In vielen Unternehmen besteht der Wunsch, sich zu verändern. Man will neue Wege gehen, Prozesse modernisieren und Kommunikation verbessern. Change Management hat hierbei zwei wesentliche Aufgaben: zum einen müssen technologische Neuerungen angestoßen werden, zum anderen muss sich das Management grundlegend verändern

Was bedeutet Change Management?

Unter Change Management versteht man im Allgemeinen die laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen (zitiert nach Gabler Wirtschaftslexikon). Gemessen an realen Herausforderungen kann das Change Management auch als interne Überzeugungsarbeit gesehen werden. Häufig gibt es in der Belegschaft Widerstände gegen Neuerungen, die zunächst bekämpft werden müssen. Um erfolgreiches Change Management betreiben zu können sind deshalb folgende Aspekte wichtig:

Klare Ziele geben Orientierung und wecken Interesse bei den Kollegen. Wenn klar ist, in welchen Bereichen Change Management betrieben werden soll, baut das Widerstände ab. Nichts schafft mehr Skepsis als diffuse Projekte ohne transparente Strategie.

Identifizieren Sie zunächst die Schmerzpunkte innerhalb des Unternehmens. Gehen Sie diese zuerst mit attraktiven Lösungen an. So generieren Sie direkt sichtbaren Nutzen und schaffen Akzeptanz für den Wandel.

Kleine Schritte sind besser als eine große, diffuse Vision. Fangen Sie mit konkreten Maßnahmen an und verlieren Sie sich nicht im Analysieren und Konzipieren.

Sehen Sie Change Management als Experiment. Es hat sich bewährt (verschiedene) Pilotanwendungen mit einer kleinen Gruppe zu testen und erst dann das ganze Unternehmen einzubeziehen.

Machen Sie sich den Start leicht, indem Sie zunächst Sympathisanten des Wandels einbeziehen. So produzieren Sie leichter Erfolgsgeschichten, mit denen Sie dann den Rest der Belegschaft überzeugen können.

Finden Sie Schirmherren im Top-Management. Diese treten dann als Botschafter des Wandels auf und sorgen so für Akzeptanz, auch auf hohen Entscheidungsebenen.

Die Gründe für Change Management sind vielseitig. Einige Unternehmen wollen sich grundlegend umstrukturieren, andere effizienter wirtschaften oder die (interne) Kommunikation verbessern. In den meisten Fällen ist der Wandel dringend notwendig. Viele Unternehmen sind noch in alten, starren Strukturen gefangen, die nicht mehr so recht in die heutige Welt passen wollen. Es ist deshalb richtig, nicht immer nur Kleinigkeiten verbessern zu wollen, sondern den Unternehmenswandel zu einem durchdachten und strukturierten Projekt zu machen.

Unternehmen profitieren auf verschiedenen Ebenen von Change Management:

• Bestehende Prozesse werden überdacht und, wo sinnvoll, abgelöst oder verändert.
• Management-Methoden werden an die aktuelle oder gewünschte Unternehmensstruktur angepasst.
• Alte Kommunikationsmittel werden durch zeitgemäße ersetzt.
• Ressourcen können gebündelt und so effizienter eingesetzt werden.
• Die Unternehmenskultur kann neu erfunden und in der DNA des Unternehmens verankert werden.

Damit der Wandel des Unternehmens erfolgreich sein kann, müssen einige Voraussetzungen getroffen werden. Diese sind oftmals gleichzeitig auch essentieller Bestandteil des Wandels.

Damit Change Management gelingen kann, muss ein ganzheitlicher Ansatz gewählt werden. Auch wenn die einzelnen Veränderungen nacheinander passieren können, ist es wichtig, dass nicht nur einige wenige Aspekte siloartig angegangen werden. Veränderungen müssen sowohl das Management als auch die Kommunikation und Kommunikationsmittel betreffen, damit die Unternehmenskultur sich positiv verändern kann. Die wichtigsten Voraussetzungen für den Wandel sind:

Moderne Infrastruktur für die Kommunikation

Change Management geht nicht ohne moderne Infrastruktur. Die Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Wo früher Telefon, E-Mails und Newsletter die gängigen Instrumente waren, entsprechen heute Social Intranets, dazugehörige Mobile Apps und andere Tools dem Standard.

Die neuen Kommunikationsformen bringen eine Vielzahl an Vorteilen mit sich:

• Social Intranets flachen die Hierarchie ab. Jeder kann dort seine Meinung zu (ihn betreffenden) Themen sagen. Nicht seine Position in der Hierarchie, sondern lediglich die Expertise sind hierfür relevant.
• Social Intranets und andere Tools strukturieren die Kommunikation wesentlich sinnvoller als E-Mails.
• Auch wenn mehrere Personen beteiligt sind, sind alle auf dem gleichen Kommunikationsstand und verpassen keine wichtigen Details.

Neben einem Social Intranet kann auch über die Einführung anderer zeitgemäßer Tools nachgedacht werden. Zu ihnen gehören beispielsweise Content-Management-Systeme (CMS), Programme für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Tools für das Monitoring externer Social-Media-Kanäle.

