Social Intranet

Ein Social Intranet, auch Social Enterprise Intranet genannt, ist eine digitale Plattform, die innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation genutzt wird, um die Interne Kommunikation, Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zu fördern. Es kombiniert die traditionellen Funktionen eines Intranets mit sozialen Features, die man aus sozialen Netzwerken kennt, wie beispielsweise Profilseiten, Newsfeeds, Kommentarfunktionen und Gruppenräume.

Ein Social Intranet ist eine unternehmensinterne digitale Plattform, um die Interne Kommunikation zu verbessern und die Kollaboration sowie den Wissensaustausch zu fördern. Es handelt sich um ein privates, sicheres Netzwerk, das Mitarbeitenden ermöglicht, miteinander zu interagieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten – standortunabhängig. Gängige Funktionen sind Nutzerprofile, Beitragsverläufe, Gruppen, Diskussionsforen, Dateiverwaltung und Messaging-Dienste.

Das Hauptziel eines Social Intranets besteht darin, die Interne Kommunikation zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken, den Wissensaustausch zu erleichtern und die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg zu fördern. Es ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, um eine offene und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen und die Unternehmenskultur zu optimieren.

Richtig eingesetzt verspricht ein Social Intranet mehr Effizienz im Berufsalltag – sowohl für die einzelne Abteilung, als auch für das gesamte Unternehmen. Mit Social Intranets wird unternehmensinternes Wissen schnell und einfach zugänglich. So steht einem fließenden Wissensaustausch nichts mehr im Wege – auch über Standortgrenzen hinweg.

Das passende Social Intranet für Ihr Unternehmen auszuwählen, ist keine leichte Aufgabe, denn es gibt viele Aspekte zu betrachten. Doch um welche Aspekte handelt es sich dabei? Welche Rolle spielen die Struktur der Anforderungen und welche Anforderungen gibt es überhaupt? Im zugehörigen Artikel finden Sie Antworten auf diese und weitere Fragen. Zudem wird erklärt, wie Sie Ihre Anforderungen an ein Social Intranet am besten priorisieren und welche typischen Fehler es zu vermeiden gilt.

Die Einführung eines Social Intranets erfordert eine sorgfältige Planung und eine klare Strategie, um sicherzustellen, dass es von den Mitarbeitenden angenommen und effektiv genutzt wird. Hier sind die wichtigsten Schritte zur Einführung und Implementation:

1. Bedarfsanalyse und Zielsetzung: Identifizieren Sie die spezifischen Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens. 
2. Auswahl der Plattform: Wählen Sie eine geeignete Softwarelösung aus, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. 
3. Planung und Ressourcen: Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der Zeitrahmen, Budget und benötigte Ressourcen umfasst.
4. Einbindung der Mitarbeitenden: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden über die Vorteile und Funktionen des neuen Social Intranets. 
5. Technische Integration: Integrieren Sie das Social Intranet in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und stellen Sie sicher, dass es mit anderen Systemen und Anwendungen kompatibel ist.
6. Content-Erstellung und Strukturierung: Entwickeln Sie eine klare Struktur und Hierarchie für die Inhalte auf dem Social Intranet. Erstellen Sie erste Inhalte und definieren Sie Verantwortlichkeiten für die regelmäßige Aktualisierung und Pflege.
7. Start und Kommunikation: Planen Sie einen offiziellen Start des Social Intranets und kommunizieren Sie diesen an alle Mitarbeitenden. 
8. Feedback und Optimierung: Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Nutzer:innen und passen Sie die Plattform entsprechend an. Analysieren Sie Nutzungsdaten, um den Erfolg zu messen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Unternehmen verfolgen mit dem Einsatz von Social Intranets unterschiedliche Ziele. Beispiele sind:

• Interne Kommunikation verbessern und transparent gestalten, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern
• Neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden anbieten
• Direkten Wissensaustausch ermöglichen
• Mitglieder binden und Employee Engagement stärken

Social Intranets zielen darauf ab, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern und gleichzeitig die gesamte Unternehmenskultur zu stärken, bzw. oftmals agiler zu gestalten.

