Interne Kommunikation messen leicht gemacht

Bevor Sie sich mit bestimmten Kennzahlen beschäftigen, ist es wichtig zu wissen, wie Sie an Kennzahlen kommen. Die drei wichtigsten Möglichkeiten sind:

Diese Kennzahlen können Sie ganz bequem über Ihr Intranet abrufen. Dort finden Sie nicht nur die Zahlen selbst, sondern auch Grafiken, wie sich diese Zahlen in einem von Ihnen ausgewählten Zeitraum verändert haben. Dadurch haben Sie nicht nur die Kennzahlen für sich, sondern auch deren Entwicklung ganz schnell und übersichtlich dargestellt. Ein weiterer Vorteil von integrierten Statistiken ist, dass Sie diese Kennzahlen nicht erst messen müssen, sondern diese mithilfe Ihres Intranets bekommen und nur auswerten müssen.

Für kleinere Erhebungen von Kennzahlen eignet sich die Umfragefunktion im Intranet, bzw. in der Mitarbeiter-App. Dort können Sie zu bestimmten Fragen beispielsweise prozentuale Werte herausfinden. Diese Funktion ist von Nutzen, wenn Sie eine schnelle Ad hoc-Erhebung durchführen möchten oder einen ersten Eindruck der aktuellen Lage erhalten möchten.

Auch für größer angelegte Erhebungen, bei denen Nutzer:innen bspw. einen ausführlichen Fragebogen ausfüllen müssen, ist Ihr Intranet ein nützliches Werkzeug. Sie können dort nicht nur eine Umfrage in einem Beitrag verlinken, die über ein externes Tool erstellt wurde, sondern diesen Beitrag auch anpinnen, damit die Nutzer:innen ihn immer als Erstes im Beitragsverlauf sehen und so die Befragung nicht verpassen.

Wie bereits erwähnt, sind KPIs das A und O bei der Messung der Internen Kommunikation. Allerdings liegt hier auch die größte Herausforderung, da es eine Vielzahl von Kennzahlen gibt, jedoch nicht alle gleichermaßen wichtig für eine erfolgreiche Messung sind. Folgende zehn Kennzahlen sind für Sie als Kommunikationsverantwortliche:n am wichtigsten, um den aktuellen Stand der Internen Kommunikation zu bewerten:

Die Reichweite umfasst die Anzahl der Beteiligten, die von Kommunikationsinhalten erreicht werden. Dies kann nicht nur über das Intranet geschehen, sondern auch über andere Kanäle, wie E-Mails oder die Nutzung von Mitarbeiter-Apps, gemessen werden. Dabei ist die Anzahl der aktiven Nutzer:innen wichtig, vor allem im Verhältnis zu der Gesamtzahl der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen.

Anhand dieser Kennzahl erkennen Sie nicht nur, wie viele Nutzer:innen von Ihren Mitteilungen erreicht werden, sondern auch, wie beliebt diese Kanäle sind. Aus diesem Grund ist dies auch eine der wichtigsten Kennzahlen, die Sie bei der Messung der Internen Kommunikation beachten sollten.

Diese Kennzahl verrät Ihnen viel über die tatsächliche Nutzung des Intranets. Damit soll folgende Frage beantwortet werden: Wie viele Beteiligte greifen aktiv auf die bereitgestellten Informationen zu? Hier ist es wichtig zu betrachten, wie aktiv die Nutzer:innen auf Ihrer Plattform sind. Besuchen Sie diese täglich? Oder wöchentlich? Oder vielleicht in sehr unregelmäßigen Abständen.

Daher lässt sich anhand dieser Kennzahl erkennen, wie beliebt Ihr Netzwerk tatsächlich ist. Während eine niedrige Reichweite andeutet, dass vielen in Ihrem Unternehmen nicht bewusst ist, dass ein Intranet mit relevanten Informationen existiert, kann eine niedrige Nutzungsrate andeuten, dass viele sich zwar angemeldet haben, aber mangelndes Interesse herrscht, das Intranet zu nutzen. In einem solchen Fall wird für Sie deutlich, dass sofort Maßnahmen ergriffen werden sollten.

