Die Mitarbeiter-App für eine bessere Interne Kommunikation

Bei einer Mitarbeiter-App handelt es sich um eine mobile Option, um die Belegschaft mithilfe von Kanälen wie dem Smartphone oder Tablet regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Auf dem Markt gibt es sowohl vorgefertigte Standard-Apps als auch die Möglichkeit, sich eine individuelle Lösung im eigenen Unternehmensdesign gestalten zu lassen. Mitarbeiter-Apps sorgen dafür, dass Mitarbeitende keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz mehr benötigen und stattdessen mobil und flexibel von überall unterwegs auf alle wichtigen Inhalte zugreifen können. Mitarbeiter-Apps sind zu einem Stützpfeiler der Internen Kommunikation geworden.

Für Unternehmen lohnt es sich, eine Mitarbeiter-App anzubieten, da diese der Organisation zahlreiche Vorteile bietet: Mit einer App für die Mitarbeitenden werden alle Kolleg:innen erreicht, Informationen können besser und zielgruppengerechter verteilt werden. Mitarbeiter-Apps verbessern so die Interne Kommunikation, ohne die Mitarbeitenden mit zu vielen Informationen zu überfordern. Dem sogenannten „Gießkannen-Prinzip“ wird aktiv entgegengewirkt. Eine Mitarbeiter-App stellt sicher, dass auch Kolleg:innen ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz erreicht werden. Das erleichtert Arbeitsabläufe und professionalisiert die Unternehmenskommunikation.

Die Bindung der Mitarbeitenden zu steigern, ist für Unternehmen stets eine zentrale, jedoch keine leichte Aufgabe: Zu viele Faktoren spielen eine Rolle und wollen beachtet werden. Ansätze, um die Mitarbeiterbindung im Unternehmen zu steigern und davon dauerhaft zu profitieren, gibt es wie Sand am Meer. Wir klären, wie eine eigene Mitarbeiter-App dabei helfen kann.

Alle Mitarbeitenden beteiligen:

Die ganzheitliche Information aller Mitarbeitenden über verschiedene Standorte hinweg ist kompliziert genug. Eine Mitarbeiter-App bietet daher die Möglichkeit, die Mitarbeitenden zielgruppengerecht zu informieren und transparent in Entscheidungen einzubeziehen. Mit einem Klick lassen sich Umfragen und Abstimmungen erstellen und Foren können genutzt werden, um Meinungen zu sammeln und demokratische Prozesse zu fördern – standortunabhängig.

Arbeitsmittel für die Hosentasche:

Mitarbeiter-Apps ermöglichen es, alle relevanten Arbeitsmaterialien immer griffbereit zu haben. So sind Prozesse, Dokumente und zentrale Informationen immer mit dabei – mobil und an jedem Ort. Auch die kollaborative Dateibearbeitung lässt sich standortunabhängig gestalten. So können die Mitarbeitenden parallel und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten – sei es für die Sicherung neuer Arbeitsprozesse, für das mobile Abrufen von Handbüchern oder zum Erstellen von Urlaubsanträgen.

Effizientes Wissensmanagement:

Mitarbeiter-Apps helfen, Wissen zu bewahren und für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. So entstehen innovative Wege, um Informationen zu organisieren, zu teilen und zu durchsuchen. Vom Onboarding neuer Kolleg:innen bis zur Archivierung wertvoller Ressourcen – eine Mitarbeiter-App optimiert das Wissensmanagement mit Leichtigkeit und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Die Mitarbeiter-App hilft dabei, dass das Wissen innerhalb des Unternehmens fließen kann.

Der Vorstand als Schlüssel zum Erfolg der Mitarbeiter-App? Die Einführung einer Mitarbeiter-App ist nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Entscheidung. Der Vorstand spielt dabei eine zentrale Rolle: Er gibt nicht nur die Mittel frei, sondern sorgt auch durch seine Unterstützung für eine breite Akzeptanz im Unternehmen. Um den Vorstand zu überzeugen, gibt es einige Tipps. So können Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Mitarbeiter-App legen.

