Wie Sie Ihre individuelle Struktur und Ordnung auf Ihrer Plattform schaffen und damit die Nutzerfreundlichkeit erhöhen
Schon für Alfred D. Chandler stand fest: Struktur folgt auf Strategie.
Sein Hauptbeitrag zur Managementtheorie besteht in der Klärung der Beziehung zwischen Strategie und Struktur in Organisationen – daher auch der Titel seines bekanntesten, 1962 erschienenen Buches. In “Strategy and Structure” zeigt Chandler, wie die beiden genannten Faktoren in einer Organisation unauflöslich miteinander verbunden sind. Er definiert „Strategie“ als die Festlegung langfristiger Ziele, Abläufe und Ressourcenzuweisungen. „Struktur“ hingegen definiert er als die Art und Weise, wie Unternehmen organisiert werden, um die beschlossene Strategie umzusetzen, und zwar mit allen Hierarchien und Autoritätsverhältnissen, die damit einhergehen.
Übertragen auf das Social Intranet allgemein und Ihre individuellen Plattformen im Speziellen, bedeutet das: Die Struktur des Netzwerkes folgt seiner Strategie. Sprich: Sie brauchen bereits vor dem Launch Ihrer Plattform festgelegte Ziele, die Ihrer Plattform eine sinnvolle Struktur geben. Diese Strategie muss unbedingt von der Führungsebene in Absprache mit den Hauptverantwortlichen der Plattform festgelegt werden. Hauptverantwortliche können zum Beispiel Personen aus folgenden Bereichen sein: Kernteam Interne Kommunikation, Community Manager:innen, exponierte Funktionen im Verband oder Bereichsleiter des Unternehmens.
Die Kernziele sollten unbedingt vor dem Launch festgelegt sein, daraufhin können Sie die Struktur Ihrer Plattform dann anpassen. Bedenken Sie allerdings unbedingt, dass sich Ziele aufgrund aktueller Geschehnisse oder interner Planänderungen verschieben können. Überprüfen Sie daher in regelmäßigen Abständen, ob sich Ihre Ziele verändert haben und ob Sie diese aktualisieren oder anpassen müssen.
Bleiben Sie flexibel
Die Ziele sind nicht in Stein gemeißelt. Passen Sie sie an, falls es nötig wird und das wird es ganz bestimmt, denn nichts ist so beständig wie der Wandel. Auch Ihr Netzwerk wird sich verändern und mitwachsen. Weder Ihre Plattform noch Ihre Ziele sind statisch. Das dürfen Sie als sehr positiven Ausblick sehen, denn es bedeutet, dass viel Entwicklung und Wachstum möglich sind.
Beachten Sie grundsätzlich vor allem, dass Sie im Mikrokosmos Ihres Netzwerks alle Ziele Ihrer Gesamtstrategie, Ihres Makrokosmos abbilden. Deshalb sollte die Strategie von der Führungsebene aus geplant und mit allen weiteren Ebenen kommuniziert werden. Bleiben Sie stets transparent in Ihrer Strategie – dann folgt auch eine klare Struktur! Aber wie schaffen Sie diese Netzwerkstruktur?
Sektionen und Gruppen als Fundament Ihrer Netzwerkstruktur
Sind die Ziele definiert, kann die Struktur Ihres Netzwerks aufgesetzt werden. In tixxt lässt sich dies am einfachsten über Sektionen und die sich darin befindenden Gruppen strukturieren und abbilden.
Was sind Sektionen, was sind Gruppen und wie genau spielen sie zusammen?
Sektionen erlauben Ihnen, Gruppen zu unterteilen. Grundlegend können Sie Sektionen als “Oberkategorien”, “Überschriften” oder “Gliederungsebene” verstehen. Die linke Seitenleiste Ihrer Plattform erzeugt mithilfe der Sektionen eine Ordnung für die Nutzer:innen, die Sie als Netzwerkadmin in der Administration unter “Gruppenverwaltung” bestimmen können. Den “Sektionen”, Ihren Oberkategorien, sind die darunterliegenden “Gruppen” zugeordnet.
In den Sektionen wird auch definiert, wie die darin untergeordneten Gruppen strukturell benannt werden sollen: Heißt Ihre Sektion beispielsweise “Gremien”, können Sie im Feld “Gruppenbezeichnung” auch direkt ganz individuell die spezifischere Bezeichnung “Gremium”, anstelle von “Gruppen”, vergeben. Wenn Ihre Mitglieder nun eine neue Gruppe “Gremium” hinzufügen möchten, wird ihnen an der betreffenden Schaltfläche nicht mehr “Gruppe hinzufügen”, sondern direkt “Gremium hinzufügen” angezeigt. Der Titel dieses Gremiums ist für Sie frei wählbar, z.B. “Digitalisierung”.
Gruppen bieten die perfekte Möglichkeit, Sie und andere Nutzer:innen des Netzwerks für Gremien, Projekte oder Abteilungen zu organisieren. Mithilfe von Gruppen werden Informationen themen- oder bereichsbezogen eingestellt. Hier finden mehrere Personen zusammen, die ein Ziel verbindet oder die gemeinsam eine Aufgabe bearbeiten möchten. Die Gruppe dient somit als Ort der Kommunikation und Zusammenarbeit.
Idealerweise ergeben sich aus Ihrer Strategie für das Netzwerk direkt einige Oberthemen, welche Sie als Sektionen anlegen können. Nun werden Schritt für Schritt einzelne Gruppen hinzukommen, die sich in Ihre Struktur der Sektionen einfinden.
Die Auswahl fällt schwer?
– Bewährte Sektionen und Gruppen –
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen Beispiele für beliebte Sektionen, die sich bewährt haben – sowie exemplarisch ihre zugehörigen Gruppen:
Ihre Struktur ist jederzeit erweiterbar
Scheuen Sie sich nicht davor, zusätzliche Sektionen, und somit zusätzlichen Raum für weitere Gruppen, hinzuzufügen. Lassen sich Ihre Untergruppen sinnvoll voneinander unterscheiden, spricht nichts dagegen, weitere zu ergänzen. Bedenken Sie, dass Ihre Netzwerkstruktur nicht in Stein gemeißelt ist und Sie als Netzwerkadmin stets neue Sektionen anlegen können – so steht neuen Gruppierungen nichts im Weg.
Sonderfunktion “Enterprise Sektion”
Legen Sie als Netzwerkadmin eine Sektion als “Enterprise Sektion” an, schaffen Sie damit einen eigenen geschützten und exklusiven Bereich auf Ihrer Plattform, der nur von den Nutzer:innen eingesehen werden kann, die in den Gruppen dieser Enterprise Sektion Mitglied sind.
Die Sektion wird in diesem Fall nur noch sichtbar für Mitglieder innerhalb der Sektion. Dies ist beispielsweise sinnvoll für Unternehmen innerhalb einer Unternehmensgruppe, die einen eigenen Bereich mit eigenen Gruppen verwalten möchten. Auf Verbandsebene bietet Ihnen dies beispielsweise die Möglichkeit, Landesverbänden eigene Bereiche zuzuordnen.
Pro Enterprise Sektion kann auch eine Hauptgruppe definiert werden, damit alle Mitglieder der “Enterprise Sektion” über eine zentrale Gruppe erreichbar sind.
Durch die Enterprise Sektionen haben Sie die Möglichkeit, die Struktur Ihrer Plattform übersichtlicher und geordneter in der individuellen Ansicht zu halten. So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Gruppenverzeichnis und optimieren die Nutzerfreundlichkeit für Ihre Mitglieder.