Mitarbeiter-App vs. Intranet
Rivalen oder Dream-Team?
Intranets als interne Unternehmensnetzwerke sind seit langem verbreitet. Sie ermöglichen Mitarbeitenden wichtige Unternehmensnachrichten zu konsumieren und bieten oftmals grundlegende interaktive Elemente, wie bspw. einen Download-Bereich für Dateien. In der heutigen Arbeitswelt sind Intranets ein zentrales Instrument für die Interne Kommunikation. Angereichert um weitere Funktionen, wie Kollaborations- und Dialogmöglichkeiten, werden sie zu Social Intranets und sind damit in aller Munde. Doch mit dem Aufkommen von mobilen Technologien und einem zunehmend vernetzten Arbeitsumfeld ist eine zusätzliche Komponente erforderlich, um die Anforderungen der modernen Arbeitswelt zu erfüllen: Die Mitarbeiter-App.
Doch welche Lösung ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet? Mitarbeiter-App, klassisches Intranet, Social Intranet, oder eine Kombination aus allem? Wir gehen diesen Fragen nach.
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Was zeichnet eine Mitarbeiter-App aus?
Eine Mitarbeiter-App zeichnet sich durch ihre Fähigkeit aus, die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und für alle Beteiligten zu erleichtern. Sie bietet eine nutzerfreundliche Plattform, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, von überall aus auf unternehmensinterne Informationen zuzugreifen, schnell Nachrichten auszutauschen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und wichtige Ressourcen zu nutzen. Eine gute Mitarbeiter-App erreicht alle Mitarbeitenden, egal in welchem Bereich und Standort sie sich befinden, ist intuitiv zu bedienen, bietet Funktionen für Echtzeitkommunikation und Kollaboration und ist sicher und zuverlässig. Sie trägt dazu bei, die Bindung der Mitarbeitenden zu stärken, die Produktivität zu steigern und die Effizienz der internen Abläufe zu verbessern.
Intranet ohne Mitarbeiter-App
Vorteile eines alleinstehenden Intranets
Zugänglichkeit und Verfügbarkeit
Ein klassisches Intranet ist über einen Webbrowser von jedem internetfähigen Gerät aus zugänglich. Im Gegensatz dazu erfordert eine Mitarbeiter-App meist die Installation und Aktualisierung auf den Geräten der Mitarbeitenden. Ein Intranet ist daher für alle Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Gerätetyp oder Betriebssystem, zugänglich.
Geringere Kosten und Aufwand
Die Implementierung und Wartung eines Intranets ohne Mitarbeiter-App kann kostengünstiger sein. Es entfallen Kosten für die Entwicklung, Implementierung und Aktualisierung einer separaten App, sowie mögliche Lizenzgebühren. Je nach Ausgestaltung kann ein Intranet auch weniger Ressourcen für Support und Schulungen erfordern.
Nachteile des alleinstehenden Intranets
Eingeschränkte Mobilität
Ein Intranet ohne Mitarbeiter-App kann die Mobilität der Mitarbeitenden eingrenzen, da der Zugriff auf firmeninterne Netzwerke oder Desktop-Computer beschränkt sein kann. Dies kann zu Problemen führen, insbesondere in Unternehmen, in denen Mitarbeitende keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz haben, da sie beispielsweise in Produktion, Fertigung oder Außendienst tätig sind.
Fehlende Echtzeitkommunikation
Ohne eine Mitarbeiter-App fehlt es einem klassischen Intranet oft an Funktionen für die Echtzeitkommunikation, wie z. B. Chat oder (Push-)Benachrichtigungen. Dies kann zu Verzögerungen bei der Information oder gar zu Informationsverlust führen, da Mitarbeitende wichtige Nachrichten zu spät oder gar nicht erhalten.
Geringere Mitarbeiterbindung
Eine fehlende mobile Lösung kann die Bindung der Mitarbeitenden beeinträchtigen, speziell bei jüngeren Mitarbeitenden, die eine moderne und vor allem flexible Arbeitsumgebung schätzen. Die Verfügbarkeit einer Mitarbeiter-App kann dazu beitragen, das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern und sie stärker an das Unternehmen zu binden.
Verpasste Effizienzgewinne
Mitarbeiter-Apps bieten oft Funktionen zur Verbesserung der Arbeitsprozesse und Effizienz, wie z. B. mobiles Dateimanagement. Ein Intranet ohne Mitarbeiter-App könnte diese Potenziale ungenutzt lassen und Effizienzgewinne verpassen.
