tixxt Release Notes 21-1

tixxt-Version 21-1:

Im Mittelpunkt der aktuellen tixxt-Version steht unsere neueste Funktion “tixxtDOCS”. Die Version 21-1 steht Ihnen ab heute Abend auf tixxt.com zur Verfügung.

Mit tixxtDOCS ist es nun ganz einfach, gemeinsam und in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten – ohne dafür zusätzliche, personengebundene Software-Lizenzen zu benötigen. tixxtDOCS ermöglicht es Ihnen beispielsweise Stellungnahmen oder Positionspapiere mit großen Kreisen zu finalisieren oder gemeinsam Protokolle und Konzepte zu bearbeiten. Auch die Freigabeprozesse werden durch tixxtDOCS deutlich beschleunigt: Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung ermöglicht einen direkten Einblick und zeigt Ihnen alle Änderungen und Kommentare an einer Stelle. Damit alle Netzwerke von der neuen Funktion profitieren können, wird tixxtDOCS bei dieser Version automatisch in Ihrem Netzwerk aktiviert. Falls Sie dies nicht wünschen, sprechen Sie gerne Ihre Ansprechperson in der Kundenbetreuung an.
Neben neuen Funktionen im Bereich der Projekt-Pinnwände und der Gruppen, wurden in der neuen Version auch der Nutzerdaten-Export sowie die Benachrichtigungen aus abonnierten Gruppen überarbeitet. Ebenfalls wurde die Funktion “Gastnutzer” weiter ausgebaut: Einzelne Gruppen können nun gezielt für Gastnutzer sichtbar gemacht werden und die Gruppen-Promotion ist ab sofort auch für Gastnutzer verfügbar.

***Alle Netzwerke auf den Leistungspaketen „tixxt Department“ und „tixxt Business“ erhalten das Update heute. Für „tixxt Enterprise“ und „tixxt On-Premises“: Bitte wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson bei mixxt, um das Update auf die Version 21-1 zu erhalten.***

tixxtDOCS: Gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit

Mit tixxtDOCS bearbeiten Sie Dateien gemeinsam und in Echtzeit, vollständig kompatibel und DSGVO-konform. Dies ist eine zusätzliche Möglichkeit neben der bisher bereits verfügbaren Integration von Office 365 für die Bearbeitung der Dokumente mit Microsoft Office Online. Mit tixxtDOCS können Sie vollständig im Browser agieren; Sie benötigen keine gesonderte Software-Installation.

Im Standard verfügt jede tixxt-Plattform über ein Grundkontingent an gleichzeitigen Bearbeitungssitzungen auf Dokumente. So können Sie zeitgleich mit mehreren Personen an ein und derselben Datei arbeiten. tixxtDOCS bietet Ihnen höchste Kompatibilität mit den drei gängigen Microsoft Office-Formaten, wird dabei jedoch von mixxt betrieben und aus Deutschland bereitgestellt. So stellen wir eine 100 prozentige DSGVO-Konformität sicher und Sie müssen sich keine Sorgen um den Schutz Ihrer Daten machen.

Benötigen Sie eine höhere Anzahl an gleichzeitigen Bearbeitungssitzungen, beispielsweise um darüber hinaus mit weiteren Personen an einer Datei zu arbeiten, können Sie diese ganz einfach bei mixxt hinzubuchen. Anders als bei bisherigen Tools zur Dokumentenbearbeitung zahlen Sie lediglich für tatsächlich stattfindende parallele Bearbeitungssitzungen und nicht pro Mitglied oder Nutzer*in.

Analog der Microsoft Office 365 Integration werden Ihnen mit tixxtDOCS auf der Datei-Detailseite zwei Schaltflächen angeboten: “Ansehen” und “Bearbeiten” (letztere, sofern diese von einem Gruppenadmin für Sie als Mitglied freigegeben wurde):

Mit Klick auf die jeweilige Schaltfläche können Sie die Dateien in einer optimierten Web-Ansicht ansehen, bzw. direkt gemeinsam online bearbeiten.

