Interne Kommunikation messen leicht gemacht

KPIs oder Key Performance Indicators sind Schlagworte, die in vielen Präsentationen, Artikeln und Berichten zum Thema Interne Kommunikation auftauchen. Gerade in Bezug zu diesem Thema sind KPIs und deren Messung und Analyse für den künftigen Erfolg entscheidend. Dennoch stehen viele Kommunikationsverantwortliche dabei stets vor einer Herausforderung: Welche Kennzahlen sind tatsächlich wichtig, um die Interne Kommunikation zu messen? Wie können diese Kennzahlen erhoben werden? Und vor allem: Was können diese Kennzahlen zu dem künftigen Erfolg der Maßnahmen beitragen?
Obwohl die KPI Messung bei der Internen Kommunikation auf den ersten Blick überwältigend erscheint, ist diese Aufgabe gar nicht so kompliziert, wie sie auf den ersten Blick erscheint. Folgende Punkte gilt es zu beachten:

Dafür gibt es mehrere Gründe, die zur Verbesserung des Intranets beitragen. Sie erhalten durch die Messung von KPIs zur Internen Kommunikation Auskunft darüber, wie effektiv Ihre Strategie zur Internen Kommunikation verlaufen ist, also eine Leistungsbewertung.
Zudem ist die Untersuchung von KPIs wichtig für die Zielsetzung – so können Sie sicherstellen, ob Ihre Ziele in Bezug zur Internen Kommunikation auch mit den Zielen Ihrer Organisation übereinstimmen.
Weiterhin ist die Messung von KPIs bedeutsam für die Transparenz, denn so erkennen Sie, wie gut Informationen im Intranet und somit innerhalb Ihrer Organisation verteilt sind. Dies fördert Vertrauen unter den Beteiligten.
Darüber hinaus ist die Betrachtung der KPIs auch wichtig für die Anpassung der Internen Kommunikation in Ihrem Intranet. Durch diese Kennzahlen sehen Sie, welche Anpassungen notwendig sind und wissen, wo Sie am besten handeln und Veränderungen einführen sollten.
Schließlich trägt die Untersuchung der KPIs auch dazu bei, einen Einblick zu bekommen, wie sich die Beteiligten nicht nur im Intranet, sondern in der Organisation allgemein engagieren. Durch die Analyse von KPIs erfahren Sie, was den Beteiligten gefällt und können so entsprechende Anpassungen durchführen.

Bevor Sie sich mit bestimmten Kennzahlen beschäftigen, ist es wichtig zu wissen, wie Sie an Kennzahlen kommen. Die drei wichtigsten Möglichkeiten sind:

Diese Kennzahlen können Sie ganz bequem über Ihr Intranet abrufen. Dort finden Sie nicht nur die Zahlen selbst, sondern auch Grafiken, wie sich diese Zahlen in einem von Ihnen ausgewählten Zeitraum verändert haben. Dadurch haben Sie nicht nur die Kennzahlen für sich, sondern auch deren Entwicklung ganz schnell und übersichtlich dargestellt. Ein weiterer Vorteil von integrierten Statistiken ist, dass Sie diese Kennzahlen nicht erst messen müssen, sondern diese mithilfe Ihres Intranets bekommen und nur auswerten müssen.

Für kleinere Erhebungen von Kennzahlen eignet sich die Umfragefunktion im Intranet. Dort können Sie zu bestimmten Fragen beispielsweise prozentuale Werte herausfinden. Diese Funktion ist von Nutzen, wenn Sie eine schnelle Ad hoc-Erhebung durchführen möchten oder einen ersten Eindruck der aktuellen Lage erhalten möchten.

Auch für größer angelegte Erhebungen, bei denen Nutzer:innen ein ausführliches Formular ausfüllen müssen, ist Ihr Intranet ein nützliches Werkzeug. Sie können dort nicht nur eine Umfrage in einem Beitrag verlinken, die über ein externes Tool erstellt wurde, sondern diesen Beitrag auch anpinnen, damit die Nutzer:innen ihn immer als Erstes im Beitragsverlauf sehen und so die Befragung nicht verpassen.

Wie bereits erwähnt, sind KPIs das A und O bei der Messung der Internen Kommunikation. Allerdings liegt hier auch die größte Herausforderung, es gibt nämlich eine Vielzahl von Kennzahlen, aber nicht alle sind gleichermaßen wichtig für eine erfolgreiche Messung. Daher werden hier neun Kennzahlen vorgestellt, die für Sie als Kommunikationsverantwortliche:n am wichtigsten sind, um den aktuellen Stand der Internen Kommunikation im Intranet zu bewerten.

Die Reichweite umfasst die Anzahl der Beteiligten, die von Kommunikationsinhalten erreicht werden. Dies kann nicht nur über das Intranet geschehen, sondern auch über andere Kanäle wie E-Mails oder die Nutzung von Mitarbeiter-Apps gemessen werden. Dabei ist die Anzahl der aktiven Nutzer:innen wichtig, vor allem im Verhältnis zu der Gesamtzahl der Mitarbeitenden in Ihrer Organisation.

