tixxt Release Notes 21-3

tixxt-Version 21-3:

Mit dem Herbst kommt auch das dritte Release von tixxt. Der Fokus liegt bei der neuen Version auf den Termin- und Dateifunktionen. Markieren Sie Dateien als final und bilden Sie mit Mitgliedschaftsrollen dynamische Einladungsverteiler für Termine innerhalb von Gruppen. Auch sprachlich hat tixxt dazugewonnen: 🇫🇷 “tixxt parle français!” Weitere kleinere Informationen und Anwendungsbeispiele können Sie in den detaillierten Ausführungen nachlesen.

Um die Vorfreude zu steigern, verweisen wir als Vorabankündigung auf die Weiterentwicklungen der Mobile Apps. Diese machen einen großen Sprung nach vorne. Unter anderem können bald Seiten (Pages) mobil dargestellt werden. Alle Details können Sie im betreffenden Abschnitt nachlesen.

***Alle Netzwerke auf den Leistungspaketen „tixxt Department“ und „tixxt Business“ erhalten das Update morgen. Für „tixxt Enterprise“ und „tixxt On-Premises“: Wenn Sie eine Zusatzvereinbarung für Release-Updates unterzeichnet haben, wird Ihre Ansprechperson mit einem Termin auf Sie zukommen. Andernfalls melden Sie sich bitte bezüglich einer Terminabsprache für das Update bei uns.***

Datei-Verwaltung: Dateien als final markieren

Ab sofort können Dateien, die eine endgültige Fassung erreicht haben, als final markiert werden. Diese Dateien können dann nicht mehr mit tixxtDOCS oder Microsoft Office Online bearbeitet werden. Das Hinzufügen von neuen Dateiversionen ist nach der Final-Markierung ebenfalls nicht mehr möglich.

Innerhalb der Gruppen legen Gruppenadmins unter “Berechtigungen” > “Bestehende Dateien können finalisiert werden durch” fest, wer Dateien als final markieren darf. Zur Wahl stehen: Mitglieder & Administratoren; nur Administratoren. Analog können Netzwerkverantwortliche in der Netzwerkadministration festlegen, wer Dateien auf Netzwerkebene (also übergreifend für alle Nutzer:innen) als final markieren darf.

Netzwerkadmins (bzw. in den Gruppen: Gruppenadmins) sowie jene Person, die eine Datei als final markiert hat, können die Final-Markierung aufheben und die Datei somit wieder zur Bearbeitung freigeben.

Wurde eine Datei als final markiert, sind die Schaltflächen zum Bearbeiten der Datei ausgegraut; die Schaltfläche oben rechts “Neue Version” wird nicht mehr angezeigt. Zudem erscheint der Hinweistext: “Diese Datei wurde am [Datum] um [Uhrzeit] von [Nutzer:in verlinkt] als final markiert”.

Haben Sie also zum Beispiel ein Protokoll einer Gremiensitzung oder ein Dokument in einem Projekt erstellt, das zwar für alle Mitglieder einsehbar, aber in seinen Inhalten nicht mehr änderbar sein soll, kann der oder die Verantwortliche von nun an nach der Erstellung die Datei als final markieren. Somit ist die Datei geschützt und kann nicht mehr nachträglich verändert werden.

Terminerstellung: Maximale Teilnehmerzahl verbindlich festlegen

Wie bisher kann bei der Terminerstellung eine Teilnehmerbegrenzung angegeben werden. Neu ist nun, dass diese Limitierung auch als verbindliche Begrenzung der Teilnehmerzahl greifen kann. Terminersteller können nun festlegen, ob die maximale Teilnehmerzahl hart oder weich sein soll:

Die neue Checkbox “Nach Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl keine weiteren Anmeldungen ermöglichen” lässt dem Terminersteller freie Hand, welche Form der Limitierung greifen soll.

Wurde das harte Teilnehmer-Limit eingestellt und die maximale Anzahl an Teilnehmenden erreicht, können keine weiteren Zusagen für den Termin abgegeben werden. Die Schaltfläche “Ich nehme teil” erscheint im Termin ausgegraut und kann nicht mehr angeklickt werden.

Für Einladungen zu Terminen, bei denen die maximale Teilnehmerzahl bereits erreicht wurde, erscheint dann der Hinweis “Für diesen Termin wurde die maximale Teilnehmerzahl erreicht. Bitte wenden Sie sich an den Terminersteller”.

Überbuchte Termine oder Konferenzräume gehören nun der Vergangenheit an. Digitale oder hybride Veranstaltungen, bei denen die Zahl der Teilnehmenden aufgrund der Übersichtlichkeit begrenzt ist, lassen sich von vornherein perfekt von Ihnen planen.

Terminerstellung: Konsumenten zu Terminen einladen

Mit der neuen Version können Terminersteller für ihren Termin auswählen, ob zu diesem auch Konsumenten eingeladen werden. Wird ein Termin erstellt, findet sich im Bereich “Einladungen” eine neue Checkbox: “Konsumenten zu diesem Termin einladen”. Wird hier das Häkchen gesetzt, werden die Konsumenten jener Gruppen eingeladen, in denen der Termin veröffentlicht wird (ausgewählt unter “Kalender”).

