tixxt Release Notes 20-1

tixxt-Version 20-1: 

Bei der neuen tixxt Version steht das Dateimodul im Mittelpunkt. Es wurde grundlegend überarbeitet und erlaubt es Ihnen nun, Ihre Dokumente und anderen Dateien noch schneller zu sortieren und zu finden. Das ist jedoch noch lange nicht alles: Neben neuen Funktionen im Bereich der Beiträge, des Kalenders und der Administration hat auch die tixxt Mobile App mit Version 7 ein umfassendes Update erhalten. Leider war bei uns auch die Ermöglichung von „Externen Nutzern“ für die letzten beiden Updates auf dem Plan, dies musste aber aufgrund einiger letzter Probleme noch ein (hoffentlich letztes) Mal verschoben werden.

Die tixxt Mobile Apps haben ebenfalls einen größeren Sprung gemacht und bringen zahlreiche Neuerungen mit sich. Diese finden Sie unter den Neuerungen in der Web-Version von tixxt.

Das neue Dateimodul – Übersicht und schnellere Ordnung

Neue Funktion: Massenverarbeitung von Dateien

Dateien können nun gesammelt verschoben und gelöscht werden. Gerade wenn Sie das Dateimodul einer Gruppe aufräumen wollen oder neue Strukturen in der Dateiablage schaffen möchten, spart Ihnen das eine Menge Zeit. Anstatt wie bisher jede Datei einzeln anzupacken geht nun alles in einem Rutsch.

Neue Funktion: Hochladen von Dateien in mehrere Ordner gleichzeitig

Beim “Dateien hochladen” können nun mehrere Zielordner ausgewählt werden, in denen die Dateien abgelegt werden. Die Datei wird so in mehreren Gruppen bzw. Ordnern sichtbar, existiert aber nur einmal im Netzwerk. Häufig gibt es Dokumentationen oder Checklisten, auf die mehrere Gruppen oder Bereiche zugreifen sollen. Dasselbe gilt für Design-Guidelines, Powerpoint-Vorlagen und andere Dokumente, die in der gesamten Organisation genutzt werden. Der Clou hierbei: Wird eine neue Version einer Datei hochgeladen, ist diese direkt an allen ausgewählten Orten verfügbar. Sie müssen diese Dokumente nur einmalig pflegen und sie sind über die gesamte Organisation hinweg immer auf dem aktuellsten Stand.

 

Neue Funktion: Mehrfachauswahl von Dateien an Beiträgen

Beim Erstellen eines neuen Beitrags können bereits seit Langem bestehende Dateien aus dem Dateimodul angehängt werden. Im Rahmen der neuen Massenverarbeitung von Dateien können nun aber auch mehrere Dateien innerhalb eines Ordners markiert und am Beitrag angehängt werden. Das hilft Ihnen, wenn Sie sich in Ihrem Beitrag auf mehr als eine Datei beziehen. Gerade wenn Sie Ihre Dateien zuerst in der Ordnerstruktur des Dateimoduls hochladen ist dieser Weg sehr nutzerfreundlich und einfach.

 

Neue Funktion: Ordner tauchen in den Suchergebnissen auf

Bisher konnten über die Suchfunktion nur einzelne Dateien gefunden werden, ab jetzt tauchen dort auch Ordner auf. Gerade wenn Sie zum Beispiel alle Protokolle eines Ausschusses oder Projektes suchen, finden Sie diese sowie den Sammelordner dazu noch schneller als zuvor.

Neue Funktion: Suchergebnisse werden tabellarisch dargestellt

Statt bisher als Liste werden Suchergebnisse nun als Tabelle angezeigt. Wenn die Datei- bzw. Ordnerprofile befüllt sind, werden diese Werte in der Ergebnistabelle angezeigt. Gerade bei größeren Dateimengen erkennen Sie so schneller, welche Ergebnisse aktuell und relevant für Sie sind.

 

Neue Funktion: Filteroptionen als interaktive Suchfelder (Nur mit Datei-/Ordner-Profilen)

In der Version 19-2 sind Datei- und Ordner-Profile als kostenpflichtige Erweiterung hinzugekommen. Diese ermöglichen ähnlich wie in Dokumenten-Management-Systemen (DMS) eine granulare Anreicherung und Klassifizierung von Dateien mit individuell strukturierten Meta-Daten. Diese Meta-Datenfelder können nun als Filter im Dateimodul genutzt werden. Dazu gibt es auf der Datei-Übersichtsseite eine extra Suchleiste. Diese Funktion ist nur in Kombination mit Datei- & Ordnerprofilen nutzbar.

