Social Collaboration

Definition, Studien und Erfahrungswerte aus der Praxis
Social Collaboration Wolke

In Zeiten der Digitalisierung ist es erforderlich auch Arbeitsprozesse auf eine digitale Ebene zu verlegen. Viele Organisationen, Unternehmen und Verbände empfinden die Umstellung jedoch als schwierig. Doch Social Collaboration auf speziellen Arbeits- und Projektplattformen gestaltet die Arbeit im Team nicht nur einfacher, sondern auch effektiver.

Was ist Social Collaboration?

Social Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit im Team mithilfe von Software. Generell unterscheidet sich Social Collaboration von der klassischen Kollaboration durch die digitale Ebene, auf der ein Großteil der Arbeit stattfindet. Hierfür bietet sich eine Arbeits- oder Projektplattform an, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Durch den digitalen Arbeitsprozess auf der jeweiligen Plattform können persönliche Treffen reduziert werden.
Obwohl diese Definition auf Anhieb eher unpersönlich und daher für viele Organisationen abschreckend wirkt, fördert Social Collaboration bei genauerer Betrachtung die Kommunikation und steigert die Effizienz. Dabei steht bei Social Collaboration immer die gemeinsame Arbeit im Vordergrund. Der Arbeitsablauf wird nicht durch technische oder organisatorische Fragen unterbrochen.

Auf einer Arbeits- und Projektplattform steht die Zusammenarbeit an einem spezifischen Projekt immer im Fokus. Dabei können auch organisationsexterne Personen in den Prozess miteinbezogen werden. So kann ein Kontakt zwischen verschiedenen Organisationen hergestellt werden, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten.

Ist ein Arbeitsprozess abgeschlossen, kann die Arbeits- und Projektplattform weiterhin als Social-Collaboration-Tool für weitere Aufgaben genutzt werden. Somit ist sie von andauernder Bedeutung für eine Organisation.

Wozu wird Social Collaboration gebraucht?

Durch die fortschreitende Digitalisierung des Arbeitsplatzes kommt es zu immer weiteren Veränderungen im Arbeitsalltag. Verschiedene Software wird eingeführt, um Alltagsprozesse auf eine digitale Ebene zu verlegen. Hier sollte auch die aktive Arbeit an Projekten mit der Entwicklung Schritt halten, damit das digitale Bewusstsein der Organisation gestärkt werden kann und ein Nutzen der digitalen Arbeitsformen deutlich wird.

Ein Social-Collaboration-Tool kann in vielen Kontexten von Nutzen sein. So kann die gemeinsame Arbeit zwischen Organisation und einem Partner auf einer Arbeitsplattform stattfinden. Auch unterschiedliche Organisationen mit einem übergeordneten, verbindenden Projekt finden in der Arbeits- und Projektplattform einen angemessenen Rahmen für die Zusammenarbeit.

Unterschiede zum Social Intranet

Unterschiede zum Social Intranet

Obwohl es sich bei beiden Anwendungsfällen um eine digitale Plattform handelt, weisen Social-Collaboration-Plattformen doch einige Unterschiede zum klassischen Social Intranet auf.
Während ein Großteil des Arbeitsalltags im Social Intranet stattfindet, wird bei der Social Collaboration Alltägliches außen vor gelassen. Hier liegt der Fokus einzig und allein auf einem einzigen vorher definierten Ziel. Dabei wird ein bestimmtes Team gebildet, in dem auch über die Grenzen einer Organisation hinaus gearbeitet werden kann. Ein Social Intranet hingegen ist meistens für die Zusammenarbeit innerhalb einer einzigen Organisation bestimmt. So kommt es bei der Social Collaboration zur Zusammenarbeit in einem exklusiven Team, während in einem Social Intranet organisationsintern an verschiedenen Aufgaben gearbeitet wird.
Durch die bestehende Zielsetzung einer Arbeits- und Projektplattform erhält das Projekt eine eigene Bedeutung. Im Gegensatz dazu werden im Social Intranet verschiedene Prozesse und Projekte unterschiedlich bewertet. So ist in einem Social-Collaboration-Tool der Fortschritt zentral, während im Social Intranet ein weites Spektrum an organisatorischen, technischen und internen Sujets abgedeckt wird.