Der Terminersteller sieht in der Einladungsliste zwar, dass Konsumenten eingeladen wurden. Die Namen der Konsumenten sieht diese Person aus Datenschutzgründen jedoch nicht, da die Konsumenten noch keine registrierten Netzwerkmitglieder sind und somit die Rechtsbelehrungen z.B. zum Datenschutz nocht nicht akzeptiert haben. Somit bleiben die Konsumenten weiterhin eine Art E-Mail-Verteiler, der über tixxt bespielt werden kann.

Diese Funktion eignet sich beispielsweise, um mit einer prominenten Veranstaltung noch nicht registrierte Personen auf den Termin aufmerksam zu machen. Möchte einer dieser Konsumenten nun an der Veranstaltung teilnehmen, muss er sich zunächst im Netzwerk registrieren. Sie schlagen somit zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie bewerben Ihre Veranstaltung und gleichzeitig auch Ihre Plattform.

Bienvenue! tixxt ist nun auch auf Französisch verfügbar

Nous sommes très fiers de vous présenter notre version française: Mit der Version 21-3 ist tixxt nun auch in französischer Sprache verfügbar. Ab jetzt können alle Netzwerkadmins unter dem Menüpunkt “Administration” > “Netzwerkeinstellungen” die Sprache auf Französisch umstellen.

Alle Oberflächen, Schaltflächen und Benachrichtigungen innerhalb von tixxt werden dann auf Französisch angezeigt. Weiterhin werden ebenfalls System- und Benachrichtigungs-E-Mails in französischer Sprache versendet. Der Netzwerkadmin kann somit entscheiden, in welcher Sprache das Netzwerk erscheinen soll.

Soll Ihr Netzwerk weiterhin auf Deutsch erscheinen, die Nutzer:innen aber dennoch die Möglichkeit haben, in eine andere Sprache zu wechseln, können Sie beispielsweise einen entsprechenden Link in die Info-Leiste oder die Hauptnavigation einbinden: Ergänzen Sie am Ende Ihrer URL einfach ?locale=fr und schon wird Ihnen tixxt auf Ihrem individuellen Endgerät in französischer Sprache angezeigt – ohne dass die Standardsprache des Netzwerks für alle geändert wurde! Nun müssen Sie den Link zur Sprachumstellung für die jeweils klickenden Nutzer:innen nur noch hinterlegen.

Sie haben neue Kolleg:innen in Brüssel, mit denen Sie und Ihr Verband einen regen Austausch betreiben möchten? Deren Expertenwissen Sie für Ihre Mitglieder gerne auf Ihrer Plattform teilen möchten? Pas de problème! Internationaler Austausch kann nun mühelos für Ihre Mitglieder in vier möglichen Sprachen dargestellt werden: Deutsch, Englisch, Spanisch und jetzt auch auf Französisch. Connectez-vous!

Mitgliedschaftsrollen: Einzelne Rollen gezielt zu Terminen einladen

Wenn Mitgliedschaftsrollen innerhalb einer Gruppe von einem Gruppenadmin konfiguriert wurden, können nun einzelne Rollen gezielt von den Terminerstellern innerhalb der Gruppe eingeladen werden.

Mit dieser Erweiterung lassen sich beispielsweise Assistenzen in Gremien gesondert zu einem Planungstermin oder der interne Kreis eines Projektes zum Meeting einladen. Mithilfe dieser neuen Funktion ist sichergestellt, dass nur jene Gruppenmitglieder eingeladen werden, die sich auch zu einem Thema austauschen sollen.

Bessere Übersicht: Nicht ausgefüllte Profilfelder ausgeblendet

Um eine bessere Übersicht zu gewährleisten, werden optionale Profilfelder, die von den jeweiligen Nutzer:innen nicht ausgefüllt wurden, nicht mehr im Profil angezeigt. So sehen Sie die vorhandenen Informationen auf den ersten Blick, ohne sich durch fehlende Angaben scrollen zu müssen.

Export der Teilnehmerliste eines Termins beinhaltet auf Wunsch E-Mail-Adressen

Als Netzwerkadmin können Sie nun entscheiden, ob Gruppenadmins und Terminersteller im Export der Teilnehmerliste auch die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden angezeigt bekommen. Diese Einstellung können Sie ab sofort in der Netzwerkadministration unter “Termine” (“Teilnehmerlisten-Export enthält E-Mail-Adresse: Ja/Nein”) festlegen. Im Standard ist diese Einstellung immer auf “Nein” gesetzt; sie kann jedoch jederzeit durch einen Netzwerkadmin geändert werden.