Einschränkungen bei der Zusammenarbeit
Ohne eine mobile Anwendung können Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, effektiv zusammenzuarbeiten, insbesondere wenn sie an verschiedenen Standorten arbeiten oder außerhalb des Büros tätig sind. Eine Mitarbeiter-App erleichtert die Kollaboration, indem sie Funktionen wie Dateifreigabe, Projektmanagement und Gruppenkommunikation bietet.
Welche Vorteile bietet eine Mitarbeiter-App?
Die Vorteile auf einen Blick
Effiziente Kommunikation
Mitarbeiterbindung
Zugriff auf Unternehmensressourcen
Verbesserte Zusammenarbeit
Mobiles Arbeiten
Sicherheit & Datenschutz
Zeit- & Kostenersparnis
Anpassbarkeit
Intranet und zusätzliche Mitarbeiter-App
Vorteile einer getrennten Lösung
Umfassendere Kommunikation
Die Kombination aus Intranet und zusätzlicher Mitarbeiter-App ermöglicht eine umfassende Interne Kommunikation. Während das Intranet als zentraler Hub für Unternehmensnachrichten, Dokumente und Ressourcen dient, bietet die Mitarbeiter-App eine mobile Plattform für Echtzeitkommunikation und Kollaboration.
Flexibilität und Mobilität
Die Mitarbeiter-App ergänzt das Intranet durch ihre Mobilität und Flexibilität. Mitarbeitende können so von überall aus auf wichtige Informationen zugreifen, Nachrichten empfangen, an Diskussionen teilnehmen und Dateien teilen, unabhängig von ihrem Standort oder Gerätetyp.
Verbesserte Zusammenarbeit
Die Mitarbeiter-App erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Teams und Abteilungen. Durch Funktionen wie Chats, Dateifreigabe und gemeinsame Aufgabenlisten können Teams effektiver kommunizieren und zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Zeitzone.
Nachteile einer getrennten Lösung
Komplexität und Verwaltungsaufwand
Die Einführung und Verwaltung sowohl eines Intranets als auch einer zusätzlichen Mitarbeiter-App kann sehr komplex sein und erfordert erheblichen Verwaltungsaufwand. Unternehmen müssen Ressourcen für die Implementierung, Schulung, Wartung und Aktualisierung von zwei parallelen Systeme bereitstellen, was zu zusätzlichen Kosten und Zeitaufwand führt.
Fragmentierung der Kommunikation
Die parallele Nutzung eines Intranets und einer zusätzlichen Mitarbeiter-App kann zu einer Fragmentierung der Internen Kommunikation führen. Mitarbeitende können Schwierigkeiten haben, zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln und wichtige Informationen können verloren gehen oder übersehen werden. Der Parallelbetrieb von Intranet und zusätzlicher Mitarbeiter-App verfehlt damit den Sinn einer integrierten Kommunikation.
Kompatibilitätsprobleme
Unterschiedliche Geräte, Betriebssysteme und Versionen können zu Kompatibilitätsproblemen zwischen dem Intranet und der Mitarbeiter-App führen. Dies geht zumeist auf Kosten der Nutzererfahrung und führt zu Frustration bei den Mitarbeitenden, insbesondere wenn bestimmte Funktionen nicht auf allen Geräten verfügbar sind.
Schulungsbedarf und Akzeptanz
Die Einführung neuer Technologien erfordert oft Schulungen und Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass sie die Systeme effektiv nutzen können. Unternehmen müssen Zeit und Ressourcen für die Schulung der Mitarbeitenden in der Nutzung sowohl des Intranets als auch der zusätzlichen Mitarbeiter-App einplanen, was einen erhöhten Aufwand bedeutet. Zudem muss so mit stärkeren Reaktanzen gerechnet werden, da die Mitarbeitenden mit zwei unterschiedlichen Systemen vertraut sein müssen.
Kosten
Die Bereitstellung sowohl eines Intranets als auch einer zusätzlichen Mitarbeiter-App kann mit erheblichen Kosten verbunden sein. Neben den Implementierungs- und Schulungskosten können auch Lizenzgebühren, Wartungskosten und Supportkosten anfallen, die die Gesamtbetriebskosten des Unternehmens erhöhen können.
Was leistet eine Mitarbeiter-App für ein Unternehmen?
Die Leistungen auf einen Blick
Interne Kommunikation standortunabhängig intensivieren
Employee Engagement stärken
Kollaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg
Unterstützung im hybriden & mobilen Arbeiten
Alle Mitarbeitenden beteiligen
Arbeitsmittel für die Hosentasche
Effizientes Wissensmanagement
Intranet und integrierte Mitarbeiter-App
Vorteile eines 2-in-1-Produktes
Nahtlose Integration und Ergänzung
Eine zugehörige Mitarbeiter-App ist nahtlos in das bestehende Intranet integriert und fungiert als mobile Erweiterung, die den Mitarbeitenden Zugriff auf die Intranet-Inhalte von überall und zu jeder Zeit ermöglicht. Dies schafft eine konsistente Nutzererfahrung und erweitert die Reichweite des Intranets, indem es mobil verfügbar wird.
