Digitales Sitzungsmanagement

In vielen Organisationen sind Sitzungen und Meetings noch heute die wesentliche Möglichkeit für Mitglieder, sich am Geschehen zu beteiligen. Sie müssen deshalb, ebenso wie alle anderen Bereiche der Verbandsarbeit, modernisiert werden. Die Organisation der nächsten Sitzung kann beispielsweise über eine digitale Lösung für das Sitzungsmanagement abgebildet werden. Diese sollte dabei über die Möglichkeit verfügen, vollständige Einladungen zu Terminen zu verschicken, sowohl über die Plattform selbst, über eine Mobile App und via E-Mail. Diese müssen alle wesentlichen Informationen zur Sitzung enthalten: Zeitpunkt und Ort, Dateianhänge, direkte Möglichkeit für die Zu- und Absage und eine Outlook-/Kalender-Datei. Auch bei der Sitzung selbst kann diese Plattform eingesetzt werden. So können über Umfragefunktionen schon während des Treffens Stimmungsbilder oder Abstimmungen aller Gremienmitglieder eingeholt werden, also auch derjenigen, die nicht anwesend sind. Dafür bietet sich vor allem eine Mobile App an, da die meisten Teilnehmer auch während der Sitzung über ihr Smartphone erreichbar sind.

So wird die Relevanz der Sitzung für alle Mitglieder erhöht. In der Nachbereitung zeigen sich weitere Vorteile von digitalem Sitzungsmanagement: Hier können Protokolle und Ergebnisse einfach und übersichtlich mit den Mitgliedern geteilt werden. So dokumentieren Verbände zentral und transparent, was bei der Sitzung erreicht wurde und welche Aufgaben entstanden sind. Die Mitglieder sehen, dass ihre Meinung gehört wurde und können die dort angesprochenen Themen besser nachverfolgen. Bereits erreichte Ergebnisse sind auch leichter wiederverwendbar, wenn das Thema Monate oder Jahre später erneut aufkommt.

Oft können Mitglieder aus verschiedensten Gründen nicht an der Sitzung teilnehmen, z.B. aufgrund anderer Verpflichtungen oder einer zu weiten Anreise. Deshalb haben sie dann oft keine Möglichkeit mehr, sich aktiv einzubringen.

Hier weiten viele Verbände ihre Definition von „Beteiligung“ aus: Dank der Digitalisierung können Mitglieder auch unabhängig von Gremiensitzungen an der Verbandsarbeit teilhaben. Das sollte aber nicht unbedingt bedeuten, dass Gremienmitglieder sich zur Investition vieler Stunden über Jahre hinweg verpflichten müssen. Das entscheidende Stichwort lautet hier: Die Niedrigschwelligkeit. Über eine interne, digitale Plattform ist eine Beteiligung mit wenigen Klicks möglich. Damit können sich die Mitglieder beständig zu Themen einbringen, die ihnen besonders wichtig sind. Sie haben so auch über Sitzungen hinweg die Möglichkeit, Ihre Meinung kundzutun, Ideen mitzugeben oder bei Abstimmungen mitzuwirken. Gleichzeitig wird eine Plattform geschaffen, auf der die nächste Sitzung vorbereitet und von den Mitgliedern schon vorab mitgestaltet werden kann. Nicht teilnehmende Mitglieder können so trotzdem dafür sorgen, dass ihre Anliegen gehört und für sie wichtige Themen in der Sitzung bearbeitet werden. So steigern Verbände ihre Beteiligungsquoten und somit die Relevanz in ihrem Feld.

Viele Verbände haben bereits erkannt, wie wichtig die Beteiligung der Mitglieder ist und streben deshalb eine höhere Engagement-Rate an. Wegweisend ist hier die Frage, wie viel Prozent der Mitglieder sich im letzten Quartal aktiv am Verbandsgeschehen beteiligt haben. Dabei werden unter anderem gezählt: Die Teilnahme an Themen- oder Ergebnisabstimmungen, veröffentlichte Kommentare, Beteiligung an Umfragen sowie die Teilnahme an Sitzungen, ganz gleich ob diese am Telefon, per Videokonferenz oder offline stattfindet.

Für das Sitzungsmanagement sind niedrigschwellige Beteiligungsmöglichkeiten und das damit verbundene Ankurbeln der Beteiligung besonders relevant. Oft steht beispielsweise schon ein Teil der Agenda fest, während der Rest der Themen für die nächste Sitzung durch die Community auf der Plattform gefunden wird.

Dazu bieten digitale Plattformen Umfragefunktionen, die ein Brainstorming zu den Themen möglich machen. Bei großen Gremien von über 50 Personen lohnt sich ein zweistufiges Vorgehen: Zuerst erfolgt die Umfrage zur Findung der Themen, dann die Abstimmungsphase zur Bestimmung welche Themen die relevantesten Themen sind.