Welche Optionen habe ich mit tixxtDOCS?

Folgende Möglichkeiten bietet Ihnen tixxtDOCS:

Bearbeiten

• Bestehende Dateien importieren: Höchste Kompatibilität mit Ihren Dokumenten, Tabellen und Präsentationen
• Bestehende Dateien online bearbeiten
• Automatische Speicherung aller Zwischenstände

Zusammenarbeiten

• Bearbeitung in Echtzeit mit zahlreichen internen und externen Stakeholdern
• Live-Anzeige der anderen Mitwirkenden innerhalb eines Dokumentes
• Alle Neuerungen im Blick mit der Änderungsnachverfolgung

Kommunizieren

• Kommentare innerhalb von Dokumenten anlegen
• Neue Änderungsvorschläge automatisch kommunizieren
• Regelmäßige Übersichten neuer Stände melden

Mögliche Anwendungsfälle und Beispiele:

• Positionspapiere und Stellungnahmen im Gremium gemeinsam erarbeiten und finalisieren
• Protokolle während einer Gremiensitzung oder eines Termins gemeinsam erstellen
• Brainstormings live starten und festhalten, zum Beispiel während einer Video-Konferenz mit mehreren Teilnehmenden
• Best Practices von vielen Wissensträger*innen einsammeln und zentral bündeln
• Schnelle Freigabeprozesse durch einen direkten Überblick aller Änderungen und Kommentare

Die tixxtDOCS-Vorteile auf einen Blick:

Mit nur einem Klick können Sie:

1. ein bestehendes Dokument bearbeiten
2. ein MS Office-Dokument importieren
3. den neuesten Stand der Bearbeitung einsehen
4. mit der neuesten Version weiterarbeiten
5. neue Personen sofort in die Bearbeitung einbinden
6. Zwischenstände an den passenden Personenkreis melden
7. Dokumente freigeben und abschließen
8. Änderungsvorschläge einbringen
9. Änderungsvorschläge akzeptieren oder ablehnen
10. Bilder, Tabellen und weitere Elemente einfügen
11. ein Dokument für weitere Veränderungen sperren
12. das finale Dokument als PDF-/Word-Datei exportieren

Einzelne Gruppen gezielt für Gastnutzer sichtbar machen & Gruppen-Promotion für Gastnutzer einstellen

Mit der neuen Version können Netzwerkadmins in der Administration unter “Gruppenverwaltung” einstellen, ob einzelne Gruppen auch für Gastnutzer sichtbar sein sollen. Über das Kontextmenü an der jeweiligen Gruppe lässt sich nun ein Haken bei der Option “Sichtbar für Gastnutzer” setzen. Wird diese Möglichkeit ausgewählt, erscheint die Gruppe in der Gruppenverwaltung mit einem entsprechenden vorangestellten Icon:

Darüber hinaus ist ab sofort auch die Gruppen-Promotion zur Bewerbung von Gruppen für Gastnutzer einsetzbar. Netzwerkadmins können nun in der Administration unter “Netzwerkbeitritt” bestimmen, ob Gruppen auch neuen Gastnutzern gegenüber bei der initialen Registrierung beworben werden. Alle Details zur Gruppen-Promotion finden Sie in den Release Notes der Version 20-3.

Die Erweiterung dieser Funktion ist für Sie interessant, wenn Sie Gastnutzern auf Ihrer Plattform einzelne Gruppen schmackhaft machen möchten. Zum Beispiel können Sie mit der Gruppen-Promotion neuen Gastnutzern direkt bei der Registrierung ausgewählte Gruppen vorschlagen. Wenn Sie einzelne Gruppen gezielt für Gastnutzer sichtbar machen, bieten Sie diesen zum anderen die Möglichkeit, entsprechenden Gruppen direkt auf der Plattform beizutreten. So können Sie das Austauschpotenzial Ihrer Plattform steigern.