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht die mobile Nutzung des Social Intranets und macht Informationen somit zu einem unverzichtbaren Puzzleteil des Unternehmenserfolges. Ganz egal, von wo die Mitarbeitenden arbeiten, wie sie auf das Social Intranet zugreifen oder welchen Kanal sie bevorzugen – Mitarbeiter-Apps stellen den Informationsfluss sicher. Einer Steigerung des Wissensaustauschs und des Employee Engagements steht so nichts im Weg.

Die Vorteile von Mitarbeiter-Apps als Instrument der Internen Kommunikation sind dabei vielfältig: Effizientere Kommunikation und kürzere Wege, das komplette Unternehmenswissen in der Hosentasche, dokumentierte Arbeitsprozesse immer griffbereit, mobiles Arbeiten von überall aus, Anpassbarkeit an die Bedürfnisse des Unternehmens – Mitarbeiter-Apps ermöglichen einen zeit- und ortsunabhängigen Austausch. Standortgrenzen spielen keine Rolle mehr.

Die Einführung einer Mitarbeiter-App kann die Interne Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen erheblich verbessern. Doch zunächst muss eine besondere Hürde genommen werden: Das Ok des Betriebsrats muss eingeholt werden! Wir werfen einen Blick auf die Vorteile einer Mitarbeiter-App, adressieren häufige Bedenken des Betriebsrats und geben Tipps für eine erfolgreiche Einführung in Zusammenarbeit mit diesem.

Mobiles Arbeiten:

Eine Mitarbeiter-App ermöglicht das Arbeiten von überall aus, was die Flexibilität im Arbeitsalltag erhöht.

Sicherheit und Datenschutz:

Eine Mitarbeiter-App bietet hohe Sicherheitsstandards, um den Schutz sensibler Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Zeit- und Kostenersparnis:

Die Verwendung einer Mitarbeiter-App trägt zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen bei und reduziert zeitgleich den Verwaltungsaufwand.

Anpassbarkeit:

Eine Mitarbeiter-App lässt sich nicht nur im Design an das Unternehmen anpassen, sondern bietet oftmals auch die Möglichkeit, spezifische Arbeitsabläufe zu berücksichtigen.

Mitarbeiter-Apps ermöglichen somit eine effektive Interne Kommunikation, steigern das Engagement der Mitarbeitenden und fördern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Sie bieten einen flexiblen Zugang zu wichtigen Informationen – völlig unabhängig von Standort, Abteilung oder Endgerät.

Wenn Sie sich bereits für eine eigene Mitarbeiter-App entschieden haben, Glückwunsch! Aber auch, wenn Sie sich noch im Prozess befinden und die Mitarbeiter-App noch nicht im Einsatz ist, lohnt es sich jederzeit, zu überlegen, welche Inhalte in Ihrer Mitarbeiter-App nicht fehlen dürfen. Doch warum sind die richtigen Inhalte so wichtig für das Gelingen der App? Zum einen sorgen spannende Inhalte dafür, dass Ihre Mitarbeitenden die App gerne und oft nutzen. Zum anderen sollten Sie jedoch auch darauf achten, eine bunte Mischung an Inhalten anzubieten, damit der Mehrwert für die Kolleg:innen bestehen bleibt. 

Nutzerprofile und Vernetzung

Mitarbeiter-Apps bieten den Vorteil, dass auch Non-Desk-Worker schnell und einfach auf die Profile einzelner Nutzer:innen zugreifen können. So können sie sich leichter mit den Kolleg:innen vernetzen. Mobil ist die direkte Suche nach spezieller Expertise der Nutzer:innen kein Problem mehr.

Kultur und Engagement

Mitarbeiter-Apps fördern die Bindung und das Engagement der Mitarbeitenden, da sie auch mobil den Austausch von Anerkennung, Lob und Ideen unterstützen und eine transparente Kommunikation für alle gewährleisten.

Anpassbarkeit

Intranets sind oft wenig anpassbar und erfordern mehr technisches Fachwissen, um Änderungen vorzunehmen. Mobile Apps sind flexibler und ermöglichen es Unternehmen, die App an ihre eigenen Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen. Auch eine Anpassung an das individuelle Corporate Design des Unternehmens ist in der Regel kein Problem.

