Social Intranet

und was Interne Kommunikation, Digital Workplace und Kollaboration damit zu tun haben

Social Intranets unterstützen nicht nur die Interne Kommunikation, sondern das gesamte Unternehmen, denn sie dienen als Brücke zwischen klassischen Intranets und den Erfahrungen mit Social Media-Plattformen. Durch die Förderung des Mitarbeiterengagements, der Optimierung von Arbeitsprozessen und der digitalen Zusammenarbeit können Unternehmen das volle Potenzial ausschöpfen. Dies steigert zudem die Employee Experience im eigenen Unternehmen – ein entscheidender Faktor im Kampf des Fachkräftemangels. Drei Aspekte sind zentral:

  • Das Social Intranet als zentraler Info-Hub im Digital Workplace, der alle Informationen ortsunabhängig an einer Stelle bietet.
  • Gesteigertes Employee Engagement durch Transparenz und die Anpassung an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
  • Einfache Möglichkeiten der Kollaboration und digitalen Zusammenarbeit, von überall aus.
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DSGVO-konform

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Was ist ein Social Intranet?

Ein Social Intranet ist eine interne digitale Plattform, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, um die Interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit sowie das Wissensmanagement zu fördern. Es handelt sich um ein privates, sicheres Netzwerk, das Mitarbeitenden ermöglicht, miteinander zu interagieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten – standortunabhängig. Gängige Funktionen sind Nutzerprofile, Beitragsverläufe, Gruppen, Diskussionsforen, Dateiverwaltung und Messaging-Dienste.

Das Hauptziel eines Social Intranets besteht darin, die Interne Kommunikation zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken, den Wissensaustausch zu erleichtern und die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg zu fördern. Es ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, um eine offene und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen und die Unternehmenskultur zu optimieren.

Richtig eingesetzt verspricht ein Social Intranet mehr Effizienz im Berufsalltag – sowohl für die einzelne Abteilung, als auch für das gesamte Unternehmen. Mit Social Intranets wird unternehmensinternes Wissen schnell und einfach zugänglich. So steht einem fließenden Wissensaustausch nichts mehr im Wege – auch über Standortgrenzen hinweg.

Welche Ziele hat ein Social Intranet?

Unternehmen verfolgen mit dem Einsatz von Social Intranets unterschiedliche Ziele. Beispiele sind:

  • Interne Kommunikation verbessern und transparent gestalten, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern
  • Neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden anbieten
  • Direkten Wissensaustausch ermöglichen
  • Mitglieder binden und Employee Engagement stärken
  • Social Intranets zielen darauf ab, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern und gleichzeitig die gesamte Unternehmenskultur zu stärken, bzw. oftmals agiler zu gestalten.
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Die Ziele des Social Intranets stützen den Unternehmenserfolg

Das Hauptziel eines Social Intranets besteht meist darin, die Unternehmenskommunikation strategisch zu gestalten und das Engagement der Mitarbeitenden zu steigern. Unternehmensinterne Plattformen bieten einen privaten, sicheren und interaktiven Raum innerhalb einer Organisation, in dem Mitarbeitende nahtlos miteinander in Kontakt treten, kommunizieren und zusammenarbeiten können – über Abteilungsgrenzen und verschiedene Standorte hinweg. Social Intranets sind damit zu einem Eckpfeiler des Unternehmenserfolgs geworden, indem sie eine effektive Interne Kommunikation, übergreifende Zusammenarbeit und den Austausch von Wissen fördern. Social Intranets bieten alle relevanten Informationen zentral an einem Ort. Somit sind alle Informationen und sämtliches organisationales Wissen jederzeit und für alle abruf- und nutzbar.

Wie unterscheiden sich Social Intranet und klassisches Intranet?

Die Charakteristika beider Konzepte auf einen Blick

Ein Social Intranet ist eine dynamische, interaktive Plattform, die sich in erster Linie auf die Förderung sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit im Unternehmen konzentriert – oftmals über Standort- und Abteilungsgrenzen hinweg. Dialog und Mitsprachemöglichkeit aller Mitarbeitenden werden gezielt angesprochen und gefördert.

