Digitales Sitzungsmanagement

Beteiligung vereinfachen

Zur alltäglichen Arbeit in Verbänden zählen die Organisation und Durchführung von Sitzungen in Gremien und Ausschüssen. Trotz der zentralen Bedeutung der Sitzungen für die Verbandsarbeit schöpfen Verbände zu häufig das Potenzial nicht aus und setzen auf ineffektive Methoden. Dann dürfen sich Verbände aber auch nicht wundern, wenn die Beteiligungsquoten stagnieren. Dabei bietet das digitales Sitzungsmanagement so viele Vorteile und spart dabei Zeit und Aufwand.

Herausforderungen beim klassischen Sitzungsmanagement in Verbänden und Unternehmen

Das Sitzungsmanagement stellt Organisationen vor einige Herausforderungen. Zur Vorbereitung zählen sowohl die Terminabstimmung über einen Termin, welcher den Stakeholdern passt sowie die Abstimmung der Agenda. Diese Abstimmungsprozesse sind via E-Mail oft langwierig und ineffektiv, da hier viele E-Mails zwischen mehreren Personen hin und her gesendet werden müssen. Die anschließende Einladung zur Sitzung findet dann ebenfalls über eine E-Mail statt.

Auch die Abstimmung zu den Sitzungsthemen gestalten sich beim klassischen Sitzungsmanagement schwierig: Den Verantwortlichen fehlen Möglichkeiten, die Meinung aller Teilnehmenden übersichtlich und schnell einzuholen.

Die Sitzung selbst findet dann meist in Form eines reellen Treffens statt und ist deshalb ortsgebunden. Danach folgt der Versand von Protokollen, der oft mit einer zeitaufwendigen Aufbereitung von Dokumenten einhergeht. Hier müssen zum Beispiel Text-Dokumente mit unterschiedlichen Arbeitsständen zusammengeführt werden.

Das klassische Sitzungsmanagement stellt Verbände und Unternehmen vor große Hürden:

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Hohe Zeitinvestitionen

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Ineffektive Arbeitsweisen

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Kollision der Verantwortungen

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Zu geringe Relevanz der Einzelthemen

Es gilt deshalb, das Sitzungsmanagement mit digitalen Mitteln zu vereinfachen und die Sitzung selbst für Mitglieder attraktiver und relevanter zu gestalten.

Engagement-Rate als Erfolgskennzahl

Immer mehr Verbände stellen sich die Frage: Wie relevant ist unser Verband für unsere Mitglieder, wenn nur einige wenige sich aktiv einbringen? Diese Engagement-Rate ist außerdem Messindikator für eine viel wichtigere Fragestellung: Wie relevant wird unser Verband in fünf Jahren noch sein? Denn die Digitalisierung und der Kampf um die Aufmerksamkeit und das Vertrauen der Mitglieder wird in Zukunft eher schwerer als einfacher zu gewinnen sein.

Sitzungen neu denken

In vielen Organisationen sind Sitzungen und Meetings noch heute die wesentliche Möglichkeit für Mitglieder, sich am Geschehen zu beteiligen. Sie müssen deshalb, ebenso wie alle anderen Bereiche der Verbandsarbeit, modernisiert werden. Die Organisation der nächsten Sitzung kann beispielsweise über eine digitale Lösung für das Sitzungsmanagement abgebildet werden. Diese sollte dabei über die Möglichkeit verfügen, vollständige Einladungen zu Terminen zu verschicken, sowohl über die Plattform selbst, über eine Mobile App und via E-Mail. Diese müssen alle wesentlichen Informationen zur Sitzung enthalten: Zeitpunkt und Ort, Dateianhänge, direkte Möglichkeit für die Zu- und Absage und eine Outlook-/Kalender-Datei.

Auch bei der Sitzung selbst kann diese Plattform eingesetzt werden. So können über Umfragefunktionen schon während des Treffens Stimmungsbilder oder Abstimmungen aller Gremienmitglieder eingeholt werden, also auch derjenigen, die nicht anwesend sind. Dafür bietet sich vor allem eine Mobile App an, da die meisten Teilnehmer auch während der Sitzung über ihr Smartphone erreichbar sind. So wird die Relevanz der Sitzung für alle Mitglieder erhöht.

