Conversation Collaboration Community

Wann auch immer es um die Optimierung von Prozessen innerhalb von Unternehmen geht, fällt über kurz oder lang ein Schlüsselwort: Zusammenarbeit. Oftmals wird nicht hinterfragt, warum kollaboriert wird, sondern es werden sofort technische Möglichkeiten geschaffen, um gemeinsam arbeiten zu können. So verkommt die (gute) Idee der Zusammenarbeit oft zum Selbstzweck.

Über die Ziele von Collaboration nachdenken

Viele Unternehmen, die eine Collaboration Platform, wie ein Intranet, bei sich einführen, denken nicht darüber nach, welche Ziele sie damit verfolgen. Meist wird argumentiert, dass man eine Software-Lösung braucht, um zusammen arbeiten zu können. Das ist schön und gut: aber woran eigentlich? Und vor allem warum? Damit Zusammenarbeit nicht zu einem nur sich selbst dienenden Teufelskreis wird, sollte von Anfang an darüber nachgedacht werden, welche Arbeitsprozesse durch eine Kollaborationsplattform vereinfacht oder verbessert werden können und welche nicht.

Warum zusammen arbeiten?

Auch wenn Kollaboration mittlerweile als die absolute Wunderwaffe für und gegen alles angesehen wird, sollte sie immer ein Ziel verfolgen. Wiederkehrende, klar definierbare Prozesse lassen sich durch Methoden oder Tools für Zusammenarbeit weder verbessern noch schneller abhandeln. Hier führt zu viel Einmischung eher zu Chaos und dazu, dass Dinge auf der Strecke bleiben. Es gibt jedoch auch Aufgaben und Herausforderungen, bei denen Kollaboration und speziell Collaboration Platforms oder Social Intranets eine Bereicherung darstellen. Wir stellen Ihnen hier die wichtigsten, graphisch untermalt mit Screenshots aus dem neuen tixxt, vor:

1. Vernetzung

Gerade in großen Unternehmen kennen viele Mitarbeiter ihre Kollegen nicht persönlich. Wenn ein Projekt angegangen werden soll, das die Expertise verschiedener Abteilungen erfordert, hilft eine Collaboration Platform kompetente Ansprechpartner zu finden, ohne sich über fünf Ecken durchfragen zu müssen. Auf diese Weise helfen Intranets der Teambildung und bescheren der darauf folgenden Zusammenarbeit den perfekten Start.

Vernetzung

Aus dem Nutzerprofil im neuen tixxt

2. Kreatives und Brainstorming

Bei der Entwicklung von neuen Ideen ist der Austausch untereinander entscheidend. Die Activity Streams moderner Collaboration Platforms helfen Ideen festzuhalten und sie auch Kollegen, die nicht direkt am Gespräch beteiligt waren, zugänglich zu machen. So können auch diese daran „weiterdenken“ und Spontanideen verfeinern.

Kreatives und Brainstorming

Ein Beitrag im Activity Stream bei tixxt

3. Entscheidungsfindung

An manchen Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Teams müssen viele Mitarbeiter beteiligt werden. Egal ob es darum geht einen Termin für ein Meeting festzulegen oder ob über das Ziel für den nächsten Betriebsausflug abgestimmt werden soll; Social Intranets vereinfachen die Entscheidungsfindung. In ihnen kann einfach eine Frage gestellt werden, die dann alle beantworten können. So muss nicht mehr ein Kollege alle Meinungen abholen und niemand kann übergangen werden.

Entscheidungsfindung

Eine Umfrage bei tixxt

4. Informationsaustausch/Wissensmanagement

Informationen und Wissen sind die wichtigsten Ressourcen eines jeden Unternehmens. Damit sie möglichst effektiv eingesetzt werden können, müssen sie sinnvoll verwaltet werden. Collaboration Platforms bieten den Vorteil, dass Dateien für alle, die sie brauchen, zugänglich gespeichert werden können. So ist das Wissen über ein Projekt nicht verschollen, nur weil der verantwortliche Kollege im Urlaub ist.

Informationsaustausch/Wissensmanagement

Ein Beitrag mit angehängter Datei bei tixxt

Umsetzung im Unternehmen

Kollaborationsplattformen können den Unternehmensalltag somit ungemein bereichern. Es sollte jedoch von vorne herein definiert werden, welchem Zweck sie dienen. Durch die Einführung einer Collaboration Platform können viele positive Veränderungen stattfinden. Den Mitarbeitern muss jedoch klar sein, welchen Mehrwert sie von der neuen Software haben. Wenn dies von Anfang an kommuniziert und vorgelebt wird, steht erfolgreicher Zusammenarbeit im Intranet nichts mehr im Weg.

Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Gaurav Mishra