Mitarbeitende einzubinden, die keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz haben, war lange Zeit beschwerlich. Sogenannte „Blue Collar Worker“, „Non-Desk-Worker“ oder auch „Frontline Mitarbeitende“ waren in vielen Unternehmen nicht komplett in die Interne Kommunikation integriert. Eine Mitarbeiter-App schafft hier Abhilfe und ermöglicht den Zugriff auf alle wichtigen Informationen, auch über das eigene Smartphone oder Bildschirme für alle!

Nun können alle Mitarbeitenden von den Vorteilen einer modernen Arbeitsweise profitieren. Fachwissen und Expertise der Kolleg:innen aus diesen Bereichen werden für alle nutzbar. Wertvolles Wissen kann somit zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil beitragen. Das gelingt sogar ohne eine dienstliche E-Mail-Adresse. Zugangsdaten mit PIN und Passwort werden individuell verschickt, beispielsweise mit der monatlichen Gehaltsabrechnung.

Auf den ersten Blick erleichtert ein reines Social Intranet für die Kolleg:innen bürokratische Angelegenheiten. Mitarbeitende ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz können auf einer digitalen Ebene auf Arbeitsprozesse, Anträge und Formulare zugreifen. Doch interaktive Plattformen gehen mit ihrer App für Mitarbeitende noch einen Schritt weiter: Sie erlauben den Austausch zwischen allen Kolleg:innen – unabhängig davon, in welchem Bereich diese tätig sind. Das eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So können Expert:innen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen und einander inspirieren. Auf lange Sicht steigert das die Innovationskraft des Unternehmens.

Ob eine Mitarbeiter-App als sicher betrachtet werden kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die gründlich geprüft werden sollten. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter-Apps nur durch Mitarbeitende des Unternehmens und nur für den internen Gebrauch genutzt werden. Es empfiehlt sich, bereits vor Einführung einer Mitarbeiter-App zu klären, welche Daten verwendet werden dürfen. Die Daten sollten zudem sicher gehostet sein. Idealerweise findet das Hosting über einen zertifizierten, sicheren Server statt, der sich in Deutschland befindet.
Ebenfalls sollte eine sichere Login-Möglichkeit gewährleistet sein, z. B. mittels einer zusätzlichen Zwei-Faktor-Authentifizierung. Informationen, die hingegen öffentlich zugänglich sein dürfen, können beispielsweise auch in einem externen Bereich der App, ohne Login, zur Verfügung gestellt werden.

Zunächst muss geklärt werden, was das Ziel ist, das mit der Mitarbeiter-App verfolgt wird. Die Klärung dieser Frage ist ausschlaggebend für den gesamten Prozess der Implementierung. Ebenfalls müssen mögliche Vorbehalte, beispielsweise des Betriebsrates, geklärt werden. Idealerweise findet sich ein Kern-Team, das die Einführung betreut. Dies eröffnet vielseitigere Perspektiven auf die App und erleichtert die Launch-Phase. Die Zeit zum Launch der Mitarbeiter-App sollte ebenfalls bedacht werden. Hier lohnt sich die klassische Kommunikationskaskade, die stetig über den Fortschritt informiert. Die Vorteile der App sollten dabei im Vordergrund stehen. Wurde die Mitarbeiter-App erfolgreich eingeführt, liegt der Fokus vor allem auf dem zielgruppengerechten Bereitstellen von Inhalten.

Der Einsatz einer Mitarbeiter-App ist zu einem entscheidenden Instrument geworden, um die Interne Kommunikation zu verbessern, die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen zu stärken und die Kollaboration zu fördern. Die Auswahl der richtigen Mitarbeiter-App ist jedoch keine leichte Aufgabe! Viele Anbieter sind auf dem Markt und werben mit ihren Vorteilen. Da kann man schnell den Überblick verlieren. Mit Beantwortung der folgenden 10 Fragen, lässt sich im Dschungel der Mitarbeiter-Apps leicht herausfinden, welche App zu Ihrem Unternehmen passt.