Stakeholder Engagement
Ziele, Möglichkeiten & Wirkung
Ob Mitglieder, Festangestellte im Hauptamt oder Interessierte – Mitgliedsorganisationen müssen die Interessen und Ansprüche verschiedenster Zielgruppen bedienen und dabei den richtigen Personen relevante Informationen bereitstellen. Stakeholder Engagement ist dabei ein zentraler Aspekt des erfolgreichen Projektmanagements und dem Wahrnehmen sowie Reagieren auf Bedürfnisse der Anspruchsgruppen. Durch effektives Stakeholder Engagement können Unternehmen Vertrauen aufbauen, Risiken minimieren und langfristige Beziehungen fördern. Eine Stakeholder Engagement-Plattform ermöglicht es so Verbänden, diese Herausforderung zu meistern: Alle Stakeholder werden umfassend eingebunden und zur aktiven Teilnahme am Verbandsleben motiviert.
Made in Germany
DSGVO-konform
Stakeholder Engagement Definition
Stakeholder Engagement beschreibt den systematischen Prozess der Interaktion mit internen und externen Stakeholdern, bzw. Anspruchsgruppen. Dabei spielen die Identifikation, Analyse und Einbindung von Personen oder Gruppen, die ein Interesse an oder Einfluss auf ein Projekt haben. Dies umfasst alle Aktivitäten, die darauf abzielen, die Erwartungen und Bedürfnisse der Stakeholder zu verstehen, ihre Anliegen zu berücksichtigen und ihre Unterstützung zu gewinnen. Der Zweck des Stakeholder Engagements ist es, eine konstruktive Zusammenarbeit zu fördern, Konflikte zu vermeiden und gemeinsam positive Ergebnisse zu erzielen, oft auch mit Blick auf die Zukunft.
Wozu Stakeholder Engagement?
Verbände im Spannungsfeld
Viele Mitgliedsorganisationen tun sich schwer damit, alte Strukturen zugunsten neuer, digitaler Arbeitsweisen zu reformieren. Doch was vor wenigen Jahren noch kritisch beäugt werden konnte, lässt sich nun nicht mehr ignorieren. Aus den Sozialen Medien sind auch die Stakeholder im Verband schnellen Informationsaustausch, Möglichkeiten zur Diskussion und einfache Kommunikation gewohnt. Was nachhaltig agierende Mitgliedsorganisationen bereits realisiert haben: Um Mitglieder und Mitarbeiter im Verband zu halten und zur Beteiligung zu aktivieren, müssen sie sich an diese veränderten Bedingungen anpassen. Das gelingt mit einer Stakeholder-Engagement-Plattform.
Stakeholder Engagement stellt die Einbindung aller Involvierten sicher. Nicht nur die aktiv mitwirkenden Mitglieder in Gremien werden so eingebunden. Auch indirekt interessierte Mitglieder und Beteiligte haben die Chance mitzuwirken und sich zu engagieren.
Stakeholder Engagement Beispiele
Praktische Beispiele für Stakeholder Engagement zeigen, wie vielfältig und wichtig dieser Prozess in der Praxis ist:
- Mitgliederbeteiligung: Der Verband organisieren interne Workshops und Umfragen, um die Bedürfnisse und Ideen seiner Mitglieder zu erheben und in den Verbandsalttag, bzw. die Zusammenarbeit einfließen zu lassen.
- Wissensmanagement: Organisationen stellen ein Netzwerk an Wissen, Expertise und Erfahrung dar. Dieses Wissen ist für Mitglieder jedoch oft schwer zugreifbar und bleibt in der Folge ungenutzt. Stakeholder Engagement-Plattformen ermöglichen den Zugriff auf dieses Wissen mit nur wenigen Handgriffen: Jegliche Ergebnisse, Erfahrungen und Inhalte sind bequem jederzeit und an jedem Ort abruf- und einsetzbar. Die Mitglieder profitieren von diesem Wissen und können die Interessen der Organisation effektiver nach außen tragen.
- Gesteigerte Motivation: Durch eine eigene Plattform haben alle Stakeholder die Möglichkeit, sich zu beteiligen, und zwar in einem Maß, das für die jeweilige Person sinnvoll ist. Die Niedrigschwelligkeit ermöglicht es allen gleichermaßen, aktiv zu sein. Das steigert die Motivation, da jede:r selbst entscheiden kann, wie tiefgreifend die Mitarbeit ist.
Stakeholder Engagement Framework
Ein Stakeholder Engagement Framework bietet eine strukturierte Herangehensweise, um Stakeholder systematisch zu identifizieren und einzubinden. Ein typisches Framework umfasst folgende Schritte:
- Identifikation: Bestimmen Sie alle relevanten Stakeholder, die von Ihrer Organisation betroffen sind oder Einfluss darauf haben. Gegebenenfalls unterteilen Sie die identifizierten Stakeholder in weitere Untergruppen.