Eine weitere Kennzahl, die es wert ist, von Ihnen betrachtet zu werden, ist die Höhe der Interaktionen. Diese bezieht sich auf die direkte Interaktion einer Person mit Beiträgen, die im Intranet, bzw. in der Mitarbeiter-App, zu sehen sind. Dabei umfasst die Interaktion “Interessant”-Markierungen, Kommentare und Teilungen von Beiträgen. Mithilfe der Betrachtung der Interaktionen, können Sie sehen, was Nutzer:innen am ehesten bevorzugen, wenn diese sich an einem Beitrag beteiligen. Sind die Nutzer:innen eher passiv und bevorzugen es, Beiträge als “Interessant” zu markieren oder beteiligen Sie sich aktiv und führen Diskussionen mithilfe der Kommentarfunktion. Diese Kennzahl gibt Ihnen somit wertvolle Informationen zu dem Verhalten Ihrer Nutzer:innen.

Auf den ersten Blick scheint es so, dass Engagement das Gleiche umfasst, wie Interaktionen. Auch wenn es Gemeinsamkeiten gibt, gibt es dennoch einige Unterschiede bei dieser Kennzahl zu beachten. Dabei bezieht sich das Engagement darauf, wie häufig Nutzer:innen mit Beiträgen und anderen Inhalten im Intranet interagieren. Die Interaktion beschreibt hingegen konkrete Handlungen, während das Engagement sich eher darauf bezieht, wie oft sich die Nutzer:innen allgemein an den Inhalten im Intranet beteiligen.

Wenn Sie das Engagement als Kennzahl betrachten, können Sie erkennen, wie engagiert die Nutzer:innen auf Ihrer Plattform mit den Inhalten interagieren. Gleichzeitig kann diese Kennzahl dabei helfen zu sehen, welche Beiträge besonders gut ankommen und welche nicht, da dies anhand der Höhe der Interaktionen gemessen werden kann und somit bestimmt die Höhe der Interaktionen auch, wie hoch das Engagement insgesamt ist.

Ganz wichtig für Sie als Kommunikationsverantwortliche:r ist die Zufriedenheit Ihrer Kolleg:innen mit der Internen Kommunikation. Wenn die Mitarbeitenden mit der Internen Kommunikation nicht zufrieden sind, hat das mitunter weitreichende Auswirkungen auf die Zusammenarbeit, bzw. Prozesse im Unternehmen.

Durch das Erheben der Zufriedenheit können Sie also sehen, wie zufrieden die Kolleg:innen derzeit mit Ihren Maßnahmen der Internen Kommunikation und der generellen Informationsbereitstellung sind. Wenn die Zufriedenheit hoch ist, machen Sie definitiv etwas richtig und wissen, dass es sich lohnt, die Interne Kommunikation weiterhin zu gestalten, wie Sie es bereits tun. Wenn die Zufriedenheit dagegen mittelmäßig oder gar schlecht ist, sollten Sie als nächsten Schritt unbedingt herausfinden, woran es liegt und Schritte einleiten, um Ihre Interne Kommunikation zu verbessern.

Der Return on Investment der Internen Kommunikation ist ein entscheidender Indikator, der den finanziellen Wert von Kommunikationsmaßnahmen im Verhältnis zu den investierten Ressourcen misst. Er gibt Aufschluss darüber, ob und wie stark die Interne Kommunikation zum Gesamterfolg des Unternehmens beiträgt. Dies zu messen ist allerdings herausfordernd, da viele der Auswirkungen auf indirekte Effekte wie Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität abzielen. Folgende Ansätze sind dennoch geeignet, da es verschiedene Methoden gibt, um den ROI der Internen Kommunikation zu berechnen. Im Allgemeinen sollte die Messung sowohl quantitative als auch qualitative Daten umfassen:

Quantitative Messung: Direkte und messbare Kennzahlen

• Produktivitätskennzahlen: Analysieren Sie die Produktivität vor und nach wichtigen internen Kommunikationsmaßnahmen. Dies kann etwa die schnellere Projektbearbeitung oder kürzere Reaktionszeiten auf interne Anfragen umfassen. Die Effekte auf die Produktivität können häufig in Umsatzwachstum oder anderen finanziellen Kennzahlen erfasst werden.
• Fluktuationsrate und Rekrutierungskosten: Eine gezielte Interne Kommunikation kann dazu beitragen, Mitarbeitende länger im Unternehmen zu halten und die Kosten für Neueinstellungen zu senken. Vergleichen Sie Fluktuationsraten vor und nach Einführung bestimmter Kommunikationsmaßnahmen.
• Engagement-Rate und Abwesenheit: Durch Umfragen, Teilnahmequoten an internen Veranstaltungen und die allgemeine Nutzung des Intranets lässt sich die Mitarbeiterbindung besser einschätzen. Häufig korreliert ein hohes Engagement mit einer geringeren Krankheitsquote, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt und Kosten senkt.

