tixxt Release notes

tixxt-Version 20-3:

Pünktlich zum Jahresende bringt die neue tixxt Version Ihnen neue Funktionen und Möglichkeiten, mit denen Sie gut ins neue Jahr starten können: Die Funktion “Externe Nutzer” aus der vorangegangenen Version wurde erweitert, sodass nun auf allen tixxt-Netzwerken Gast-Nutzer eingebunden und verwaltet werden können. Dank der neuen “Erkennungsprofilfelder” wird es einfacher, Nutzer mit ähnlichen Namen voneinander zu unterscheiden und diese zuzuordnen. Außerdem ist jetzt auf allen tixxt-Netzwerken die Gruppen-Promotion aktivierbar, die neuen Nutzern direkt einzelne Gruppen vorschlägt.

****Alle Netzwerke auf dem Leistungspaketen „tixxt Department“ und „tixxt Business“ erhalten das Update heute. Für „tixxt Enterprise“ und „tixxt On-Premises“: Bitte wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei mixxt, um das Update auf Version 20-3 zu erhalten.***

Erweiterung der Funktion “Externe Nutzer”: Binden Sie Gast-Nutzer in Ihr tixxt-Netzwerk ein, machen Sie sie zu vollwertigen Nutzern und vieles mehr

Gast-Nutzer sind nun auf allen tixxt-Netzwerken ab dieser Version verfügbar. Unter „Nutzer einladen“ können nun in der Netzwerk-Administration Gast-Nutzer und Standard-Nutzer eingeladen werden. Hier kann auch der Registrierungsprozess für Gast-Nutzer aktiviert werden, sodass sich Außenstehende auf der Loginseite als Gast-Nutzer registrieren können. Um stets den Überblick zu wahren, kann hierfür eine Moderation bestimmt werden, sodass die neuen Registrierungen zuerst freigeschaltet werden müssen.

Auch eine Administration der Gast-Nutzer ist möglich. In der Netzwerk-Administration / Benutzerverwaltung kann nach Gast-Nutzern gefiltert werden. Neu ist ebenfalls, dass bestehende Nutzer zu Gast-Nutzern umgewandelt werden können – und umgekehrt. Dies ist beispielsweise für Organisationen, z.B. Verbände, interessant, die Schnuppermitgliedschaften im Netzwerk anbieten oder eine Registrierung zu eingeschränkten Gruppen anbieten. Externe Nutzer lassen sich somit zu einem späteren Zeitpunkt zu einem vollwertigen Mitglied, einem Standard-Nutzer, umwandeln.

Wer ein externer Nutzer ist, ist immer für alle transparent und nachvollziehbar, denn externe Nutzer werden nun als „Gast“ gekennzeichnet. So wird die Kommunikation vereinfacht, denn wenn jedes Netzwerkmitglied weiß, bei wem es sich um einen externen Nutzer handelt, kann darauf entsprechend reagiert werden (z.B. indem keine Links zu Terminen aus dem Netzwerkkalender geschickt werden, die der externe Nutzer nicht aufrufen kann).

Die Markierung von Gästen ist dabei an folgenden Stellen möglich:

  • Hinter dem Namen des Nutzers steht „Gast“ als Etikett, z.B. in den Verzeichnissen (Nutzerverzeichnis,  Mitgliederverzeichnis von Gruppen)
  • Bei Personenhinweisen (@Vorname-Nachname)
  • In allen Suchfeldern, in denen Nutzer vorgeschlagen werden (z.B. bei Termineinladungen, Direktnachrichten usw.)
  • In Beiträgen (Autor) (nur textuell, z.B. (Gast)), Antworten/Kommentaren (Autor) (nur textuell, z.B. (Gast)) und Terminteilnehmerliste (nur textuell, z.B. (Gast))
  • In Direktnachrichten als Empfänger/Absender
  • In Info-Blöcken (Widgets), z.B. bei „Neueste Nutzer“

Des Weiteren können externe Nutzer auch via Programmierschnittstelle/API verwaltet werden, um die Steuerung aus einem CRM-System oder einer Mitgliederverwaltung zu ermöglichen.

Hinweis für Enterprise Sektionen, wenn Sie geschützte Sektionen mit einer Hauptgruppe verwenden: Nach jetzigem Stand werden Gast-Nutzer auch automatisch in die Hauptgruppe hinzugefügt, sobald diese in eine Gruppe innerhalb der Sektionen hineinkommen. Somit sind Gast-Nutzer beim Einsatz von Enterprise Sektionen mit Hauptgruppe mit Vorsicht einzuladen!