Der Wert einer Arbeits- und Projektplattform liegt also nicht darin, ein Social Intranet abzulösen. Social Collaboration verschiebt viel eher den Fokus der Zusammenarbeit von allgemeinen oder alltäglichen Aufgaben auf den Arbeitsprozess an einem vordefinierten Ziel. Somit unterscheiden sich die beiden Formen in ihrer Zielsetzung voneinander, ohne dass die eine die andere überflüssig macht.

Mit Social Collaboration Hindernisse überwinden

Eine Arbeits- und Projektplattform funktioniert trotz räumlicher Distanz. Auch Akteure, die unter dem Einfluss verschiedener Faktoren, wie etwa der Zeitverschiebung, miteinander arbeiten, können sich hier erfolgreich austauschen. Dabei wird E-Mail-Chaos vermieden, da die Kommunikation größtenteils auf der jeweiligen Plattform stattfinden kann.

Der Zusammenarbeit am Projekt wird ein besonderer Stellenwert zugesprochen, da sie aktiv vom Arbeitsalltag abgegrenzt wird. So verliert keiner der miteinbezogenen Akteure das Ziel aus den Augen. Dabei werden alle Ergebnisse in der Dateiablage der Plattform gespeichert. So sind sie ständig für alle zugänglich und wichtige Dokumente gehen nicht verloren.

Klare Zielsetzung mit größeren Freiheiten

Einer der größten Vorteile von Social Collaboration ist die klare Zielsetzung auf der Arbeits- oder Projektplattform. Dabei muss die Arbeit nicht durch organisatorische Probleme unterbrochen werden. Ist eine Organisationsfrage zu klären, kann diese schnell und einfach parallel zum Arbeitsprozess auf der Plattform abgehandelt werden.

Auf der digitalen Ebene finden Kommunikation und Informationsverteilung schneller statt als im persönlichen Gespräch. Dabei geht der Überblick über die Prozessentwicklung nicht verloren, da durch Funktionen der Arbeits- und Projektplattform eine übergreifende Struktur entsteht. Als Beispiel hierfür kann die Dateiversionierung gesehen werden. Mithilfe dieser ist bei dem gemeinsamen Wirken an einer Datei stets ihre Entwicklung abgebildet. Die betroffenen Akteure sehen dabei jederzeit, wie weit fortgeschritten ein jeweiliger Arbeitsschritt ist und können aktiv an Problempunkte anknüpfen. Jeder Beteiligte kann sein Wissen einbringen, um das Projekt näher ans Ziel zu bringen. Somit wird eine konsistente Wissens- und Arbeitsverteilung ermöglicht, in der jeder seine persönlichen Qualitäten miteinbringen kann.

Aufhebung der klassischen Hierarchie

Findet Social Collaboration auf einer speziellen Plattform statt, kann dabei die sonst bestehende Hierarchie der Organisation aufgebrochen werden. Je nach Thema des Projekts können Projektleiter eingesetzt werden, die Arbeitsprozesse koordinieren und verwalten. Dabei befinden sich alle Mitarbeiter stets auf dem neusten Informationsstand. Durch die Arbeit in einem Team, das über die Grenzen der jeweiligen Organisationsstruktur hinausgeht, kann das Vertrauen im Team gestärkt werden. Ist eine Basis des Vetrauens geschaffen, kann sowohl die Motivation des Teams als auch dessen Produktivität erhöht werden.

6 gute Gründe für Social Collaboration

Projektübersicht

Projektinformationen können schnell und einfach verbreitet werden.

Ziele und Ergebnisse

Ziele und Ergebnisse sind abrufbar und wiederverwertbar.