- Analyse: Bewerten Sie die Interessen, Erwartungen, Bedürfnisse und den Einfluss der Stakeholder.
- Strategieentwicklung: Entwickeln Sie maßgeschneiderte Engagement-Strategien für Ihre verschiedenen Stakeholder-Gruppen.
- Durchführung: Implementieren Sie die Strategien durch regelmäßige Kommunikation und Interaktion.
- Monitoring und Evaluierung: Überwachen und bewerten Sie die Effektivität des Engagements und passen Sie die Strategien bei Bedarf an. Holen Sie dazu regelmäßig Feedback der Stakeholder ein.
Was kann eine Stakeholder-Engagement-Plattform?
Umfassende Einbindung aller Beteiligten
Sowohl direkt als auch indirekt involvierte Stakeholder werden je nach persönlichen Interessen in den Verbandsalltag einbezogen. Themen und Dokumente können spezifischen Kreisen oder allen Interessierten zur Verfügung gestellt werden, um mehr Reichweite zu erzeugen oder weiteren Input zu erhalten. Mitglieder gewinnen so tiefere Einblicke in die verschiedenen Themen innerhalb des Verbandes. Der Verband gewinnt dadurch neue, wichtige Präsenz im Alltag seiner Mitglieder, ohne die Mitglieder mit irrelevanten Themen zu überfordern.
Weitreichende Beteiligungsmöglichkeiten steigern die Motivation
Eine Stakeholder-Engagement-Plattform gibt allen Stakeholdern individuelle Möglichkeiten zur Beteiligung am Verbandsalltag. Dabei schaffen bereits niedrigschwellige Optionen wie die Teilnahme an Umfragen und das Vergeben von „Interessant“-Markierungen eine neue Aktivität auf der internen Plattform und im Verbandsalltag. Die Motivation der Stakeholder wird durch diese simple Handhabung und die Möglichkeit, die Beteiligungsintensität auf die individuellen Bedürfnisse abzustimmen, angeregt. Allen Stakeholder ist überlassen, wann und wo sie sich am Verbandsleben beteiligen möchten.
Chance zur Mitwirkung durch alle Interessierten
In der Verbandsarbeit treffen verschiedenste Stakeholder aufeinander: Von direkten Gremienmitgliedern bis hin zu indirekt an der Verbandsarbeit interessierten Beteiligten. Auf einer Stakeholder-Engagement-Plattform bekommen all diese Stakeholder einen Raum, um am Verbandsgeschehen mitzuwirken. Trotz unterschiedlicher Ansprüche und Voraussetzungen – sei es zeitlicher oder inhaltlicher Natur – gelingt es auf der Plattform, die Mitwirkung aller Stakeholder zuzulassen. Über individuelle Möglichkeiten zur Meinungsäußerung und zur Beteiligung an Projekten können sich die Stakeholder punktuell oder dauerhaft einbringen. Die transparente und zeitnahe Kommunikation auf der Plattform stellt sicher, dass Stakeholder nicht den Zeitpunkt verpassen, ihre eigenen Anliegen bezüglich einer Thematik zu vertreten.
Individuelles Digitalisierungstempo je nach Digitalisierungsgrad
Stakeholder können sich je nach Digitalisierungsgrad einbringen, ganz gleich ob direkt auf der Plattform via Web, Mobile Apps auf Tablets und Smartphones oder wie gewohnt via (automatisierter) E-Mails. Keiner wird abgehängt oder muss zu einer neuen Nutzungsart gezwungen werden, um sich zu beteiligen.
Agilität des Verbandes erhöhen
Durch schnelle Abstimmungen, kürzere Kommunikationswege und den sofortigen Zugriff auf alle bisherigen Erkenntnisse steigert eine Stakeholder-Engagement-Plattform die Agilität und das innovative Arbeiten im Verband. Der Verband kann schneller und zielgerechter auf Veränderungen reagieren und entsprechende Anpassungen vornehmen.
Neue Möglichkeiten der Mitgliedergewinnung
Die Expertise, Erfahrung und das Wissen der Branche in Ihrer Hosentasche – aktive Stakeholder-Engagement-Plattformen bieten Ihnen genau dieses Argument gegenüber potenziellen Neumitgliedern. Die Verbandsarbeit ist für alle Beteiligten greifbar.
Innovationskraft stärken
Interaktive Gruppen zu formellen Strukturen wie z.B. Gremien und Arbeitskreise sowie zu weniger formalisierten Strukturen fördern den punktuellen Austausch, schaffen neue Möglichkeiten zum Feedback und für Abstimmungen und ermöglichen einen schnelleren Zugriff auf Wissensressourcen – die Entwicklung von Innovation wird so stärker angeregt.