Eine erfolgreiche Strategie für das Social Intranet beginnt mit einer klaren Zielsetzung und Bedarfsanalyse. Unternehmen müssen verstehen, welche Kommunikations- und Kollaborationsprobleme bei ihnen überhaupt vorliegen und welche sie lösen möchten. Auch die spezifischen Funktionen und Inhalte für die Mitarbeitenden werden benötigt. Dabei ist es entscheidend, die Mitarbeiter:innen von Anfang an einzubinden, um ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen und ihre Akzeptanz zu fördern. Eine schrittweise Einführung mit kontinuierlichem Feedback und Anpassungen sichert die langfristige Nutzung und den Erfolg des Social Intranets. Regelmäßige Schulungen und klare Kommunikationsrichtlinien unterstützen dabei die effektive Nutzung und fördern eine aktive Beteiligung der Kolleg:innen.

Damit ein Social Intranet für ein Unternehmen ein effektives Werkzeug im Arbeitsalltag ist, muss es gut strukturiert und mit Bedacht gefüllt sein. Struktur und Inhalte in einem Social Intranet sind untrennbar miteinander verbunden. Doch welche Struktur sollte ein Social Intranet haben und welche Inhaltsformen sind geeignet?

Ein Social Intranet ist eine dynamische, interaktive Plattform, die sich in erster Linie auf die Förderung sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit im Unternehmen konzentriert – oftmals über Standort- und Abteilungsgrenzen hinweg. Dialog und Mitsprachemöglichkeit aller Mitarbeitenden werden gezielt angesprochen und gefördert.

Klassische Intranets bieten hingegen eher statische Inhalte, die vor allem Informationen per Top-down-Kommunikation verteilen. Hier steht die traditionelle Kommunikationskaskade im Vordergrund.

Social Intranet Collaboration ist ein entscheidender Faktor für den Austausch und die Innovationskraft im unternehmensinternen Intranet. Durch die Bereitstellung einer zentralen Kollaborations-Plattform für den Austausch von Informationen und Ideen können Mitarbeitende abteilungs- und standortübergreifend effektiver zusammenarbeiten. Dies fördert nicht nur die Kommunikation und den Wissensaustausch, sondern ermöglicht auch eine schnellere Lösung von Problemen und die Entwicklung kreativer Lösungen. Social Intranets mit Kollaborationsaspekt unterstützen die Bildung virtueller Teams und erleichtern das Projektmanagement, was zu einer höheren Produktivität und einer besseren Nutzung der kollektiven Intelligenz des Unternehmens führt. Letztlich trägt dies zu einer dynamischeren und agileren Arbeitskultur bei, die für den langfristigen Unternehmenserfolg unerlässlich ist.

Ein Social Intranet kann in verschiedenen Branchen eine transformative Wirkung entfalten. Es optimiert die Interne Kommunikation, fördert die Kollaboration und verbessert das Engagement der Mitarbeitenden. Doch welche konkreten Beispiele für den Einsatz eines Social Intranets in verschiedenen Branchen gibt es?

Ein Social Intranet speziell für Banken bietet Funktionen zur sicheren Kommunikation und Informationsverteilung. Erfahren Sie im Detail, wie Banken von einem Social Intranet profitieren können und welche speziellen Anforderungen es erfüllen muss.

Ein Franchise Social Intranet unterstützt die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen der Zentrale und den Franchise-Nehmern. Erfahren Sie, wie ein solches Social Intranet die Einheitlichkeit und Effizienz im gesamten Franchise-System fördert.

Der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle bei der Entscheidung und Einführung eines Social Intranets im Unternehmen. Als Vertretung der Arbeitnehmenden sorgt er dafür, dass die Interessen und Bedenken der Belegschaft berücksichtigt werden. Bei der Einführung eines Social Intranets ist es wichtig, dass der Betriebsrat frühzeitig in den Planungsprozess eingebunden wird. Er kann sicherstellen, dass Datenschutz- und Mitbestimmungsrechte gewahrt bleiben und dass die neuen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen transparent und fair genutzt werden. Der Betriebsrat kann auch dabei helfen, die Akzeptanz und das Vertrauen der Mitarbeitenden zu gewinnen, indem er deren Fragen und Anliegen aufgreift und konstruktiv in die Implementierungsstrategie einbringt. Somit trägt er maßgeblich dazu bei, dass das Social Intranet nicht nur technisch erfolgreich eingeführt wird, sondern auch von der gesamten Belegschaft positiv angenommen und genutzt wird.

