Mitarbeiter-App einführen: 6 Tipps

Eine Mitarbeiter-App durchläuft vor dem Launch eine Testphase und bereits in dieser Phase ist die Involvierung Ihrer Mitarbeitenden entscheidend. Binden Sie Mitarbeitende in die Testphase mit ein und erhalten Sie dadurch nicht nur Feedback, sondern auch Verbesserungsvorschläge. Damit kann die App noch vor Launch so gestaltet werden, dass sie für Ihre Mitarbeitenden den maximalen Nutzen hat. Dadurch wird die Mitarbeiter-App von Tag 1 attraktiv für alle. Dabei ist auch anzumerken, dass die Beteiligung der Mitarbeitenden an der App von Anfang an nicht nur das Vertrauen und die Akzeptanz von diesem Tool erhöht, sondern auch das Engagement und die Auseinandersetzung damit.

Eine Mitarbeiter-App wird nicht nur an Schreibtischarbeitsplätzen genutzt, sondern auch unterwegs, beispielsweise in Lagern, Produktionsstätten oder im Außendienst. Aus diesem Grund wird eine solche App häufig auch in besonders hektischen oder anderweitig stressigen Situationen genutzt, in denen eine schnelle und einfache Bedienung wichtig ist. Sorgen Sie daher dafür, dass Sie eine App finden, die in solchen Stresssituationen einfach bedienbar ist. Ein weiterer Vorteil einer einfach bedienbaren Mitarbeiter-App ist, dass Personen, die digitalen Tools eher skeptisch gegenüberstehen aus Angst diese nicht richtig bedienen zu können, die App aufgrund ihrer Einfachheit benutzen können und somit akzeptieren.

Sorgen Sie dafür, dass bei der Einführung der neuen Mitarbeiter-App auch genug Informationsmaterialien für Ihre Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Dies kann auf viele unterschiedliche Arten und Weisen geschehen. Es kann schriftlich sein, in Form von Informationsartikeln und Anleitungen, die sie in Zeitschriften für Mitarbeitende oder Prospekte drucken. Oder laden Sie diese Anleitungen als Onlineartikel oder herunterladbare PDF auf den Mitarbeitendenbereich Ihrer Homepage oder in Ihrem Social Intranet hoch. Vergessen Sie nicht, diese Tutorials mit Abbildungen und Screenshots zu versehen, damit diese übersichtlich bleiben. Weiterhin sind auch Videotutorials zu empfehlen, die die wichtigsten Funktionen zeigen und erklären. Auch Seminare und Schulungen sind gerade für Belegschaften mit wenig Erfahrung bei digitalen Tools gut geeignet. Schließlich ist es auch wichtig, dass Sie eine Ansprechperson bestimmen, die gerade in der Anfangszeit alle Fragen zur App beantwortet und Unterstützung anbietet.

Kommunizieren Sie klar und regelmäßig über die Vorteile und Funktionen der App. Dies kann sowohl vor dem Launch über alle internen Kanäle Ihres Unternehmens, als auch danach geschehen. Eine klare Kommunikation hilft, eventuelle Widerstände zu überwinden und die Akzeptanz zu erhöhen. Immerhin ist die Einführung einer Mitarbeiter-App etwas, das den Arbeitsalltag vieler Mitarbeitenden grundlegend verändern könnte. Daher ist es vor allem wichtig, dass Sie bei der Kommunikation zu diesem Thema besonders die Vorteile hervorheben und betonen. 

Regen Sie Mitarbeitende an, nach der Einführung der App regelmäßig Feedback zur Mitarbeiter-App zu äußern. So können bereits von Beginn an Verbesserungspotenziale identifiziert werden, die dabei helfen, dass die App kontinuierlich optimiert wird. Gerade in den ersten Wochen und Monaten nach dem Launch und auch in der Testphase davor ist Feedback entscheidend, denn in dieser Phase fällt unter den Mitarbeitenden auch kollektiv die wichtige Entscheidung, ob die App überhaupt genutzt wird oder nicht. Sammeln Sie also sämtliches Feedback, beispielsweise mithilfe von Umfragen oder wenn möglich auch mithilfe von persönlichen Gesprächen. Durch die aktive Auseinandersetzung mit dem Feedback Ihrer Mitarbeitenden kann sich Ihre App so langfristig in Ihrem Unternehmen etablieren.

Stellen Sie sicher, dass die App den Datenschutzbestimmungen entspricht und die Daten der Mitarbeitenden sicher sind. Gerade diese beiden Themen sind vielen wichtig und häufig auch der Grund, warum viele einer Mitarbeiter-App gegenüber eine gewisse Skepsis zeigen. Sorgen Sie also dafür, dass die Mitarbeiter-App DSGVO-konform ist und dass wichtige Informationen zum Datenschutz und Sicherheit in der App einfach abrufbar sind. Gleichzeitig sollen die Mitarbeitenden auch dazu motiviert werden, ein Bewusstsein für Sicherheit zu entwickeln. Nutzen Sie also in Informations- und Schulungsmaterial, um die Wichtigkeit von starken Passwörtern und weiteren Sicherheitsaspekten zu betonen.

Die ersten Wochen und Monate vor und kurz nach dem Launch einer Mitarbeiter-App sind keine einfache Zeit für Community-Manager:innen. Aus diesem Grund ist es bedeutsam, sich in dieser Zeit auf diejenigen zu konzentrieren, für die auch die App gemacht ist, nämlich die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen. Wenn diese von Anfang an dabei sind und die App auch aktiv mitgestalten, steht einem Erfolg, bei dem die App zu einem festen Teil des Arbeitsalltags wird, nichts mehr im Weg.