Social Collaboration
Warum sie für Organisationen so wichtig ist
Social Collaboration ist ein Unterbereich der Kollaboration. Hier ist jedoch relevant, dass die Kollaboration in einen bestimmten Raum gebracht wird – nämlich auf eine speziell dafür geschaffene Onlineplattform. In Zeiten der Digitalisierung ist es erforderlich, auch Arbeitsprozesse auf eine digitale Ebene zu verlegen. Viele Organisationen empfinden die Umstellung jedoch als schwierig. Doch Social Collaboration auf speziellen Arbeits- und Projektplattformen gestaltet die Arbeit im Team nicht nur einfacher, sondern auch effektiver.
Wozu wird Social Collaboration benötigt?
Beispiele zur Nutzung
Durch die fortschreitende Digitalisierung des Arbeitsplatzes kommt es zu immer weiteren Veränderungen im Arbeitsalltag. Eine Vielzahl von Software wird eingeführt, um Alltagsprozesse auf eine digitale Ebene zu verlegen. Hier sollte auch die aktive Arbeit an Projekten mit der Entwicklung Schritt halten, damit das digitale Bewusstsein der Organisation gestärkt werden kann und ein Nutzen der digitalen Arbeitsformen deutlich wird. Ein Social-Collaboration-Tool ist in vielen Kontexten von Nutzen. So kann die gemeinsame Arbeit zwischen einer Organisation und Partnern auf einer Arbeitsplattform stattfinden. Auch unterschiedliche Organisationen mit einem übergeordneten, verbindenden Projekt finden in der Arbeits- und Projektplattform einen angemessenen Rahmen für die Zusammenarbeit.
Was ist bei der Einführung von Social Collaboration zu beachten?
Auf diese Schritte kommt es an
Social Collaboration ist etwas, das die Arbeitsweise innerhalb einer Organisation grundlegend verändert. Somit ist die Einführung mit einem gewissen Aufwand verbunden. Worauf muss aber genau geachtet werden, bevor in einer Organisation mithilfe der Social Collaboration gearbeitet werden kann? Dazu gibt es zahlreiche Aspekte zu beachten, die sich je nach Organisation unterscheiden können. Dennoch gibt es auch einige Punkte, die allgemeingültig:
Auswahl passender Tools
Es gibt viele Tools, aber nur wenige bieten die optimalen Voraussetzungen für Social Collaboration. Da im Rahmen der Social Collaboration nicht nur kommuniziert werden muss, sondern auch Daten ausgetauscht werden und gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, bedarf es auch eines Tools, in dem dies realisiert werden kann.
Klare Zielsetzung
Wenn innerhalb der Organisation Social Collaboration Tools eingeführt werden sollen, sollte dies mit einer eindeutigen Zielsetzung einhergehen. Dies führt dazu, dass es für die Beteiligten einfacher wird, zu sehen, warum diese Tools eingeführt wurden und wie einfach diese zur Erreichung der am Anfang festgesetzten Ziele zu nutzen sind.
Schulung und Unterstützung
Wenn neue Tools eingeführt werden, ist die Unsicherheit und damit einhergehend häufig auch die Ablehnung am Anfang hoch. Solche eine Veränderung greift immerhin tief in die Organisationskultur ein. Daher muss dafür gesorgt werden, dass solche Unsicherheiten beseitigt werden, z. B. mithilfe von Schulungen und der Unterstützung aller Beteiligten beim Einführungsprozess.
Datenschutz und Sicherheit
Da Social Collaboration Tools stets online genutzt werden und im Rahmen einer Social Collaboration ein hoher Austausch von mitunter empfindlichen Daten stattfindet, sollte die Sicherheit und der Schutz dieser Daten berücksichtigt werden. Dafür müssen die Tools den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Weiterhin sollten die Beteiligten ermutigt werden, sichere Passwörter zu erstellen, bestenfalls kombiniert mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Integration mit bestehenden Systemen
Idealerweise sollten die Social Collaboration Tools mit Systemen, die in der Organisation bereits verwendet werden, integrierbar sein. Dies macht es einfacher für die Beteiligten, sich an die neuen Tools zu gewöhnen. Das erleichtert den digitalen Verkehr und trägt zur Effizienz und Effektivität der Arbeit mit diesen Tools bei.