Sensible Gruppen ermöglichen eine neue Form der Exklusivität

Mit der neuen Version wird es für Sie noch einfacher, den Fokus auf die Schutzbedürftigkeit einzelner Gruppen zu legen. Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, Gruppen, die besonders sensibler Natur sind, für den Zugriff durch Netzwerkadmins zu verschließen. Sensible Gruppen können dann nicht mehr von den Netzwerkadmins eingesehen werden.
Dies bietet sich auf Unternehmensseite zum Beispiel für Gruppen des Betriebsrates an. Bei Verbänden könnte dies beispielsweise für Vorstandsgruppen zum Einsatz kommen. Ebenso können Verbände, die ein tixxt-Mitgliederportal auf der Bundesebene anbieten, so ihren Landesverbänden weitere Exklusivität in geschützten Räumen auf der Landesebene ermöglichen.
Voraussetzung ist, dass die Gruppen bereits angelegt sind. Eine Gruppe kann nur durch Ihre Ansprechperson bei mixxt zu einer sogenannten “sensiblen Gruppen” umgestellt werden, damit Sie dieses Schutzniveau auch innerhalb Ihrer Organisation aufrecht erhalten können.

Weitere Details zu sensiblen Gruppen:

• Nutzer*innen können sensiblen Gruppen nicht einfach selbst beitreten (dies gilt für moderierte, geschlossene und versteckte Gruppen). Sensible Gruppen sind automatisch geschlossen.
• Netzwerkadmins können die Zugehörigkeit zu sensiblen Gruppen nicht manuell über die Bearbeitung der Gruppenmitgliedschaften in der Administration steuern.
• Jedoch dürfen Gruppenadmins einer sensiblen Gruppe nach wie vor Personen zu dieser eigenen sensiblen Gruppen einladen.

Wenn Sie diese Funktion gerne nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson im Projektmanagement.

Zuordnung der Kacheln in Projekt-Pinnwänden nach Nutzer*innen filtern

In den Projekt-Pinnwänden können Sie nun die Zuordnung der Kacheln nach Nutzer*innen filtern. Oftmals gibt es eine oder mehrere Personen, die für einzelne Kacheln verantwortlich sind. Dies ist beispielsweise nützlich, wenn Sie sich einen Überblick verschaffen möchten, welche Kacheln Ihnen oder einem anderen Mitglied zugeteilt sind.
Um eine Projekt-Pinnwand nach der Kachelzuordnung je Nutzer*in filtern zu können, müssen Sie zunächst in der Konfiguration der Pinnwand das Feld “Mitglieder” einfügen. Nun können Sie eine Kachel anlegen und in diesem Feld eine Person auswählen. Nachdem Sie Ihre Kachel gespeichert haben, können Sie auf der Übersichtsseite der jeweiligen Projekt-Pinnwand je Nutzer*in filtern, indem Sie auf das Mitgliedsfeld der Kachel klicken (entweder auf das quadratische Profilbild oder auf den Namen der Person). Die Pinnwand lädt nun eine neue Ansicht, die Ihnen jene Kacheln anzeigt, die der jeweiligen Person zugewiesen sind. Über das Filtersymbol oben links können Sie die Filterung wieder aufheben.

E-Mail-Versand, wenn in einer Projekt-Pinnwand eine Kachel zugewiesen oder verschoben wurde

Ab sofort können Sie sich per E-Mail benachrichtigen lassen, wenn Ihnen in einer Projekt-Pinnwand eine Kachel zugewiesen wurde. Ebenfalls ist eine Benachrichtigung via E-Mail möglich, wenn diese Zuweisung aufgehoben wird, z.B. wenn die Kachel einer anderen Person zugewiesen wurde. In den Benachrichtigungseinstellungen können Sie ab sofort unter “Ereignis-Benachrichtigung” individuell festlegen, ob Sie diesbezüglich jeweils eine E-Mail erhalten möchten.