Mit dem Launch ist der erste Meilenstein geschafft. Nun startet die wichtigste Phase, die über die gesamte Bestehenszeit des Social Intranets andauert: Das Aktivieren der Nutzer:innen. Folgende Tipps erleichtern diese Phase:

1. Schulungen und Unterstützung: Regelmäßige Angebote für Schulungen der Mitarbeitenden stellen sicher, dass diese die Funktionen des Social Intranets verstehen und effektiv nutzen können. Bewährt haben sich wöchentliche „Sprechstunden“ (zum/nach dem Launch) sowie monatliche „Themenrunden“ (mit längerem Fortbestehen der Plattform).
2. Feedback & Bedürfnisse einholen und berücksichtigen: Die Meinungen der Nutzer:innen einzuholen, erleichtert die inhaltliche Gestaltung des Social Intranets. Werden die Bedürfnisse der Zielgruppe erkannt, kann die Plattform entsprechend weiterentwickelt und die Nutzer:innen aktiviert werden.
3. Kontinuierliche Verbesserung: Zusätzlich zum Feedback sollte das Social Intranet in regelmäßigen Abständen auf seinen Mehrwert geprüft werden. Mechanismen zur kontinuierlichen Verbesserung basieren auf Rückmeldungen, Analysen und sich ändernden Anforderungen. Wird dies berücksichtigt, lassen sich auch die Nutzer:innen leichter zur Beteiligung animieren.

Für Unternehmen wird es zunehmend schwerer, sich im Dickicht des Social Intranet Software-Dschungels zurechtzufinden. Viele Anbieter erschweren oft eine objektive Sichtweise und transparente Vergleichbarkeit der Funktionen mit anderen Anbietern. Dies führt dazu, dass Struktur, Aufbau sowie Stärken und Schwächen schwer nachvollziehbar werden. Dadurch entstehen für viele Funktionalitäten falsche Prioritäten und die Erwartungen an das Intranet werden unrealistisch aufgebaut.

Mitarbeitende einzubinden, die keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz haben, war lange Zeit beschwerlich. Sogenannte „Blue Collar Worker“, „Non-Desk-Worker“ oder auch „Frontline Mitarbeitende“ waren in vielen Unternehmen nicht komplett in die Interne Kommunikation integriert. Social Intranets, die sowohl per Web, als auch per App erreichbar sind, schaffen hier Abhilfe und ermöglichen den Zugriff auf alle wichtigen Informationen, z. B. über das eigene Smartphone.

Die passende Social Intranet-Lösung auszuwählen, erfordert eine sorgfältige Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen und Ziele sowie einen detaillierten Vergleich der angebotenen Funktionen. Bei der Entscheidungsfindung sollten einige Aspekte bedacht werden.

Die Inhalte eines Social Intranets vor unbefugten Zugriffen zu schützen, ist eine der wichtigsten Anforderungen an eine Social Intranet-Lösung, da sensible Unternehmens- und Mitarbeiterdaten geschützt werden müssen. Geeignete Anbieter sollten sich streng an die Vorgaben, bspw. der GDPR, halten. 

Dies umfasst die Verschlüsselung von Daten, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Transparenz spielt dabei eine wichtige Rolle: Mitarbeiter:innen müssen darüber informiert werden, welche Daten gesammelt und wie diese genutzt werden. Zudem sollten klare Richtlinien und Schulungen zur sicheren Nutzung des Intranets bereitgestellt werden. Durch die Umsetzung dieser Maßnahmen können Unternehmen das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden gewinnen und sicherstellen, dass das Social Intranet nicht nur effizient, sondern auch sicher betrieben wird.