 

Neue Funktion: Auswahlfelder verwalten (Nur bei Datei-/Ordner-Profilen)

Gruppen-Administratoren haben von jetzt an die Möglichkeit, die in den Datei- und Ordner-Profilen hinterlegten Auswahlfelder selbst zu verwalten. Dies ist über neue Navigationseinträge in der Gruppen-Administration möglich. Sie können so zentral definieren, welche Auswahl-Optionen in den Auswahlfeldern für Datei- und Ordnerprofile existieren. Innerhalb von Gruppen, Projekten und Gremien können dann zusätzliche Optionen definiert werden, die nur für die jeweilige Gruppe relevant sind. So können Gruppen größere Dateimengen präziser strukturieren.

 

Schutz Ihrer unveröffentlichten Beiträge

Neue Funktion: Zwischenspeicherung von Beiträgen und wiederholter Versand

In tixxt können Beiträge ja auch etwas länger werden. Manchmal kommt es aber vor, dass ein Beitrag abgeschickt werden soll, der Speichervorgang aber aufgrund von äußeren Umständen nicht erfolgreich ist. Das kann zum Beispiel vorkommen, wenn die Internetverbindung unterbrochen wird. In diesem Fall erscheint nun ein Hinweis an der Beitragsvorschau, der Beitrag wird zwischengespeichert und kann erneut versendet werden. Gerade beim mobilen Arbeiten, zum Beispiel im Zug, ist das Netz nicht immer zuverlässig. Dem wirkt tixxt nun entgegen.

 

Verbessert: Warnhinweis, wenn ein Beitrag verworfen wird

Manche Nutzer hatten das Problem, dass sie beim Verfassen von Beiträgen, Kommentaren oder Antworten aus Versehen wegnavigiert sind oder die Seite neu geladen haben. In einem solchen Falle war der angefangene Inhalt natürlich verloren. Damit Sie durch ein solches Versehen Ihren Beitrag nicht verlieren, wird ab jetzt ein Warnhinweis angezeigt. Haben Sie also einen unfertigen Inhalt im Beitragsverlauf erstellt, müssen Sie das Schließen des Reiters/Fensters oder das erneute Laden bestätigen.

 

Stetige Verbesserung von Layout und Design

Im Rahmen der immer weiterführenden Verbesserung sind nun die Übersichten der beiden Module Kalender und Dateien auf die volle Breite Ihres Browserfensters angewachsen. So können Sie sich einen besseren Überblick über anstehende Termine machen. Weitere Verbesserungen folgen in den nächsten Versionen.

 

Auch in diesen Bereichen erwarten Sie Neuerungen und Verbesserungen

Neue Funktion: Termin direkt aus der Umfrage erstellen

Ist eine Terminumfrage abgeschlossen kann aus dem Abstimmungsergebnis ein Termin generiert werden. Dabei ist es auch möglich, aus mehreren oder jedem der Umfragewerte einen Termin zu generieren. Manchmal ist der meist votierte Termin nicht der “wichtigste” oder es werden mehrere Termine nötig. Diese Funktion erfüllt einen vielfachen Kundenwunsch.

Verbessert: Terminbeiträge als „abgesagt“ kennzeichnen

Die Beiträge zu abgesagten Terminen werden ab jetzt im Beitragsverlauf ebenfalls als „abgesagt“ gekennzeichnet. Der Termintitel wird hierbei durchgestrichen dargestellt. Das verbessert die Transparenz und die Übersichtlichkeit im Beitragsverlauf.

Verbessert: Der „Persönliche Kalender“ wird zum „Privaten Kalender“

Der Name „Persönlicher Kalender“ führte bei vielen Nutzern zu Verwirrung. Sie haben erwartet, dort eine Zusammenfassung aller Terminteilnahmen zu finden. Um zu unterstreichen, dass dies der Kalender ist, den jeder Nutzer für sich selbst anlegen kann, wurde dieser nun in „Privater Kalender“ umbenannt.