Unterschiede zum Social Intranet
Social Intranet vs. Social Collaboration-Plattform
Obwohl es sich bei beiden Anwendungsfällen um eine digitale Plattform handelt, weisen Social Collaboration-Plattformen doch einige Unterschiede zum klassischen Social Intranet auf.
Social Intranet
- Plattform für den Arbeitsalltag
- Teammitglieder sind meist organisationsintern
- Projekte und Prozesse werden unterschiedlich bewertet
- weites Spektrum an organisatorischen, technischen und internen Themen
Social Collaboration-Plattform
- Plattform für konkretes Ziel
- Team besteht aus Organisationsmitgliedern und Externen
- Eigene Bewertung durch bestehende Zielsetzung
- Fortschritt für das am Anfang gesetzte Ziel ist zentral
Mit Social Collaboration Hindernisse überwinden
Die Vorteile auf einen Blick
Eine Arbeits- und Projektplattform funktioniert trotz räumlicher Distanz. Auch Akteur:innen, die unter dem Einfluss verschiedener Faktoren, wie etwa der Zeitverschiebung, miteinander arbeiten, können sich hier erfolgreich austauschen. Durch ergänzende Mobile Apps wird ein flexibler Zugriff auf die Plattform jederzeit gewährleistet. Dabei wird Chaos in den E-Mails vermieden, da die Kommunikation größtenteils auf der jeweiligen Plattform stattfindet. Der Zusammenarbeit am Projekt wird ein besonderer Stellenwert zugesprochen, da sie aktiv vom Arbeitsalltag abgegrenzt wird. So verliert keine der daran beteiligten Personen das Ziel aus den Augen. Zudem werden alle Ergebnisse in der Dateiablage der Plattform gespeichert. So sind diese stets für alle zugänglich und wichtige Dokumente gehen nicht verloren.
Klare Zielsetzung mit größeren Freiheiten
Einer der größten Vorteile von Social Collaboration ist die klare Zielsetzung auf der Arbeits- oder Projektplattform. Diese bringt viele Vorteile für effiziente Kollaboration mit sich:
- Arbeit an einem Projekt wird nicht durch organisatorische Probleme unterbrochen
- Schnelle und einfache Klärung von Organisationsfragen
- Kommunikation findet auf der Social Collaboration-Plattform schneller statt, als im persönlichen Gespräch
- Überblick über Prozessentwicklung geht nicht verloren, durch übergreifende Struktur der Plattform
- Dateiversionierung ist möglich, dadurch ist die Entwicklung einer Datei einsehbar
- Gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, an denen sich alle beteiligen können
- Konsistente Wissens- und Arbeitsverteilung mit flachen Hierarchien, woran alle teilhaben können
Aufhebung der klassischen Hierarchie
Findet Social Collaboration auf einer speziellen Plattform statt, kann dabei die sonst bestehende Hierarchie der Organisation, die sich beispielsweise in Abteilungs- und Standortgrenzen oder auch personell äußert, aufgebrochen werden. Je nach Thema des Projekts können Projektleitende eingesetzt werden, die Arbeitsprozesse koordinieren und verwalten. Dabei befinden sich alle Beteiligten stets auf dem neusten Informationsstand. Ebenso wird gewährleistet, dass alle Personen über den gleichen Informationsstand verfügen. Durch die Arbeit in einem Team, das über die Grenzen der jeweiligen Organisationsstruktur hinausgeht, kann das Vertrauen im Team gestärkt werden. Ist eine Basis des Vertrauens geschaffen, kann sowohl die Motivation des Teams als auch dessen Produktivität gesteigert werden.
