Diagramm über die Verbesserung der Interrnen Kommunikation - absoluter Sieger der Antworten: Mitarbeiter Engagement!

Zum Thema Interne Kommunikation gibt es zahlreichen Input: (Fach-)Bücher, Zeitschriften, Artikel, Blogposts und viele weitere Quellen bieten Empfehlungen, wie sich die Interne Kommunikation gestalten lässt. Doch für eine optimale Interne Kommunikation gibt es keinen Masterplan. Denn entscheidend ist nicht der neueste Kommunikationskanal oder die höchsten Ausgaben, sondern eine geeignete Herangehensweise, die zum Unternehmen passt. Mit einigen Anpassungen und etwas Geduld ist es möglich, einen aktiven Kommunikationsprozess aufzusetzen. Hier haben wir Ihnen Tipps und Maßnahmen zur Verbesserung der Internen Kommunikation zusammengestellt – adaptierbar für jedes Unternehmen:

1. Analysieren Sie die aktuelle Situation

Fragen Sie sich, welche Stärken und Schwächen Sie zurzeit bei Ihrer Internen Kommunikation sehen und wie Sie diese verbessern können. Auch Befragungen der Mitglieder und Mitarbeiter:innen sollten unbedingt in die Analyse einfließen. Nur so bekommen Sie eine Ist-Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln, die wirklich aussagekräftig ist und Ihnen weiterhilft. Nachdem die Stärken und Schwächen definiert sind, müssen noch drei weitere Fragen beantwortet werden:

  • Wo genau gibt es Verbesserungspotenzial für die Interne Kommunikation?
  • Welche Ziele verfolgen wir mit der Internen Kommunikation?
  • Wie sehen wir die Interne Kommunikation in der Zukunft?

Durch die Beantwortung dieser Fragen schaffen Sie ein Idealbild davon, wie die Interne Kommunikation aussehen soll. Damit definieren Sie ein Ziel, das Sie verfolgen können. Darüber hinaus liefert die Antwort auf diese Fragen einen Ansatzpunkt für eine Basismessung. Veränderungen lassen sich damit in Zukunft vergleichen und messen.

2. Halten Sie regelmäßige (Team-)Meetings ab

Egal welche Größe Ihr Unternehmen hat, regelmäßige Zusammenkünfte sind essenziell, um alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Hier können Sie variieren: Finden die Treffen rein online statt, gänzlich vor Ort oder hybrid, sodass jede:r selbst entscheiden kann? Bedenken Sie auch die Frequenz der Treffen: Im Team ist ein engerer Austausch wichtig, z. B. wöchentlich per Video-Konferenz. Handelt es sich um Themen, die das gesamte Unternehmen betreffen, bieten sich sogenannte Town Hall-Treffen an, die meist eine tiefergehende Planung erfordern.

3. Wählen Sie den richtigen Toolmix

Analysieren Sie, welche Tools Sie bisher für die Interne Kommunikation nutzen – Klassisches Intranet? Mitarbeiterzeitschrift? Newsletter? Sind diese Tools für einen aktiven Austausch, sichere Informationsverteilung, Wissensmanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Feedback und Diskussionen geeignet? Wichtige Informationen sollten immer auch auf digitalem Weg veröffentlicht werden, sodass alle erreicht werden und die Neuigkeiten nachlesen können. Hier eignen sich Kanäle, wie bspw. das (Social) Intranet. Auch ein wöchentlicher oder monatlicher Newsletter, der Highlights, Erfolge und wichtige Informationen enthält, eignet sich, um über Relevantes zu informieren.

Hier sollte ebenfalls überlegt werden, welche Maßnahme für das eigene Unternehmen passend ist. Ein wöchentlicher Newsletter ist in Konzernen mit zahlreichen Bereichen und Abteilungen meist sinnvoller, als im Betrieb mit eher weniger Mitarbeitenden. Falls Sie nicht sicher sind, finden Sie in unserem Blogpost “Top Tools für Interne Kommunikation” eine Hilfestellung zur Analyse und Hilfe bei der Wahl des richtigen Tools.

4. Schaffen Sie klare Zuständigkeiten

Während die Zuständigkeiten für die Externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die Interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Klären Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen, wie zum Beispiel ein Social Intranet.

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Wussten Sie schon?

Die Interne Kommunikation eines Unternehmens dient mehreren Zielen:

  • Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von internem Wissen & Knowhow; schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
  • Dialog: Direkte Kommunikation untereinander; optimierte Feedback-Kultur; Vermeidung von Konflikten durch zeitnahe und klare Absprachen
  • Motivation und Bindung: Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit; Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Betriebsklimas durch intensiviertes “Wir-Gefühl”

Interne Kommunikationsabteilungen spielen eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, dass alle auf derselben Seite sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Außerdem sind interne Kommunikatoren eine treibende Kraft für das Mitarbeiterengagement. Die Ausrichtung aller auf ein gemeinsames Ziel fördert die Verbindung zwischen den Kolleg:innen. Eine intensive Verbindung und Verbundenheit sind für das Bilden eines engagierten Teams unerlässlich.