In der Nachbereitung zeigen sich weitere Vorteile von digitalem Sitzungsmanagement: Hier können Protokolle und Ergebnisse einfach und übersichtlich mit den Mitgliedern geteilt werden. So dokumentieren Verbände zentral und transparent, was bei der Sitzung erreicht wurde und welche Aufgaben entstanden sind. Die Mitglieder sehen, dass ihre Meinung gehört wurde und können die dort angesprochenen Themen besser nachverfolgen. Bereits erreichte Ergebnisse sind auch leichter wiederverwendbar, wenn das Thema Monate oder Jahre später erneut aufkommt.

„Unsere Daseinsberechtigung ist erst unanfechtbar, wenn sich 30% unserer Mitglieder aktiv in der Verbandsarbeit beteiligen.“

– Geschäftsführung eines 30.000 Mitglieder Berufsverbands

„Wir wollen zum informativsten und inspirierendsten Lückenfüller unserer Branche werden.“

– Geschäftsführerin Branchenverband mit 600 Mitgliedsunternehmen

Beteiligung über Sitzungen hinweg möglich machen

Oft können Mitglieder aus verschiedensten Gründen nicht an der Sitzung teilnehmen, z.B. aufgrund anderer Verpflichtungen oder einer zu weiten Anreise. Deshalb haben sie dann oft keine Möglichkeit mehr, sich aktiv einzubringen.

Hier weiten viele Verbände ihre Definition von „Beteiligung“ aus: Dank der Digitalisierung können Mitglieder auch unabhängig von Gremiensitzungen an der Verbandsarbeit teilhaben. Das sollte aber nicht unbedingt bedeuten, dass Gremienmitglieder sich zur Investition vieler Stunden über Jahre hinweg verpflichten müssen. Das entscheidende Stichwort lautet hier: Die Niedrigschwelligkeit. Über eine interne, digitale Plattform ist eine Beteiligung mit wenigen Klicks möglich. Damit können sich die Mitglieder beständig zu Themen einbringen, die ihnen besonders wichtig sind. Sie haben so auch über Sitzungen hinweg die Möglichkeit, Ihre Meinung kundzutun, Ideen mitzugeben oder bei Abstimmungen mitzuwirken. Gleichzeitig wird eine Plattform geschaffen, auf der die nächste Sitzung vorbereitet und von den Mitgliedern schon vorab mitgestaltet werden kann. Nicht teilnehmende Mitglieder können so trotzdem dafür sorgen, dass ihre Anliegen gehört und für sie wichtige Themen in der Sitzung bearbeitet werden. So steigern Verbände ihre Beteiligungsquoten und somit die Relevanz in ihrem Feld.

Erfolgreiche und richtungsweisende Lösungswege aus der Verbandswelt

Viele Verbände haben bereits erkannt, wie wichtig die Beteiligung der Mitglieder ist und streben deshalb eine höhere Engagement-Rate an. Wegweisend ist hier die Frage, wie viel Prozent der Mitglieder sich im letzten Quartal aktiv am Verbandsgeschehen beteiligt haben. Dabei werden unter anderem gezählt: Die Teilnahme an Themen- oder Ergebnisabstimmungen, veröffentlichte Kommentare, Beteiligung an Umfragen sowie die Teilnahme an Sitzungen, ganz gleich ob diese am Telefon, per Videokonferenz oder offline stattfindet.

„Verbesserungen sind schnellere Entscheidungen, schneller und besser informierte Gremienmitglieder, nachvollziehbare Prozesse und Kommunikation bei der Erarbeitung von Stellungnahmen.“

Joachim Eckert

Referatsleiter, GdW

„Die neue Plattform myBGL ermöglicht die digitale Kommunikation und Interaktion zwischen beliebig vielen Teilnehmern bzw. Mitgliedern aus allen BGL-Mitgliedsverbänden. Sie revolutioniert zurzeit die Kollaboration innerhalb unseres Verbandsnetzwerks.“

Prof. Dr. Dirk Engelhardt

Vorstandssprecher, BGL

Der Digitalverband Bitkom geht das sehr offen und erfolgreich an: Ein großer Teil der über 400 Gremien und gremienartigen Kreise ist offen für alle Mitglieder. So können sich die Mitarbeiter*innen der Mitgliedsunternehmen recht frei auf dem Mitgliederportal bewegen und mit nur einem Klick in Gremien hineinschnuppern oder gar mitwirken. Das Ziel dahinter ist es, ihr Interesse zu wecken und so die Beteiligung anzukurbeln.