Klassische Intranets bieten hingegen eher statische Inhalte, die vor allem Informationen per Top-down-Kommunikation verteilen. Hier steht die traditionelle Kommunikationskaskade im Vordergrund.

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Social Intranets vs. klassische Intranets

Darum lohnt sich der Umstieg

Zwischen beiden Intranet-Varianten zeigen sich deutliche Unterschiede. Dennoch lohnt es sich, vom herkömmlichen Intranet zum modernen Social Intranet zu wechseln:

Zweck und Funktion

Klassische Intranets sind in erster Linie auf die traditionelle top-down Kommunikation ausgerichtet. Sie dienen dazu, statische Informationen, Dokumente und Richtlinien bereitzustellen.
Social Intranets hingegen haben zusätzlich zur Informationsbereitstellung eine starke soziale Komponente, die den Austausch anregt. Sie fördern die Zusammenarbeit, Kommunikation und den Wissenstransfer zwischen Mitarbeitenden.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Klassische Intranets bieten begrenzte Möglichkeiten für Interaktion und Zusammenarbeit. Sie sind hauptsächlich auf das Teilen von statischem Inhalt ausgerichtet, der beständig ist und sich selten wandelt oder aktualisiert.
Social Intranets legen den Schwerpunkt auf die Kommunikation und Kollaboration – in Echtzeit. Sie bieten Funktionen wie Kommentare, Diskussionsforen, Messenger– und Chat-Dienste und die Möglichkeit, Inhalte zu teilen und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

Nutzerprofile und Vernetzung

In klassischen Intranets fehlen oftmals individuelle Nutzerprofile und die Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen zu vernetzen.
Social Intranets ermöglichen die Erstellung eigener Profile, das Hinzufügen von Kontakten und die direkte Suche nach spezieller Expertise der Kolleg:innen.

 

Kultur und Engagement

Klassische Intranets tragen selten wesentlich zur Entwicklung einer positiven Unternehmenskultur oder zur Steigerung des Engagements der Mitarbeitenden bei.
Social Intranets hingegen fördern Bindung und Engagement der Mitarbeitenden, da sie den Austausch von Anerkennung, Lob und Ideen unterstützen und eine transparente Kommunikation gewährleisten.

Durchsuchbarkeit

Klassische Intranets verfügen über grundlegende Suchfunktionen, um Dokumente zu finden.
Social Intranets bieten oft erweiterte Suchfunktionen und die Möglichkeit, Kolleg:innen und Inhalte basierend auf Schlagwörtern, wie beispielsweise der jeweiligen Expertise, zu finden.

Anpassbarkeit

Klassische Intranets sind oft weniger anpassbar und erfordern mehr technisches Fachwissen, um Änderungen vorzunehmen.
Social Intranets sind in der Regel flexibler und ermöglichen es Unternehmen, die Plattform an eigene Anforderungen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anzupassen.

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Welche Vorteile bietet ein Social Intranet?

Der Mehrwert steckt im Detail

Die Vorteile von Social Intranets sind vielfältig: Egal, ob zielgruppengerechte Interne Kommunikation, transparente Entscheidungsprozesse, Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit oder die Zentralisierung von Wissen im Unternehmen – Social Intranets ermöglichen einen zeit- und ortsunabhängigen Austausch, auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Die Vorteile im Detail:

  • Strategische Interne Kommunikation: Mit einem Social Intranet wird der Austausch im Unternehmen gesteigert. Das geschieht dabei ganz selbstverständlich, ortsunabhängig und über alle Kanäle hinweg.
  • Zentrales Wissensmanagement: Wird das Wissen des Unternehmens zentral im Social Intranet gespeichert, steigert dies nicht nur die Innovationskraft, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Das Wissen und die Expertise aller Mitarbeitenden wird so für alle durchsuchbar und nutzbar. Auch wenn Fachkräfte das Unternehmen wechseln sollten, ist so die geballte Expertise “konserviert”.
  • Überblick der Aktivitäten: Ein Social Intranet ermöglicht einen Blick auf konkrete Nutzungszahlen: Wie viele Mitarbeitende wirken aktiv mit, wie viele Kolleg:innen wählen lieber die klassische top-down Kommunikation und sind eher passiv? Das Social Intranet hilft dabei, ein Gefühl für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu bekommen.
  • Gesteigertes Employee Engagement: Ein Social Intranet trägt aktiv zur Verbesserung der Unternehmenskultur und des Engagements der Mitarbeitenden bei, da die Anerkennung und die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Unternehmens gefördert werden. Transparenz über Informationen und Entscheidungen wird hier zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens.

Was leisten Social Intranets für Unternehmen?

Ein Social Intranet bindet alle Mitarbeitenden ein

Auch die Kolleg:innen in Produktion, Fertigung, Außendienst & Co lassen sich leicht integrieren

Mitarbeitende einzubinden, die keinen Schreibtisch-Arbeitsplatz haben, war lange Zeit beschwerlich. Sogenannte „Blue Collar Worker“, „Non-Desk-Worker“ oder auch „Frontline Mitarbeitende“ waren in vielen Unternehmen nicht komplett in die Interne Kommunikation integriert. Social Intranets schaffen hier Abhilfe und ermöglichen den Zugriff auf alle wichtigen Informationen, z. B. über das eigene Smartphone oder Bildschirme für alle.

Somit können alle Mitarbeitenden eines Unternehmens von den Vorteilen einer modernen Arbeitsweise profitieren. Fachwissen und Expertise der Kolleg:innen aus diesen Bereichen werden für alle nutzbar. Wertvolles Wissen kann dabei zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil beitragen.

Auf den ersten Blick erleichtert ein Social Intranet für die Kolleg:innen rein bürokratische Angelegenheiten. Mitarbeitende ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz können jetzt auf einer digitalen Ebene auf Arbeitsprozesse, Anträge und Formulare zugreifen. Doch interaktive Plattformen gehen noch einen Schritt weiter: Sie erlauben den Austausch zwischen allen Mitarbeitenden – unabhängig davon, in welchem Bereich diese tätig sind. Das eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. So können sich abteilungsübergreifende Projektteams bilden, die im Social Intranet einen digitalen Raum für sich finden. Hier kommen Expert:innen aus verschiedenen Bereichen zusammen und inspirieren einander. Auf lange Sicht steigert das die Innovationskraft des Unternehmens.

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Welche Funktionen bietet ein Social Intranet?

Zahlreiche Optionen ergänzen die Kernfunktionen

Social Intranets bieten eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Informationsaustausch in Unternehmen zu verbessern. Zu den Kernfunktionen zählen:

  • Nutzerprofile: Mitarbeitende können persönliche Profile erstellen, die ihre Expertise, bzw. Fähigkeiten, Verantwortlichkeiten und Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, zeigen.
  • Beitragsverlauf: Ein Echtzeit-Feed zeigt Beiträge, Aktivitäten und Updates von Führungskräften, Mitarbeitenden und Teams. Interaktionsmöglichkeiten wie Gefällt-mir-Markierungen und Kommentare können die Beteiligung der Mitarbeitenden steigern.
  • Unterschiedliche Arten von Gruppen: Gruppen mit verschiedenen Sichtbarkeiten und Zugriffsmöglichkeiten können für Abteilungen, Projekte oder andere Themen und Interessen erstellt werden.
  • Datei- und Dokumentenmanagement: Zentrales Speichern, Teilen und Verwalten von Dateien und Dokumenten, sodass sich alle Inhalte leicht finden lassen.
  • Terminfunktion: Für die Planung, Verfolgung und Ankündigung von Veranstaltungen und Meetings.
  • Suche: Globale sowie bereichsbezogene Suche, um schnell auf Informationen und Ressourcen zuzugreifen.

