Ziele im Social Intranet zu haben ist von großer Bedeutung. Sie ebnen den Weg für die erfolgreiche Nutzung und bringen Ihr Unternehmen voran. Effektivere Informationsverteilung, erleichterte Kommunikation und ein funktionierendes Community-Management werden damit gesichert. Wichtig ist dabei nur, dass Sie den richtigen Partner wählen, der zu Ihren Bedürfnissen passt.
Die ersten Schritte
Probleme bei der Verwendung eines Social Intranets im Unternehmen sind meist nicht unbegründet: fehlende Ziele und eine nicht existente Strategie führen zu Unübersichtlichkeit und Chaos. Doch Ziele im Social Intranet dienen dazu, die allgemeinen Unternehmensprozesse zu unterstützen. Sie fördern die unternehmensinterne Zusammenarbeit als Team und auch die Kommunikation. Und genau diese beiden Punkte schlagen meist fehl. Die unerwünschte Folge daraus ist eine unklare Organisation und träges bzw. nicht existentes Community Management. Die Methoden und Tätigkeiten rund um Konzeption, Aufbau, Leitung, Betrieb, Betreuung, und Optimierung der virtuellen Gemeinschaft misslingen. Intranets benötigen, wie auch Webseiten, eine klar vorgegebene Richtung und Struktur. Je mehr sie an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst sind, desto besser kann eine Nutzung seitens der Mitarbeiter sichergestellt werden. Zu der Einführung eines Social Intranets im Unternehmen gehört also immer die Ausarbeitung einer Kernstrategie. Diese Strategie sollte in erster Linie Ziele enthalten. Derartige Ziele sind beispielsweise effektive Informationsverteilung, erleichterte Kommunikation, Transparenz, Stärkung der Zusammengehörigkeit und auch verbesserte Zusammenarbeit. Dabei sollten diese Ziele nicht einzeln, sondern vielmehr als ein gemeinsamer Plan betrachtet werden. Zudem sollten Key Performance Indicators (KPIs) einbezogen werden. Damit können sowohl der Fortschritt als auch der Erfolg bei der Nutzung des Social Intranets gemessen werden. Dabei spielen hauptsächlich die Nutzerzufriedenheit, Produktivität, Zeitersparnis und das Erreichen der Ziele eine Rolle. Darüber hinaus sollte überlegt werden, welche Funktionen ein Social Intranet den Nutzern bieten soll und was dafür relevant ist.
Der richtigen Anwendung folgen
Einer erfolgstragenden Strategie geht auch immer eine offene und transparente Kommunikation voraus. Daher sollten die Strategie und die Ziele im Social Intranet den Mitarbeiter vor der Umsetzung kommuniziert und verfügbar gemacht werden. Somit wissen diese von Beginn an, was auf sie zukommt und auf was sie sich einstellen müssen. Doch bevor die allgemeine Strategie mit den genannten Inhalten umgesetzt wird, steht die Wahl des passenden Plattform-Anbieters an. Dafür müssen die Unternehmens- und Mitarbeiterbedürfnisse festgestellt und daraufhin Anbieter für den individuellen Anwendungsfall gefunden werden. Die Bedürfnisse des Unternehmens stehen dabei an erster Stelle. Je nachdem, welche Anwendung im Unternehmen sinnvoll ist, bieten sich etwa folgende drei Beispielfälle an:
Social Intranet:
Ein Social Intranet ist ein geschützter, interaktiver Raum innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, in dem Mitarbeiter unkompliziert zusammenarbeiten und kommunizieren können.
Die Nutzung eines Social Intranets erhöht die Agilität des Unternehmens oder der Organisation, spart Zeit, Kosten und Frust und sorgt für eine effektivere Zusammenarbeit. Mit der Zeit bildet sich ein digitales Gedächtnis, an dem die Ergebnisse, Erfahrungen und Ideen an einem Ort gebündelt werden und jederzeit nutzbar sind.
Social Extranet:
Ein Social Extranet ist ein geschützter Raum außerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, in dem mit Außenstehenden über die eigenen Organisationsgrenzen hinweg kommuniziert und zusammengearbeitet werden kann. Die Nutzung eines Social Extranets erhöht die Agilität und Flexibilität des Unternehmens oder der Organisation und ermöglicht eine viel engere und effektivere Zusammenarbeit mit Außenstehenden. Partner, Kunden, Mitglieder, Dienstleister oder andere Interessierte können so selektiv zu verschiedenen Themen und Projekten eingebunden werden und sich vernetzen.
Plattform für Wissensmanagement:
Die Plattform für Wissensmanagement stellt das lebendige Gedächtnis eines Unternehmens oder einer Organisation dar.
