Change Management: Die vollständige Erklärung
Bedeutung, Methoden und Kommunikation
Unternehmen können nicht immer den Status Quo beibehalten. Die Welt verändert sich und diese Veränderungen wirken sich auf alle Lebensbereiche aus. Zusätzlich ist innerhalb von Unternehmen stets der Wunsch vorhanden, sich zu verbessern, ob nun durch eine Modernisierung von Prozessen, technologische Neuerungen oder Verbesserungen der Internen Kommunikation. Für große Veränderungen ist ein hohes Maß an Vorbereitung und Koordinierung notwendig. Genau dies fällt unter den Schirm des Change Managements.
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Was bedeutet Change Management? – Definition
Unter Change Management versteht man im Allgemeinen die laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen. Change Management bezieht sich somit auf den systematischen Ansatz, um Veränderungen in einer Organisation auf individueller, teambezogener und organisatorischer Ebene effektiv zu steuern und umzusetzen. Es umfasst die Anwendung von Methoden, Prozessen und Techniken, um den Wandel zu erleichtern und die Ziele der Organisation zu erreichen. Gemessen an realen Herausforderungen kann das Change Management auch als interne Überzeugungsarbeit gesehen werden.
Warum Change Management?
So profitieren Unternehmen vom Wandel
Die Anlässe für Change Management sind vielseitig. Einer der Gründe dafür ist, dass der stetige Wandel in Unternehmen heutzutage nicht mehr eine Ausnahme, sondern vielmehr die Regel ist. Des Weiteren wollen einige Unternehmen sich grundlegend umstrukturieren, andere effizienter wirtschaften oder die (interne) Kommunikation verbessern. In den meisten Fällen ist der Wandel dringend notwendig. Viele Unternehmen sind noch in alten, starren Strukturen gefangen, die nicht mehr zur heutigen Welt passen. Es ist deshalb angebracht, nicht immer nur Kleinigkeiten verbessern zu wollen, sondern den Unternehmenswandel zu einem durchdachten und strukturierten Projekt zu machen.
Inhaltsverzeichnis
- Was bedeutet Change Management? – Definition
- Warum Change Management?
- Voraussetzungen für den Wandel
- Ziele von Change Management
- Welche Change Management-Modelle gibt es?
- Vorgehensweise beim Change Management
- Arten von Change Management
- Aufgaben im Change Management
- Welche Maßnahmen im Change Management gibt es?
- Herausforderungen im Change Management
- Veränderungsmüdigkeit
- Probleme und Lösungen im Change Management
- Regeln im Change Management
- Erfolgsfaktoren im Change Management
- Wie Change Management kommunizieren?
- Beispiele für gelungenes Change Management
- Change Management vs. Projektmanagement
- Fazit
Unternehmen profitieren auf verschiedenen Ebenen von Change Management:
- Bestehende Prozesse werden überdacht und, wo sinnvoll, abgelöst oder verändert.
- Managementmethoden werden an die aktuelle oder gewünschte Unternehmensstruktur angepasst.
- Alte Kommunikationsmittel werden durch zeitgemäße ersetzt.
- Ressourcen können gebündelt und so effizienter eingesetzt werden.
- Die Unternehmenskultur kann neu erfunden und in der DNA des Unternehmens verankert werden.
Damit der Wandel des Unternehmens erfolgreich sein kann, müssen einige Voraussetzungen getroffen werden. Diese sind oftmals gleichzeitig essenzieller Bestandteil des Wandels.
Wichtige Voraussetzungen für den Wandel
Auf diese Kernelemente kommt es an
Damit Change Management gelingen kann, muss ein ganzheitlicher Ansatz gewählt werden. Auch wenn die einzelnen Veränderungen nacheinander passieren können, ist es wichtig, dass nicht nur einige wenige Aspekte angegangen werden. Veränderungen müssen sowohl das Management als auch die Interne Kommunikation und Kommunikationsmittel betreffen, damit die Unternehmenskultur sich positiv verändern kann. Die wichtigsten Voraussetzungen für den Wandel sind:
Moderne Infrastruktur für Kommunikation
Change Management geht nicht ohne moderne Infrastruktur. Die Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Wo früher Telefon, E-Mails und Newsletter die gängigen Instrumente waren, entsprechen heute Social Intranets, dazugehörige Apps und andere Werkzeuge dem Standard. Die neuen Kommunikationsformen bringen eine Vielzahl an Vorteilen mit sich:
- Social Intranets flachen die Hierarchie ab. Dort haben alle die Möglichkeit, die eigene Meinung zu bestimmten Themen äußern. Nicht die Position in der Hierarchie, sondern lediglich die Expertise ist hierfür relevant.