Schnelles & eindeutiges Zuordnen der Nutzer: Die “Erkennungsprofilfelder” machen das möglich

Mit der neuen tixxt-Version können Administratoren nun in den Netzwerkeinstellungen unter dem Punkt “Nutzereinstellungen” das sogenannte “Erkennungsprofilfeld” auswählen. So wird festgelegt, welches Profilfeld direkt hinter dem Namen des Nutzers in Klammern angezeigt wird, sodass dieser leichter zugeordnet werden kann, z.B. „Peter Müller (ABCom GmbH)“.
An folgenden Orten, wird das Profilfeld hinter dem Namen des Nutzers angezeigt:
  • In den Verzeichnissen
  • Im Beitragsverlauf
  • Bei der Auswahl von Personen über die Suchfunktion
  • Bei Personenhinweisen, z.B. in Beiträgen
  • Bei Einladungen im Terminmodul, insbesondere im Memberfeld beim Erstellen und Bearbeiten von Termineinladungen
  • Bei Direktnachrichten (Autor/Empfänger)
Diese neue Funktion bietet vor allem Netzwerken mit vielen Mitgliedern einen enormen Vorteil. Hier kommt es immer wieder vor, dass es zahlreiche Nutzer mit demselben Namen gibt, z.B. Peter Müller. Mit den Erkennungsprofilfeldern können diese Nutzer nun einwandfrei voneinander unterschieden werden, z.B. wenn man einen Peter Müller in einem Beitrag namentlich markieren möchte. Mögliche Verwechslungen können verhindert werden, da als Erkennungsprofilfeld beispielsweise die jeweilige Abteilung oder (in größeren Organisationen) der betreffende Standort angezeigt werden kann.

Gruppen-Promotion zur Bewerbung von Gruppen

Nun kann in jedem tixxt-Netzwerk im Rahmen des “Netzwerkbeitrittes” die Gruppen-Promotion aktiviert und konfiguriert werden. Netzwerk-Administrator*innen bestimmen dabei, welche Gruppen neuen Nutzer*innen gegenüber bei der initialen Registrierung beworben werden. Die Gruppen-Promotion erscheint dann als zusätzlicher, letzter Schritt der Nutzer-Registrierung und bietet ganze Sektionen und einzelne Gruppen den Neuankömmlingen zur Auswahl.

Gruppen-Promotion: Was neue Nutzer*innen sehen

Bei aktivierter Gruppen-Promotion füllen die sich neu registrierenden Personen ihr Profil aus und kommen daraufhin auf den neuen Registrierungsschritt. Nun werden Gruppen angezeigt, inkl. einer Auswahlmöglichkeit vor jeder Gruppe. Setzt man also hier ein Häkchen vor eine Gruppe, wird man bei Abschluss dieser Nutzer-Registrierung auch automatisch Mitglied dieser Gruppe. Bei geschlossenen Gruppen mit Beitrittsmoderation werden die neuen Nutzer*innen nicht automatisch Mitglied, stoßen aber die Beitrittsmoderation an. Besonders interessante oder wichtige Gruppen können sogar ein Häkchen vorab gesetzt bekommen, sodass neue Nutzer diese Häkchen erst einmal bewusst entfernen müssen, um nicht in dieser wichtigen Gruppe Mitglied zu werden. Dies eignet sich besonders für Gruppen, die als allgemeine Informationskanäle dienen.

Gruppen-Promotion: Einstellungsmöglichkeiten in der Administration

In den Netzwerkeinstellungen unter “Netzwerkbeitritt” wird die Gruppen-Promotion aktiviert. Nun sollten Sie eine sinnvolle Überschrift und eine kleine Erklärung eingeben, damit neue Nutzer*innen auch besser verstehen, worum es bei dieser Liste an Gruppen geht. Und dann kann es schon losgehen: Sie wählen Sektionen aus, deren Gruppen auf der Gruppen-Promotionsseite dargestellt werden sollen. Natürlich erscheinen nicht unsichtbare und geschlossene Gruppen ohne die Möglichkeit, Beitrittsanfragen zu stellen. Darüber hinaus können auch einzelne Gruppen handverlesen werden, die auch in der Gruppen-Promotion erscheinen. Diese sind aber dann auch direkt mit einem Häkchen vorgemerkt. Wenn die sich registrierende Person also das Häkchen nicht entfernt, wird die Person automatisch nach Abschluss der Registrierung Mitglied in der Gruppe (Opt-Out Verfahren).

