Mitarbeiter-App mit tixxt

Alle Mitarbeitenden überall erreichen

Ein Großteil der Arbeitnehmenden übt seinen Job auch von unterwegs aus. Sei es im Außendienst, in Produktion und Fertigung oder in einer Filiale – alle zu erreichen wird immer wichtiger. Bisherige Maßnahmen der Internen Kommunikation verfehlen die Zielgruppe der Non-Desk-Worker jedoch oft. Doch diese Kolleg:innen wollen ebenso alle Informationen erhalten, die für ihre Arbeit und darüber hinaus relevant sind. Mitarbeiter-Apps ermöglichen die Einbindung aller. Im eigenen Unternehmensdesign gestaltet, fühlen sich Mitarbeitende hier schnell zu Hause.

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Was ist eine Mitarbeiter-App?

Bei einer Mitarbeiter-App handelt es sich um eine mobile Option, um die Belegschaft mithilfe von Kanälen wie dem Smartphone oder Tablet regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Auf dem Markt gibt es sowohl vorgefertigte Standard-Apps als auch die Möglichkeit, sich eine individuelle Lösung im eigenen Unternehmensdesign gestalten zu lassen. Mitarbeiter-Apps sorgen dafür, dass Mitarbeitende keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz mehr benötigen und stattdessen mobil und flexibel von überall unterwegs auf alle wichtigen Inhalte zugreifen können. Mitarbeiter-Apps sind zu einem Stützpfeiler der Internen Kommunikation geworden.

Warum sollte ein Unternehmen eine Mitarbeiter-App anbieten?

Mitarbeiter-App als Kanal, der alle erreichen kann

Für Unternehmen lohnt es sich, eine Mitarbeiter-App anzubieten, da diese der Organisation zahlreiche Vorteile bietet: Mit einer App für die Mitarbeitenden werden alle Kolleg:innen erreicht, Informationen können besser und zielgruppengerechter verteilt werden. Mitarbeiter-Apps verbessern so die Interne Kommunikation, ohne die Mitarbeitenden mit zu vielen Informationen zu überfordern. Dem sogenannten „Gießkannen-Prinzip“ wird aktiv entgegengewirkt. Eine Mitarbeiter-App stellt sicher, dass auch Kolleg:innen ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz erreicht werden. Das erleichtert Arbeitsabläufe und professionalisiert die Unternehmenskommunikation.

Frau auf gelbem Hintergrund hält Daumen nach oben und schaut auf Smartphone

Was leistet eine Mitarbeiter-App für ein Unternehmen?

Die Leistungen auf einen Blick

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Das leistet eine Mitarbeiter-App im Detail

Die Leistungen einer Mitarbeiter-App sind für Unternehmen vielfältig und betreffen unterschiedliche Bereiche:

Interne Kommunikation standortunabhängig intensivieren:

Tiefer eintauchen in die Welt der zielgerichteten Internen Kommunikation. Eine Mitarbeiter-App hilft, relevante Informationen, Ankündigungen und Neuigkeiten gezielt an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren – ganz gleich, wo sich die Kolleg:innen befinden.

Employee Engagement stärken:

Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung steigern. Mit einer Mitarbeiter-App werden auch mobil die Rahmenbedingungen und Mehrwerte geschaffen, um das Engagement und die Loyalität der Mitarbeitenden zu stärken. Per App sind Kommunikation und Entscheidungswege für alle transparent nachvollziehbar – so bleibt niemand außen vor.

Kollaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg:

Agile Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten – ortsunabhängig. Eine Mitarbeiter-App erleichtert Teamarbeit und Kollaboration, Auch die Kommunikation zwischen verschiedenen Bereichen und Standorten wird effizient gestaltet.

Unterstützung im hybriden & mobilen Arbeiten:

Auch für Remote- und hybride Arbeitsmodelle sind Mitarbeiter-Apps entscheidend, um alle Mitarbeitenden mit dem Unternehmen zu verbinden. Sie bieten damit einen virtuellen Raum, in dem alle an der Unternehmenskultur teilnehmen und auf relevante Informationen zugreifen können. An welchem Ort sich die Mitarbeitenden dabei befinden, spielt keine Rolle.