- Social Intranets und andere Werkzeuge strukturieren die Kommunikation wesentlich übersichtlicher und sinnvoller als E-Mails. So ist Wissen jederzeit für alle auffindbar.
- Auch, wenn mehrere Personen beteiligt sind, haben alle den gleichen Informationsstand und verpassen keine wichtigen Details.
Neue Prozesse tragen die Veränderung
Wesentliche Gründe für Change Management-Projekte sind Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen. Zuerst muss deutlich werden, an welchen Stellen Potenzial für Veränderungen vorhanden ist. Prozesse, die gut funktionieren und auf keinerlei Kritik bei den Ausführenden stoßen, müssen nicht des Wandels wegen angegangen werden. Vielmehr sollte man dort ansetzen, wo Unzufriedenheit herrscht oder Prozesse ineffizient sind. Hierfür ist eine Evaluation der im Unternehmen bestehenden Prozesse vonnöten. Es ist besser, einige Dinge nachhaltig zu verändern, anstatt überall anzufangen und die so entstandenen „Baustellen“ nicht abarbeiten zu können.
Neue Management-Methoden fördern Change Management
Aufgrund der sich wandelnden Hierarchien und neuer Organisationsstrukturen sind auch neue Methoden im Management nötig. In vielen Unternehmen ist das Management, vor allem die Unternehmensführung, abgekoppelt vom Rest der Belegschaft. Die neuen Prozesse und Werkzeuge erfordern jedoch flachere Hierarchien, ein an Expertise orientiertes Miteinander und Teamarbeit. Hier ist eine Entwicklung weg von der klassischen Push-Führung hin zur moderneren Pull-Führung erkennbar. Letztere legt besonderen Wert auf die Zusammenarbeit im Team. Die Führung koordiniert die Teamarbeit und lässt den Mitarbeitenden viele Freiheiten, sodass eine Vertrauensbasis zwischen Führungskräften und Kolleg:innen entsteht. Damit das Management sich an diese Gegebenheiten anpassen kann, ist Unterstützung durch speziell für diese Aufgabe bestimmte Change Manager:innen nötig. Das Top-Management sollte schon bei der Implementation eines Social Intranets eingebunden werden. Die Führungsebene wird neue Software nur dann nutzen, wenn sie sich mit ihr vertraut und sicher fühlt. Dem Management sollte vermittelt werden, dass es sinnvoll ist, den Kolleg:innen zuzuhören und sie einzubinden, auch wenn sie einer niedrigen Hierarchieebene angehören.
Ziele von Change Management
Change Management-Ziele auf einen Blick
Allgemeine Veränderung der Arbeitsweise
Kundenorientierung verbessern
Wettbewerbsfähigkeit & Ausbau globaler Präsenz
Einstieg in neue Branchen & Produkte
Implementierung dynamischer Arbeitsprozesse
Welche Ziele es gibt und was sie alle gemeinsam haben
Die Ziele von Change Management können vielfältig sein, doch eins haben sie alle gemeinsam: Das Unternehmen und vor allem die Unternehmenskultur wird grundlegend verändert. Sowohl Angestellte als auch Externe müssen sich auf eine große Veränderung einstellen. Folgende Ziele kann Change Management verfolgen:
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Allgemeine Veränderung der Arbeitsweise im Unternehmen:
Damit soll ein Unternehmen vollständig reformiert werden, in allen Bereichen. Gerade für Angestellte ist diese Veränderung eine große Herausforderung, denn sie müssen ihre Arbeitsweise vollständig an die Veränderung anpassen. Dennoch wagen sich viele Unternehmen und nehmen dieses Ziel in Angriff, denn eine solche große Herausforderung bringt auch enorme Erträge mit sich.
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Kundenorientierung verbessern:
Da der Erfolg des Unternehmens maßgeblich von den Kunden abhängt, lohnt es sich, Veränderungen einzuführen. Gerade in einer Zeit, in der stetig dynamische Veränderungen in der Umwelt des Unternehmens stattfinden, ist es wichtig diese zu berücksichtigen. Denn durch solche Veränderungen ändern sich auch die Ansprüche der Kunden, an welche sich das Unternehmen mithilfe des Change Managements anpassen muss.
Weitere Ziele des Wandels
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Größere Wettbewerbsfähigkeit und Ausbau der globalen Präsenz:
Dies sind ebenfalls prägende Veränderungen für ein Unternehmen, für die auch die Mittel des Change Managements verwendet werden. Gerade hier ist es wichtig, dass neue Märkte analysiert werden und auf Basis der Erkenntnisse eine Veränderung innerhalb des Unternehmens stattfindet. Sowohl Angestellte als auch Führungskräfte lernen hier viel Neues und müssen dies umsetzen.