Qualitative Messung: Indirekte, aber wertvolle Kennzahlen

• Mitarbeiterzufriedenheit und -vertrauen: Regelmäßige Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit liefern wichtige Daten darüber, wie sich die Interne Kommunikation auf das Wohlbefinden und Vertrauen der Kolleg:innen auswirkt. Dies kann durch anonymisierte Umfragen oder Mitarbeitergespräche erfolgen.
• Feedback-Kultur: Die offene Feedback-Kultur innerhalb des Unternehmens zeigt oft die Qualität der Internen Kommunikation. Häufigeres, positives Feedback kann als ein Zeichen dafür gelten, dass Kommunikationsprozesse effektiv sind.
• Beitragsinteraktionen und -teilung: Die Anzahl der Interaktionen mit internen Inhalten, z. B. in Form von Likes, Kommentaren und Teilungen, zeigt, wie relevant und ansprechend die Inhalte für die Mitarbeiter sind. Auch die durchschnittliche Verweildauer auf wichtigen internen Plattformen kann eine Rolle spielen.

Beispiel einer ROI-Berechnung

Um den ROI der Internen Kommunikation zu erheben, werden zunächst die Kosten der Kommunikation von den Gewinnen der verbesserten Kommunikation subtrahiert. Im Anschluss wird dies durch die Kosten der Kommunikation geteilt und abschließend mit 100 multipliziert:

Ein Beispiel: Wenn durch verbesserte Kommunikationsprozesse jährlich 100.000 EUR eingespart werden können und die Kommunikationskosten 20.000 EUR betragen, ergibt sich ein ROI von 400 %.

Von zentraler Bedeutung ist auch die Aktivität, bspw. im Intranet. Gerade für den ersten Eindruck, wie es um Ihr Intranet steht, ist es wichtig, die Aktivität, als eine der wichtigsten Kennzahlen zu betrachten.

Auch die Aktivität ist eine der Kennzahlen, die Sie in den Statistiken Ihres Intranets bereits erkennen können. Sie können beispielsweise die allgemeine Aktivität betrachten, also wie viele Nutzer:innen das Intranet insgesamt nutzen. Eine weitere Möglichkeit ist es, die Aktivität zu bestimmten Wochentagen zu analysieren. Dies ist vor allem nützlich, wenn Sie mit einem Post möglichst viele Nutzer:innen erreichen wollen und somit den Tag herausfinden, an dem es am optimalsten ist, einen solchen Beitrag zu veröffentlichen.

Oftmals ergibt es Sinn, auch zu erheben, über welche Kanäle Ihre Mitarbeitenden erreicht werden. Ob über Desktop, Smartphone oder Tablet; Kanäle, auf denen dieselben Informationen abgerufen werden können, sind unterschiedlich. Hinzu kommen noch E-Mails, beispielsweise Newsletter, die über das Intranet an die Nutzer:innen verschickt werden.

Durch diese Kennzahlen erfahren Sie, welche Kanäle präferiert werden und welche keine so große Beliebtheit haben. So können Sie die präferierten Kanäle verbessern, um den Nutzer:innen eine bessere Erfahrung zu bieten. Gleichzeitig können Sie untersuchen, ob es sich mehr lohnt, in die Verbesserung einzelner Kanäle zu investieren oder diese abzuschaffen, um sich auf die beliebteren Kanäle zu konzentrieren.

Selbstverständlich ist es nicht nur wichtig, vorhandene Statistiken zu betrachten, sondern auch die Kolleg:innen selbst zu Wort kommen zu lassen. Daher ist es wichtig, Feedback von ihnen zu sammeln. Dieses Feedback kann in Form von Kommentaren, Meinungen, Gedanken und Vorschlägen erfolgen. Aber hier geht es primär um Kennzahlen, wie lässt sich also Feedback in dieser Form nutzen?

Feedback in Form von Kennzahlen lässt sich am besten mittels einer Umfrage erheben. Dabei können bestimmte Bereiche der Internen Kommunikation mittels Beispielen angegeben und von den Kolleg:innen dann mit einer Zahl bewertet werden. So erhalten Sie Feedback, das gleichzeitig auch in Form von Kennzahlen gemessen wird.