6 gute Gründe für Social Collaboration
Das spricht dafür
Transparenz
Fortschritte & Entwicklungen werden für alle Stakeholder klar und abrufbar.
Vertrauen
Durch die Zusammenarbeit wird das Vertrauen untereinander erhöht.
Schnelle Kommunikation
Erkenntnisse, Ideen & Informationen werden unkompliziert geteilt.
Projektübersicht
Projektinformationen können schnell und einfach eingesehen und verarbeitet werden.
Ziele & Ergebnisse
Erkenntnisse, Ziele und Ergebnisse sind abrufbar und wiederverwertbar.
Wissensmanagement
Wissen wird gespeichert und ist immer und von überall aus zugänglich.
Die vier Reifegrade von Social Collaboration
So unterscheiden sie sich
Organisationen lassen sich hinsichtlich Social Collaboration in vier verschiedene Reifegrade unterteilen. Diese unterscheiden sich in Bezug auf Effizienz. Reife bezeichnet dabei den erfolgreichen Einsatz moderner Technologien. Im Idealfall liegen eine hohe Effizienz und eine hohe Reife vor.
Analoge Bewahrer:innen
Sie arbeiten weniger effizient durch das Aufrechterhalten analoger Arbeitsweisen und setzen auf altbewährte Mittel. Anstatt in die Digitalisierung zu investieren, versuchen diese Personen veraltete Arbeitsweisen so lange wie möglich zu nutzen. Grund für die Ablehnung des digitalen Wandels ist häufig die Angst vor Veränderung oder ungewohnten Vorgehensweisen. Das führt jedoch zu weniger Effizienz und somit zu einer niedrigen Reife der Social Collaboration.
Analoge Expert:innen
Sie profitieren jetzt noch von analogen Vorgehensweisen, haben diese jedoch ausgereizt. Dabei haben sie analoge Arbeitsweisen perfektioniert und profitieren von diesen. Sie arbeiten zwar effizient, ihre Reife der Social Collaboration ist jedoch niedrig, da sie kaum moderne Technologien nutzen. Dadurch besteht das Risiko, zukünftigen Anforderungen nicht gerecht zu werden, wenn weiterhin nicht in moderne Mittel investiert wird.
Digitale Anfänger:innen
Sie nutzen bereits moderne Technologien, schaffen es aber nicht, von Vorteilen zu profitieren. Digitale Mittel werden genutzt, ohne jedoch ihr Potenzial ganz wahrnehmen zu können. Neue Technologien werden zwar akzeptiert und angenommen, jedoch nicht effizient angewandt. Der erste Schritt in Richtung erfolgreicher Social Collaboration ist jedoch getan, jetzt gilt es, die vorhandenen Möglichkeiten weiter auszuschöpfen.
Digitale Expert:innen
Sie nutzen die Vorteile moderner Technologien mit Erfolg und profitieren davon. Im Gegensatz zu Digitalen Anfänger:innen schaffen sie es, von den Vorteilen digitaler Mittel zu profitieren. Sie arbeiten effizient und haben gleichzeitig eine hohe Reife der Social Collaboration, da sie moderne Arbeitsweisen erfolgreich in ihre Arbeit einbringen. Digitale Expert:innen bezeichnen somit den Idealfall der Social Collaboration.
Welche Tools sind notwendig?
Für Kollaboration und Social Collaboration gibt es zahlreiche Tools
Damit Kollaboration erfolgreich ablaufen kann, gibt es viele Tools, die diesen Prozess vereinfachen. Eine moderne Plattform, die speziell dafür geschaffen ist, bietet bereits eine stabile Basis mit einer Auswahl an Tools, die für Kollaboration unentbehrlich sind. Es gibt vier Arten von Werkzeugen, die für Kollaboration im Allgemeinen und Social Collaboration im Besonderen, von Bedeutung sind:
- Kommunikationstools
- Projektmanagementtools
- Dokumentationstools
- Kreativitätstools
Jedes dieser Tools kann auf einer interaktiven Kollaborationsplattform bzw. Social Collaboration Plattform verwendet werden oder zumindest nahtlos mit einer solchen Plattform verlinkt werden.