Bestehende Dateien als Beitrag teilen

Aufgrund der großen Beliebtheit der bisherigen Funktion “Auch als Beitrag veröffentlichen” für Dateien, Termine und App-Einträge bringt die neue Version von tixxt nun die erste Version unserer Teilen-Funktion. Dateien können mit nur einem Klick an einen Beitrag angehängt werden. Damit machen Sie Ihre Gruppe oder Netzwerk zügig und einfach auf wichtige bzw. neue Dateien aufmerksam. Dafür navigieren Sie auf die Detailseite einer Datei, klicken auf die drei Punkte und daraufhin auf “Als Beitrag veröffentlichen”. Nun werden Sie auf die Startseite geführt, der Beitragseditor wird geöffnet und die entsprechende Datei ist bereits dem zu erstellenden Beitrag angehängt. Nun können Sie nach Herzenslust den Beitrag verfassen, eventuell weitere Dateien hinzufügen und abschließend auf “Beitrag senden” klicken.

Vorausgewählt wird also die Datei, von deren Detailseite man weitergeleitet wurde und die Sichtbarkeit wird auf die Gruppe voreingestellt, in der diese Datei liegt. Dies vereinfacht das Hinweisen auf neue Dateien aus aktuellem Anlass und ermöglicht auch das nachträgliche Erstellen eines Beitrags, ohne eine neue Version hochladen zu müssen. Community Manager*innen und Redakteur*innen können nun auch vereinfacht bestehende Dateien im Rahmen der Content-Erstellung einbinden und nutzen.

Dateianhänge in Terminen schneller & einfacher hinzufügen

Die Veranstaltungsoptionen mussten bisher mit einem zusätzlichen Klick eingeblendet werden und man musste bis ans Ende scrollen, um Dateien anhängen zu können. Dies ist nun deutlich einfacher: Dateien können nun direkt per drag & drop hinzugefügt werden, noch vor den Veranstaltungsoptionen – diese müssen dazu gar nicht erst angeklickt werden. So gelingt dem Terminersteller das Hinzufügen von Dateien deutlich schneller.

Dies ist für alle Organisationen hilfreich, sei es ein Verband mit Gremiums- oder Vorstandssitzungen oder ein Unternehmen mit Meetings zu spezifischen Themen, auf die sich die Teilnehmenden mithilfe der angehangenen Dokumente vorbereiten.

Keine Verwirrung mehr: Das Hinzufügen von Logos ist in der Terminerstellung nun deutlicher gekennzeichnet

Eine weitere Neuerung bei der Terminerstellung betrifft das Feld “Logo hinzufügen”. Dieses ist nun mit dem Titel “Logo” klarer gekennzeichnet. Auch der Text im nebenstehenden Drag & Drop-Feld ist nun leichter verständlich: “Neue Bilder mittels Drag & Drop hier ablegen”. So ist nun für alle klar, dass hier Bildformate angehangen werden können. Für Dateianlagen gibt es schließlich ein eigenes Feld (das nun sogar zentraler zu erreichen ist).

Das Widget “Nächste Termine” zeigt nun auch den Wochentag an

Das Widget „Nächste Termine“, welches Sie in die rechte Randleiste einbinden können, wurde mit der neuen Version um den Hinweis auf die Wochentage ergänzt. Vor dem jeweiligen Datum findet sich ab sofort das Kürzel für den entsprechenden Wochentag, z.B. “Mi.” für Mittwoch.

Findet der Termin am heutigen Tag statt, wird statt des Wochentagskürzels der fett gedruckte Hinweis “heute” angezeigt. So steht einer gelungenen Terminübersicht nichts mehr im Wege und für Sie ist besser ersichtlich, wann Ihre Termine stattfinden. Der Wochentag hilft bei der persönlichen Einordnung des Termins in die Woche.