 

Alle Mitarbeitenden beteiligen:

Die ganzheitliche Information aller Mitarbeitenden über verschiedene Standorte hinweg ist kompliziert genug. Eine Mitarbeiter-App bietet daher die Möglichkeit, die Mitarbeitenden zielgruppengerecht zu informieren und transparent in Entscheidungen einzubeziehen. Mit einem Klick lassen sich Umfragen und Abstimmungen erstellen und Foren können genutzt werden, um Meinungen zu sammeln und demokratische Prozesse zu fördern – standortunabhängig.

Arbeitsmittel für die Hosentasche:

Mitarbeiter-Apps ermöglichen es, alle relevanten Arbeitsmaterialien immer griffbereit zu haben. So sind Prozesse, Dokumente und zentrale Informationen immer mit dabei – mobil und an jedem Ort. Auch die kollaborative Dateibearbeitung lässt sich standortunabhängig gestalten. So können die Mitarbeitenden parallel und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten – sei es für die Sicherung neuer Arbeitsprozesse, für das mobile Abrufen von Handbüchern oder zum Erstellen von Urlaubsanträgen.

Effizientes Wissensmanagement:

Mitarbeiter-Apps helfen, Wissen zu bewahren und für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. So entstehen innovative Wege, um Informationen zu organisieren, zu teilen und zu durchsuchen. Vom Onboarding neuer Kolleg:innen bis zur Archivierung wertvoller Ressourcen – eine Mitarbeiter-App optimiert das Wissensmanagement mit Leichtigkeit und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Die Mitarbeiter-App hilft dabei, dass das Wissen innerhalb des Unternehmens fließen kann.

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Wie gelingt ortsunabhängige Interne Kommunikation?

Die Mitarbeiter-App im Zentrum der strategischen Unternehmenskommunikation

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht die mobile Nutzung des Social Intranets und macht Informationen somit zu einem unverzichtbaren Puzzleteil des Unternehmenserfolges. Ganz egal, von wo die Mitarbeitenden arbeiten, wie sie auf das Social Intranet zugreifen oder welchen Kanal sie bevorzugen – Mitarbeiter-Apps stellen den Informationsfluss sicher. Einer Steigerung des Wissensaustauschs und des Employee Engagements steht so nichts im Weg.

Die Vorteile von Mitarbeiter-Apps als Instrument der Internen Kommunikation sind dabei vielfältig: Effizientere Kommunikation und kürzere Wege, das komplette Unternehmenswissen in der Hosentasche, dokumentierte Arbeitsprozesse immer griffbereit, mobiles Arbeiten von überall aus, Anpassbarkeit an die Bedürfnisse des Unternehmens – Mitarbeiter-Apps ermöglichen einen zeit- und ortsunabhängigen Austausch. Standortgrenzen spielen keine Rolle mehr.

Frau auf blauem Hintergrund lächelt den Betrachter an und hält Tablet in der Hand

Welche Vorteile bietet eine Mitarbeiter-App?

Die Vorteile auf einen Blick

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Die Vorteile einer Mitarbeiter-App im Detail

Die Vorteile von Mitarbeiter-Apps sind vielfältig und können die Interne Kommunikation verbessern, die Mitarbeiterbindung erhöhen und die Produktivität im Unternehmen steigern. Die wichtigsten Vorteile von Mitarbeiter-Apps:

Effiziente Kommunikation:

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht eine schnelle und zielgerichtete Kommunikation unter allen Kolleg:innen. Unternehmen können wichtige Infos, Updates und Nachrichten in Echtzeit an ihre Mitarbeitenden senden.

Mitarbeiterbindung:

Durch die Nutzung einer Mitarbeiter-App steigert das Unternehmen das Engagement seiner Mitarbeitenden, indem es Stimmungsbilder, Umfragen und Möglichkeiten zur aktiven Beteiligung anbietet.

Zugriff auf Unternehmensressourcen:

Mitarbeitende haben über die App alle wichtigen Ressourcen, wie Schulungsmaterialien, Dokumente und Unternehmensrichtlinien stets in der Hosentasche.

Verbesserte Zusammenarbeit:

Eine Mitarbeiter-App fördert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen, indem sie Funktionen wie Dateifreigabe- und versionierung, Projektmanagement und Diskussionsforen bereitstellt. Auch das parallele Bearbeiten von Dateien ist möglich.

Mobiles Arbeiten:

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht das Arbeiten von überall aus, was die Flexibilität im Arbeitsalltag erhöht.