 

Neu: Bewerbung der Mobile Apps mit „Open in App“-Banner

Wird tixxt im Browser eines Mobilgeräts geöffnet, wird dem Nutzer nun ein Banner angezeigt. Dieses gibt den Hinweis, dass auch eine Mobile App von tixxt verfügbar ist. Klickt der Nutzer auf das Banner öffnet sich die App (sofern der Nutzer diese bereits installiert hat) oder die betreffende Seite im App Store oder Play Store. Bewerben Sie die Mobile Apps also direkt bei Ihren Nutzern. Die Nutzer werden dadurch direkter erreichbar. Denn Mobile Apps bieten neben Komfort und schnellerer Nutzung auch zwei wesentliche Vorteile:

1. Push-Benachrichtigungen über neue Inhalte/Einladungen werden direkt durch die App auf den Bildschirm des Nutzers gebracht, was bei Nutzern von mobilen Browsern aus technischen Gründen nicht immer funktioniert. Dies sind technische Einschränkungen, die durch die mobilen Betriebssysteme bei mobiler Browser-Nutzung leider vorgegeben sind.
2. In den Mobile Apps loggt sich ein Nutzer einmal ein und der Login bleibt bestehen. Bei Nutzern von mobilen Browsern kann aus technischen Gründen der Login auch einmal verloren gehen, z.B. nach einem großen Systemupdate, Neustart des Handys aufgrund von einer leeren Batterie. Dies sind technische Einschränkungen, die durch die mobilen Betriebssysteme bei mobiler Browser-Nutzung leider vorgegeben sind.

Diese Probleme umgehen Sie, wenn Sie Ihre Nutzer zur Installation und Nutzung der tixxt Mobile Apps (oder Ihrer eigenen Mobile Apps auf Basis von tixxt) bewegen. Erfahrungsgemäß sind Nutzer wesentlich aktiver, wenn sie eine Mobile App auf ihrem Smartphone installiert haben und darin eingeloggt sind. Natürlich erkennt die Bewerbung der Mobile Apps automatisch, ob die tixxt Standard-Mobile-Apps beworben werden sollten, oder die speziell für das Netzwerk bereitgestellten Mobile Apps im eigenen Design der Organisation.

Neue Funktion: Nutzer sperren (für Netzwerk-Admins)

Netzwerkadministratoren haben ab sofort in der Nutzerverwaltung die Möglichkeit, Nutzer zu sperren. Ist ein Nutzer gesperrt kann dieser sich nicht mehr einloggen. Weiterhin werden ihm keinerlei System-E-Mails (wie Zusammenfassungs-E-Mails, Termineinladungen etc.) mehr zugestellt. Einen Nutzer zu sperren kann sinnvoll sein, wenn eine Person längerfristig ausfällt, zum Beispiel aufgrund von Elternschaft oder einer eingefrorenen oder beendeten Mitgliedschaft. Die Funktion könnte hypothetisch auch genutzt werden, um Verstöße gegen die Netiquette oder die Nutzungsbedingungen zu ahnden. Ein solcher Fall ist uns bisher allerdings nicht bekannt.

 

Verbessert: Erweiterte Rechtevergabe bei der Gruppenerstellung (für Admins)

Bisher konnten Netzwerkadministratoren nur entscheiden, ob „Mitglieder und Administratoren“ oder „Nur Administratoren“ Gruppen innerhalb einer Sektion erstellen können. Ab Version 20-1 ändert sich diese Auswahlmöglichkeit. Sie können nun wählen, ob „Alle Mitglieder der Sektion“, „Nur Sektionsadministratoren“ oder „Nur Netzwerkadministratoren“ Gruppen erstellen können. Die neue Auswahl gibt Ihnen noch mehr Möglichkeiten der Selbstverwaltung durch verbundene Organisationen, selbstständige Abteilungen, Landesverbände oder andere Organisationseinheiten. Vor allem die Option “Nur durch Sektionsadministratoren” ermöglicht es, dass die verbundene Organisation zentral die Gruppen darin pflegen kann, anstatt es allen Mitgliedern zu ermöglichen oder nur der übergeordneten Administration.

 

Verbessert: Nutzerzahl kann aufgeschlüsselt werden (für Netzwerk-Admins)

Netzwerkadministratoren können die Nutzer ihres Netzwerks in Zukunft –falls vorhanden- nach den verschiedenen Nutzertypen aufschlüsseln. So haben Sie einen schnellen Überblick, wer „tixxt Nutzer“, „Gewerblicher Nutzer“, „Active Directory-Nutzer“ oder „Externer Abonnent“ ist. Diese Funktion sorgt für mehr Transparenz und hilft Netzwerkadministratoren, einen schnellen Überblick zu bekommen.

 

Großes Update der tixxt Mobile Apps – das ist neu

Die neueste Version der tixxt Mobile Apps zielt darauf ab, dass neue Nutzer sich einzig mit der App im Netzwerk registrieren und darin mitwirken können.

 

Neue Funktion: Registrierung in der Mobile App

Die Registrierung in einem tixxt-Netzwerk musste bisher an einem Desktop-PC oder im mobilen Browser erfolgen. Nun können Sie und Ihre Nutzer den Registrierungsprozess auch in den Mobile Apps durchlaufen. Diese Funktion haben sich viele Kunden gewünscht und wir freuen uns sehr, dies nun endlich online bringen zu können.