Exklusive Funktionen erweitern das Standardangebot

Sicherheit & Datenschutz im Social Intranet

Sicherheit ist mehr als nur eine Firewall

Die Inhalte eines Social Intranets vor unbefugten Zugriffen zu schützen, ist eine der wichtigsten Anforderungen an eine Social Intranet-Lösung. Geeignete Anbieter sollten sich streng an die Vorgaben der DSGVO und der GDPR auf EU-Ebene halten. Die Stärke misst sich am schwächsten Glied. Sicherheit und Datenschutz bauen deshalb auf diesen vier Säulen auf, die verschiedene Absicherungsmaßnahmen umfassen:

  • Anwendungssicherheit
  • Betriebssicherheit
  • Organisationssicherheit
  • Qualitätssicherung
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Die Top 3 Best Practices für jede Phase des Social Intranets

Das Social Intranet implementieren

Die erfolgreiche Implementierung eines Social Intranets erfordert sorgfältige Planung. Folgende Best Practices erleichtern den ersten Schritt:

  1. Klare & messbare Ziele definieren: Bevor ein Social Intranet eingeführt wird, sollte geklärt werden, welches Ziel damit verfolgt wird. Welche Probleme sollen gelöst, welche Prozesse verbessert werden? Ebenfalls empfiehlt sich, direkt mitzuplanen, wie sich die jeweiligen Ziele messen lassen. Das schafft eine gute Möglichkeit der Überprüfung nach bspw. einem Jahr.
  2. Kolleg:innen in Planung involvieren: Mitarbeitende frühzeitig in den Planungsprozess miteinzubeziehen, fördert die Transparenz und erleichtert die Entscheidungsfindung. Denn so werden unterschiedliche Sichtweisen und Standpunkte geklärt. Bewährt haben sich heterogene Teams, bspw. mit Vertreter:innen aus jedem Bereich.
  3. Stetige und klare Kommunikation: Eine offene und transparente Kommunikation über den Zweck, die Vorteile und den Fortschritt der Einführung des Social Intranets schafft Klarheit bei allen Beteiligten. So werden auch jene Personen abgeholt, die nicht selbst an der Implementierung beteiligt sind.

Die Nutzer:innen im Social Intranet aktivieren

Mit dem Launch ist der erste Meilenstein geschafft. Nun startet die wichtigste Phase, die über die gesamte Bestehenszeit des Social Intranets andauert: Das Aktivieren der Nutzer:innen. Folgende Tipps erleichtern diese Phase:

  1. Schulungen und Unterstützung: Regelmäßige Angebote für Schulungen der Mitarbeitenden stellen sicher, dass diese die Funktionen des Social Intranets verstehen und effektiv nutzen können. Bewährt haben sich wöchentliche „Sprechstunden“ (zum/nach dem Launch) sowie monatliche „Themenrunden“ (mit längerem Fortbestehen der Plattform).
  2. Feedback & Bedürfnisse einholen und berücksichtigen: Die Meinungen der Nutzer:innen einzuholen, erleichtert die inhaltliche Gestaltung des Social Intranets. Werden die Bedürfnisse der Zielgruppe erkannt, kann die Plattform entsprechend weiterentwickelt und die Nutzer:innen aktiviert werden.
  3. Kontinuierliche Verbesserung: Zusätzlich zum Feedback sollte das Social Intranet in regelmäßigen Abständen auf seinen Mehrwert geprüft werden. Mechanismen zur kontinuierlichen Verbesserung basieren auf Rückmeldungen, Analysen und sich ändernden Anforderungen. Wird dies berücksichtigt, lassen sich auch die Nutzer:innen leichter zur Beteiligung animieren.
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Die Nutzer:innen im Social Intranet betreuen

Solange ein Social Intranet eingesetzt wird, bedarf es einer Betreuung in Form des sogenannten „Community Managements“. Folgende Tipps unterstützen dabei:

  1. Moderation und Community-Management: In der Betreuung sollten Moderationsmechanismen implementiert werden, um Inhalte im Blick zu haben und eine positive Umgebung aufrechtzuerhalten. Diese Aufgabe kommt dem Community Management zu und verteilt sich meist auf mehrere Personen.
  2. Klare Richtlinien und Regeln: Wie im persönlichen Miteinander, sollte es auch im digitalen Raum klare Richtlinien und Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit geben. Eine Netiquette hilft, Missverständnisse und missbräuchliche Nutzung zu vermeiden und kann etwaige Konsequenzen bei Nichteinhaltung aufzeigen.
  3. Einhaltung der Unternehmenskultur: Verantwortliche im Community Management sollten sicherstellen, dass das Social Intranet die bestehende Unternehmenskultur widerspiegelt und unterstützt. Für Mitarbeitende ist nichts irritierender, als ein Bruch zwischen der Unternehmenskultur offline und online.

Kosten eines Social Intranets

Folgende Aspekte gilt es zu berücksichtigen

Die Kosten für die Einführung und den Betrieb einer Social Intranet-Lösung variieren je Anforderungen, Unternehmensgröße und gewünschten Funktionen. Potenzielle Kosten sind:

  • Softwarelizenzgebühren: Kosten für den Erwerb von Lizenzen für eine Intranet-Software oder für die Nutzung von cloudbasierten Intranet-Diensten.
  • Implementierungskosten: Kosten für die Planung, Konfiguration und Implementierung des Social Intranets, einschließlich der Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens.
  • Schulungskosten: Ausgaben für Schulungen der Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass diese mit den Funktionen vertraut sind.
  • Kosten für Integrationen: Kosten für die Integration des Social Intranets mit bestehenden Systemen, wie bspw. einem CRM, um Daten nahtlos auszutauschen.
  • Kosten für Softwareaktualisierungen und Wartung: Eventuelle Kosten für Softwareaktualisierungen, Wartung und technischen Support.
  • Hosting-Kosten: Bei cloudbasierten Lösungen fallen möglicherweise Hosting-Kosten an, abhängig vom Anbieter und der gewählten Infrastruktur.
  • Kosten für individuelle Anpassung und Entwicklung: Kosten für die Anpassung der Intranet-Plattform an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens oder die Entwicklung benutzerdefinierter Funktionen.
  • Hardwarekosten: Bei einer On-Premise-Installation können Hardwarekosten für Server und andere erforderliche Infrastrukturkomponenten anfallen.

Potenzielle Kosten sollten immer im Kontext der erwarteten Vorteile betrachtet werden. Eine Kosten-Nutzen-Analyse kann Unternehmen dabei unterstützen, die richtige Intranet-Lösung entsprechend Budget und Bedürfnissen auszuwählen.

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Nachteile eines Social Intranets

Trotz vieler Vorteile gibt es auch Herausforderungen

  • Zeitaufwand: Einführung und Pflege eines Social Intranets erfordern Zeit, z. B. für Schulungen, Moderation und Anpassungen. Mit einer adäquaten Planung ist der Aufwand jedoch überschaubar und lässt sich auf mehrere Personen aufteilen.
  • Widerstand gegen Veränderungen: Wie bei allen Veränderungen können Mitarbeitende Widerstände entwickeln, was die Akzeptanz des Social Intranets beeinträchtigen kann. Meist erreichen diese Reaktanzen jedoch nicht die kritische Masse an Unterstützenden, die dem Social Intranet offen gegenüberstehen.
  • Datenschutzbedenken: Die Nutzung einer Social Intranet-Lösung kann Datenschutzbedenken hervorrufen, insbesondere wenn es um sensible Unternehmensdaten geht. Eine strikte Einhaltung des Datenschutzes sollte daher von Tag eins sichergestellt werden.
  • Informationsüberlastung: Bei unzureichender Moderation und Struktur kann ein Social Intranet zu Informationsüberlastung führen, da Neuigkeiten nach dem „Gießkannenprinzip“ auf die Nutzer:innen einprasseln. Wichtige Informationen können somit übersehen werden. Eine zielgruppengerechte Interne Kommunikation und ein adäquates Community Management schaffen Abhilfe.
  • Nicht alle Mitarbeitenden erreichen: Mitarbeitende ohne regelmäßigen Zugang zu Computern können von einem Social Intranet ausgeschlossen sein. Damit auch Kolleg:innen in Produktion, Außendienst & Co erreicht werden, sollten Social Intranet-Anwendungen auch über mobile Zugriffsmöglichkeiten, wie Mitarbeiter-Apps, verfügen.