Moderne Verbandskultur
Die Interaktivität macht den Verband auch für Digital Natives und Nachwuchsmitglieder attraktiv. Bestehende und besonders digitale Mitglieder fühlen sich nicht mehr ausgebremst durch archaische Methoden, Prozesse und Strukturen.
Transparenz erhöhen
Durch die Übersichtlichkeit der Plattform werden Stimmungsbilder schnell sichtbar und die Wünsche und Interessen der Verbandsmitglieder deutlicher. Gleichzeitig sind Prozesse innerhalb des Verbands für die Mitglieder transparenter und nachvollziehbarer. Diese Offenheit stärkt das Vertrauen untereinander.
Mitgliederbindung stärken
Durch die stärkere Identifikation mit dem Verband, die vereinfachte Partizipation und durch die Senkung der Hürden für das Mitwirken erleben Mitglieder die Mehrwerte und Leistungen des Verbands viel direkter. Laut der Benchmarkstudie „Fanfocus Deutschland: Verbände 2014“ werden sich die Mitglieder, die überdurchschnittlich an den Verband gebunden sind, auch aktiver beteiligen. Damit tragen sie zur Weiterentwicklung des Verbandes bei und positionieren die Leistungen nachhaltig bei seinen Mitgliedern.
Zeit- und Kostenersparnis für alle Beteiligten
Der strukturierte Zugriff auf Dokumente und Informationen sowie die einfachen Möglichkeiten der Kommunikation und zum Austausch sparen Zeit für alle Beteiligten. Stakeholder-Engagement-Plattformen fördern dadurch eine regelmäßigere Partizipation, weil auch zwischendurch sinnvoll mitgewirkt werden kann.
Wie unsere Kunden von einer Stakeholder Engagement Plattform profitieren
Thomas Sohst
Deutscher Bundeswehrverband (DBwV)
„Das System lässt zu, dass Nutzer Stück um Stück lernen. Wer das System intensiv nutzen will, nutzt es intensiv in seinem Verantwortungsbereich. Andere können abwartend und beobachtend agieren. Das System lässt die unterschiedliche Geschwindigkeit der Nutzer zu.“
Joachim Eckert
Wohnungswirtschaft Deutschland (GdW)
„Wir wollten Transparenz in Vorgänge bringen und unsere ehrenamtlichen Gremienmitglieder auf Augenhöhe an der Arbeit beteiligen, möglichst ohne technische und zeitliche Hürden.“
Dr. Ansgar Klein
Bundesnetzwerk Bürgerschaftliches Engagement
„Durch tixxt ist es nun einfacher, einen digitalen Arbeitsraum auch für kleinere Projekte und Arbeitszusammenhänge zu schaffen.“
Wie sieht ein effektiver Stakeholderdialog aus?
Ein effektiver Stakeholderdialog ist ein zentraler Bestandteil des Engagements und umfasst offene und transparente Kommunikation. Es geht darum, eine Plattform für den Austausch von Informationen, Meinungen und Feedback zu schaffen. Wichtige Elemente eines erfolgreichen Stakeholderdialogs sind:
Transparenz: Offenheit und Ehrlichkeit in der Kommunikation, auch und vor allem zu Entscheidungen.
Zuhören: Aktives Zuhören und Berücksichtigung der Perspektiven und Bedürfnisse der Stakeholder. So lassen sich auch Trends für die Gesamtebene identifizieren und frühzeitig einbinden.
Feedback: Kontinuierliches Einholen und Nutzen von Feedback zur Verbesserung der Prozesse. Rückmeldungen der Stakeholder sollten vor allem regelmäßig und in sinnvoller Frequenz eingeholt werden, bspw. jährlich im Rahmen einer umfassenden Befragung.
Stakeholder Engagement Plan
Ein Stakeholder Engagement Plan ist ein strategisches Dokument, das detailliert beschreibt, wie eine Organisation ihre Stakeholder einbeziehen möchte und was dafür zu tun ist. Es enthält:
- Ziele: Klar definierte Ziele des Engagements.
- Stakeholder-Mapping: Identifikation und Priorisierung der Stakeholder.
- Strategien und Taktiken: Konkrete Maßnahmen zur Einbindung der Stakeholder.
- Kommunikationsplan: Geplante Kommunikationskanäle und -frequenzen.
- Evaluierung: Methoden zur Messung und Bewertung des Engagements.