Sicherheit und Datenschutz:

Eine Mitarbeiter-App bietet hohe Sicherheitsstandards, um den Schutz sensibler Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Zeit- und Kostenersparnis:

Die Verwendung einer Mitarbeiter-App trägt zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen bei und reduziert zeitgleich den Verwaltungsaufwand.

Anpassbarkeit:

Eine Mitarbeiter-App lässt sich nicht nur im Design an das Unternehmen anpassen, sondern bietet oftmals auch die Möglichkeit, spezifische Arbeitsabläufe zu berücksichtigen.

Mitarbeiter-Apps ermöglichen somit eine effektive Interne Kommunikation, steigern das Engagement der Mitarbeitenden und fördern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Sie bieten einen flexiblen Zugang zu wichtigen Informationen – völlig unabhängig von Standort, Abteilung oder Endgerät.

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Wie passt eine Mitarbeiter-App ins Unternehmen?

Auf folgende Aspekte kommt es an:

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Darauf sollte im Detail geachtet werden

Wenn Unternehmen planen, eine Mitarbeiter-App zu implementieren, sollten sie vorab folgende Aspekte berücksichtigen und durchdenken:

Zweck und Funktion

Eine Mitarbeiter-App zu implementieren ist für Unternehmen immer dann sinnvoll, wenn alle Mitarbeitenden erreicht und informiert werden sollen. Mitarbeiter-Apps tragen zu einer besseren Internen Kommunikation bei und stellen sicher, dass auch Kolleg:innen ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz erreicht werden. Mit Mitarbeiter-Apps wird nicht nur die traditionelle top-down Kommunikation abgebildet. Vielmehr lassen sich vor allem zahlreiche relevante Arbeitsmittel je Abteilung über die App abrufen. Egal ob Schichtplan, Angebot der Kantine oder digitale Mitarbeiterzeitung – mit einer Mitarbeiter-App sind alle Inhalte zielgruppengerecht und standortunabhängig abruf- und nutzbar.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Generell legen Social Intranets den Schwerpunkt auf die Kommunikation und Kollaboration in Echtzeit. Funktionen wie Kommentare, Diskussionsforen, Messenger- und Chat-Dienste sowie die Möglichkeit, Inhalte zu teilen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, gehören mittlerweile zum Standard. Mitarbeiter-Apps gehen hier noch einen Schritt weiter: Sie helfen allen Mitarbeitenden, diese Funktionen jederzeit und ortsunabhängig zu nutzen.

Nutzerprofile und Vernetzung

Mitarbeiter-Apps bieten den Vorteil, dass auch Non-Desk-Worker schnell und einfach auf die Profile einzelner Nutzer:innen zugreifen können. So können sie sich leichter mit den Kolleg:innen vernetzen. Mobil ist die direkte Suche nach spezieller Expertise der Nutzer:innen kein Problem mehr.

Kultur und Engagement

Mitarbeiter-Apps fördern die Bindung und das Engagement der Mitarbeitenden, da sie auch mobil den Austausch von Anerkennung, Lob und Ideen unterstützen und eine transparente Kommunikation für alle gewährleisten.

Anpassbarkeit

Intranets sind oft wenig anpassbar und erfordern mehr technisches Fachwissen, um Änderungen vorzunehmen. Mobile Apps sind flexibler und ermöglichen es Unternehmen, die App an ihre eigenen Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen. Auch eine Anpassung an das individuelle Corporate Design des Unternehmens ist in der Regel kein Problem.

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Eine Mitarbeiter-App ermöglicht effektive Interne Kommunikation, steigert das Engagement der Mitarbeitenden, fördert die Zusammenarbeit – unabhängig von Standort, Abteilung oder Endgerät.

Wie lassen sich alle Mitarbeitenden ortsunabhängig einbinden?

Auch Kolleg:innen in Produktion, Fertigung, Außendienst & Co lassen sich leicht integrieren

Mitarbeitende einzubinden, die keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz haben, war lange Zeit beschwerlich. Sogenannte „Blue Collar Worker“, „Non-Desk-Worker“ oder auch „Frontline Mitarbeitende“ waren in vielen Unternehmen nicht komplett in die Interne Kommunikation integriert. Eine Mitarbeiter-App schafft hier Abhilfe und ermöglicht den Zugriff auf alle wichtigen Informationen, auch über das eigene Smartphone oder Bildschirme für alle!