Es werden also Hürden abgebaut, damit das Mitglied viel mehr Möglichkeiten hat, sich zu beteiligen.

Für das Sitzungsmanagement sind niedrigschwellige Beteiligungsmöglichkeiten und das damit verbundene Ankurbeln der Beteiligung besonders relevant. Oft steht beispielsweise schon ein Teil der Agenda fest, während der Rest der Themen für die nächste Sitzung durch die Community auf der Plattform gefunden wird.

Dazu bieten digitale Plattformen Umfragefunktionen, die ein Brainstorming zu den Themen möglich machen. Bei großen Gremien von über 50 Personen lohnt sich ein zweistufiges Vorgehen: Zuerst erfolgt die Umfrage zur Findung der Themen, dann die Abstimmungsphase zur Bestimmung welche Themen die relevantesten Themen sind.

Vorsicht, Standard-Tools führen bei Verbänden oft zu Problemen

Es gibt Anbieter für Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit wie Sand am Meer. Die allermeisten fokussieren sich allerdings auf die Mitarbeiterkommunikation in meist zentralisierten Unternehmen, die ganz andere Entscheidungswege fernab der Konsenskultur in Mitgliedsorganisationen haben: Mitarbeiter*innen sind weisungsgebunden, man kann die Nutzung einfach bestimmen. Gleichzeitig können Mitarbeiter*innen andere Tools einfach verboten werden. Sie arbeiten in der Regel „Nine to Five“ und widmen bis zu einem Drittel ihres gesamten Tages ihrem Arbeit- oder Dienstgeber. Darauf sind auch die verschiedenen Lösungen funktional ausgerichtet.

Für Verbände ist hier die Informationsverteilung und Aufmerksamkeitsbeschaffung bei den Nutzer*innen entscheidend. So senken mehrfache tägliche Benachrichtigungen über Neuigkeiten die Relevanz des Verbandes, sodass Informationen bald automatisch im digitalen Papierkorb verschwinden, ganz gleich ob als Outlook-Regel oder mental im Kopf des Mitglieds. Auf die Organisation von Sitzungen wirkt sich das zusätzlich negativ aus: Hier kann es passieren, dass Mitglieder die Einladung zur Veranstaltung nicht erhalten und so im schlimmsten Fall den Termin nicht wahrnehmen.

Anders als bei Unternehmen kann der Verband keine technischen Standards für die digitale Zusammenarbeit festlegen. Die einen Verbände kämpfen mit harten IT-Restriktionen ihrer größeren Unternehmensmitglieder, die anderen ringen mit einer breiten digitalen Schere und teils uralter Ausstattung bei ihren Mitgliedern. Bezüglich des Digitalisierungsgrades der Mitglieder wird eines besonders deutlich: Die Mitgliedsorganisation kann nicht alle Mitglieder in der Nutzung schulen und trainieren. Somit muss man einen gemeinsamen Nenner finden, der für alle funktioniert. Aber dann wäre es doch wieder die E-Mail und nichts wäre gewonnen?

Digitales Sitzungsmanagement über eine Multi-Kanal-Lösung: Doppelarbeit vermeiden

Die Lösung lautet hier: Eine auf Verbände und Mitgliedsorganisationen optimierte Plattform für das digitale Sitzungsmanagement und die Gremienarbeit. Hier wird dem Mitglied die freie Kanalauswahl ermöglicht: Von E-Mail-Zusammenfassungen bis hin zur Nutzung im Browser oder Smartphone Apps. So können die besonders Digitalen mit nativen Mobile Apps oder am Laptop mit professionellen Web-Apps arbeiten. Die weniger Digitalen können zunächst einmal wie gewohnt via E-Mail mitlesen und sich beim passenden Thema dann direkt einbringen. Erfolgskritisch ist dabei, dass der Verband auch wirklich alle über eine Plattform erreicht, also auf einem Kanal kommuniziert, und nicht parallel E-Mails an zahlreiche Ausnahmen senden muss. So wird Doppelarbeit vermieden, was für mehr Akzeptanz und deutliche Zeitersparnis in der Geschäftsstelle sorgt.