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Einstieg in neue Branchen und Produkte:
Ein Unternehmen kann sich nicht nur auf neue geografische Märkte ausweiten, sondern auch in neue Branchen einsteigen und Produkte einführen aus einem bisher unbekannten Bereich. Hier ist ein besonders hohes Fingerspitzengefühl gefragt. Denn durch die Durchdringung in neue Geschäftsbereiche ist die Veränderung innerhalb des Unternehmens enorm und muss mit viel Vorsicht verwaltet werden.
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Implementierung dynamischer Arbeitsprozesse:
Change Management kann auch auf interne Prozesse abzielen. Die Veränderung bei Prozessen ist häufig eine Herausforderung nicht nur für Angestellte, sondern auch für die damit verbundenen Lieferanten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, gerade für diese Aufgabe Change Management einzusetzen.
Ein Unternehmen kann nicht immer stagniert sein, sondern muss sich dynamisch entwickeln, damit es auch weiterhin wettbewerbsfähig bleiben kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, Innovationen in den Arbeitsprozess einzugliedern. Dies gelingt mithilfe der Verwendung innovativer Arbeitsweisen und Tools. Da solche Arbeitsweisen für alle Beteiligten des Unternehmens etwas Neues sind, muss dies bei der Einführung beachtet werden, weshalb sich auch hierfür Change Management und die verbundenen Methoden eignen.
Welche Change Management-Methoden gibt es?
Zahlreiche Expert:innen haben sich mit Change-Management-Methoden auseinandergesetzt. Viele dieser Modelle haben einen unterschiedlichen Fokus: mal setzen sie sich mit der Psychologie der Beteiligten auseinander, mal mit dem Prozess an sich. Fest steht: Es gibt unterschiedliche Modelle für verschiedene Unternehmen und ebenfalls unterschiedliche Veränderungsprozesse, die an die bestehende Situation angepasst werden müssen oder vielleicht sogar auch kombiniert werden können.
Vorgehensweise beim Change Management
1. Initialisierung
2. Konzeption
3. Motivation
4. Umsetzung
5. Verstetigung
Auf diese Phasen des Wandels kommt es an
Wie jeder Prozess hat auch Change Management mehrere Phasen. Diese Phasen geben auch die Vorgehensweise vor, wie Change Management implementiert werden sollte. Auch wenn die Phasen ausführlich bei den Change Management-Modellen untersucht wurden, lässt sich feststellen, dass die Modelle trotzdem viel gemeinsam haben. Um den Change Management-Prozess erfolgreich in die Realität umzusetzen, ist es daher wichtig jede dieser Phasen zu kennen und zu wissen, was genau getan werden muss.
1. Initialisierung
Dies ist die Phase, bevor der Prozess eingeleitet wird. Hier wird zunächst ermittelt, wo und ob Bedarf für eine Veränderung innerhalb des Unternehmens besteht. Weiterhin sollen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Führungskräfte mobilisiert werden. Denn diese Personen müssen darauf eingestellt sein, dass Änderungen kommen werden und dass dies auch viel Arbeit und Anpassung mit sich bringt. Dennoch ist es wichtig, hier die Vorzüge der Veränderung aufzuzeigen, damit die Moral kollektiv steigt.
2. Konzeption
Hier werden die Veränderungen in die Planung umgesetzt, die während der Initialisierung als notwendig betrachtet wurden. Dafür ist es entscheidend nicht nur einen Plan zu erstellen, sondern auch zu wissen, welche Ressourcen dafür notwendig sind. Aus diesem Grund sollte ebenfalls geklärt werden, welche Ressourcen notwendig sind und wie diese beschafft werden können.
3. Motivation
Auch wenn während der Initialisierung die Beteiligten mobilisiert wurden, ist es gerade in dieser Phase besonders wichtig, alle von der Veränderung zu überzeugen. Da eine Veränderung viel Mühe und Arbeit kostet, ist es unausweichlich, dass eine solche Maßnahme auf Skepsis stößt. Ausführliche Aufklärungsarbeit hat sich hier bewährt. Weiterhin lohnt es sich, erste kleine Erfolge zu feiern, um alle zu motivieren.
4. Umsetzung
Diese Phase ist die eigentliche Veränderungsphase, da hier die geplanten Veränderungen umgesetzt werden. Zwischenfälle und unvorhersehbare Ereignisse können geschehen, daher ist es wichtig während dieser Phase stets flexibel und kreativ zu bleiben, um schnell Lösungen zu finden, falls es mal anders läuft als geplant. Ebenfalls ist wichtig, dass während dieser Phase die Schritte dokumentiert und überwacht werden, damit die Veränderung nicht ins Chaos stürzt.