5. Bieten Sie einen zentralen Ort für alle Informationen

Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, einen zentralen “Ort der Wahrheit” zu implementieren. Dafür geeignet sind digitale Plattformen, wie Social Intranets, Mobile Apps oder Chat-Anwendungen. Auch Bildschirme, auf denen alle zentralen Informationen zu sehen sind, sind je nach Unternehmensart zielführend und sichern einen effizienten Informationsaustausch.
Teil Ihrer Kommunikationsstrategie sollte auch die Auswahl der richtigen Inhalte sein. Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Internen Kommunikation ist es, bestehendes Knowhow bereitzustellen, Wissen zu verknüpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie für alle stets die Möglichkeit, sich uneingeschränkt zu informieren. Das fördert Ihr internes Wissensmanagement und sorgt für Innovation und Wachstum.

6. Leben Sie eine offene Kommunikationskultur

In Ihrer Rolle als Kommunikator:in sollte es stets Ihr Anliegen sein, eine offene und transparente Kommunikationskultur zu fördern, in der Mitarbeitende sich frei äußern können. Idealerweise gehen Sie, bzw. die Interne Kommunikation als Ganzes mit gutem Beispiel voran: Teilen Sie Ihre Gedanken, Herausforderungen und Entscheidungsprozesse, um den Ton zu setzen.

7. Seien Sie selbst ein gutes, sprich aktives Vorbild

Bei neuen Tools ist es essenziell, dass so viele wie möglich – aus allen verschiedenen Ebenen und Abteilungen – die aktive Nutzung der Kanäle vorleben. Dadurch motivieren Sie auch andere, sie aktiv zu nutzen. Nicht nur, um eine offene Kommunikationskultur zu fördern, sollten Sie auch die Führungskräfte in Ihrem Unternehmen einbinden. Diese sollten als Vorbilder vorangehen und eine klare und offene Kommunikation demonstrieren, um ein Beispiel für die Mitarbeitenden zu setzen. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen: CEO-Blog, Video-Botschaften der Führungsebene, eigene Posts im Social Intranet – unterschiedliche Möglichkeiten stehen den Führungskräften je nach Unternehmen zur Verfügung. Wichtig ist dabei, eine Frequenz und Regelmäßigkeit einzuhalten. Rein einmalige Aktionen sind hier nicht zielführend.

8. Priorisieren Sie Interne vor Externer Kommunikation

Halten Sie Ihre Informationen stets offen und transparent. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig über alle Neuigkeiten. Die Kolleg:innen müssen dabei unbedingt die erste Dialoggruppe darstellen. Vorher sollten keine Neuerungen nach außen an Kunden oder Partner kommuniziert werden. Transparenz und Kontinuität schafft Vertrauen, Interesse und Zusammengehörigkeit. Nicht auszudenken, wie verheerend es wäre, würde die Information von außen nach innen kommen. Das würde einen sehr großen Vertrauensverlust bedeuten! Außerdem sind informierte Mitarbeiter:innen besser auf mögliche Nachfragen vorbereitet – vor allem in Krisensituationen – und geben einheitliche Antworten, weil sie auf dem gleichen Wissensstand sind.

9. Kommunizieren Sie zielgruppengerecht

Achten Sie nicht nur darauf, Ihre Mitglieder und Mitarbeiter:innen regelmäßig über die Themen zu informieren, beachten Sie auch deren Relevanz. Betrifft eine Nachricht nur eine bestimmte Zielgruppe, sollte sie auch nur an diese adressiert werden. Nur so kommunizieren Sie zielgerichtet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen unter den Tisch fallen oder in der Informationsflut untergehen.

10. Wagen Sie den Dialog: Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße

Die Zeiten der Top-Down-Kommunikation, also des Kommunizierens von oben nach unten, sind vorüber. Verstehen Sie die Interne Kommunikation daher als Dialog mit Ihren Mitarbeiter:innen. Diese sollten daher ebenso viel Gesprächsraum haben wie Sie. Hören Sie aktiv zu und nehmen Sie die Vorschläge und geäußerten Sorgen ernst.

11. Arbeiten Sie auch digital in Abteilungen und Gruppen

Durch die Dezentralisierung oder mehrere Standorte begegnen sich Ihre Mitarbeiter:innen eventuell nie oder sehr selten persönlich? Wenn es schwierig ist, physisch zusammenzuarbeiten, was ist dann eine gute Alternative? Richtig, die Arbeit in einem Digital Workplace! Erstellen Sie eine Gruppe für jeden Themenbereich, jede Abteilung oder jedes Projekt. Auf diese Weise können alle, die fachlich oder thematisch zusammen gehören, unabhängig von Zeit und Ort zusammenarbeiten.

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Strategie-Tipp:

Verstärken Sie die Verbundenheit Ihrer Mitarbeiter:innen zu Ihrem Unternehmen

Ein positiver interner Dialog ist entscheidend für die Förderung eines positiven externen Dialogs. Mitglieder und Mitarbeiter:innen sind die besten Botschafter:innen eines Unternehmens oder Verbandes. Sie können von ihnen nicht erwarten, dass sie über das Unternehmen positiv sprechen, wenn sie gar nicht genau wissen, was los ist. Zum Glück kann die richtige interne Kommunikationsstrategie dabei helfen.