Anhand dieser Kennzahl erkennen Sie nicht nur, wie viele Nutzer:innen von Ihren Mitteilungen erreicht werden, sondern auch, wie beliebt diese Kanäle sind. Aus diesem Grund ist dies auch eine der wichtigsten Kennzahlen, die Sie bei der Messung der Internen Kommunikation beachten sollten.

Diese Kennzahl verrät Ihnen viel über die tatsächliche Nutzung des Intranets. Damit soll folgende Frage beantwortet werden: Wie viele Beteiligte greifen aktiv auf die bereitgestellten Informationen zu? Hier ist es wichtig zu betrachten, wie aktiv die Nutzer:innen auf Ihrer Plattform sind. Besuchen Sie diese täglich? Oder wöchentlich? Oder vielleicht in sehr unregelmäßigen Abständen?

Daher lässt sich anhand dieser Kennzahl erkennen, wie beliebt Ihr Netzwerk tatsächlich ist. Während eine niedrige Reichweite andeutet, dass vielen in Ihrer Organisation nicht bewusst ist, dass ein Intranet mit relevanten Informationen existiert, kann eine niedrige Nutzungsrate andeuten, dass viele sich zwar angemeldet haben, aber mangelndes Interesse herrscht, das Intranet zu nutzen. In einem solchen Fall wird für Sie deutlich, dass sofort Maßnahmen ergriffen werden sollten.

Eine weitere Kennzahl, die es wert ist, von Ihnen betrachtet zu werden, ist die Höhe der Interaktionen. Diese bezieht sich auf die direkte Interaktion einer Person mit Beiträgen, die im Intranet zu sehen sind. Dabei umfasst die Interaktion “Interessant”-Markierungen, Kommentare und Teilungen von Beiträgen. Mithilfe der Betrachtung der Interaktionen, können Sie sehen, was Nutzer:innen am ehesten bevorzugen, wenn diese sich an einem Beitrag beteiligen. Sind die Nutzer:innen eher passiv und bevorzugen es, Beiträge als “Interessant” zu markieren oder beteiligen Sie sich aktiv und führen Diskussionen mithilfe der Kommentarfunktion. Diese Kennzahl gibt Ihnen somit wertvolle Informationen zu dem Verhalten Ihrer Nutzer:innen.

Auf den ersten Blick scheint es so, dass Engagement das gleiche umfasst, wie Interaktionen. Auch wenn es Gemeinsamkeiten gibt, so gibt es dennoch einige Unterschiede bei dieser Kennzahl zu beachten. Dabei bezieht sich das Engagement darauf, wie häufig Nutzer:innen mit Beiträgen und anderen Inhalten im Intranet interagieren. Die Interaktion beschreibt hingegen konkrete Handlungen, während das Engagement sich eher darauf bezieht, wie oft sich die Nutzer:innen allgemein an den Inhalten im Intranet beteiligen.

Wenn Sie das Engagement als Kennzahl betrachten, können Sie erkennen, wie engagiert die Nutzer:innen auf Ihrer Plattform mit den Inhalten interagieren. Gleichzeitig kann diese Kennzahl dabei helfen zu sehen, welche Beiträge besonders gut ankommen und welche nicht, da dies anhand der Höhe der Interaktionen gemessen werden kann und somit bestimmt die Höhe der Interaktionen auch, wie hoch das Engagement insgesamt ist.

Ganz wichtig für Sie und für die Community allgemein ist die Zufriedenheit Ihrer Nutzer:innen. Wenn die Nutzer:innen mit Ihrem Intranet nicht zufrieden sind, dann werden sie es möglichst vermeiden, dieses zu nutzen und das gilt es, um jeden Preis zu vermeiden.

Durch das Messen der Zufriedenheit können Sie also sehen, wie zufrieden die Nutzer:innen derzeit mit Ihrem Netzwerk sind. Wenn die Zufriedenheit hoch ist, machen Sie definitiv etwas richtig und wissen, dass es sich lohnt, das Intranet weiterhin so zu betreiben, wie Sie es bereits tun, womöglich mit noch mehr Verbesserungen. Wenn die Zufriedenheit dagegen mittelmäßig oder gar schlecht ist, sollten Sie als nächsten Schritt unbedingt herausfinden, woran es liegt und Schritte einleiten, um Ihr Intranet zu verbessern.

Von zentraler Bedeutung ist auch die Aktivität im Intranet. Zwar beinhalten die Punkte Interaktion, Engagement und auch die Nutzungsrate die Messung der Aktivität im Intranet, aber dennoch ist auch die Aktivität an sich eine wichtige Kennzahl. Gerade für den ersten Eindruck, wie es um Ihr Intranet steht, ist es wichtig, die Aktivität, als eine der wichtigsten Kennzahlen zu betrachten.