5. Verstetigung
In dieser Phase hat sich die Veränderung im Unternehmen etabliert. Gleichzeitig ist es zudem wichtig dafür zu sorgen, dass niemand in alte Verhaltensmuster zurückfällt. Es sollte sichergestellt werden, dass die Veränderung konsolidiert wird und deutlich ist, welche Vorteile sie bringt. Dies lässt sich mithilfe von KPIs sicherstellen, die sich nach der Veränderung verbessert haben. Ebenfalls empfiehlt es sich, Beteiligten, die zur Veränderung besonders viel beigetragen haben, Wertschätzung auszudrücken.
Arten von Change Management
So unterscheidet sich der Wandel
Auch wenn Change Management ein durchaus komplexes Thema ist, so sind die Arten von Change Management durchaus übersichtlich, denn es gibt hier nur zwei Arten – quantitative und qualitative Veränderungen:
Quantitative Veränderungen
Diese Art von Veränderung findet auf der innerbetrieblichen Ebene statt und bezieht sich auf messbare und zählbare Veränderungen. Das kann beispielsweise die Erweiterung des Know-hows und der Fertigkeiten aller Mitarbeitenden sein oder die Ausstattung der IT-Abteilung mit einer neuen Software. Die Ergebnismessung im Change Management bezieht sich auf die quantitative Erfassung der sichtbaren und messbaren Veränderungen, die in einem bestimmten Veränderungsprozess erzielt wurden.
Qualitative Veränderungen
Diese Art von Veränderung bezieht sich auf nicht messbare und subjektive Veränderungen. Das können beispielsweise Veränderungen in der Unternehmenskultur oder den Führungsstilen sein. Qualitative Veränderungen können auch durch die Einführung neuer Geschäftsstrategien oder die Anpassung an neue Technologien und Geschäftsmodelle entstehen. Die Qualität der Kommunikation zu den Veränderungsprozessen spielt dabei eine wichtige Rolle.
Welche Aufgaben haben Change Manager:innen?
Und was müssen sie dafür mitbringen?
Change Manager:innen sind Multitalente. Diese Person hat nicht nur eine hohe Verantwortung für eine Aufgabe, die mit vielen Herausforderungen verbunden ist, sondern gleichzeitig auch eine Aufgabe, bei der sich Erfolge besonders hoch auszahlen. Erfahren Sie mehr zu den Aufgaben von Change Manager:innen. Weiterhin gibt es dort auch mehr Informationen zu den Fähigkeiten und Eigenschaften, die Change Manager:innen für einen erfolgreichen Veränderungsprozess mitbringen müssen.
Welche Maßnahmen im Change Management gibt es?
Darauf kommt es an
Damit ein Change Management-Prozess erfolgreich ist, bedarf es bestimmter Maßnahmen, die Change Manager:innen treffen müssen. Zwar fallen viele dieser Maßnahmen unter die anderen bereits thematisierten Punkte wie z. B. die Vorgehensweise und auch viele Change Management-Modelle schlagen konkrete Maßnahmen vor. Dennoch lohnt es sich, einen Blick auf die konkreten Maßnahmen zu werfen:
Bedarfsanalyse
Der Bedarf an Veränderungen muss identifiziert und verstanden werden, gerade im Hinblick auf die möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen in allen Bereichen.
Zieldefinition
Es muss ein klares und messbares Ziel definiert werden. So wissen alle Beteiligten, ganz egal ob Führungskräfte oder Mitarbeitende, was am Ende des Veränderungsprozesses steht und wonach sie streben müssen.
Stakeholder-Analyse
Im Rahmen dieser Maßnahme müssen die wichtigsten Stakeholder identifiziert werden. Dabei ist es wichtig, dass die Bedenken und Erwartungen dieser Stakeholder angehört und verstanden werden.
Kommunikationsplan
Kommunikation macht einen wesentlichen Teil des Change Managements aus. Daher lohnt es sich speziell dafür auch einen eignen Kommunikationsplan zu entwickeln, um alle Beteiligten über den Prozess zu informieren und sie einzubeziehen.
Schulungs- und Entwicklungsplan
Hier muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um die Veränderungen umzusetzen. Falls einige dieser Kenntnisse fehlen, kann dies mit Schulungen ausgeglichen werden.
Risikomanagement
Ein Veränderungsprozess ist meistens mit Risiken verbunden. Daher müssen potenzielle Risiken und mögliche Fehler vorher identifiziert werden und um dies vorzubeugen, müssen Pläne entwickelt werden, damit sich diese mindern.
Implementierungsplan
Dieser Schritt umfasst die Erstellung eines ausführlichen Plans des gesamten Veränderungsprozesses. Hier ist aufgeführt, wie die Umsetzung der Veränderungen realisiert werden soll, wer wofür zuständig ist und welche Ressourcen benötigt werden.