Zum Schluss ist es für Sie von Interesse, auch Veränderungen zu betrachten. Welche Ergebnisse hatten bspw. die Erhebungen der vergangenen Jahre geliefert? Gibt es deutliche Unterschiede oder Verbesserungen? Wie hat sich der Zustand Ihres Intranets seit dem Launch verändert? Gab es bestimmte Ereignisse, die zu mehr oder weniger Nutzer:innen und Aktivität geführt haben? All dies gehört zur Kennzahl Veränderung, aber wie genau lässt sich diese messen?

Auch hierzu ist ein Blick in die Statistiken von Interesse. Dort können Sie sehen, wie die Zahlen der Nutzer:innen über eine bestimmte Periode gestiegen bzw. gesunken sind. Auch das Engagement lässt sich dort betrachten. Dies lässt sich mit wichtigen Ereignissen innerhalb Ihres Unternehmens abgleichen, da sich diese auf Ihr Intranet auswirken können. Dabei ist zu beachten, dass Sie diese Kennzahlen meist nicht beeinflussen können. Dennoch ist es wichtig, sie zu kennen, da Sie so wissen, in welchen Situationen Ihr Intranet besonders gefragt ist.

Sie wissen nun, welche die wichtigsten Kennzahlen sind, die Sie betrachten müssen. Aber welche Ziele genau lassen sich mit Kennzahlen verfolgen? Und was bringen diese Kennzahlen für den Erfolg Ihres Unternehmens?

Mithilfe der von Ihnen gemessenen Kennzahlen zur Internen Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens bekommen Sie eine Übersicht, wie der aktuelle Stand ist. Diese Ergebnisse können Sie allen Beteiligten vorstellen, sowohl Führungskräften als auch Mitarbeitenden. Dies sorgt für mehr Transparenz und Vertrauen, nicht nur für Ihre Interne Kommunikation, sondern auch innerhalb des Unternehmens, was eine positive Unternehmenskultur schafft.

Viele der dargestellten Kennzahlen lassen sich zur Erfolgsanalyse nutzen. So lässt sich erkennen, wo es besonders gut läuft und wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Aus diesem Grund ist eine ausführliche Kennzahlenanalyse wichtig. Gerade dieses Ziel ist im Rahmen einer Messung der Internen Kommunikation mithilfe von Kennzahlen am wichtigsten. Immerhin kann darauf eine Strategie für das Intranet aufgebaut werden. Sind die Kennzahlen gut, kann die vorher verfolgte Strategie auch weiterhin verfolgt und optimiert werden. Falls die Kennzahlen schlecht ausfallen sollten, so ist dies ein Anlass, die Strategie zu überdenken und womöglich neu zu planen.

Folgende Erfahrungswerte haben sich für den Einsatz von KPIs in der Internen Kommunikation als sinnvoll erwiesen:

• Definieren klarer Ziele: Vor der Auswahl spezifischer KPIs sollte das Kommunikationsziel eindeutig sein. Zum Beispiel: Ist das Ziel, das Mitarbeiterengagement zu steigern, die Reichweite interner Nachrichten zu maximieren oder eine reibungslose Weitergabe von Informationen zu gewährleisten?
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: KPIs sollten regelmäßig ausgewertet und gegebenenfalls an veränderte Unternehmensbedürfnisse oder Kommunikationsziele angepasst werden.
• Einbindung der Führungskräfte: Führungskräfte sollten die Bedeutung der internen Kommunikation unterstützen und dabei helfen, deren Effektivität regelmäßig zu messen und zu optimieren.

Die Kenntnis und Analyse von Kennzahlen sind nicht nur bedeutend, um den aktuellen Stand der Internen Kommunikation zu erhalten und zu bewerten, sondern auch entscheidend für die zukünftige Planung in diesem Bereich. Dies bietet dem Unternehmen vor allem zwei zentrale Vorteile:

• Eine datenbasierte Herangehensweise sichert nicht nur Transparenz, sondern fördert eine transparente, zielgerichtete und von den Mitarbeitenden geschätzte Unternehmenskultur.
• Eine stetige Anpassung und Optimierung der Kommunikationsstrategie stärkt nicht nur das interne Kommunikationsnetzwerk, sondern fördert auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

Auch wenn die Aufgabe auf den ersten Blick einschüchternd erscheint, so kann sie mit relevanten Kennzahlen deutlich vereinfacht werden. So kann sich die Interne Kommunikation auf lange Sicht innerhalb Ihres Unternehmens verbessern.