FAQ

Was ist ein Social Intranet?

Ein Social Intranet ist eine interne digitale Plattform, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, um die Interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit sowie die Wissensverwaltung zu fördern. Es handelt sich um ein privates, sicheres Netzwerk, das Mitarbeitenden ermöglicht, miteinander zu interagieren, Informationen auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten – standortunabhängig. Gängige Funktionen sind Nutzerprofile, Beitragsverläufe, Gruppen, Diskussionsforen, Dateiverwaltung und Messaging-Dienste.

Das Hauptziel eines Social Intranets besteht darin, die Interne Kommunikation zu verbessern, die Mitarbeiterbindung zu stärken, den Wissensaustausch zu erleichtern und die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg zu fördern. Es ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, um eine offene und produktive Arbeitsumgebung zu schaffen und die Effizienz in der Organisation zu steigern.

Was sind die Ziele eines Social Intranets?

Unternehmen verfolgen mit dem Einsatz von Social Intranets unterschiedliche Ziele. Zu den Hauptzielen gehören:

Interne Kommunikation verbessern und transparent gestalten, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern
Neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden anbieten
Direkten Wissensaustausch ermöglichen
Mitglieder binden und Employee Engagement stärken

Social Intranets zielen darauf ab, die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern und gleichzeitig die gesamte Unternehmenskultur zu stärken, bzw. oftmals agiler zu gestalten.

Was sind die Vorteile eines Social Intranets?

Die Vorteile von Social Intranets sind weitreichend und umfassen ein gesteigertes Engagement der Mitarbeitenden, vereinfachte Arbeitsabläufe, verbesserte Kommunikation und die Kultivierung einer stärker vernetzten und kollaborativen Arbeitsumgebung, was den Unternehmenserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit fördert. Der Einsatz von Social Intranets verspricht eine erleichterte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen und Standorte, indem sie eine zentrale Plattform für den Austausch von Nachrichten, Informationen, Arbeitsmaterialien oder Updates bieten.

Warum sollte ein Unternehmen ein Social Intranet nutzen?

Unternehmen sollten sich für die Implementierung eines Social Intranets entscheiden, da dies zahlreiche Vorteile bietet. Dazu gehören eine verbesserte Interne Kommunikation, neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und ein besserer Austausch über Standorte und Abteilungen hinweg.
Zusätzlich können Social Intranets dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu steigern. Dies macht sie insbesondere für jene Unternehmen interessant, die ihre Mitarbeitenden und Fachkräfte bestmöglich an sich binden möchten, um im War for Talents zu bestehen. Social Intranets bieten Unternehmen zudem auch eine Möglichkeit, Zeit und Kosten einzusparen: Prozesse und häufige Fragen können für alle auffindbar festgehalten werden und müssen nicht mehr 1:1 beantwortet werden. Dies führt zu mehr Effizienz, da durch eine Dokumentation des Wissens unnötige Absprachen entfallen.
Ein Social Intranet unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu modernisieren, die Interne Kommunikation strategisch zu stärken und die Kollaboration zu fördern, was zu einer vernetzteren Arbeitsumgebung führt und somit auch zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens werden kann.

Was sind die sozialen Elemente eines modernen Intranets?

Social Intranets enthalten viele Funktionen, die von sozialen Medien inspiriert sind, wie z. B. individuelle Nutzerprofile, dynamische Activity Streams (Beitragsverläufe) und interaktive Gruppen, die dazu dienen, die nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen zu erleichtern.

Wie unterscheidet sich ein Social Intranet von einem klassischen Intranet?