Diese neue Funktion bietet sich an, wenn Sie zum Beispiel mit externen Dienstleistern gemeinsam an Projekten arbeiten oder generell mehr Verbindlichkeit und Gewöhnung für die Nutzung der Projekt-Pinnwände fördern möchten. Sobald die Benachrichtigung eingestellt ist, erhalten die Beteiligten direkt eine entsprechende E-Mail, wenn ihnen eine Kachel zugewiesen wird. Somit müssen Sie niemanden mehr gesondert auf die Zuweisung oder Weitergabe einer Kachel hinweisen.
Ein weiteres Beispiel für die Nutzung: Sie können beispielsweise nicht an einem Meeting teilnehmen, Ihnen werden in diesem jedoch einzelne Kacheln der Projekt-Pinnwand zugeteilt. Mit der neuen Funktion erhalten Sie nun automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung und sparen sich somit sowohl ein manuelles Nachfragen bei anderen Nutzer*innen als auch ein händisches Nachprüfen, ob Ihnen eine Kachel zugeteilt wurde.

Termin- & Eventkommunikation an Teilnehmende & Eingeladene

Ersteller*innen eines Termins und Gruppenadmins können ab sofort eine Termin-Mitteilung versenden. Diese Option wird über das Kontextmenü auf der Detailseite des Termins angeboten. Mit Klick auf “Termin-Mitteilung versenden”, können Sie auf einer neuen Seite eine gesonderte Nachricht zum Termin via E-Mail versenden. Dabei kann zwischen folgenden Zielgruppen gewählt werden:

• Alle (alle Nutzer*innen, die eine Einladung erhalten, zugesagt oder abgesagt haben)
• Nur Zusagende
• Nur Absagende
• Nur diejenigen, die nicht reagiert haben

Nun können Sie den Betreff und Ihre Nachricht eingeben. Falls Sie Ihrem Termin eine Datei hinzugefügt haben, können Sie diese optional ebenfalls mit Ihrer Termin-Mitteilung versenden. Indem Sie auf “Speichern” klicken, wird Ihre Nachricht versendet.

Diese neue Funktion bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie Personkreise je nach Teilnahmestatus gezielt ansprechen können. So können über die Termin-Mitteilung zum Beispiel ergänzende Details zum Inhalt des Termins an jene Personen gesendet werden, die dem Termin zugesagt haben. Oder Sie bewerben den Termin bei denjenigen, die noch nicht auf die Termineinladung reagiert haben.

Videos ganz einfach in Pages integrieren (Vimeo)

Um eine Page mit anschaulichen Videos individueller zu gestalten, können Sie ab sofort nicht nur Videos von YouTube, sondern auch von der Plattform Vimeo einbinden. So ist es Ihnen möglich, beispielsweise eigene Erklärvideos, Schulungen oder Aufzeichnungen von interessanten Terminen auf einer Page darzustellen.
Sie können das Einbetten des Videos individuell über iFrame gestalten. Klicken Sie dazu im Page Creator auf die Schaltfläche “Quellcode” und geben Sie den entsprechenden Einbettungscode ein. Nachdem Sie abschließend auf “Speichern” geklickt haben, wird Ihnen das jeweilige Video auf Ihrer Page angezeigt.
Tipp: Erstellen Sie mit dem Page Creator interne Dokumentationsseiten inklusive Videos für Ihre gesamte tixxt-Plattform oder nur innerhalb von speziellen Gruppen. Verlinken Sie dann in der Gesamt- oder Gruppennavigation auf die entsprechenden Pages, damit die Nutzer*innen auch dorthin finden.

Benachrichtigungsemails aus abonnierten Gruppen: Betreffzeile angepasst

Um die Benachrichtigung optisch ansprechender zu gestalten und das Lesen zu erleichtern, wurde die Betreffzeile in den Benachrichtigungsemails aus abonnierten Gruppen angepasst: Dort werden nun nicht mehr alle Gruppen hintereinander aufgezählt, in denen ein Beitrag veröffentlicht wurde. Sollte ein Beitrag zeitgleich in mehreren Gruppen veröffentlicht worden sein, erscheint stattdessen der Hinweis “Neuer Beitrag in [Gruppenname, + x]”. Ebenfalls werden in der Betreffzeile die ersten Worte des Beitragstextes angezeigt (maximal 80 Zeichen), sodass diese nun deutlich kompakter erscheint. In welchen Gruppen ein Beitrag veröffentlicht wurde, können Sie unterhalb des angezeigten Beitrags in der Benachrichtigung einsehen.