Unnötige Mehrarbeit kann außerdem vermieden werden, indem auf der digitalen Plattform vereinheitlichte Vorlagen für Einladungen oder Protokolle eingestellt werden. Diese können für jede Sitzung wiederverwendet werden. Wird an solchen Dokumenten doch mal eine Aktualisierung notwendig, ist diese dank Dateiversionierung transparent abgebildet.

Dies ist ein kleiner Teil von den verschiedenen Möglichkeiten, die nachhaltiges Stakeholder Engagement im Verband leisten kann.

Wichtig ist, den digitalisierten Vorreiter*innen etwas zu bieten, ohne alle anderen abzuhängen!
Digitales Sitzungsmanagement mit tixxt

1. Keine Doppelarbeit: Die Geschäftsstelle befüllt nur einen Kommunikationskanal und bedient damit alle internen Kanäle auf einmal.
2. Einbindung von Nicht-Nutzern: Auch nicht-registrierte Mitglieder sollten über die Gremienplattform erreichbar sein, damit nicht parallel auf der Plattform und in Outlook gearbeitet wird.
3. Dokumente: Übersichtliche Dateiverwaltung mit Versionierung
4. Kalender: Terminverwaltung inkl. Terminabstimmung und Einladungen
5. Kommunikation & Austausch: Beiträge, Fragen, Umfragen und Kommentare für den schnellen Austausch
6. Daten in Deutschland: Für sehr viele Mitglieder ist eine Beteiligung nicht denkbar, wenn die Daten im Ausland verarbeitet werden.
7. Mobiles Arbeiten: Mobile Apps für die Arbeit zwischendurch
8. Freie Kanal-Auswahl: Mitglieder wählen sich ihren Kanal aus (E-Mail, Web, Mobile App).
9. Gruppen & Sektionen: Klare Struktur von Gremien, Erfas, Projekten und weiteren Gruppen. Es kommt Verwirrung auf, wenn alle Gremien und weiteren Kreise bunt gemischt unter „Arbeitsräumen“ oder „Teams“ abrufbar sind.
10. Eigenes Branding: Die Gremienplattform im eigenen Design zusammen mit eigenen Mobile Apps ist für viele Mitglieder ein Muss. Denn damit behält der Verband das Vertrauen seiner Mitglieder und positioniert sich digital als Vordenker seiner Branche.

„Neue Kanäle für die Kommunikation der Mitglieder untereinander und mit dem DStGB konnten geöffnet werden. Fachleute, die vorher selten miteinander kommuniziert haben, tauschen sich über das Netzwerk jetzt regelmäßig aus. Der Grad der Vernetzung im DStGB ist demnach gestiegen.“

Erik Sieb

Leitender Online-Redakteur, DStGB

„Die Kommunikation ist wesentlich schneller, einfacher und direkter geworden. Der Austausch untereinander ist nun möglich und wird aktiv genutzt. Zudem kann die Plattform mit Hilfe der App auch von unterwegs genutzt werden.“
 
Maria Becher

Referentin Digitales und Kommunikation, Haus & Grund

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Referenzen

Bundesverband Güterkraftverkehr Logistik und Entsorgung (BGL)
VDL
LSV SH
VVMB
VCI NRW
UVN
VKU
IHK Berlin
Nordostchemie
Chemie RLP
DBL
VCI
Haus & Grund
IHK Kassel-Marburg
Galabau NRW
Oldenburgische IHK
Bergische IHK Wuppertal-Solingen-Remscheid
Die Wohnungswirtschaft Deutschland (GdW)
Deutscher Städte- und Gemeindebund
Menschen stärken Menschen
BVITG
Verband kommunaler Immobilien- und Gebäudewirtschaftsunternehmen e. V.
Deutsche BundeswehrVerband
Verband Deutscher Reeder
Deutsche Sparkassen- und Giroverband DSGV
Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement
IHK Lüneburg-Wolfsburg
Senat der Wirtschaft
DPRG
GaLaBau
COMPEDENT
BVCM
Bitkom