Neue Prozesse

Wesentliche Gründe für Change Projekte sind Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen. Hierfür muss man sich klar machen, an welchen Stellen Potential für Veränderungen ist. Prozesse, die gut funktionieren und auf keine Kritik bei den Ausführenden stoßen, müssen nicht des Wandels wegen angegangen werden. Vielmehr sollte man dort ansetzen, wo Unzufriedenheit herrscht oder Prozesse unökonomisch sind. Hierfür ist eine Evaluation der im Unternehmen bestehenden Prozesse vonnöten. Beachten Sie, dass es besser ist, einige Dinge nachhaltig zu verändern, anstatt überall anzufangen und die so entstandenen „Baustellen“ nicht abarbeiten zu können.

Neue Management-Methoden

Aufgrund der sich veränderten Hierarchien und neuer Organisationsstrukturen werden auch neue Methoden im Management nötig. In vielen Unternehmen ist das Management, vor allem die oberen Ebenen, abgekoppelt vom Rest der Belegschaft. Die neuen Prozesse und Tools erfordern jedoch flachere Hierarchien, ein an Expertise orientiertes Miteinander und Teamarbeit. Hier ist eine Entwicklung weg von der klassischen Push-Führung hin zur moderneren Pull-Führung erkennbar. Die letztere legt besonderen Wert auf die Zusammenarbeit im Team. Die Führung koordiniert die Teamarbeit und lässt den Mitarbeitern viele Freiheiten, sodass eine Vertrauensbasis zwischen Führungskraft und Kollegen entsteht. Damit das Management sich an diese Gegebenheiten anpassen kann, ist Unterstützung durch den Change Manager nötig. Binden Sie das Top-Management schon bei der Implementation eines Social Intranets oder anderer Tools ein. Die Führungsebene wird neue Software nur dann nutzen, wenn sie sich mit ihr vertraut und sicher fühlt. Vermitteln Sie dem Management, dass es sinnvoll ist, den Kollegen zuzuhören und sie einzubinden, auch wenn sie einer niedrigen Hierarchieebene angehören.

Damit die interne Überzeugungsarbeit gelingen kann, muss sie strukturiert werden. Denn wir alle werden uns eingestehen müssen, dass uns Veränderungen immer wieder vor Herausforderungen stellen, denen wir gerne den gewohnten Tagesablauf vorziehen. Deshalb empfiehlt es sich auch, zumindest Teile der Kollegen, frühzeitig in den Prozess einzubinden.

Diese These wird unterstützt durch das Drei-Phasen-Modell von Kurt Lewin. Er kam bereits 1947 zur Erkenntnis, dass der Mensch dazu angetrieben werden muss, die Vorteile angestrebter Veränderungen zu erkennen. Von sich selbst wäre er nicht bereit, sich Veränderungen hinzugeben. Lewins Modell bezieht sich eigentlich auf gesellschaftlichen Wandel, eignet sich aber auch, um Change Management im Unternehmen zu beschreiben.

In der Auflockerungs-Phase werden Veränderungen durch Gespräche, Diskussionen, Workshops und Befragungen vorbereitet. In dieser Phase wird die Veränderung langsam eingeleitet. Hier geht es vor allem um den Diskurs und das Gewinnen von Unterstützern. Diese Phase sollte mit einer kleinen Pilotierungsgruppe zusammen in Angriff genommen werden.

In der darauf folgenden Hinüberleitungs-Phase werden anhand der neu erlangten Erkenntnisse neue Verhaltensmuster und Prozesse entwickelt. Dabei werden durch Training, Schulungen und Rollenmodelle die alten Verhaltensmuster abgelöst. Die in der ersten Phase erdachten Veränderungen werden hier an die breite Basis kommuniziert und als neue Standards etabliert.

In der abschließenden Verfestigungs-Phase etabliert sich das Neue als Standard. Ist dies der Fall, war das Change Management erfolgreich. Neue Prozesse haben sich etabliert und die Unternehmenskultur wurde nachhaltig verändert.

Herausforderungen

Wie Sie sehen ist Change Management nicht die einfachste Aufgabe. Um den Wandel im Unternehmen herbeizuführen, sind Geduld und Fingerspitzengefühl gefragt. Menschen, die mit Wandel konfrontiert sind, neigen dazu am Altbewährten festhalten zu wollen. Zeigen Sie konkrete Verbesserungen deshalb immer an Beispielen auf. Sagen Sie den Kollegen, wie viel Zeit ein neuer Prozess einspart und wie ein neues Tool den Arbeitsalltag erleichtert. Nur wenn die Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile Change Management für sie bringt, werden sie aktiv daran mitwirken.

Wo steht Ihr Unternehmen?

In fast jedem Unternehmen ist Raum für Wandel. In Hinblick auf die moderne Arbeitswelt, veränderte Kundenanforderungen und die Digitale Transformation, müssen sich Unternehmen die Frage stellen, wo sie stehen. In vielen Fällen ist es nicht einfach, konkrete Change-Projekte anzustoßen. Wir von mixxt bieten deshalb den Intranet-Audit. So wollen wir Ihnen helfen, Verbesserungspotential in Ihrem Unternehmen zu entdecken und Ihnen konkrete Maßnahmen vorschlagen. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen Change-Management Projekte erfolgreich umsetzen kann.

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