Überwachung und Kontrolle
Ein Veränderungsprozess muss stets überwacht werden, denn wenn dieser nicht überwacht wird, kann es dazu kommen, dass dieser scheitert. Aber Vorsicht, auch eine zu starke Überwachung kann sich nachteilig auf die Veränderung auswirken.
Evaluierung
Zum Schluss eines Change-Management-Prozesses ist es wichtig, den Erfolg der Veränderungen zu evaluieren. Dies ist eine wertvolle Lernerfahrung, da das durch den Veränderungsprozess gewonnene Knowhow für die nächsten derartigen Prozesse genutzt werden kann.
Welche Herausforderungen bietet Change Management?
Change Management ist keine einfache Aufgabe, allein schon, wenn bedacht wird, wie viele Modelle und Methoden zur Umsetzung es gibt. Um den Wandel im Unternehmen herbeizuführen, sind Geduld und Einfühlungsvermögen gefragt. Wenn eine große Veränderung im Unternehmen geplant ist, können folgende Herausforderungen aufkommen:
- Menschen, die mit Wandel konfrontiert sind, neigen dazu, an Altbewährtem festhalten zu wollen und sind neuen Methoden gegenüber skeptisch eingestellt. Dies kann zu einer deutlichen Barriere im Veränderungsprozess werden und Reaktanz auslösen.
- Damit eine große Veränderung im Unternehmen stattfinden kann, ist ein hoher Aufwand an Planung und Koordination notwendig. Dabei kann man schnell den Überblick verlieren.
- Die Unternehmenskultur erlebt durch eine große Veränderung eine Zäsur. Es wird nichts mehr so sein wie vorher und nicht nur die Mitarbeitenden und Führungskräfte müssen sich daran anpassen, sondern je nach Wandel auch Externe. Vor allem sind dadurch Prozesse und andere Vorgänge betroffen, die tagtäglich im Unternehmen stattfinden.
- Große Veränderungen sind auch mit einem hohen finanziellen Aufwand verbunden. Dabei werden nicht nur finanzielle Mittel verwendet, um Leistungen und Materialien, die dafür notwendig sind, zu besorgen. Hinzu kommt die Tatsache, dass bisherige Vorgänge durch eine große Veränderung möglicherweise beeinträchtigt werden. Dies verlangsamt den regulären Betrieb, weshalb dadurch für eine bestimmte Zeit auch die Einnahmen sinken können.
Veränderungsmüdigkeit
Wie sie entsteht und wie man sie überwindet
Eine besondere Herausforderung, mit der Change Manager:innen konfrontiert werden, ist die Veränderungsmüdigkeit oder auch “Change Fatigue” unter den Beteiligten. Immerhin werden die Beteiligten vor allem in den letzten Jahren auch außerhalb der Arbeit häufig mit Veränderungen konfrontiert, ganz egal ob durch die Digitalisierung oder auch soziale und umweltbezogene Faktoren. All dies verlangt, dass Menschen ihr übliches Verhalten ändern und einige können da nicht mithalten, da mehr von ihnen verlangt wird als realistisch umsetzbar. Diese Überforderung mit Veränderungen spiegelt sich auch wider, wenn im Unternehmen ein Veränderungsprozess ansteht. Gerade wenn Veränderungen zu schnell oder zu häufig eingeführt werden, kann sich dies noch verschlimmern.
Dennoch kann Veränderungsmüdigkeit überwunden werden, wenn Change Manager:innen sich genauer mit dieser Problematik auseinandersetzen und auch auf die Beteiligten zugehen. Dafür gibt es folgende Strategien:
Kommunikation: Es ist wichtig, offen und ehrlich über die anstehenden Veränderungen zu kommunizieren. Die Mitarbeitenden sollten wissen, warum die Veränderungen notwendig sind und wie sie davon profitieren können.
Beteiligung: Die Mitarbeitenden sollten in den Veränderungsprozess einbezogen werden. Sie sollten die Möglichkeit haben, ihre Bedenken und Vorschläge zu äußern. So fühlen sie sich ernst genommen und haben das Gefühl, dass auch sie etwas verändern können.
Unterstützung: Führungskräfte sollten Unterstützung und Schulungen anbieten, um den Mitarbeitenden zu helfen, sich an die neuen Veränderungen anzupassen. Dies kann viele Ängste nehmen, wodurch sich der Widerstand verringert.
Anerkennung: Die Anstrengungen und Erfolge der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess sollten anerkannt und gewürdigt werden. Dies kann nicht nur durch Lob geschehen, sondern vielleicht auch mithilfe einer kleinen Sonderveranstaltung am Ende, wo die erfolgreiche Veränderung gefeiert werden kann.