Ein Social Intranet ist eine dynamische, interaktive Plattform, die sich in erster Linie auf die Förderung sozialer Interaktionen und der Zusammenarbeit im Unternehmen konzentriert – oftmals über Standort- und Abteilungsgrenzen hinweg. Dialog und Mitsprachemöglichkeit aller Mitarbeitenden werden gezielt angesprochen und gefördert.

Klassische Intranets bieten hingegen eher statische Inhalte, die vor allem Informationen per Top-down-Kommunikation verteilen. Hier steht die traditionelle Kommunikationskaskade im Vordergrund.

Ist ein Intranet lediglich eine Social Media-Plattform für Unternehmen?

Obwohl Intranets einige Funktionen mit Social Media-Plattformen gemeinsam haben, sind sie in erster Linie für die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit konzipiert und dienen einem gezielten, geschäftsorientierten Zweck.

Welcher Social Intranet-Anbieter ist der Richtige?

Die Anforderungsmatrix hilft bei der Entscheidung

Die passende Social Intranet-Lösung auszuwählen, erfordert eine sorgfältige Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen und Ziele sowie einen detaillierten Vergleich der angebotenen Funktionen. Bei der Entscheidungsfindung sollten folgende Aspekte bedacht werden:

  • Anforderungsanalyse durchführen: Hier gilt es zu klären, welche spezifischen Anforderungen im Unternehmen vorliegen. Welche Funktionen sind entscheidend? Welche Herausforderungen sollen gelöst werden?
  • Ziele bestimmen: Um die Richtung zu kennen, in die das Projekt gehen soll, müssen die Ziele bestimmt werden. Diese können bspw. die Verbesserung der Internen Kommunikation oder die Steigerung der Kollaboration umfassen.
  • Zielgruppe analysieren: Nachdem die Ziele geklärt wurden, sollten die verschiedenen Benutzergruppen im Unternehmen und deren Bedürfnisse identifiziert werden. Führungskräfte, Teammitglieder und Abteilungen haben durchaus unterschiedliche Bedürfnisse.
  • Anbieter vergleichen: Zunächst sollte sich ein Überblick der Anbieter verschafft werden. Im nächsten Schritt empfiehlt es sich, die Funktionen zu vergleichen. Dies sollte mit einem Abgleich der zuvor festgelegten Anforderungen geschehen.
  • Demo vereinbaren: Wenn einzelne Anbieter in die nähere Auswahl kommen, bieten sich Demo-Versionen und Testläufe an. So kann geprüft werden, ob die Software intuitiv ist, den Anforderungen entspricht und gut in die Arbeitsweise des Unternehmens passt.
  • Sicherheitsmaßnahmen prüfen: Die Inhalte des Unternehmens sind ein kostbares Gut. Daher sollten die Sicherheitsmaßnahmen der Intranet-Software sorgfältig geprüft werden, insbesondere wenn es um den Schutz sensibler Daten geht.
  • Nutzerfreundlichkeit bewerten: Um eine breite Nutzung zu gewährleisten, sollte sichergestellt werden, dass die Software nutzerfreundlich ist und die Mitarbeitenden nicht vor unnötige Hürden stellt. Eine einfache und intuitive Bedienung fördert die Akzeptanz.

Mithilfe dieser Schritte lässt sich das Social Intranet auswählen, das am besten zu den Bedürfnissen, Zielen und der Arbeitsweise im Unternehmen passt.

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Ein Social Intranet einführen – mit diesen 10 Schritten