Wissensmanagement

Wissen wird gespeichert und ist immer und von überall aus zugänglich.

Transparenz

Fortschritte & Entwicklungen werden für alle Stakeholder klar und abrufbar.

Vertrauen stärken

Durch die Zusammenarbeit wird das Vertrauen untereinander erhöht.

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Schnelle Kommunikation

Erkenntnisse, Ideen & Informationen werden unkompliziert geteilt.

Die vier Reifegrade von Social Collaboration

Organisationen lassen sich hinsichtlich Social Collaboration in vier verschiedene Reifegrade unterteilen. Diese unterscheiden sich in Bezug auf Effizienz sowie ihrer Social-Collaboration-Reife. Diese Reife bezeichnet dabei den erfolgreichen Einsatz moderner Technologien. Im Idealfall liegt eine hohe Effizienz und eine hohe Reife vor.

Die 4 Reifegrade

Analoge Bewahrer setzen auf altbewährte Mittel. Anstatt in die Digitalisierung zu investieren wird versucht veraltete Arbeitsweisen so lange wie möglich zu nutzen. Grund für die Ablehnung des digitalen Wandels ist häufig die Angst vor Veränderung oder ungewohnten Vorgehensweisen. Das führt jedoch zu weniger Effizienz und somit zu einer niedrigen Social-Collaboration-Reife.

Analoge Experten haben analoge Arbeitsweisen perfektioniert und profitieren von diesen. Sie arbeiten zwar effizient, ihre Social-Collaboration-Reife ist jedoch niedrig, da sie kaum moderne Technologien nutzen. Dadurch besteht das Risiko, zukünftigen Anforderungen nicht gerecht zu werden, wenn weiterhin nicht in moderne Mittel investiert wird.

Digitale Beginner nutzen digitale Mittel, ohne jedoch ihr Potenzial ganz wahrnehmen zu können. Neue Technologien werden zwar akzeptiert und angenommen, jedoch nicht effizient angewandt. Der erste Schritt in Richtung erfolgreicher Social Collaboration ist jedoch getan, jetzt gilt es die vorhandenen Möglichkeiten weiter auszuschöpfen.

Digitale Experten nutzen moderne Technologien mit Erfolg. Im Gegensatz zu Digitalen Beginnern schaffen sie es, von den Vorteilen digitaler Mittel zu profitieren. Sie arbeiten effizient und haben gleichzeitig eine hohe Social-Collaboration-Reife, da sie moderne Arbeitsweisen erfolgreich in ihre Arbeit einbringen. Digitale Experten bezeichnen somit den Idealfall der Social Collaboration.

Fakten und Ergebnisse von Social Collaboration

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Effizienssteigerung kann mit Social Collaboration in mittelständischen Unternehmen erreicht werden.

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berichten von Arbeits- und Prozessoptimierungen.

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der mittelständischen Unternehmen haben Nachholbedarf im Bereich Social Collaboration.

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vermuten, dass die Bedeutung von digitalen Arbeitsplattformen zunehmen wird.

Das Potenzial der Social Collaboration existiert und wird erkannt, jedoch in den meisten Fällen nicht ausgeschöpft.

Social Collaboration: Ein Ausblick

Social Collaboration als Zukunft der Zusammenarbeit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Arbeits- und Projektplattform eine neue Art der Zusammenarbeit erlaubt. Bestehende Grenzen und Strukturen werden durch die Gewichtung des Arbeitsprozesses aufgebrochen. Absprachen können im exklusiven Team getroffen werden, ohne dass Alltagsprozesse den Verlauf unterbrechen. Dabei fördert Social Collaboration die Kommunikation im Team sowie das gemeinsame Wirken an einem Projekt, ohne dass das Ziel aus den Augen verloren wird. Die Arbeits- und Projektplattform bietet somit eine gute Möglichkeit, erfolgreich und schnell auf einer digitalen Ebene zu arbeiten.

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