Verbessert: Dateianhänge in Terminen nun auch in Terminbeiträgen

Mit dem Update auf die neueste Version verbessert sich auch die Ansicht der Terminbeiträge. Wird ein Termin mit Dateianhang erstellt und gleichzeitig als Beitrag veröffentlicht, erscheint der Dateianhang nun auch am Terminbeitrag. So erhalten Sie alle wichtigen Informationen auf den ersten Blick und müssen nicht erst auf den Termin klicken, um den Anhang sehen zu können.

Laden Sie beispielsweise zu einer Gremiensitzung ein, erhalten die eingeladenen Mitglieder nun die Tagesordnungspunkte dieser Sitzung automatisch bereits über den Terminbeitrag auf einen Blick, ohne den Termin öffnen zu müssen.

Verbessert: Hinweis vor Versenden einer Direktnachricht “An alle Nutzer”

Nach wie vor ist es Netzwerkadmins möglich, eine Direktnachricht an alle Mitglieder auf der Plattform zu versenden. Wird nun der Haken für den Versand einer Direktnachricht “An alle Nutzer” gesetzt, erscheint vor Versand der Nachricht ein Hinweis, um noch einmal auf den großen Empfängerkreis aufmerksam zu machen: “Diese Direktnachricht wird an alle Mitglieder des Netzwerks versendet.”

Ebenfalls erscheint ein entsprechender Hinweis, wenn als Empfänger der Direktnachricht eine gesamte Gruppe ausgewählt wird: “Diese Direktnachricht wird an alle Mitglieder der Gruppe versendet.” So wird der Netzwerkadmin noch einmal sensibilisiert und kann den Empfängerkreis bei Bedarf anpassen.

Verbessert: Vereinfachte Integrationen anderer Dienste und Seiten

Via iFrames können nun diverse Elemente oder ganze Seiten eingebunden werden. Dies gilt für den Page Creator (ganze Seiten einbinden) sowie für die rechte Info-Leiste (für kleinere Blöcke/Widgets, z.B. Wetterdienste).

iFrames waren aus Sicherheitsgründen in der Vergangenheit nur beschränkt in tixxt integrierbar. Die Sicherheitsbedenken konnten nun aus dem Weg geräumt werden. Ab jetzt sind alle iFrames erlaubt und können eingebunden werden.

Neue Funktion für die Mobile Apps

“Sprechende” Push-Mitteilungen

Die Push-Mitteilungen wurden überarbeitet, sodass Ihnen nun aussagekräftigere Benachrichtigungen angezeigt werden, sofern Sie eine für Sie individualisierte und somit eigens für Sie angepasste tixxt-App (“branded App”) nutzen. Sie können jetzt für Ihr Netzwerk optional einstellen, ob Push-Meldungen auch eine Information beinhalten, um welchen Beitrag es sich handelt: Ein Auszug aus dem Beitragstext sowie aus dem Termintext ist möglich.

In den Grundeinstellungen sind die “sprechenden” Push-Mitteilungen zunächst deaktiviert. Wenn Sie diese für Ihre App nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson in der Kundenbetreuung. Bitte beachten Sie: Die Ausschnitte der Inhalte, die in den Push-Benachrichtigungen dargestellt werden, werden aufgrund der Funktionsweise von Apple iPhones und Google Android Smartphones durch Server in den USA geleitet. Dies können wir nicht vermeiden. Eventuell sollten Sie dies mit Ihrer/m Datenschutzbeauftragten besprechen.

Ausblick: Demnächst bekommen unsere Mobile Apps ein Update

Folgende Neuerungen sind zu erwarten:

Info-Seiten (Pages) sind bald auch mobil verfügbar

Mit der nächsten Version können Sie ganz einfach Info-Seiten, die Sie in der Webversion mit dem sogenannten “Page Creator” angelegt haben, in der Mobile App anzeigen lassen. Im Web können Sie dann für jede Seite festlegen, ob diese auch mobil verfügbar sein soll.

Nutzen Sie eine eigene, angepasste tixxt App (“branded App”), haben Sie dann zudem die Option, festzulegen, ob bestimmte Info-Seiten auch ohne Login sichtbar sein sollen (Checkbox “öffentliche Seite”).

Veröffentlichen Sie bestehende oder neue Seiten – entweder zentral durch den Verband / das Unternehmen oder optional durch einzelne Gruppenadmins. So haben Sie Ihre wichtigsten Info-Seiten auch mobil immer griffbereit.

Verbesserung: Dateianhänge im Termin werden bald auch an Terminbeiträgen angezeigt

Analog der Web-Variante verbessert sich zukünftig auch in der Mobile App die Ansicht der Terminbeiträge. Wird ein Termin mit Dateianhang erstellt und gleichzeitig als Beitrag veröffentlicht, erscheint der Dateianhang dann auch am Terminbeitrag. So erhalten Sie alle wichtigen Informationen auf den ersten Blick und müssen nicht erst auf den Termin klicken, um den Anhang sehen zu können.

Verbesserung: Anhänge an Kommentaren sichtbar

Mit der kommenden Version der Mobile App werden auch Dateien und Bilder, die an Kommentare gehängt wurden, mobil sichtbar.

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