Diagramm ĂŒber die Verbesserung der Interrnen Kommunikation - absoluter Sieger der Antworten: Mitarbeiter Engagement!

Es gibt viele gute GrĂŒnde fĂŒr die Verbesserung Ihrer Internen Kommunikation

Die Interne Kommunikation eines Unternehmens dient mehreren Zielen:

  • Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von internem Wissen & Knowhow; schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
  • Dialog: Direkte Kommunikation untereinander; optimierte Feedback-Kultur; Vermeidung von Konflikten durch zeitnahe und klare Absprachen
  • Motivation und Bindung: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit; Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Betriebsklimas durch intensiviertes “Wir-GefĂŒhl”

Interne Kommunikationsabteilungen spielen eine SchlĂŒsselrolle, wenn es darum geht, dass alle auf derselben Seite sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Außerdem sind interne Kommunikationsmanager eine treibende Kraft fĂŒr das Mitarbeiterengagement. Die Ausrichtung aller auf ein gemeinsames Ziel fördert die Verbindung zwischen den Mitgliedern oder Mitarbeiter:innen. Eine intensive Verbindung und Verbundenheit sind fĂŒr das Bilden eines engagierten Teams unerlĂ€sslich.

VerstÀrken Sie die Verbundenheit Ihrer Mitglieder und Mitarbeiter:innen zu Ihrem Verband / Unternehmen

Ein positiver interner Dialog ist entscheidend fĂŒr die Förderung eines positiven externen Dialogs. Mitglieder und Mitarbeiter:innen sind die besten Botschafter:innen eines Unternehmens oder Verbandes. Sie können von Ihnen nicht erwarten, dass sie ĂŒber das Unternehmen positiv sprechen, wenn sie gar nicht genau wissen, was los ist.

Zum GlĂŒck kann die richtige interne Kommunikationsstrategie dabei helfen.

Mittendrin statt nur dabei

Wenn Mitglieder oder Mitarbeiter:innen nicht in die wichtigen Informationen und Entscheidungen einbezogen werden, beginnen sie, sich moralisch vom Unternehmen abzutrennen. Remote-Mitarbeiter:innen sind dabei besonders gefĂ€hrdet. Viele traditionelle, interne Kommunikationsstrategien neigen tendenziell dazu, diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, als wichtige Teammitglieder zu “vergessen”. In einer hybriden Arbeitswelt sind die Mitarbeiter:innen zwischen dem Homeoffice und BĂŒro aufgeteilt – nicht erst seit 2020. Die Sicherstellung einer verlĂ€sslichen, zeitnahen und transparenten Kommunikation fĂŒr alle ist fĂŒr das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens fundamental wichtig.

Aber wie genau können Sie eine effiziente Kommunikation fördern und was sind eigentlich die Aufgaben der internen Kommunikation genau?

  • Ausarbeitung einer klaren internen Kommunikationsstrategie
  • Erstellung und Übermittlung von Unternehmensnachrichten
  • UnterstĂŒtzung der Mitarbeiterkommunikation durch regelmĂ€ĂŸige Updates wie beispielsweise zu bevorstehenden Veranstaltungen oder neuen Richtlinien
  • Planung und Verfassung der Inhalte fĂŒr die interne Unternehmenskommunikation
    Förderung der Unternehmenskultur
    Mitarbeiter:innen-Kommunikation via Social Intranet
  • Verantwortung fĂŒr die Handhabung der Reaktionen auf Krisensituationen
  • Erstellung und Entwicklung von Aktivierungs-Kampagnen, um alle mehr einzubinden
  • Mitarbeiter:innen-Befragungen, um Schwachstellen der internen Kommunikation zu ermitteln und entsprechende Lösungen bereitzustellen
  • Umsetzung von VerĂ€nderungen in Bezug auf die digitale Kommunikation

 

Und last but not least:

  • Die Verbesserung des Mitarbeiterengagements

Mit einigen kleinen Anpassungen und etwas Geduld ist es möglich, einen aktiven Kommunikationsprozess aufzusetzen. Hier haben wir Ihnen Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihre interne Kommunikation zu verbessern:

1. Analysieren Sie die aktuelle Situation

Fragen Sie sich, welche StĂ€rken und SchwĂ€chen Sie zurzeit bei Ihrer internen Kommunikation sehen und wie Sie sich verbessern können. Auch Befragungen der Mitglieder und Mitarbeiter:innen sollten unbedingt in die Analyse einfließen. Nur so bekommen Sie eine Ist-Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln, die wirklich aussagekrĂ€ftig ist und Ihnen weiterhilft.

Nachdem die StĂ€rken und SchwĂ€chen in der internen Kommunikation definiert sind, mĂŒssen noch drei weitere Fragen beantwortet werden:

  • Wo genau geht die interne Kommunikation schief?
  • Wo und wie können wir uns verbessern?
  • Wie sehen wir die interne Kommunikation in der Zukunft?

