Social Collaboration
Warum sie für Organisationen so wichtig ist
Social Collaboration ist ein Unterbereich der Kollaboration. Hier ist jedoch relevant, dass die Kollaboration in einen bestimmten Raum gebracht wird – nämlich auf eine speziell dafür geschaffene Onlineplattform. In Zeiten der Digitalisierung ist es erforderlich, auch Arbeitsprozesse auf eine digitale Ebene zu verlegen. Viele Organisationen empfinden die Umstellung jedoch als schwierig. Doch Social Collaboration auf speziellen Arbeits- und Projektplattformen gestaltet die Arbeit im Team nicht nur einfacher, sondern auch effektiver.
Schulung und Unterstützung
Wenn neue Tools eingeführt werden, ist die Unsicherheit und damit einhergehend häufig auch die Ablehnung am Anfang hoch. Solche eine Veränderung greift immerhin tief in die Organisationskultur ein. Daher muss dafür gesorgt werden, dass solche Unsicherheiten beseitigt werden, z. B. mithilfe von Schulungen und der Unterstützung aller Beteiligten beim Einführungsprozess.
Datenschutz und Sicherheit
Da Social Collaboration Tools stets online genutzt werden und im Rahmen einer Social Collaboration ein hoher Austausch von mitunter empfindlichen Daten stattfindet, sollte die Sicherheit und der Schutz dieser Daten berücksichtigt werden. Dafür müssen die Tools den Datenschutzbestimmungen entsprechen. Weiterhin sollten die Beteiligten ermutigt werden, sichere Passwörter zu erstellen, bestenfalls kombiniert mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Integration mit bestehenden Systemen
Idealerweise sollten die Social Collaboration Tools mit Systemen, die in der Organisation bereits verwendet werden, integrierbar sein. Dies macht es einfacher für die Beteiligten, sich an die neuen Tools zu gewöhnen. Das erleichtert den digitalen Verkehr und trägt zur Effizienz und Effektivität der Arbeit mit diesen Tools bei.
Klare Zielsetzung mit größeren Freiheiten
Einer der größten Vorteile von Social Collaboration ist die klare Zielsetzung auf der Arbeits- oder Projektplattform. Diese bringt viele Vorteile für effiziente Kollaboration mit sich:
- Arbeit an einem Projekt wird nicht durch organisatorische Probleme unterbrochen
- Schnelle und einfache Klärung von Organisationsfragen
- Kommunikation findet auf der Social Collaboration-Plattform schneller statt, als im persönlichen Gespräch
- Überblick über Prozessentwicklung geht nicht verloren, durch übergreifende Struktur der Plattform
- Dateiversionierung ist möglich, dadurch ist die Entwicklung einer Datei einsehbar
- Gemeinsame und gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen, an denen sich alle beteiligen können
- Konsistente Wissens- und Arbeitsverteilung mit flachen Hierarchien, woran alle teilhaben können
Digitale Anfänger:innen
Sie nutzen bereits moderne Technologien, schaffen es aber nicht, von Vorteilen zu profitieren. Digitale Mittel werden genutzt, ohne jedoch ihr Potenzial ganz wahrnehmen zu können. Neue Technologien werden zwar akzeptiert und angenommen, jedoch nicht effizient angewandt. Der erste Schritt in Richtung erfolgreicher Social Collaboration ist jedoch getan, jetzt gilt es, die vorhandenen Möglichkeiten weiter auszuschöpfen.
Digitale Expert:innen
Sie nutzen die Vorteile moderner Technologien mit Erfolg und profitieren davon. Im Gegensatz zu Digitalen Anfänger:innen schaffen sie es, von den Vorteilen digitaler Mittel zu profitieren. Sie arbeiten effizient und haben gleichzeitig eine hohe Reife der Social Collaboration, da sie moderne Arbeitsweisen erfolgreich in ihre Arbeit einbringen. Digitale Expert:innen bezeichnen somit den Idealfall der Social Collaboration.
Welche Tools sind notwendig?
Für Kollaboration und Social Collaboration gibt es zahlreiche Tools
Damit Kollaboration erfolgreich ablaufen kann, gibt es viele Tools, die diesen Prozess vereinfachen. Eine moderne Plattform, die speziell dafür geschaffen ist, bietet bereits eine stabile Basis mit einer Auswahl an Tools, die für Kollaboration unentbehrlich sind. Es gibt vier Arten von Werkzeugen, die für Kollaboration im Allgemeinen und Social Collaboration im Besonderen, von Bedeutung sind:
- Kommunikationstools
- Projektmanagementtools
- Dokumentationstools
- Kreativitätstools
Jedes dieser Tools kann auf einer interaktiven Kollaborationsplattform bzw. Social Collaboration Plattform verwendet werden oder zumindest nahtlos mit einer solchen Plattform verlinkt werden.
Kommunikationstools
Kommunikation ist für erfolgreiche Kollaboration bzw. Social Collaboration unverzichtbar. Somit brauchen die Beteiligten ein zuverlässiges Werkzeug, mit welchen sie untereinander kommunizieren können. Mithilfe einer Kollaborationsplattform ist dies gegeben. Aber Kommunikation ist nicht gleich Kommunikation und daher gibt es unterschiedliche Tools, auf deren Basis die Kommunikation erfolgen kann:
Private Nachrichten
Über eine Social Collaboration-Plattform ist es möglich, Direktnachrichten an die anderen Beteiligten zu verschicken. Im Vergleich zur klassischen E-Mail ist dies praktisch, da diese Nachricht nicht in einem chaotischen E-Mail-Postfach landet, sondern direkt abrufbar ist und somit Direktbezug zur Kollaboration hat.