Pausen: Es ist wichtig, Pausen zwischen großen Veränderungsinitiativen einzulegen, um den Mitarbeitenden Zeit zur Anpassung und Erholung zu geben. Damit kann Veränderungsmüdigkeit vorgebeugt werden.
Schließlich ist es wichtig zu beachten, dass je nach Mensch die Reaktion auf Veränderungen unterschiedlich ausfällt. Daher ist es wichtig, individuell auf die Bedürfnisse und Befürchtungen der Mitarbeitenden und in einigen Fällen auch Führungskräften einzugehen.
Probleme und Lösungen im Change Management
Ein solch komplexer Prozess wie das Change Management bringt viele Vorteile für Unternehmen. Aber gerade durch die Komplexität kann es passieren, dass Change Management scheitert. Daher ist es wichtig zu wissen, welche potenziellen Probleme zu einer Krise führen können und wie sie vermieden werden können.
Change-Management-Tools
Change Management ist keine einfache Aufgabe. Veränderungen sind eine Herausforderung, die viele Community-Manager:innen betrifft. Dafür existieren zahlreiche Tools, die einen solchen Prozess nicht nur vereinfachen, sondern auch dabei helfen diesen effizienter und somit auch erfolgreicher zu gestalten. Erfahren Sie, welche Tools es gibt und wie Sie diese für erfolgreiches Change Management nutzen.
Regeln im Change Management
Komplexe Vorhaben benötigen Leitplanken
Für eine erfolgreiche Umsetzung einer großen Veränderung im Unternehmen, ist es von höchster Wichtigkeit, dass es einige Regeln gibt. Denn ohne Regeln verfällt ein solch komplexer Prozess schnell ins Chaos. Folgende Tipps unterstützen ein reibungsloses Change Management:
1. Aktiv mit allen Beteiligten kommunizieren
Zu jedem Zeitpunkt des Change Management-Prozesses ist eine transparente Kommunikation entscheidend. Die Beteiligten müssen jederzeit genau wissen, wo sie in diesem Prozess gerade stehen und was genau sie zu tun haben. Dabei ist es auch wichtig, eine Balance zu finden. Wenn Sie zu wenige Informationen an die Beteiligten kommunizieren, bleiben viele Fragen offen und die Beteiligten wissen daraufhin nicht, was sie tun müssen. Werden hingegen zu viele Informationen kommuniziert, kann dies ebenfalls verwirrend wirken, da die Beteiligten herausfiltern müssen, was relevant ist. So muss ein gesunder Zwischenweg gefunden werden, der die Beteiligten über den Prozess informiert, aber auch genug Spielraum für Ideen lässt.
2. Geduld haben und sich Zeit nehmen
Eine Veränderung geschieht nicht von heute auf morgen, gerade in einem Unternehmen. Daher ist es wichtig im Hinterkopf zu behalten, dass eine Veränderung Zeit braucht, um sich im Unternehmen zu etablieren. Hier ist somit Geduld gefragt. Zudem werden einige Beteiligte etwas länger brauchen als andere. Deadlines sollten daher realistisch sein.
3. Verantwortung übernehmen
Change Manager:innen kommt in Veränderungsprozessen der Status der Expert:innen zu. Dies bringt nicht nur Entscheidungsfreiheit mit sich, sondern auch eine große Verantwortung. Wie bereits erwähnt wurde, ist eine große Veränderung nicht für alle Beteiligten einfach. Daher sollte diese Expertise genutzt werden, um diese Personen bestmöglich zu unterstützen und zu begleiten.
4. Für die Veränderung begeistern
Die Beteiligten sollen sich nicht so fühlen, dass sie zur Veränderung gezwungen werden. Stattdessen ist es wichtig, sie so zu motivieren, dass sie sich selbst am Wandel beteiligen wollen. Eine transparente Kommunikation über alle Eckpunkte und Entscheidungen ist hier besonders wichtig, um Vertrauen zu schaffen. Des Weiteren ist es auch wichtig, die Beteiligten in den Change Management-Prozess einzubeziehen, sodass sie sich wertgeschätzt fühlen und mitsprechen und -gestalten können.
5. Fehler akzeptieren
Irren ist menschlich. Und Fehler sind weiterhin auch nützlich, da aus diesen für die Zukunft etwas gelernt werden kann. So sollte sichergestellt werden, dass die Beteiligten wissen, dass ein Fehler nicht das Ende bedeutet, sondern eine Chance ist, etwas Neues für die Zukunft zu lernen. Dies sorgt dafür, dass die Beteiligten mehr Vertrauen in den Wandel haben und sich auch an unkonventionelle Ideen wagen.