Durch die Beantwortung dieser Fragen schaffen Sie ein Idealbild davon, wie die interne Kommunikation aussehen soll. Damit definieren Sie ein Ziel, das sie verfolgen können. DarĂŒber hinaus liefert die Antwort auf diese Fragen einen Ansatzpunkt fĂŒr eine Basismessung. VerĂ€nderungen lassen sich damit in der Zukunft vergleichen und messen.

2. WĂ€hlen Sie den richtigen Toolmix

Analysieren Sie, welche Tools Sie bisher fĂŒr die Interne Kommunikation nutzen – Klassisches Intranet? Mitarbeiterzeitschrift? Newsletter? Sind diese Tools fĂŒr einen aktiven Austausch, sichere Informationsverteilung, Wissensmanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Feedback und Diskussionen geeignet? Falls Sie nicht sicher sind, finden Sie in unserem Blogpost “Top Tools fĂŒr Interne Kommunikation” eine Hilfestellung zur Analyse von uns und Hilfe bei der Wahl des richtigen Tools.

3. Schaffen Sie klare ZustÀndigkeiten

WĂ€hrend die ZustĂ€ndigkeiten fĂŒr die externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese fĂŒr die interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. KlĂ€ren Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen, so wie zum Beispiel ein Social Intranet.

4. Seien Sie selbst ein gutes, sprich aktives Vorbild

Bei neuen Tools ist es essenziell, dass so viele wie möglich – aus allen verschiedenen Ebenen und Abteilungen – die aktive Nutzung der KanĂ€le vorleben. Dadurch motivieren Sie auch andere Mitglieder und Mitarbeiter:innen, sie aktiv zu nutzen.

5. Interne vor externer Kommunikation

Halten Sie Ihre Informationen stets offen und transparent. Informieren Sie Ihre Mitglieder und Mitarbeiter:innen regelmĂ€ĂŸig ĂŒber alle Neuigkeiten. Die Mitglieder und Mitarbeiter:innen mĂŒssen dabei unbedingt die erste Dialoggruppe darstellen. Vorher sollten keine Neuerungen nach außen an Kunden oder Partner kommuniziert werden. Transparenz und KontinuitĂ€t schafft Vertrauen, Interesse und Zusammengehörigkeit. Nicht auszudenken, wie verheerend es wĂ€re, wĂŒrde die Information von außen nach innen kommen. Das wĂŒrde einen sehr großen Vertrauensverlust bedeuten!

Außerdem sind informierte Mitglieder und Mitarbeiter:innen besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet – vor allem in Krisensituationen – und geben einheitliche Antworten, weil sie auf dem gleichen Wissensstand sind.

6. Kommunizieren Sie zielgruppengerecht

Achten Sie nicht nur darauf, Ihre Mitglieder und Mitarbeiter:innen regelmĂ€ĂŸig ĂŒber die Themen zu informieren, beachten Sie auch deren Relevanz. Betrifft eine Nachricht nur eine bestimmte Zielgruppe, sollte Sie auch nur an diese adressiert werden. Nur so kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen oder in der Informationsflut untergehen.

7. Vermitteln Sie relevante Informationen

Teil Ihrer Kommunikationsstrategie sollte auch die Auswahl der richtigen Inhalte sein. Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Internen Kommunikation ist es, bestehendes Know-how bereitzustellen, Wissen zu verknĂŒpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie fĂŒr alle stets die Möglichkeit, sich uneingeschrĂ€nkt zu informieren. Das fördert Ihr internes Wissensmanagement und sorgt fĂŒr Innovation und Wachstum.

8.Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße

Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizierens von oben nach unten sind vorĂŒber. Verstehen Sie die interne Kommunikation daher als Dialog mit Ihren Mitgliedern und Mitarbeiter:innen. Diese sollten daher ebenso viel GesprĂ€chsraum haben wie Sie. Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die VorschlĂ€ge und geĂ€ußerten Sorgen ernst.

9. Ehrlich wÀhrt am lÀngsten

Vermeiden Sie unbedingt, falsche,“gekĂŒrzte oder geschönte” Informationen weiterzugeben. Denn quasi automatisch und völlig unbeeinflussbar entstehen so GerĂŒchte und letztlich ein Vertrauensverlust. Meist wird so die Neuigkeit sogar noch aufgebauscht und wie bei der “stillen Post-Kommunikation” verfĂ€lscht. Bleiben Sie bei der Wahrheit, auch wenn sie mal unangenehm sein sollte. Eine transparente und ehrliche Kommunikation beugt GerĂŒchten, Unsicherheiten und auch Ärger in den eigenen Reihen vor.

10. Der Einzelne im Fokus – das vereint das Team

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie stellt von Zeit zu Zeit den Einzelnen in den Mittelpunkt. Eine schöne und einfache Möglichkeit, die interne Kommunikation zu verbessern, ist die Leistungen und Meilensteinen der Mitglieder und Mitarbeiter:innen zu betonen.