Kommunikationstools
Kommunikation ist für erfolgreiche Kollaboration bzw. Social Collaboration unverzichtbar. Somit brauchen die Beteiligten ein zuverlässiges Werkzeug, mit welchen sie untereinander kommunizieren können. Mithilfe einer Kollaborationsplattform ist dies gegeben. Aber Kommunikation ist nicht gleich Kommunikation und daher gibt es unterschiedliche Tools, auf deren Basis die Kommunikation erfolgen kann:
Private Nachrichten
Über eine Social Collaboration-Plattform ist es möglich, Direktnachrichten an die anderen Beteiligten zu verschicken. Im Vergleich zur klassischen E-Mail ist dies praktisch, da diese Nachricht nicht in einem chaotischen E-Mail-Postfach landet, sondern direkt abrufbar ist und somit Direktbezug zur Kollaboration hat.
Chat
Neben privaten Nachrichten gibt es auf einer Social Collaboration Plattform eine zweite Möglichkeit, die Kollaborationspartner:innen schnell zu erreichen. Gerade für kurze Nachrichten und schnelle Absprachen ist der Chat die optimale Option. Weiterhin ist es über den Chat möglich, zu sehen, welche Nutzer:innen gerade online sind.
Beiträge und Kommentare
Für eine Kommunikation zwischen vielen Beteiligten und gerade für die Besprechung von Neuigkeiten und besonderen Meilensteinen eignet sich ein Beitrag im Beitragsverlauf. Zu diesem können die Beteiligten Kommentare verfassen, sich austauschen und Vorschläge und Ideen beisteuern. Wenn die Kommunikation interaktiv gestaltet werden soll, ist dieses Tool besonders von Interesse.
Kontaktdaten im Profil
Um einen schnellen Kontakt außerhalb der Plattform zu ermöglichen, hilft es, das Profil der betroffenen Person einzusehen. Dort sind Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer hinterlegt, sodass eine weitere Möglichkeit besteht, diese Person zu erreichen.
Projektmanagementtools
Während einer Kollaboration arbeitet eine Vielzahl von Personen an einem bestimmten Projekt. Aber wie kann ein solches Projekt möglichst übersichtlich sichtbar gemacht werden? Auch hier gibt es viele Tools, die dabei helfen können, diese Herausforderung zu meistern. Um eine Übersicht des Projekts darzustellen, bieten sich verschiedene Optionen an:
Dokumentenverwaltung
Mithilfe eines integrierten Dokument-Tools kann eine Projektübersicht auf der Social Collaboration-Plattform integriert werden. Ob als Präsentation, Textdokument oder Tabelle, alles ist möglich. Die Übersicht kann dann von allen Nutzer:innen angesehen und bearbeitet werden. Dies ist vor allem nützlich, um zu sehen, in welcher Phase sich ein Projekt gerade befindet.
App-Creator
Ebenfalls kann ein App Creator genutzt werden, um eine Übersicht über das Projekt darzustellen. Hier lässt sich eine Pinnwand erstellen, auf der die einzelnen Phasen eines Projekts noch übersichtlicher gezeigt werden können. So können nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Verlinkungen integriert werden.
Dokumentationstools
Während einer erfolgreichen Kollaboration müssen die Fortschritte und Erfolge dokumentiert werden. Dazu lässt sich eine in die Kollaborationsplattform integrierte Software zur Bearbeitung von Dokumenten nutzen. Wie bereits erwähnt, können hier Dokumente in Form von Text, Tabellen oder Präsentationen bearbeitet werden. Für die Dokumentation sind aber noch weitere Aspekte relevant. Es ist möglich, ein Dokument mit Versionshistorie darzustellen. Das Dokument ist immer auf dem neusten Stand, aber ältere Versionen gehen nicht verloren. So kann immer eingesehen werden, wie sich das Projekt entwickelt hat. Falls eine verworfene Änderung wieder aufgenommen werden soll, kann diese einfach gefunden werden.