Nun können alle Mitarbeitenden von den Vorteilen einer modernen Arbeitsweise profitieren. Fachwissen und Expertise der Kolleg:innen aus diesen Bereichen werden für alle nutzbar. Wertvolles Wissen kann somit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil beitragen. Das gelingt sogar ohne eine dienstliche E-Mail-Adresse. Zugangsdaten mit PIN und Passwort werden individuell verschickt, beispielsweise mit der monatlichen Gehaltsabrechnung.

Auf den ersten Blick erleichtert ein reines Social Intranet für die Kolleg:innen bürokratische Angelegenheiten. Mitarbeitende ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz können auf einer digitalen Ebene auf Arbeitsprozesse, Anträge und Formulare zugreifen. Doch interaktive Plattformen gehen mit ihrer App für Mitarbeitende noch einen Schritt weiter: Sie erlauben den Austausch zwischen allen Kolleg:innen – unabhängig davon, in welchem Bereich diese tätig sind. Das eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So können Expert:innen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen und einander inspirieren. Auf lange Sicht steigert das die Innovationskraft des Unternehmens.

 

Uns war es wichtig, auch die Mitarbeiter in der Produktion am Social Intranet teilhaben zu lassen. Nur so stellen wir sicher, dass alle Kollegen im Unternehmen den gleichen Informationsstand haben und eine gemeinsame Unternehmensidentität entstehen kann.

Thorsten Schmitt

Leiter Unternehmenskommunikation, Berentzen-Gruppe

Mann vor hellblauem Hintergrund schaut nach links und lächelt, zeigt mit Zeigefinger in diese Richtung
Daniel Pietzsch

Non-Desk-Worker einbinden – aber wie?

Welche Inhalte sind besonders für Mitarbeitende ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz interessant?

Inhalte, die über die Mitarbeiter-App kommuniziert werden, lassen sich an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppe anpassen. Neben allgemeinen Informationen, die für das gesamte Unternehmen interessant sind oder abteilungsspezifischen News, sollten Sie auch Inhalte kommunizieren, die sich speziell an Ihre Non-Desk-Worker richten. Folgende Themen sind besonders für Frontline-Mitarbeitende geeignet:

  • Inhaltlich: Schichtplan, Urlaubsantrag, Sicherheitsvideo, Leitfäden, Handbücher, Prozessdokumentation
  • Funktional: Chat, Umfrage, Push-Nachricht, Mitarbeiterverzeichnis, Kommentar-Funktion, Interessant-Markierung

 

Wie sicher ist eine Mitarbeiter-App?

Diese Frage sollte unbedingt beantwortet werden

Ob eine Mitarbeiter-App als sicher betrachtet werden kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die gründlich geprüft werden sollten. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter-Apps nur durch Mitarbeitende des Unternehmens und nur für den internen Gebrauch genutzt werden. Es empfiehlt sich, bereits vor Einführung einer Mitarbeiter-App zu klären, welche Daten verwendet werden dürfen. Die Daten sollten zudem sicher gehostet sein. Idealerweise findet das Hosting über einen zertifizierten, sicheren Server statt, der sich in Deutschland befindet.
Ebenfalls sollte eine sichere Login-Möglichkeit gewährleistet sein, z. B. mittels einer zusätzlichen Zwei-Faktor-Authentifizierung. Informationen, die hingegen öffentlich zugänglich sein dürfen, können beispielsweise auch in einem externen Bereich der App, ohne Login, zur Verfügung gestellt werden.

Frau vor hellgelbem Hintergrund hält Laptop in der Hand und hebt den Zeigefinger

Wie sollte man eine Mitarbeiter-App einführen?

Viele Faktoren spielen bei der Implementierung einer Mitarbeiter-App eine Rolle

Zunächst muss geklärt werden, was das Ziel ist, das mit der Mitarbeiter-App verfolgt wird. Die Klärung dieser Frage ist ausschlaggebend für den gesamten Prozess der Implementierung. Ebenfalls müssen mögliche Vorbehalte, beispielsweise des Betriebsrates, geklärt werden. Idealerweise findet sich ein Kern-Team, das die Einführung betreut. Dies eröffnet vielseitigere Perspektiven auf die App und erleichtert die Launch-Phase. Die Zeit zum Launch der Mitarbeiter-App sollte ebenfalls bedacht werden. Hier lohnt sich die klassische Kommunikationskaskade, die stetig über den Fortschritt informiert. Die Vorteile der App sollten dabei im Vordergrund stehen. Wurde die Mitarbeiter-App erfolgreich eingeführt, liegt der Fokus vor allem auf dem zielgruppengerechten Bereitstellen von Inhalten.