Neue Rechtstexte können angelegt und bearbeitet werden

Mit der neuen tixxt-Version können nun beliebig viele Rechtstexte angelegt werden, sodass neben den klassischen Rechtstexten wie „Datenschutzbestimmungen“ und „Nutzungsbedingungen“ auch weitere Texte wie z.B. „Verhaltenskodex“, „Compliance-Richtlinien“ oder „Hinweise zum Wettbewerbsrecht“ hinzugefügt werden können. Somit können nun auch weitere Regeln und Hinweise konfiguriert werden, die so wichtig sind, dass die Nutzer diese bei der Registrierung bestätigen müssen. Beispiele dafür sind:
  1. Verhaltenskodex/Netiquette
  2. Compliance-Richtlinien / Hinweise zum Kartell- oder Wettbewerbsrecht: Besonders spannend ist dies für Verbände, die ihre Mitglieder darauf hinweisen wollen, welche rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Kommunikation auf der tixxt-Plattform zu beachten sind.
  3. Gesonderte rechtliche Hinweise für integrierte Lösungen: tixxt bietet verschiedene Integrationen an, die teils ihre eigenen rechtlichen Hinweise mit sich bringen. Diese können nun getrennt in der Registrierung aufgeführt und bestätigt werden.
  4. Gesonderte Hinweise für bestimmte Personengruppen.
  5. Gesonderte Hinweise für Gewinnspiele.
Jeder angelegte Rechtstext muss von neuen Nutzern im Rahmen der Registrierung “abgesegnet” werden. Wird ein neuer Rechtstext hinzugefügt oder ein bestehender verändert, müssen dies ebenfalls alle Nutzer beim nächsten Login bestätigen, um fortfahren zu können. Ein Hinweistext informiert Sie bei der Bearbeitung entsprechend darüber. Die alten Rechtstexte bleiben für eine Versionierung bestehen, können jedoch nach einer Bestätigung auch gelöscht werden. Diese Verwaltung der Rechtstexte steht erst ab dem Leistungspaket “tixxt Business” zur Verfügung.

Zwei-Faktor-Authentifizierung nun auch per E-Mail möglich

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung wurde erweitert und ist nun auch per E-Mail möglich. Nun kann die Passworteingabe beim Login um den zweiten Faktor auch als Code via E-Mail durchgeführt werden. Um sich erfolgreich einzuloggen, muss neben dem Passwort zusätzlich der Code aus der E-Mail eingegeben werden. Damit haben Nutzer*innen nun zwei Möglichkeiten, den zweiten Faktor einzugeben: Mithilfe der Authenticator-App oder mittels Code via E-Mail.
Dies ist vor allem für Nutzer*innen interessant, die sich nicht über die Authenticator-App authentifizieren können: Entweder weil sie kein dienstliches Smartphone nutzen / besitzen oder weil sie das private Smartphone nicht dafür nutzen möchten / dürfen. Insbesondere bei unseren besonders sicherheitsbewussten Anwender*innen, z. B. aus den Bereichen Finanzen oder der Industrie, spielt die Zwei-Faktor-Authentifizierung eine tragende Rolle.

Vereinfachung der Netzwerkadministration

Die Netzwerkeinstellungen wurden wesentlich vereinfacht und sind nun optisch ansprechend in einzelne Reiter aufgeteilt: Basiskonfiguration, Netzwerkbeitritt (inklusive der neuen Gruppen-Promotion), Nutzereinstellungen sowie generelle E-Mail-Einstellungen. Wenn Sie in einem Reiter Änderungen vorgenommen haben, können Sie diese nun ganz einfach unten rechts speichern, bevor Sie sich den nächsten Reiter ansehen.
In der Basiskonfiguration lassen sich der Name, die Sprache sowie die Kategorie Ihres tixxt-Netzwerks festlegen. Im Reiter “Netzwerkbeitritt” wird eingestellt, wie Ihre Nutzer*innen dem Netzwerk beitreten. Andererseits können Sie hier die verschiedenen Optionen der neuen Gruppen-Promotion festlegen. Die Nutzereinstellungen regeln unter anderem die Sortierung des Mitgliederverzeichnisses sowie die Profilfragen im Verzeichnis. Hier lassen sich auch das neue “Erkennungsprofilfeld” sowie eine mögliche Zwei-Faktor-Authentifizierung einstellen. Der Reiter “E-Mail-Einstellungen” befasst sich mit den Benachrichtigungsoptionen.

Neue Schnittstelle/API: Beiträge und deren Anhänge

Die nächste Schnittstelle, die nun programmatisch angesprochen werden kann, ist die API für Beiträge und Dateianhänge. Damit können alle relevanten Informationen rund um Beiträge abgerufen werden, um Synchronisationen und Abgleiche automatisiert zu ermöglichen. Damit erweitern wir die bestehenden APIs für Nutzer, Gruppen, Sektionen, Termine um unser beliebtestes Modul: Das Beitragsmodul. Mögliche Anwendungsfälle hierfür sind z. B. das automatische Erstellen von Beiträgen, wenn in einem anderen System eine neue Information bereitgestellt wurde oder der Abruf der neuesten Beiträge in bestimmten Gruppen innerhalb von tixxt, um diese in einem anderen System automatisiert darzustellen. Die Schnittstelle/API ist ab dem Leistungspaket tixxt Enterprise verfügbar und benötigt einen technischen Dienstleister, um solche Integrationen zu ermöglichen. Sprechen Sie gerne Ihre Ansprechperson bei tixxt an, um über mögliche Integrationen zu sprechen.