Chat
Neben privaten Nachrichten gibt es auf einer Social Collaboration Plattform eine zweite Möglichkeit, die Kollaborationspartner:innen schnell zu erreichen. Gerade für kurze Nachrichten und schnelle Absprachen ist der Chat die optimale Option. Weiterhin ist es über den Chat möglich, zu sehen, welche Nutzer:innen gerade online sind.
Beiträge und Kommentare
Für eine Kommunikation zwischen vielen Beteiligten und gerade für die Besprechung von Neuigkeiten und besonderen Meilensteinen eignet sich ein Beitrag im Beitragsverlauf. Zu diesem können die Beteiligten Kommentare verfassen, sich austauschen und Vorschläge und Ideen beisteuern. Wenn die Kommunikation interaktiv gestaltet werden soll, ist dieses Tool besonders von Interesse.
Kontaktdaten im Profil
Um einen schnellen Kontakt außerhalb der Plattform zu ermöglichen, hilft es, das Profil der betroffenen Person einzusehen. Dort sind Kontaktdaten wie E-Mail und Telefonnummer hinterlegt, sodass eine weitere Möglichkeit besteht, diese Person zu erreichen.
Projektmanagementtools
Während einer Kollaboration arbeitet eine Vielzahl von Personen an einem bestimmten Projekt. Aber wie kann ein solches Projekt möglichst übersichtlich sichtbar gemacht werden? Auch hier gibt es viele Tools, die dabei helfen können, diese Herausforderung zu meistern. Um eine Übersicht des Projekts darzustellen, bieten sich verschiedene Optionen an:
Dokumentenverwaltung
Mithilfe eines integrierten Dokument-Tools kann eine Projektübersicht auf der Social Collaboration-Plattform integriert werden. Ob als Präsentation, Textdokument oder Tabelle, alles ist möglich. Die Übersicht kann dann von allen Nutzer:innen angesehen und bearbeitet werden. Dies ist vor allem nützlich, um zu sehen, in welcher Phase sich ein Projekt gerade befindet.
App-Creator
Ebenfalls kann ein App Creator genutzt werden, um eine Übersicht über das Projekt darzustellen. Hier lässt sich eine Pinnwand erstellen, auf der die einzelnen Phasen eines Projekts noch übersichtlicher gezeigt werden können. So können nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Verlinkungen integriert werden.
Dokumentationstools
Während einer erfolgreichen Kollaboration müssen die Fortschritte und Erfolge dokumentiert werden. Dazu lässt sich eine in die Kollaborationsplattform integrierte Software zur Bearbeitung von Dokumenten nutzen. Wie bereits erwähnt, können hier Dokumente in Form von Text, Tabellen oder Präsentationen bearbeitet werden. Für die Dokumentation sind aber noch weitere Aspekte relevant. Es ist möglich, ein Dokument mit Versionshistorie darzustellen. Das Dokument ist immer auf dem neusten Stand, aber ältere Versionen gehen nicht verloren. So kann immer eingesehen werden, wie sich das Projekt entwickelt hat. Falls eine verworfene Änderung wieder aufgenommen werden soll, kann diese einfach gefunden werden.
Ein weiterer Vorteil der Dokumentation über die Kollaborationsplattform ist, dass alle Dokumente passend sortiert werden können. Dies kann entweder mithilfe von Ordnern geschehen oder auch in speziell dafür geschaffenen Gruppen, falls bestimmte Projekte unter den Beteiligten der Kooperation aufgeteilt wurden. Schließlich sind alle Inhalte dank einer praktischen Suchfunktion schnell auffindbar.
Kreativitätstools
Zum Schluss sind auch Kreativitätstools für eine erfolgreiche Kooperation unverzichtbar. Ob zum Brainstorming oder zur Gestaltung der Ergebnisse, auch hier kann die Kollaborationsplattform genutzt werden. Das Brainstorming kann auf unterschiedliche Weisen durchgeführt werden. Selbstverständlich ist es auch hier möglich, das Dokument-Tool einzusetzen, aber dies ist nicht die einzige Möglichkeit. Über den Beitragsverlauf lässt sich über einen Beitrag ebenfalls eine Ideenfindung anregen. Dies kann in Form einer Frage geschehen, worauf Nutzer:innen ihre Ideen als Kommentar posten können oder wenn mehrere Ideen vorhanden sind auch als Umfrage. So kann ein transparenter Prozess stattfinden, an welchem sich alle beteiligen können.
Fazit
Warum Kollaboration und Social Collaboration nicht zu unterschätzen sind
Sowohl Kollaboration innerhalb einer Organisation, als auch Social Collaboration, die zusätzlich von digitalen Mitteln unterstützt wird, ist wichtig für Organisationen. Denn so kann Zusammenarbeit zwischen Personen gefördert werden, die normalerweise keine Chance dazu hätten. So können neue Mehrwerte geschöpft werden, beispielsweise durch neue Ideen und unkonventionelle Herangehensweisen. Es lohnt sich daher, über Kollaboration und insbesondere Social Collaboration in der eigenen Organisation nachzudenken.
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Social Collaboration: Ein Ausblick
So kann sich das Thema entwickeln
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Arbeits- und Projektplattform eine neue Art der Zusammenarbeit erlaubt. Bestehende Grenzen und Strukturen werden durch die Gewichtung des Arbeitsprozesses aufgebrochen. Absprachen können im exklusiven Team getroffen werden, ohne dass Alltagsprozesse den Verlauf unterbrechen. Dabei fördert Social Collaboration die Kommunikation im Team sowie das gemeinsame Wirken an einem Projekt, ohne dass das Ziel aus den Augen verloren wird. Die Arbeits- und Projektplattform bietet somit eine gute Möglichkeit, erfolgreich und schnell auf einer digitalen Ebene zu arbeiten – auch zwischen unterschiedlichen Organisationen.