Wie unsere Kunden Stakeholder Engagement leben
„Der Austausch ist in vielen Projektteams intensiver geworden. Die Einbindung unserer Büros in Berlin und Brüssel in die Kommunikation mit der Zentrale in Frankfurt hat sich aus Sicht der dortigen Kollegen erheblich verbessert. Sie fühlen sich stärker und schneller in den Informationsfluss eingebunden. Auch der Austausch in den Gremien nimmt Schritt für Schritt zu.“
„Mehr Experten für Stellungnahmen und Entscheidungen als bisher werden über die Plattform mit einbezogen. Wiederkehrende Fragen nehmen durch die Speicherung des Wissens in den Gruppen ab.“
Stakeholder Involvement
Stakeholder Involvement, bzw. Stakeholder Einbeziehung, geht über die bloße Information der verschiedenen Anspruchsgruppen hinaus. Beim Stakeholder Involvement werden die Stakeholder aktiv in Entscheidungsprozesse und Projekte einbezogen. Das Feedback und die Bedürfnisse der Stakeholder spielen eine zentrale Rolle.
Warum ist Stakeholder Engagement revolutionär?
Eine Stakeholder-Engagement-Plattform hilft Mitgliedsorganisationen dabei, ihre Interessen durchzusetzen, eine neue Agilität zu gewinnen und Mitglieder zu aktivieren und zu binden. Um die Digitalisierung für sich zu nutzen und sie aktiv mitzugestalten, sollten Verbände den Fokus dabei auf drei Aspekte legen. Gelingt es Mitgliedsorganisationen diese Aspekte umzusetzen, können sie in einer immer digitaleren Gesellschaft handlungsfähig bleiben. Stakeholder Engagement liefert die grundlegenden Möglichkeiten dazu.
Wissen
Verbände erreichen ihre Ziele nur mit dem richtigen (nutzbaren) Know-how und Wissen darüber, wie sie neue und spannende Herausforderungen überwinden können. Mit effektivem Stakeholder Engagement sind die Grundvoraussetzungen für den Austausch von Wissen und den ständigen Zugewinn neuer Ideen und Expertise geschaffen.
Wärme
Nur mit Möglichkeiten zum Austausch und Feedback sowie mehr Vernetzung kann ein Zusammengehörigkeitsgefühl im Verband entstehen. Bisher wurde dies vor allem auf der Basis von Treffen erreicht, auch wenn nur ein Bruchteil der Mitglieder daran partizipieren. Zukunftsorientierte Verbände wissen, dass dieser reine Offline-Austausch in einer digitalen Gesellschaft zu wenig ist. Die Nähe zwischen einzelnen Verbandsmitgliedern und den Anliegen des Verbands ist für den Erfolg unerlässlich. Stakeholder Engagement stellt sicher, dass ein „behagliches“ Gefühl im Verband nicht zu kurz kommt und die Mitgliederbindung so gestärkt wird.
Werkzeuge
Die Funktionen von Stakeholder-Engagement-Plattform erleichtern und beschleunigen die Zusammenarbeit im Verband. Diese können gezielt für den Erfolg des Verbands eingesetzt werden und helfen beim Meistern der auf dem Weg dorthin liegenden Herausforderungen.
Stakeholder Engagement unterstützt Sie dabei, die Schwächen der analogen Verbandsarbeit aus dem Weg zu räumen. So werden vor allem die emotionale Bindung der Stakeholder zum Verband, die Erlebbarkeit der Verbandsleistungen und die vielen Hilfestellungen zum Erfolg der Mitglieder gestärkt. Dazu tragen auch die Transparenz und Übersichtlichkeit sowie die vielfältigen Möglichkeiten zum punktuellen Engagement der Mitglieder bei. Eine Stakeholder-Engagement-Plattform sichert über verschiedene Wege den Erfolg Ihres Verbandes ab. Denn zufriedene Mitglieder tragen die Interessen Ihres Verbandes nach außen. So können Sie trotz der Herausforderungen, vor die Sie die digitale Transformation stellt, zuversichtlich in die Zukunft blicken und handeln.
Fazit
Effektives Stakeholder Engagement ist ein kontinuierlicher Prozess, der eine proaktive und systematische Herangehensweise erfordert. Durch die Einbindung von Stakeholdern können Verbände, bzw. Organisationen, nicht nur ihre Ziele erreichen, sondern auch nachhaltige und vertrauensvolle Beziehungen zu ihren wichtigsten Anspruchsgruppen aufbauen und festigen. Nutzen Sie die hier vorgestellten Konzepte und Werkzeuge, um Ihr Stakeholder Engagement zu optimieren und langfristigen Erfolg zu sichern.
Sie möchten mehr?
Sichern Sie sich jetzt das Info-Paket Stakeholder Engagement
Darin enthalten:
- Die 5 gängigsten Anwendungsfälle und Zielsetzungen
- 5 Herausforderungen der Verbandswelt.
- Die neue Art der Informationsverteilung
- Die Schritte der Digitalisierung
- Ergebnisse mit tixxt
Oder lesen Sie hier weiter:
Sind Sie neugierig auf die Herausforderungen und Erfolge anderer Organisationen?
Probieren Sie tixxt aus und entdecken Sie gemeinsam mit einem unserer Experten, wie Ihre Organisation tixxt einsetzen kann.