Auch die Aktivität ist eine der Kennzahlen, die Sie in den Statistiken Ihres Intranets bereits erkennen können. Sie können beispielsweise die allgemeine Aktivität betrachten, also wie viele Nutzer:innen das Intranet insgesamt nutzen. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Aktivität zu bestimmten Wochentagen zu analysieren. Dies ist vor allem nützlich, wenn Sie mit einem Post möglichst viele Nutzer:innen erreichen wollen und somit die Uhrzeit herausfinden, zu der es am optimalsten ist, einen solchen Beitrag zu veröffentlichen.

Ein Intranet kann über unterschiedliche Kanäle erreicht werden. Ob über Desktop, Smartphone oder Tablet; Kanäle, auf denen dieselben Informationen abgerufen werden können, sind unterschiedlich. Hinzu kommen noch E-Mails, beispielsweise Newsletter, die über das Intranet an die Nutzer:innen verschickt werden.

Durch diese Kennzahlen erfahren Sie, welche Kanäle präferiert werden und welche keine so große Beliebtheit haben. So können Sie die präferierten Kanäle verbessern, um den Nutzer:innen eine bessere Erfahrung zu bieten. Gleichzeitig können Sie untersuchen, ob es sich mehr lohnt, in die Verbesserung einzelner Kanäle zu investieren oder diese abzuschaffen, um sich auf die beliebteren Kanäle zu konzentrieren.

Selbstverständlich ist es nicht nur wichtig, vorhandene Statistiken zu betrachten, sondern auch die Nutzer:innen selbst zu Wort kommen zu lassen. Daher ist es wichtig, Feedback von ihnen zu sammeln. Dieses Feedback kann in Form von Kommentaren, Meinungen, Gedanken und Vorschlägen erfolgen. Aber hier geht es primär um Kennzahlen, wie lässt sich also Feedback in dieser Form nutzen?

Feedback in Form von Kennzahlen lässt sich im Intranet am besten mittels einer Umfrage erheben. Dabei können bestimmte Bereiche des Intranets angegeben und von den Nutzer:innen dann mit einer Zahl bewerten werden. So erhalten Sie Feedback, das gleichzeitig auch in Form von Kennzahlen gemessen wird.

Zum Schluss ist es für Sie von Interesse, die Veränderungen im Intranet zu betrachten. Wie hat sich der Zustand Ihres Intranets seit dem Launch verändert? Gab es bestimmte Ereignisse, die zu mehr oder weniger Nutzer:innen und Aktivität geführt haben? All dies gehört zur Kennzahl Veränderung, aber wie genau lässt sich diese messen?

Auch hierzu ist ein Blick in die Statistiken von Interesse. Dort können Sie sehen, wie die Zahlen der Nutzer:innen über eine bestimmte Periode gestiegen bzw. gesunken sind. Auch das Engagement lässt sich dort betrachten. Dies lässt sich mit wichtigen Ereignissen innerhalb Ihrer Organisation, aber auch mit relevanten Weltgeschehnissen abgleichen, da sich diese auch auf Ihr Intranet auswirken können. Dabei ist zu beachten, dass Sie diese Kennzahlen meist nicht beeinflussen können. Dennoch ist es wichtig, sie zu kennen, da Sie so wissen, in welchen Situationen Ihr Intranet besonders gefragt ist.

Sie wissen nun, was die wichtigsten Kennzahlen sind, die Sie betrachten müssen. Aber welche Ziele genau lassen sich mit Kennzahlen verfolgen? Und was bringen diese Kennzahlen für den Erfolg Ihrer Organisation?

Mithilfe der von Ihnen gemessenen Kennzahlen zur Internen Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation bekommen Sie eine Übersicht, wie der aktuelle Stand ist. Diese Ergebnisse können Sie allen Beteiligten vorstellen, sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden. Dies sorgt für mehr Transparenz und Vertrauen, nicht nur für Ihr Intranet, sondern auch innerhalb der Organisation, was eine positive Unternehmenskultur schafft.

Viele der dargestellten Kennzahlen lassen sich zur Erfolgsanalyse nutzen. So lässt sich erkennen, wo es besonders gut läuft und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Aus diesem Grund ist eine ausführliche Kennzahlenanalyse wichtig. Gerade dieses Ziel ist im Rahmen einer Messung der Internen Kommunikation mithilfe von Kennzahlen am wichtigsten. Immerhin kann darauf eine Strategie für das Intranet aufgebaut werden. Sind die Kennzahlen gut, so kann die vorher verfolgte Strategie auch weiterhin verfolgt und optimiert werden. Falls die Kennzahlen schlecht ausfallen sollten, so ist dies ein Anlass, die Strategie zu überdenken und womöglich neu zu planen.

Sie sehen, die Kenntnis und Analyse von Kennzahlen sind nicht nur bedeutend, um den aktuellen Stand der Internen Kommunikation zu erhalten und zu bewerten, sondern auch entscheidend für die zukünftige Planung in diesem Bereich. Auch wenn die Aufgabe auf den ersten Blick einschüchternd erscheint, so kann diese mit relevanten Kennzahlen deutlich vereinfacht werden. So kann sich die Interne Kommunikation auf lange Sicht innerhalb Ihrer Organisation verbessern.