Auch für die Sicherheit im Social Intranet gilt folgender Leitsatz: Die Stärke misst sich am schwächsten Glied. Die Sicherheit baut deshalb auf diesen vier Säulen auf, die verschiedene Absicherungsmaßnahmen umfassen:

• Anwendungssicherheit bezieht sich auf den Schutz der Software selbst durch Maßnahmen wie regelmäßige Updates, Patches und Sicherheitsprüfungen, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. 
• Betriebssicherheit umfasst die physische und digitale Infrastruktur, auf der das Intranet läuft, einschließlich redundanter Systeme, Notfallwiederherstellungsplänen und regelmäßiger Backups, um den kontinuierlichen und sicheren Betrieb zu gewährleisten. 
• Organisationssicherheit stellt sicher, dass alle Mitarbeiter:innen über klare Richtlinien und Schulungen zur sicheren Nutzung des Intranets verfügen und dass der Zugriff auf sensible Daten streng kontrolliert wird. 
• Qualitätssicherung bedeutet, dass das Intranet regelmäßig getestet und überwacht wird, um sicherzustellen, dass es zuverlässig, effizient und frei von Sicherheitslücken ist.

Die Integration dieser Sicherheitsmaßnahmen ist essenziell für ein Unternehmen, um das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Social Intranet und einen reibungslosen Schutz der unternehmensinternen Daten zu gewährleisten. 

Die Kosten für die Einführung und den Betrieb einer Social Intranet-Lösung variieren je Anforderungen, Unternehmensgröße und gewünschten Funktionen. Potenzielle Kosten sind:

• Softwarelizenzgebühren: Kosten für den Erwerb von Lizenzen für eine Intranet-Software oder für die Nutzung von cloudbasierten Intranet-Diensten.
• Implementierungskosten: Kosten für die Planung, Konfiguration und Implementierung des Social Intranets, einschließlich der Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens.
• Schulungskosten: Ausgaben für Schulungen der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass diese mit den Funktionen vertraut sind.
• Kosten für Integrationen: Kosten für die Integration des Social Intranets mit bestehenden Systemen, wie bspw. einem CRM, um Daten nahtlos auszutauschen.
• Kosten für Softwareaktualisierungen und Wartung: Eventuelle Kosten für Softwareaktualisierungen, Wartung und technischen Support.
• Hosting-Kosten: Bei cloudbasierten Lösungen fallen möglicherweise Hosting-Kosten an, abhängig vom Anbieter und der gewählten Infrastruktur.
• Kosten für individuelle Anpassung und Entwicklung: Kosten für die Anpassung der Intranet-Plattform an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens oder die Entwicklung benutzerdefinierter Funktionen.
• Hardwarekosten: Bei einer On-Premise-Installation können Hardwarekosten für Server und andere erforderliche Infrastrukturkomponenten anfallen.

Potenzielle Kosten sollten immer im Kontext der erwarteten Vorteile betrachtet werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse kann Unternehmen dabei unterstützen, die richtige Intranet-Lösung entsprechend Budget und Bedürfnissen auszuwählen.

Intranets bieten Unternehmen schon lange die Möglichkeit, ihre internen Informationen an alle Mitarbeitenden zu kommunizieren und für deren tägliche Arbeit bereitzustellen. Doch warum sollten Unternehmen ein Social Intranet einrichten? Unternehmen sollten sich für die Implementierung eines Social Intranets entscheiden, da dies zahlreiche Vorteile bietet: Dazu gehören eine verbesserte Interne Kommunikation, neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und ein besserer Austausch über Standorte und Abteilungen hinweg.

Zusätzlich können Social Intranets dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu steigern. Dies macht sie insbesondere für jene Unternehmen interessant, die ihre Mitarbeitenden und Fachkräfte bestmöglich an sich binden möchten, um im Fachkräftemangel zu bestehen. Social Intranets bieten Unternehmen zudem auch eine Möglichkeit, Zeit und Kosten einzusparen: Prozesse und häufige Fragen können für alle auffindbar festgehalten werden und müssen nicht mehr 1:1 beantwortet werden. Dies führt zu mehr Effizienz, da durch eine Dokumentation des Wissens unnötige Absprachen obsolet werden.

Ein klassisches Intranet hilft Unternehmen dabei, ihre internen Informationen an die Mitarbeitenden zu verteilen. Jedoch kommen Aspekte wie mobile Erreichbarkeit und Kollaboration dabei oft zu kurz. Hingegen unterstützt ein Social Intranet Unternehmen, ihre Arbeitsweise zu modernisieren, die Interne Kommunikation strategisch zu stärken und die Kollaboration zu fördern, was zu einer vernetzteren Arbeitsumgebung führt und somit auch zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens werden kann.