So gelingt die Implementierung im Unternehmen

  • Bedarfsanalyse durchführen: Ausgehend von einer gründlichen Analyse, sollten spezifische Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens geklärt werden. Dazu eignen sich Absprachen mit verschiedenen Abteilungen, Teammitgliedern und Führungskräften, um einen umfassenden Überblick über die Herausforderungen und Chancen zu erhalten.
  • Zielsetzung klären: Basierend auf den Erkenntnissen aus der Bedarfsanalyse ergeben sich klare Ziele für die Einführung des Social Intranets. Diese sollten die Probleme adressieren, die mit der neuen Plattform gelöst werden sollen. Auch die Vorteile, die sich daraus für das Unternehmen ergeben, sollten bedacht werden.
  • Nutzergruppen identifizieren: Um die eigene Zielgruppe zu kennen, sollten die verschiedenen Nutzergruppen im Unternehmen identifiziert werden. Dies sind bspw. Führungskräfte, Abteilungen, Frontline-Mitarbeite, usw. Wichtig dabei ist, Arbeitsweise, Kommunikationspräferenzen und Funktionen, die benötigt werden, um effizient zu arbeiten, zu verstehen.
  • Auswahl der passenden Plattform: Basierend auf Zielen und Anforderungen wird die Auswahl für jene Intranet-Plattform, die am besten zum Unternehmen passt, getroffen. Dabei sollten Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Sicherheit und die Möglichkeit zur Anpassbarkeit berücksichtigt werden.
  • Pilotprojekt starten: Je nach Vorhaben bietet es sich an, zunächst mit einem Pilotprojekt mit einer begrenzten Gruppe von Nutzer:innen zu starten. Dies ermöglicht es, die Funktionalität des Social Intranets in einer realen Umgebung zu testen, Feedback zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen, bevor die breite Einführung stattfindet.
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Während der Implementierung gibt es einiges zu beachten

  • Klare Kommunikation: Die Einführung des Social Intranets klar und offen kommunizieren. Ziele des Intranets, die Vorteile für die Mitarbeitenden und wie es den Arbeitsalltag verbessern wird, stehen im Fokus. Es sollte betont werden, dass es sich um eine positive Veränderung handelt, die zur Effizienzsteigerung beiträgt.
  • Schulungen anbieten: Schulungen für Mitarbeitende empfehlen sich, damit diese die Funktionen des Intranets verstehen und effektiv nutzen können. So kann bspw. gezeigt werden, wie das Intranet tägliche Aufgaben erleichtern kann.
  • Moderation und Community-Management einrichten: So lässt sich sicherstellen, dass die Inhalte den Unternehmensrichtlinien entsprechen und eine positive und respektvolle Interaktion zwischen den Nutzer:innen gewährleistet ist.
  • Feedback sammeln und anpassen: Rückmeldungen sollten in regelmäßigen Abständen von den Nutzer:innen eingeholt werden. Dieses Feedback lässt sich nutzen, um Anpassungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass das Intranet den Bedürfnissen entspricht.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Erfahrungsgemäß sollte das Social Intranet in einem regelmäßigen Turnus auf seinen aktuellen Mehrwert geprüft werden, z. B. jährlich. Sich ändernde Bedürfnisse des Unternehmens und der Nutzer:innen sollten berücksichtigt werden, um die bestmögliche Nutzung zu gewährleisten.

Durch diesen umfassenden Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass die Einführung eines Social Intranets erfolgreich ist und einen nachhaltigen positiven Einfluss auf die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit hat.

Fazit

Warum sollte ein Unternehmen ein Social Intranet einführen?

Unternehmen sollten sich für die Implementierung eines Social Intranets entscheiden, da dies zahlreiche Vorteile bietet. Dazu gehören eine verbesserte Interne Kommunikation, neue Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit, Wissensverwaltung und ein besserer Austausch über Standorte und Abteilungen hinweg.
Zusätzlich können Social Intranets dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -motivation zu steigern. Dies macht sie insbesondere für jene Unternehmen interessant, die ihre Mitarbeitenden und Fachkräfte bestmöglich an sich binden möchten, um im War for Talents zu bestehen. Social Intranets bieten Unternehmen zudem auch eine Möglichkeit, Zeit und Kosten einzusparen: Prozesse und häufige Fragen können für alle auffindbar festgehalten werden und müssen nicht mehr 1:1 beantwortet werden. Dies führt zu mehr Effizienz, da durch eine Dokumentation des Wissens unnötige Absprachen entfallen.
Ein Social Intranet unterstützt Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu modernisieren, die Interne Kommunikation strategisch zu stärken und die Kollaboration zu fördern, was zu einer Arbeitsumgebung führt, die besser vernetzt ist. Dies kann zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens werden.

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