 

Verbessert: Profil bearbeiten

Auf vielfachen Kundenwunsch hin können Sie Ihr Nutzerprofil nun auch bequem in den Mobile Apps bearbeiten.

 

Verbessert: Verzeichnisse führen nun auch in die Gruppen

In den tixxt Mobile Apps können nun alle Gruppen auch direkt angetippt werden, in denen ein Nutzer Mitglied ist. Der Nutzer landet so im Beitragsverlauf der jeweiligen Gruppe. Die Mobile Apps bieten nun weitreichende Verzeichnisse für Nutzer und Gruppen, um dort direkt neue Gruppen zu entdecken und in Gruppen hinein zu navigieren.

 

Verbessert: Neuigkeiten am (Burger) Menu und in der linken Seitenleiste

Die tixxt Mobile Apps benachrichtigen Sie nun deutlicher über offene Einladungen zu Terminen und Gruppen. Werden Sie beispielsweise zu einem Termin eingeladen, erscheint eine kleine „1“ am Kalendersymbol, am (Burger) Menu im Kalender links oben und in der Seitenleiste des Kalendermoduls neben dem Punkt „Einladungen“. So erhalten Sie noch schneller einen Überblick über offene Einladungen.

Verbessert: Teilnehmerlisten werden dargestellt

Beim Klick auf einen Termin im Kalender werden nun auch die Teilnehmer dargestellt. So können Sie auch von unterwegs auf Ihrem Mobilgerät sehen, mit wem gemeinsam Sie an einem Termin teilnehmen werden.

 

Neue Funktion: Fragebeitrag erstellen

Sie können nun auch Fragebeiträge über die tixxt Mobile Apps erstellen. Bisher waren hier nur Textbeiträge möglich. So können Sie einfach und schnell von unterwegs Experten befragen oder Feedback einholen. 

 

Verbessert: Filterbarer Beitragsverlauf

Mit der neuen Version stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten für den Beitragsverlauf zur Verfügung. Sie können nach Erwähnungen (durch Personenhinweise), Interaktionen und Inhalten (interessant, gemerkt, kommentiert, Datei, Termin, Frage) oder Entdecken (empfohlen, abonniert, fixiert) filtern. So sehen Sie immer die für Sie spannenden und relevanten Inhalte.

 

Verbessert: Mehr Möglichkeiten bei Beiträgen

Bei Beträgen haben Sie nun eine Vielzahl an Optionen, die Sie aus der Web-Version kennen auch auf dem mobilen Endgerät. Dazu gehören:

• Direktlink zum Beitrag anzeigen
• Beitrag merken
• Beitrag ausblenden
• Beitrag via E-Mail abonnieren

Das Zahnrad/Stellrädchen oben rechts an jedem Beitrag wurde nun durch ein Symbol mit drei Punkten ersetzt. Ausgeblendete Beiträge können Sie unter „Einstellungen“ wieder einblenden.

 

Neue Funktion: Sortierung von Dateien

Es ist Ihnen nun möglich, Dateien nach Dateiname, Größe, Ersteller und letzter Änderung (auf- und absteigend) zu sortieren. So finden Sie noch schneller die Datei, auf die Sie gerade zugreifen möchten.

 

Verbessert: Englisch als Basissprache 

Ist Ihr Smartphone in einer bisher noch nicht unterstützten Sprache eingestellt, wird die tixxt Mobile App automatisch auf Englisch gestellt. Die App kann nach der Installation auf Wunsch aber auch auf Deutsch umgestellt werden.

 

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Für jegliche Fragen und Anmerkungen sprechen Sie bitte Ihre Ansprechperson bei mixxt an oder wenden Sie sich an support@mixxt.net. Die Version 20-1 steht Ihnen ab heute auf tixxt.com zur Verfügung. Die Mobile Apps werden je nach Geschwindigkeit der Review-Prozesse von Apple und Google in Kürze ebenfalls verfügbar sein. Wenn Sie eine eigene Installation haben, besprechen Sie den genauen Bereitstellungszeitpunkt in Ihrem Netzwerk bitte mit Ihrer Ansprechperson bei mixxt. Wir empfehlen eine zügige Bereitstellung und Aktualisierung auf die neue Version.

Achtung! mixxt arbeitet permanent an neuen Funktionen und Verbesserungen für das tixxt Netzwerk. Um immer auf dem neusten Stand zu bleiben, abonnieren Sie einfach die tixxt Release Notes.

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