BeglĂŒckwĂŒnschen Sie zu Geburtstagen, wĂŒrdigen Sie JubilĂ€en, senden Sie Urlaubsnachrichten, teilen Sie Fotos vom Nachwuchs – freuen Sie sich aktiv und offen mit Ihren Mitgliedern und Mitarbeiter:innen. Sie können sogar fĂŒr solche schönen und positiven Nachrichten einen eigenen “shout out-Kanal”, eine eigene Gruppe, schaffen.

11. Schreiben Sie ein monatliches Update aus der FĂŒhrungsetage

Kommunikation von oben nach unten ist ja nicht per se eine SĂŒnde. Bevor es optimalere, digitale Möglichkeiten gab, hat sich dieser Kommunikationsfluss ja viele Jahre bewĂ€hrt. Man muss ihn also nicht radikal Ă€ndern, sondern sollte einfach soziale Elemente wie die FĂ€higkeit, zu interagieren, hinzufĂŒgen. Schreiben Sie zum Beispiel eine monatliche Kolumne oder ein Update des Managements. Das schafft Verbundenheit. Außerdem gibt es der FĂŒhrungsetage ein Gesicht und zeigt eine persönlichere Seite. Solche regelmĂ€ĂŸigen Neuigkeiten schaffen auch Transparenz darĂŒber, was geplant ist und ermöglichen es, Erfolge zu teilen. Das schafft das GefĂŒhl, dass jeder zum Ergebnis beigetragen hat. Aber denken Sie daran: Wenn Sie zustimmen, ein monatliches Update zu senden, seien Sie konsequent. Wenn die FĂŒhrungsetage ihr Versprechen hĂ€lt, geht sie mit gutem Beispiel fĂŒr die Mitglieder und Mitarbeiter:innen voran.

12. Keine veralteten Dokumente mehr

Zur Vervollkommnung Ihrer Internen Kommunikation gehört auch eine zeitgleiche, schnellere, effektivere und effizientere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern und Mitarbeiter:innen. Diese vier Eckpfeiler der Zusammenarbeit sorgen dafĂŒr, dass die Zusammenarbeitenden einen wesentlich produktiveren Arbeitstag haben. Wenn Sie sich fĂŒr eine digitale Plattform entscheiden, wĂ€hlen Sie eine mit gemeinsamer Dokumentenbearbeitung. Nichts ist Ă€rgerlicher als das Arbeiten an veralteten Dokumenten. Doppelarbeit gehört damit der Vergangenheit an.

13. BeschrÀnken Sie sich auf die wirklich genutzten Tools

Fokussieren Sie sich auf die Tools, die von Ihren Mitarbeiter:innen auch genutzt werden und schaffen Sie den Rest ab. Alles andere ist Zeitverschwendung und verursacht Verwirrung oder auch unnötige Kosten.

14. Arbeiten in Gremien und Gruppen

Durch die Dezentralisierung von VerbĂ€nden und verstĂ€rkter Arbeit im Homeoffice begegnen sich Ihre Mitglieder oder Mitarbeiter:innen eventuell nie oder sehr selten persönlich? Wenn es schwierig ist, physisch zusammenzuarbeiten, was ist dann eine gute Alternative? Richtig, die Arbeit in einem Digitalworkplace! Erstellen Sie eine Gruppe fĂŒr jeden Themenbereich, jedes Gremium oder jedes Projekt. Auf diese Weise können alle, die zu einer Gruppe oder einem Gremium gehören, unabhĂ€ngig von Zeit und Ort zusammenarbeiten.

Fazit

Auch wenn sich an den Zielen der internen Kommunikation nichts geĂ€ndert hat, ist ihre Bedeutung in den vergangenen Monaten rasant gewachsen. Dazu haben sich die Methoden geĂ€ndert, sodass sich ihre Rolle und Einbindung in die Kommunikationsprozesse im stetigen Wandel befindet. Sie spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Mitarbeitern Orientierung und Vertrauen zur Unternehmensleitung zu bieten. WĂ€hrend in der Vergangenheit der Chef Neuigkeiten einfach ans schwarze Brett gepinnt hat, stehen heute eine Vielzahl an Instrumenten fĂŒr die interne Kommunikation bereit. Suchen Sie sich ein Tool fĂŒr Ihre Interne Kommunikation, das Ihnen alle Möglichkeiten bietet. Wir empfehlen Ihnen ein Social Intranet, das Ihre Interne Kommunikation auf ein neues Level hebt.

Sprechen Sie nicht nur zu Ihren Mitgliedern und Mitarbeiter:innen – kommunizieren Sie mit ihnen, wenn Sie ein gesteigertes Mitarbeiterengagement erreichen möchten!