Sie kann sowohl innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation, als auch zusammen mit Externen genutzt werden. Durch das zentrale Wissensmanagement binden Sie Wissen an sich, auch wenn Mitarbeiter gehen oder Partnerschaften nicht weiter existieren. Wissen wird hier gesammelt, archiviert und nutzbar gemacht. Das Wissensmanagement kann in andere Anwendungsfälle integriert werden.
Die richtige Wahl treffen
Je nachdem, welche Bedürfnisse abgedeckt werden sollen, bietet sich einer der genannten Anwendungsfälle an. Dabei spielt dabei nicht nur das Angebot des Anbieters eine Rolle. Sie sollten auch zusätzliche Faktoren für die richtige Wahl beachten. Als erstes sollte herausgefunden werden, welcher Dienstleister zu Ihrem Unternehmen passt und Ihre Ziele im Social Intranet unterstützt. Darüber hinaus ist es wichtig darauf zu achten, welche Erfahrungswerte der potentielle Anbieter bereits vorweisen kann. Auskunft darüber gibt Ihnen die Referenzliste. Außerdem sind Sicherheitsmaßnahmen, zum Beispiel zur Sicherung von Daten von großer Bedeutung. Dabei sollten keine Abstriche gemacht werden sollten. Zudem sollte nicht vergessen werden, einen Update-Vertrag zu integrieren, um eine fortlaufende Aktualisierung der Software zu gewährleisten. Veraltete Systeme schränken die Nutzbarkeit deutlich ein. Darüber hinaus ist wichtig zu wissen, aus welchen Branchen bisherige Projekte des Anbieters kamen. Dazu zählt beispielsweise auch, ob bereits internationale Netzwerke existieren, damit eine mehrsprachige Nutzung gewährleistet werden kann. An allererster Stelle gilt allerdings herauszufinden, ob die angebotene Software des Anbieters überhaupt die richtige für Sie ist. Dafür sollte Ihnen eine Test-Version zur Verfügung gestellt werden, mit der Sie eine Pilotgruppe innerhalb Ihres Unternehmens starten können. Auf diese Weise lässt sich schnell herausfinden, ob das Social Intranet Ihrem gewünschten Nutzen entspricht.
Der Weg zur verbesserten Nutzung
Um eine erfolgreiche Nutzung und das Erreichen der Ziele zu gewährleisten, empfiehlt es sich, Verbesserungen innerhalb des genutzten Social Intranets vorzunehmen. Dies impliziert Überarbeitungen und Änderungen innerhalb des Social Intranets, das Sie in Ihrem Unternehmen nutzen. Dazu sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Verbesserung: Verfassen Sie neuen relevanten und aktuellen Inhalt und überarbeiten Sie ältere Häppchen, die nicht Ihren Qualitätsansprüchen genügen.
- Updates: Aktualisieren Sie alle veralteten Inhalte, damit keine Missverständnisse entstehen.
- Fusion: Führen Sie übereinstimmenden Inhalt zusammen, der an mehreren Stellen vorhandenen ist, um Übersichtlichkeit zu erreichen.
- Strukturen schaffen: Schaffen Sie Gruppen und Bereiche, in denen sich die Mitarbeiter zu bestimmten Themen austauschen können. Dadurch können Inhalte besser gefunden werden.
- Löschen: Löschen Sie unwichtige Inhalte, die nicht mehr gebraucht werden.
- Bewahren: Sichern Sie wichtige und qualitativ gute Inhalte. Platzieren Sie diese an prominenten Stellen, damit sie schnell gefunden werden.
Ziele im Social Intranet umsetzen
Wichtig ist, dass Sie sich nicht mit irgendetwas zufriedengeben. Treffen Sie wohl überlegte Entscheidungen und nehmen Sie sich entsprechend Zeit dafür. Wenn Sie ein gut funktionierendes Netzwerk innerhalb Ihres Unternehmens schaffen wollen, ist der erste Schritt, den richtigen Anbieter zu finden. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Unternehmensbedürfnisse von den Angeboten abgedeckt werden. Wenn Sie bereits ein Social Intranet nutzen, aber unzufrieden sind, sollten Verbesserungen und Updates vorgenommen sowie transparente Strukturen geschaffen werden. Schaffen Sie dies zu erreichen, steht der erfolgreichen Zusammenarbeit und der Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege. In unserem White Paper „Der perfekte Launch“ erhalten Sie weitere wertvolle Tipps, zur Einführung eines Social Intranets in Ihrem Unternehmen.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User Frits Ahlefeldt-Laurvig