei spielen zwei Hauptfragen eine zentrale Rolle: Zum einen, wer was in welchem Umfang wissen sollte und zum anderen, wie die Prozesse der Wissens(ver)teilung erleichtert werden können.
Im Grunde genommen kann die Wissensverteilung unterschiedlichen Zielen dienen
- der reinen Multiplikation von Wissen
- dem Zugriff auf Erfahrungen und gewonnene Erkenntnisse
- den zeitgleichen Zugriff auf bestehende Wissensbestände sowie deren Transformation.
Ein Social Intranet unterstützt und fördert diese Prozesse wirksam. Viele bisher getrennte Expert:innen sind nun in einem digitalen Netzwerk miteinander verbunden. Dadurch können die unterschiedlichen Wissensbestände simultan an zahlreichen Stellen der Organisation erfolgreich genutzt werden. Zudem können alle Mitarbeitenden ihr Wissen und ihre Erfahrungen im Social Intranet auf leichten Wegen miteinander teilen.
6. Wissensnutzung
Ziel und Zweck des Wissensmanagements sind der produktive Einsatz internen Wissens in der Organisation. Die Fähigkeiten oder das Wissen von „fremden“ Wissensträgern zu nutzen, war für viele Menschen lange Zeit unpassend. Doch heutzutage forcieren viele Organisationen, dass das mit großem Aufwand erstellte Wissen im Alltag von allen Seiten regelmäßig genutzt wird.
Ein Social Intranet bietet eine Lösung, die sich in der Organisation erfolgreich integrieren lässt und einen intuitiven Nutzen mit sich bringt. Den Mitarbeitenden sollte bewusst sein, dass sie ihr Wissen sowohl dort zur Verfügung stellen als auch das Wissen anderer nutzen können. Auf diese Art können alle Seiten gleichermaßen profitieren. Sobald sich die Nutzer:innen auf das Social Intranet eingestellt haben, wird es für diese Personen leicht sein, das Wissen zu nutzen. Es kann dort gespeichert werden und benötigt keine langen, komplizierten Wege. Zudem müssen die Nutzer:innen keine große Hürde mehr überwinden, um an das Wissen zu gelangen.
7. Wissensbewahrung
Viele Organisationen beklagen, dass sie im Zuge der Reorganisation einen Teil ihres „Gedächtnisses“ verloren haben. Doch die Prozesse der Selektion des Bewahrungswürdigen, die angemessene Speicherung und regelmäßige Aktualisierung müssen bewusst gestaltet werden. Täglich werden viele Erfahrungen gewonnen, die für die Zukunft nützlich sind und daher bewahrt werden müssen. Diese entstehen meist an vielen verschiedenen Orten und werden auch an unterschiedlichsten Stellen gespeichert.
Mit einem Social Intranet haben Sie die Chance, alle Dateien gebündelt an einem Ort zu speichern. So entgehen Sie der Gefahr, dass Wissen plötzlich verloren ist, da Mitarbeitende die Organisation verlassen. Bei vielen Social Intranet-Lösungen können ältere Versionen von Dateien leicht aktualisiert werden. Dadurch sind die Dateien versioniert und in chronologischer Reihenfolge vorhanden. Es kann problemlos festgestellt werden, was die neueste Version ist. Mit dem Social Intranet können zudem ohne großen Aufwand die wichtigsten Prozesse am Laufen gehalten werden.
8. Wissensbewertung
Wissensbewertung dient als Bestandteil im äußeren Kreislauf des Bausteinmodells dazu, den Erfolg der formulierten normativen, strategischen und operativen Wissensziele zu messen. Gleichzeitig repräsentiert die Wissensbewertung die Phase „Kontrolle“ und kann ebenso im Social Intranet angegangen werden. Es können beispielsweise Evaluierungen durchgeführt werden, um herauszufinden, inwiefern die Wissensziele aus Sicht der Mitarbeitenden erreicht wurden. Zudem kann überprüft werden, ob und wie viel die Mitarbeiter:innen das Social Intranet nutzen, um so zum Erreichen der Wissensziele beizutragen.
FAQ Wissensmanagement
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement ist die systematische Verwaltung und Nutzung von Wissen in einer Organisation. Es umfasst die Prozesse der Erstellung, Speicherung, Verteilung und Nutzung von Wissen, um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit der Organisation zu verbessern.
Warum ist Wissensmanagement wichtig?
Wissensmanagement ist wichtig, weil es Organisationen ermöglicht, vorhandenes Wissen effektiv zu nutzen, Innovation zu fördern, die Produktivität zu steigern und bessere Entscheidungen zu treffen. Es hilft auch, Wissen zu bewahren, wenn Mitarbeitende das Unternehmen, bzw. Mitglieder die Organisation, verlassen.
Welche Methoden gibt es im Wissensmanagement?
Es gibt verschiedene Methoden und Modelle im Wissensmanagement, darunter Wissensdatenbanken und Best Practices. Jede Methode dient dazu, Wissen zu sammeln, zu teilen und zu nutzen.
Wie implementiert man Wissensmanagement?
Die Implementierung von Wissensmanagement erfordert eine strategische Herangehensweise, die Schulungen, Technologieeinsatz (wie Wissensdatenbanken oder Intranets), die Förderung einer Wissenskultur und die Schaffung von Anreizen für das Teilen von Wissen umfasst.
Was sind die Vorteile von Wissensmanagement?
Die Vorteile von Wissensmanagement umfassen eine verbesserte Entscheidungsfindung, erhöhte Effizienz, Innovationsförderung, gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit. Es hilft auch, Wissen zu bewahren und zu teilen.
Wie misst man den Erfolg von Wissensmanagement?
Der Erfolg von Wissensmanagement kann durch verschiedene Kennzahlen gemessen werden, wie z. B. die Anzahl der genutzten Wissensressourcen, die Zeitersparnis bei der Informationssuche, die Anzahl der geteilten Best Practices und die Mitarbeiterzufriedenheit.
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