Mit effektivem Wissensmanagement Zeit sparen und Prozesse optimieren

Ein weiterer Vorteil von Wissensmanagement auf interaktiven Plattformen ist das Rechtemanagement. Bestimmte Bereiche oder Ordner eines Netzwerks können so nur bestimmten Personen(-gruppen) zugänglich gemacht werden. Inhalte werden nur für diejenigen Personen freigegeben, für die das Wissen relevant ist. In Organisationen ohne Wissensmanagement kämpfen sich Mitarbeitende zuweilen durch Massen von Informationen, um wichtige Inhalte zu finden. Ist die gesuchte Information allerdings in einem expliziten Ordner oder einer Gruppe für eine bestimmte Personengruppe abgespeichert, müssen Mitarbeitende nur wenige Dokumente verarbeiten. Es bietet sich zum Beispiel an, Ordner oder Gruppen für einzelnen Abteilungen anzulegen, auf die nur die jeweilige Abteilung Zugriff hat. Schneller finden, was gesucht wird – das spart Zeit im Arbeitsalltag.

Sind Informationen und Wissen erst einmal auf einer Plattform gespeichert, sind sie kontinuierlich abrufbar. Auch nach Weggehen von Kolleg:innen ist bei effektivem Wissensmanagement gewährleistet, dass wichtiges Wissen in der Organisation bleibt. Voraussetzung dafür ist, dass Informationen und Prozessbeschreibungen regelmäßig im System abgelegt werden. Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil, denn Kolleg:innen erarbeiten den gleichen Inhalt nicht mehrmals unabhängig voneinander. Sobald Wissen im Netzwerk gespeichert ist, muss es nicht neu generiert werden. Ist der Prozess zum Beantragen von Urlaubszeiten beispielsweise einmal hinterlegt, muss das Prozedere nicht von jedem Mitarbeitenden neu bei der Personalabteilung erfragt werden. Damit wird der zusätzliche Zeitaufwand auf beiden Seiten minimiert und es bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

Nicht nur die Wiederverwendung von bestehenden Informationen, Prozessbeschreibungen und anderen Inhalten macht sich durch eine Zeitersparnis in der Organisation bemerkbar. Strukturiertes Wissensmanagement verhindert auch, dass Fehler zweimal gemacht werden. Werden „lessons learned“ etwa in einem Social Intranet mit Kolleg:innen geteilt, können diese möglichen Risiken gezielt aus dem Weg gehen. Damit werden Arbeitsprozesse nicht wieder nach hinten geworfen. Die erzielte Zeit kann dann gewinnbringend eingesetzt werden. Zur Beschleunigung der Arbeitsabläufe trägt auch eine schnellere Entscheidungsfindung durch Wissensmanagement bei. Bei effizienter Wissensverteilung auf einer interaktiven Plattform sind Mitarbeitende stets auf dem neuesten Stand. So können sich Meinungen kontinuierlich entwickeln und Abstimmungen schneller durchgeführt werden.

Laut einer Studie von HAYS mit dem Namen „Wissensarbeit im digitalen Wandel: Selbstverwirklichung und Selbstausbeutung“ verwendeten Wissensarbeiter etwa 47 % der Arbeit, also knapp die Hälfte der Arbeitszeit, für Routinetätigkeiten. Daher sehen 38 % der befragten Personen, dass der größte Digitalisierungsbedarf bei eben diesen Routineaufgaben bestehen würde. 28 % behaupten auch, dass das Wissensmanagement insgesamt mithilfe der Digitalisierung verbessert werden sollte, beispielsweise die Identifikation von Wissenstragenden und Wissensquellen. Somit ist die mangelnde Digitalisierung beim Wissensmanagement und auch die Beschleunigung von Routinefähigkeiten immer noch ein Problem in vielen Organisationen.

Durch eine Modernisierung der IT-Infrastruktur könnte sich hier allerdings eine Umkehr ergeben. Die Automatisierung und die bereits angesprochenen Prozessverbesserungen durch interaktive Plattformen verringern den Anteil an Routineaufgaben. 40 % der befragten Fachkräfte behaupten, dass durch die Automatisierung mithilfe von technischen Mitteln eine Verbesserung bei der Reduktion von Routineaufgaben bereits spürbar sei. Damit würde sich das Zeitbudget für die Entwicklung von Kompetenzen ausweiten. Eine Investition in Plattformen für Wissensmanagement, wie Social Intranets, kann Zeit an den richtigen Stellen einsparen und an anderen Stellen schaffen. Im Zusammenspiel mit neuen Weiterbildungskonzepten und Führungsmethoden bliebe so zukünftig mehr Zeit für anspruchsvolle, abwechslungsreiche Aufgaben.

Damit Wissensmanagement in einer Organisation funktioniert, sollte der Anbieter für eine interaktive Plattform sorgfältig ausgewählt werden. Genauso verschieden wie Organisationen, sind auch die Ansprüche an das Wissensmanagement. Erst wenn Möglichkeiten zur sinnvollen Verteilung und Speicherung von Informationen bestehen, lässt sich durch Wissensmanagement Zeit sparen.