Ein weiterer Vorteil der Dokumentation über die Kollaborationsplattform ist, dass alle Dokumente passend sortiert werden können. Dies kann entweder mithilfe von Ordnern geschehen oder auch in speziell dafür geschaffenen Gruppen, falls bestimmte Projekte unter den Beteiligten der Kooperation aufgeteilt wurden. Schließlich sind alle Inhalte dank einer praktischen Suchfunktion schnell auffindbar.
Kreativitätstools
Zum Schluss sind auch Kreativitätstools für eine erfolgreiche Kooperation unverzichtbar. Ob zum Brainstorming oder zur Gestaltung der Ergebnisse, auch hier kann die Kollaborationsplattform genutzt werden. Das Brainstorming kann auf unterschiedliche Weisen durchgeführt werden. Selbstverständlich ist es auch hier möglich, das Dokument-Tool einzusetzen, aber dies ist nicht die einzige Möglichkeit. Über den Beitragsverlauf lässt sich über einen Beitrag ebenfalls eine Ideenfindung anregen. Dies kann in Form einer Frage geschehen, worauf Nutzer:innen ihre Ideen als Kommentar posten können oder wenn mehrere Ideen vorhanden sind auch als Umfrage. So kann ein transparenter Prozess stattfinden, an welchem sich alle beteiligen können.
Wie funktioniert Social Collaboration je Organisationsart?
Je nach Organisation verläuft der Prozess unterschiedlich
Unternehmen
- Mithilfe von Social Collaboration können die Mitarbeitenden sich ortsunabhängig beteiligen. Dies geschieht mithilfe von Social Collaboration Tools.
- Hier ist in den letzten Jahren auch die Praxis gängig geworden, dass unternehmensexterne Akteure mithilfe von Social Collaboration in Prozesse einbezogen werden.
Franchise
- Mithilfe von Social Collaboration kann in Franchiseunternehmen die Beziehung zwischen den Franchisegebenden und Franchisenehmenden verbessert werden.
- Social Collaboration Netzwerke können dazu genutzt werden, dass Best Practices geteilt werden und in Bezug auf diese Kollaborationen stattfinden.
Verband
- Mithilfe von Social Collaboration und den damit umgesetzten Kollaborationen, kann die Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitgliedsorganisationen und Mitglieder verbessert werden.
- Gemeinsame Ziele und Initiativen können innerhalb von Verbänden mithilfe von Social Collaboration einfacher verfolgt werden.
Fazit
Warum Kollaboration und Social Collaboration nicht zu unterschätzen sind
Sowohl Kollaboration innerhalb einer Organisation, als auch Social Collaboration, die zusätzlich von digitalen Mitteln unterstützt wird, ist wichtig für Organisationen. Denn so kann Zusammenarbeit zwischen Personen gefördert werden, die normalerweise keine Chance dazu hätten. So können neue Mehrwerte geschöpft werden, beispielsweise durch neue Ideen und unkonventionelle Herangehensweisen. Es lohnt sich daher, über Kollaboration und insbesondere Social Collaboration in der eigenen Organisation nachzudenken.
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Social Collaboration: Ein Ausblick
So kann sich das Thema entwickeln
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Arbeits- und Projektplattform eine neue Art der Zusammenarbeit erlaubt. Bestehende Grenzen und Strukturen werden durch die Gewichtung des Arbeitsprozesses aufgebrochen. Absprachen können im exklusiven Team getroffen werden, ohne dass Alltagsprozesse den Verlauf unterbrechen. Dabei fördert Social Collaboration die Kommunikation im Team sowie das gemeinsame Wirken an einem Projekt, ohne dass das Ziel aus den Augen verloren wird. Die Arbeits- und Projektplattform bietet somit eine gute Möglichkeit, erfolgreich und schnell auf einer digitalen Ebene zu arbeiten – auch zwischen unterschiedlichen Organisationen.