Nachrichten und Updates
Das Intranet dient als zentraler Ort für Unternehmensnachrichten und Updates. Die integrierte Mitarbeiter-App kann diese Funktion erweitern, indem sie Push-Benachrichtigungen für wichtige Nachrichten sendet und den Mitarbeitenden ermöglicht, auch unterwegs auf aktuelle Informationen zuzugreifen. Dies erhöht die Aktualität und Relevanz der Kommunikation.
Dokumenten- und Ressourcenzugriff
Das Intranet beherbergt eine Vielzahl von Dokumenten, Richtlinien und Ressourcen. Die Mitarbeiter-App macht diese Inhalte mobil zugänglich, indem sie eine nutzerfreundliche Schnittstelle bietet, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, wichtige Dokumente auch von unterwegs aus zu durchsuchen und abzurufen.
Weitere Argumente für eine 2-in-1-Lösung
Kollaboration
Eine integrierte Mitarbeiter-App bietet interaktive Funktionen wie Chat, Kommentare und Gruppen, die die Zusammenarbeit und Interaktion der Mitarbeitenden fördern. Diese Funktionen ergänzen das bestehende Intranet, indem sie eine Plattform für Echtzeitkommunikation und Zusammenarbeit bieten, die über das traditionelle Intranet hinausgeht.
Feedback und Umfragen
Die Mitarbeiter-App kann auch als Instrument für Feedback und Umfragen dienen, indem sie Funktionen für die anonyme oder gezielte Rückmeldung von Mitarbeitenden bietet. Dies erweitert die Möglichkeiten des Intranets, Meinungen und Feedback zu sammeln und zu analysieren.
Weniger Aufwand
Mit einer integrierten Mitarbeiter-App kann viel Zeit gespart werden, da eine Aktion ausreicht, um zwei Kanäle gleichzeitig zu bespielen. Ein Beitrag muss so beispielsweise nur einmal eingestellt werden, wird jedoch sofort auf zwei Wegen veröffentlicht. Das spart Zeit und Nerven.
Geringere Kosten
Entscheidet man sich für eine Zwei-in-Eins-Lösung und somit für ein Intranet mit integrierter Mitarbeiter-App verringern sich automatisch die Kosten, da statt zwei separaten, nur eine Lösung gekauft werden muss. Ausgaben für beispielsweise Lizenzgebühren, Schulungen oder Wartung halten sich daher im Rahmen.
Nachteile eines 2-in-1-Produktes
Geteilte Nutzererfahrung
Werden zwei Kanäle angeboten, über die die Mitarbeitenden alle Inhalte abrufen können, werden sich erfahrungsgemäß zwei Lager bilden: Jene Kolleg:innen, die das klassische Intranet auf dem Desktop bevorzugen und jene, die rein über die Mitarbeiter-App auf die Inhalte zugreifen. In diesem Fall sollte der Fokus vor allem darauf liegen, für beide Zielgruppen eine stringente Nutzererfahrung zu bieten und alle Inhalte über beide Kanäle anzubieten. Dies kann bei einer komplexen Struktur herausfordernd sein.
Bedarf nach klarer Erwartungshaltung
Wird eine integrierte Mitarbeiter-App angeboten, kann es vorkommen, dass diese nicht jede einzelne Funktion anbietet, die Ihre Mitarbeitenden aus der Web-Variante kennen. Dies liegt in Teilen in der Natur der Sache: Beispielsweise können umfassende Datenbanken an einem PC besser dargestellt und konfiguriert werden, als an einem begrenzten Smartphone-Bildschirm. Hier ist daher eine transparente Kommunikation und Erklärung gegenüber den Mitarbeitenden notwendig, damit die Erwartungshaltung passt.
Fazit
Darauf kommt es an
Insgesamt lässt sich sagen, dass eine Mitarbeiter-App eine wertvolle Ergänzung zum bestehenden Intranet darstellt, indem sie die Reichweite des Intranets erhöht, die Mobilität der Mitarbeitenden fördert und interaktive Funktionen für eine effektive Zusammenarbeit bietet. Eine integrierte Mitarbeiter-App trägt dazu bei, die Interne Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen auf ein neues Level zu heben und begrenzt nebenbei Kosten und Aufwand.
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