Korrigiert: Optimierung der Suchfunktion

Im Termin-Modul wurde die Suche nach Gruppen in der Teilnehmerliste korrigiert: Vereinzelt kam es vor, dass Nutzer*innen in der Teilnehmerliste nach Gruppen gesucht haben, die einen Bindestrich im Namen beinhalteten, z. B. “Austausch-Gruppe”. Durch einen Bug bekamen diese Nutzer*innen nur Ergebnisse der Suche angezeigt, wenn Sie “Austausch” eingaben. Sie erhielten jedoch keine Ergebnisse, wenn Sie den Suchbegriff inklusive des Bindestrichs (“Austausch-”) in das Suchfeld tippten. Dies ist nun korrigiert, sodass die Suche wieder für beide Schreibweisen die gewünschten Ergebnisse zeigt.

Korrigiert: Einbinden von Hashtags in Beiträgen

Einzelne Nutzer*innen berichteten, dass Sie Beiträge nicht korrekt speichern konnten, wenn diese Hashtags beinhalteten. Diese Nutzer*innen erhielten die Fehlermeldung “Fehler beim Speichern”. Ein Speichern und Veröffentlichen ohne jegliche Hashtags war jedoch problemlos möglich. Dieser Bug wurde korrigiert, sodass das Hinzufügen von Hashtags in Beiträgen sowie die Veröffentlichung dieser Beiträge wieder problemlos möglich sind.

Teilen Sie die tixxt Release Notes in Ihrem Netzwerk

Sie wollen Ihren Nutzern mitteilen, welche Neuerungen die tixxt-Version 20-3 mit sich bringt? Veröffentlichen Sie doch einfach folgenden Text als Beitrag in Ihrem Netzwerk (die kursiv gedruckten Punkte sollten Sie nur veröffentlichen, wenn Sie diese Funktionen aktiviert haben):

Hallo ….
Unser tixxt-Netzwerk hat ein Update auf die neueste Version 20-3 erhalten. Hieraus ergeben sich folgende Neuerungen und Verbesserungen:

  • Externe Nutzer: Gast-Nutzer können durch Netzwerk-Admins eingeladen und zu vollwertigen Mitgliedern umgewandelt werden.
  • Erkennungsprofilfleder: Wir können nun ein bestimmtes Feld neben jedem Namen darstellen, damit leichter zu erkennen ist, um wen es sich bei dem Namen handelt.
  • Gruppen-Promotion: Gruppen werden bei der Registrierung neuer Nutzer beworben und bieten ganze Sektionen oder Gruppen zur Auswahl.
  • Bestehende Dateien als Beitrag teilen: Dateien können mit nur einem Klick in einem Beitrag geteilt werden.
  • Dateianhänge und Logos in Terminen: Mit weniger Klicks schneller und einfacher Dateien und Logos zu Terminen hinzufügen.
  • Widget “Nächste Termine”: Das Widget wird um den Hinweis auf die Wochentage ergänzt. Vor dem Datum befindet sich das Kürzel für den entsprechenden Wochentag.
  • Rechtstexte anlegen und bearbeiten: Rechtstexte lassen sich nun schnell verwalten und zusätzliche Regeln können mit Bestätigungspflicht aller Nutzer festgelegt werden.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail: Die Authentifizierung wurde ausgeweitet und ist nun auch per E-Mail möglich.
  • Vereinfachung der Netzwerkadministration: Die Netzwerkeinstellungen sind nun optisch ansprechend in einzelne Reiter aufgeteilt.
  • Neue Schnittstelle/API: Beiträge und Dateianhänge können über die API mit anderen Systemen synchronisiert werden.
  • Fehlerbehebungen: Verschiedene Fehler wurden behoben, inkl. der Suche nach Gruppen-Namen und bei der Nutzung von Themen.

Feedback?

Für jegliche Fragen und Anmerkungen sprechen Sie bitte Ihre Ansprechperson bei mixxt an oder wenden Sie sich an support@mixxt.net. Die Version 20-3 steht Ihnen ab heute auf tixxt.com zur Verfügung. Wenn Sie eine eigene Installation haben, besprechen Sie den genauen Bereitstellungszeitpunkt in Ihrem Netzwerk bitte mit Ihrer Ansprechperson bei mixxt. Wir empfehlen eine zügige Bereitstellung und Aktualisierung auf die neue Version.

Achtung! mixxt arbeitet permanent an neuen Funktionen und Verbesserungen für das tixxt Netzwerk. Um immer auf dem neusten Stand zu bleiben, abonnieren Sie einfach die tixxt Release Notes.

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