6. Führungskräfte als Vorbilder etablieren
Bei jedem Change Management-Prozess ist es von höchster Wichtigkeit, dass es Personen gibt, die andere inspirieren und als Beispiel dienen. Gerade Führungskräfte eignen sich besonders gut dafür, denn dadurch gewinnt der Change Management-Prozess an Glaubwürdigkeit. Dennoch sollen nicht nur Führungskräfte, sondern auch Mitarbeitende von Anfang an miteinbezogen werden, damit sie direkt das Gefühl haben, ein Teil der Veränderung zu sein.
Erfolgsfaktoren im Change Management
So gelangt das Ziel in greifbare Nähe
Zuerst müssen Sie daran denken, dass sie zur Umsetzung eine konsequente Strategie bzw. Veränderungskonzept entwerfen und planen. Dabei können Sie sich an den bekannten Change Management Modellen orientieren oder etwas besonderes, das zu Ihrem Unternehmen passt überlegen. Dies muss dann auch mit allen Beteiligten abgestimmt sein. Denn nur wenn alle mit an Bord sind, kann solche eine Veränderung auch erfolgreich umgesetzt werden.
Weiterhin ist auch die Kommunikation mit allen Beteiligten entscheidend. Auch wenn mithilfe einer Strategie ein Weg vorgegeben wird, so muss während der Umsetzung eine klare und offene Kommunikation zwischen allen Beteiligten etabliert sein, damit das Change Management auch ein Erfolg wird. Gerade wenn es Herausforderungen gibt, ist es wichtig, dass die Beteiligten möglichst schnell ein:e Ansprechpartner:in erreichen können.
Ein weiterer Punkt, der für den Erfolg entscheidend ist, sind engagierte Führungskräfte, die sich ausführlich mit der Materie auseinandergesetzt haben. Diese Führungskräfte sollen nicht nur motivieren, sondern alle anderen Beteiligten begleiten, unterstützen und als Beispiel dienen. So wird die Veränderung von allen anderen ernst genommen und weiterhin gibt es Personen, die eine Vorbildfunktion für alle anderen darstellen.
Weitere Erfolgsfaktoren für den Wandel
Neben Führungskräften ist es auch wichtig, dass alle Beteiligten eingebunden werden. So entsteht ein Potenzial, dass durch die Zusammenarbeit viele neue Ideen zusammenkommen. Des Weiteren fühlen sich die Beteiligten ernst genommen und sind so auch motivierter bei der Veränderung mitzumachen, weil sie sich als ein Teil davon fühlen anstatt nur als Personen, die Aufträge erfüllen, die sie nicht beeinflussen können.
Weitere Personen, die für ein erfolgreiches Change Management einbezogen werden sollten, sind Skeptiker:innen. Diese finden häufig Aspekte an der Veränderung, die noch einmal überdacht werden sollten, die potenziell ein Problem für den Erfolg des Change Managements darstellen. Daher sollten Sie Skeptiker:innen Gehör schenken, um auf so etwas aufmerksam zu werden.
Für ein erfolgreiches Change Management ist es außerdem auch wichtig, die Ziele klar und deutlich zu definieren. So wissen alle, worauf hingearbeitet werden soll. Gleichzeitig bleibt der Change Management Prozess übersichtlich, da es durch eine klare Zielsetzung einfacher ist einzugrenzen, was relevant ist und was nicht.
Schließlich ist es für den Erfolg auch wichtig, auf schnelle Erfolge aufmerksam zu machen. Eine große Veränderung ist ein langfristiger und mühseliger Prozess. Damit der Erfolg aber garantiert ist, ist es daher entscheidend, wenn kleinere und schnell zu erreichende Erfolge erreicht werden. Dies motiviert alle Beteiligten und schaffen Rückhalt für den weiteren Prozess.
Wie Change Management im Unternehmen kommunizieren?
Kommunikation als besondere Herausforderung
Die Kommunikation einer Veränderung im Unternehmen ist nicht nur eine der vielen Aufgaben im Change Management, sondern auch eine Aufgabe, die eine besondere Herausforderung darstellt. Daher ist es am sinnvollsten, dass die Kommunikation des Change Managements auf mehreren Stufen erfolgt:
Stufe 1: Bereitschaft schaffen
Hier geht es darum, die Belegschaft über die Veränderung zu informieren und Klarheit zu schaffen, warum diese notwendig ist. So soll ein Dringlichkeitsgefühl geweckt werden. Damit wird deutlich gemacht, dass transparent mit der Veränderung umgegangen wird. Gleichzeitig vermeidet es die Bildung von Gerüchten. Dennoch ist nicht ausgeschlossen, dass hier Widerstand aufkommt. Aus diesem Grund müssen die kommunizierten Informationen als Orientierung dienen und helfen, die Vorgehensweise und Ziele zu visualisieren.