Links zu Besprechungen via Microsoft Teams, Google Meet und Zoom werden nun automatisch als solche erkannt

Einladungslinks zu Besprechungen via Microsoft Teams, Google Meet und Zoom, die Sie bei der Terminerstellung im Link-Feld bei der Ortsangabe einfügen, werden nun automatisch als solche erkannt. Statt des kompletten, ausgeschriebenen Links, wird Ihnen nun der entsprechende Text angezeigt, zum Beispiel “Google Meet”, der Sie per Klick direkt zur jeweiligen Besprechung führt:

Anpassung und Erweiterung des Nutzerdaten-Exports

Alle Netzwerkadmins haben in der Benutzerverwaltung die Möglichkeit, sich einen Nutzerdaten-Export generieren zu lassen und diesen herunterzuladen. Um eine vereinfachte Auswertung der Datumsspalte dieses Exports zu ermöglichen, wurde nun das Datumsformat angepasst. Statt des bisherigen ausgeschriebenen Monats wird das Datum nun im gängigen DD.MM.YYYY-Format (Tag.Monat.Jahr) ausgegeben, z.B. 11.04.2021.

Zudem wurde der Nutzerdaten-Export um die Spalte “Anzahl Gruppenmitgliedschaften” ergänzt. Nun ist direkt ersichtlich, in wie vielen Gruppen jede Person Mitglied ist.

Korrigiert: Erklärungen bei Direktnachrichten

Im Bereich der Direktnachrichten wurden die Schaltflächen „Zurück zur Übersicht“, „Antworten“, „Allen antworten“ und „Weiterleiten“ nun um erklärende Mouseovers ergänzt, sobald Sie über die Schaltflächen fahren. So ist direkt ersichtlich, welche Aktion mit Klick auf die jeweilige Schaltfläche bereitgestellt wird:

Korrigiert: Ergänzende Fehlermeldung bei fehlgeschlagenem Dateiupload

Beim Dateiupload erhielten Nutzer*innen bisher keine entsprechende Fehlermeldung, wenn eine Datei nicht hochgeladen werden konnte, da sie beispielsweise zu groß war. Da Dateien jedoch einzeln hochgeladen werden können und der Upload einzelner Dateien fehlschlagen kann, gibt es nun zusätzlich zu dem roten Balken an jedem fehlgeschlagenen Upload einen ergänzenden Hinweistext.

Unsere Mobile Apps bekommen demnächst ein Update

Folgende Neuerungen sind zu erwarten:

Telefonnummer im Profil nun wählbar:

• Anrufe können nun direkt durch das Tippen auf der Telefonnummer im Nutzerprofil gestartet werden.

Erkennungsprofilfeld am Namen:

• Wenn im tixxt-Netzwerk ein Erkennungsprofilfeld definiert wurde, wird dies nun auch in der Mobile App hinter dem Namen in Klammern dargestellt.

tixxt-Apps als News-Apps (Externe Beitragsverläufe):

• Ausgewählte Gruppen-Beitragsverläufe können nun auf der Login-Seite der App angezeigt werden, ohne dass ein Login benötigt wird. So werden die tixxt-Apps als News-Apps nutzbar. Dies ist nur für Kunden mit einer angepassten tixxt-App nutzbar.

Verbesserungen und Fehlerbehebungen:

• Selten auftretende Probleme bei Downloads von Dateien sind nun gelöst.
• Funktionen, auf denen Nutzer*innen im Web keinen Zugriff haben, werden in der App nicht mehr angezeigt (z.B. nur Admins dürfen Kommentare schreiben).

Vielen Dank, dass Sie die tixxt Mobile-App nutzen. Wir veröffentlichen regelmäßig neue Versionen, um Ihnen das bestmögliche Benutzungserlebnis zu ermöglichen.

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