Mann vor hellblauem Hintergrund verschränkt Arme, lächelt in die Kamera

FAQ

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Bei einer Mitarbeiter-App handelt es sich um eine mobile Option, um die Belegschaft via Smartphone regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Auf dem Markt gibt es sowohl vorgefertigte Standard-Apps als auch die Möglichkeit, sich eine individuelle Lösung im eigenen Unternehmensdesign gestalten zu lassen. Mitarbeiter-Apps sorgen dafür, dass Mitarbeitende keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz mehr benötigen und stattdessen mobil und flexibel von überall unterwegs auf alle wichtigen Inhalte zugreifen können.

Warum eine Mitarbeiter-App anbieten?

Für Unternehmen lohnt es sich, eine Mitarbeiter-App anzubieten, da diese der Organisation zahlreiche Vorteile bietet: Mit einer App für die Mitarbeitenden werden alle Kolleg:innen erreicht, Informationen können so besser und zielgruppengerechter verteilt werden. Mitarbeiter-Apps verbessern so die Interne Kommunikation, ohne die Mitarbeitenden mit zu vielen Informationen zu überfordern. Dem sogenannten “Gießkannen-Prinzip” wird aktiv entgegengewirkt. Mitarbeiter-Apps stellen sicher, dass auch Kolleg:innen ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz erreicht werden. Das erleichtert Arbeitsabläufe und professionalisiert die Unternehmenskommunikation.

Was sind die Vorteile einer Mitarbeiter-App?

Die Vorteile von Mitarbeiter-Apps umfassen ein gesteigertes Engagement der Mitarbeitenden, vereinfachte Arbeitsabläufe, verbesserte Kommunikation und die Kultivierung einer ortsunabhängigen, aber stärker vernetzten Arbeitsumgebung. Dies fördert den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit. Der Einsatz von Mitarbeiter-Apps verspricht eine verbesserte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden verschiedener Standorte, indem sie einen zentralen virtuellen Ort für den Austausch und die Zusammenarbeit bieten.

Sind Mitarbeiter-Apps sicher?

Ob eine Mitarbeiter-App als sicher betrachtet werden kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die gründlich geprüft werden sollten. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter-Apps nur durch Mitarbeitende des Unternehmens und nur für den internen Gebrauch genutzt werden. Es empfiehlt sich, bereits vor Einführung einer Mitarbeiter-App zu klären, welche Daten verwendet werden dürfen. Die Daten sollten zudem sicher gehostet sein. Idealerweise findet das Hosting über einen zertifizierten, sicheren Server statt, der sich in Deutschland befindet.
Ebenfalls sollte eine sichere Login-Möglichkeit gewährleistet sein, z. B. mittels einer zusätzlichen Zwei-Faktor-Authentifizierung. Informationen, die hingegen öffentlich zugänglich sein dürfen, können beispielsweise auch in einem externen Bereich der App, ohne Login, zur Verfügung gestellt werden.

Was muss bei der Einführung einer Mitarbeiter-App beachtet werden?

Viele Faktoren spielen bei der Implementierung einer Mitarbeiter-App eine Rolle: Zunächst muss geklärt werden, was das Ziel ist, das mit der Mitarbeiter-App verfolgt wird. Die Klärung dieser Frage ist ausschlaggebend für den gesamten Prozess der Implementierung. Ebenfalls müssen mögliche Vorbehalte, beispielsweise des Betriebsrates, geklärt werden. Idealerweise findet sich ein Kern-Team, das die Einführung betreut. Dies eröffnet vielseitigere Perspektiven auf die App und erleichtert die Launch-Phase. Die Zeit zum Launch der Mitarbeiter-App sollte ebenfalls bedacht werden. Hier lohnt sich die klassische Kommunikationskaskade, die stetig über den Fortschritt informiert. Die Vorteile der App sollten dabei im Vordergrund stehen. Wurde die Mitarbeiter-App erfolgreich eingeführt, liegt der Fokus vor allem auf dem zielgruppengerechten Bereitstellen von Inhalten.

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