Stufe 2: Implementierung und Emotionalisierung
Hier befindet sich der Veränderungsprozess in einer Phase, in der der Wandel implementiert wird. Dies bedeutet nicht, dass die Kommunikation ab hier beendet ist. Ganz im Gegenteil muss diese regelmäßig stattfinden. Einerseits sollten Fortschritte und Erfolge geteilt werden, damit die Belegschaft merkt, dass der Veränderungsprozess im Gange ist. Andererseits fühlen sich die Beteiligten nun zunehmend sicherer mit der Veränderung, weshalb es entscheidend ist, die Emotionalität des Prozesses zu betonen und weiter zu motivieren, daran teilzunehmen.
Stufe 3: Nach der Veränderung
Hier ist die Kommunikation weiterhin relevant, auch wenn die größten Herausforderungen mittlerweile überstanden sind. Es ist wichtig zu vermitteln, dass nach der Veränderung ein neuer Standard etabliert ist. Dies soll vermeiden, dass Beteiligte in alte Arbeitsmuster zurückfallen. Gleichzeitig ist es auch wichtig aufzuzeigen, welche Erfolge durch diese Veränderung erreicht wurden und wie sie dem Unternehmen und dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden helfen.
Beispiele für gelungenes Change Management
Viele Unternehmen haben es vorgemacht – erfolgreiches Change Management kann die Zukunft sichern und das Unternehmen erfolgreicher machen als zuvor. Anhand von fünf Best Practices wird deutlich, dass Change Management zwar hochkomplex, jedoch kein Hexenwerk ist.
Change Management vs. Projektmanagement
Auf diese Unterschiede kommt es an
Zwar werden sowohl Change Management als auch Projektmanagement eingesetzt, um Unternehmensziele zu erreichen, aber nach diesem Punkt enden die Gemeinsamkeiten. Denn auch wenn sich diese Begriffe auf den ersten Blick ähneln, so gibt es einen großen Unterschied. Denn Change Management hat die Personen, die von Veränderungen betroffen sind, im Mittelpunkt. Dabei soll gesichert werden, dass die Beteiligten den Wandel akzeptieren und dieser erfolgreich umgesetzt werden kann. Währenddessen fokussiert sich Projektmanagement hauptsächlich auf die Anwendung von Ressourcen zur Erfüllung von Projektanforderungen. Dabei soll das Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitraums mit einem festgelegten Budget umgesetzt werden.
Sowohl im Change Management als auch im Projektmanagement ist ein Gesamtziel vorhanden. Die Methoden, die zur Erreichung des Ziels eingesetzt werden, sind jedoch unterschiedlich. Im Change Management gibt es meist keine festgelegte Liste von starren Aufgaben. Denn Change Management ist ein dynamischer Prozess, in dem sich jederzeit etwas ändern kann und somit werden auch die Aufgaben an die Veränderungen angepasst. Hingegen stehen die Prozesse, Aufgaben und Strategien im Projektmanagement meistens von Anfang an fest und sind maßgeblich für die Erreichung des Projektziels.
Schließlich gibt es auch Unterschiede bei der Zielsetzung. Im Change Management wird eine Veränderung innerhalb eines Unternehmens angestrebt. Diese Veränderung ist in den meisten Fällen eine Lösung eines bestehenden Problems oder eine Verbesserung der Arbeitsweise. Ziel ist es, dass diese Veränderung oder Lösung von allen im Unternehmen adaptiert und angewandt wird. Das Projektmanagement dagegen hat die Erreichung eines bestimmten Projekts in einer bestimmten Zeit und eines Budgetrahmens im Fokus. Dabei ist das Projekt danach abgeschlossen und wird in einigen Fällen nicht mehr wieder relevant, während das Ziel des Change Managements weiterhin innerhalb des Unternehmens Einfluss hat.
Fazit: Wo steht Ihr Unternehmen?
Der Status quo ist entscheidend
In fast jedem Unternehmen ist Raum für Wandel. Im Hinblick auf die moderne Arbeitswelt, veränderte Kundenanforderungen und die digitale Transformation, müssen sich Unternehmen die Frage stellen, wo sie stehen. In vielen Fällen ist es komplex, konkrete Change-Projekte anzustoßen. Aber dennoch lohnt es sich, diesen Prozess in Angriff zu nehmen. Denn auch wenn ein Change Management-Prozess komplex ist, lohnt sich dieser durch die daraus entstehenden Vorteile für alle Mitarbeitenden, Führungskräfte und Unternehmen allgemein. Es lohnt sich daher zu überlegen, wo eine Veränderung im Unternehmen notwendig ist und wie diese umgesetzt werden kann.
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