Mittendrin statt nur dabei

Wenn Mitglieder oder Mitarbeiter:innen nicht in die wichtigen Informationen und Entscheidungen einbezogen werden, beginnen sie, sich moralisch vom Unternehmen abzutrennen. Remote-Mitarbeitende sind dabei besonders gefährdet. Viele traditionelle, interne Kommunikationsstrategien neigen tendenziell dazu, diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, als wichtige Teammitglieder zu „vergessen“. In einer hybriden Arbeitswelt sind die Mitarbeiter:innen zwischen dem Homeoffice und Büro aufgeteilt. Die Sicherstellung einer verlässlichen, zeitnahen und transparenten Kommunikation für alle ist für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens fundamental wichtig.

12. Seien Sie ehrlich

Vermeiden Sie unbedingt, falsche,“gekürzte oder geschönte” Informationen weiterzugeben. Denn quasi automatisch und völlig unbeeinflussbar entstehen so Gerüchte und letztlich ein Vertrauensverlust. Meist wird so die Neuigkeit sogar noch aufgebauscht und wie bei der “stillen Post-Kommunikation” verfälscht. Bleiben Sie bei der Wahrheit, auch wenn sie mal unangenehm sein sollte. Eine transparente und ehrliche Kommunikation beugt Gerüchten, Unsicherheiten und auch Ärger in den eigenen Reihen vor.

13. Schätzen Sie auch informelle Kommunikation

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie stellt von Zeit zu Zeit den Einzelnen in den Mittelpunkt. Eine schöne und einfache Möglichkeit, die Interne Kommunikation zu verbessern, ist, die Leistungen und Meilensteinen der Mitarbeiter:innen zu betonen.
Beglückwünschen Sie zu Geburtstagen, würdigen Sie Jubiläen oder senden Sie auch mal einen Urlaubsgruß – freuen Sie sich aktiv und offen mit Ihren Kolleg:innen. Sie können sogar für solche schönen und positiven Nachrichten einen eigenen “shout out-Kanal”, eine eigene Gruppe, schaffen.

14. Schreiben Sie ein monatliches Update aus der Führungsetage

Kommunikation von oben nach unten ist nicht per se eine Sünde. Bevor es optimalere, digitale Möglichkeiten gab, hat sich dieser Kommunikationsfluss viele Jahre bewährt. Man muss ihn also nicht radikal ändern, sondern sollte soziale Elemente, wie die Fähigkeit, zu interagieren, hinzufügen. Schreiben Sie zum Beispiel eine monatliche Kolumne oder ein Update des Managements. Das schafft Verbundenheit. Außerdem gibt es der Führungsetage ein Gesicht und zeigt eine persönlichere Seite. Solche regelmäßigen Neuigkeiten schaffen auch Transparenz darüber, was geplant ist und ermöglichen es, Erfolge zu teilen. Das schafft das Gefühl, dass jede:r zum Ergebnis beigetragen hat. Aber denken Sie daran: Wenn Sie zustimmen, ein monatliches Update zu senden, seien Sie konsequent. Wenn die Führungsetage ihr Versprechen hält, geht sie mit gutem Beispiel voran.

15. Setzen Sie auf Kollaboration

Zur Vervollkommnung Ihrer Internen Kommunikation gehört auch eine zeitgleiche, schnellere, effektivere und effizientere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter:innen. Diese vier Eckpfeiler der Zusammenarbeit sorgen dafür, dass die Kolleg:innen einen wesentlich produktiveren Arbeitstag haben. Wenn Sie sich für eine digitale Plattform entscheiden, wählen Sie eine mit gemeinsamer Dokumentenbearbeitung. Nichts ist ärgerlicher als das Arbeiten an veralteten Dokumenten und auf unterschiedlichen Laufwerken. Doppelarbeit gehört damit der Vergangenheit an.

16. Etablieren Sie eine Anerkennungskultur 

Fördern Sie eine Kultur der Anerkennung, indem Sie Erfolge öffentlich würdigen und besondere Leistungen hervorheben. Der Klassiker sind bspw. Jubiläen von Mitarbeitenden, die schon besonders lange im Unternehmen sind. Doch auch neuste Innovationen und Prozessverbesserungen verdienen Anerkennung. Idealerweise gelingt es Ihnen, dabei auch die Führungskräfte mit ins Boot zu holen. Ein passender Schnappschuss mit Glückwunsch im Social Intranet kostet Sie so gut wie nichts, steigert jedoch die Motivation und das Gefühl, etwas erreicht zu haben.

17. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine Mobile App

Integrieren Sie Mobile Apps, um die Kommunikation auch für Mitarbeitende, die keinen festen Schreibtisch-Arbeitsplatz haben, zugänglich zu machen. Je nachdem, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist, haben Sie Kolleg:innen in Produktion, Fertigung, Außendienst & Co. Damit diese stets informiert sind, lohnen sich eigene Mobile Apps. So sind die wichtigsten Informationen Ihres Unternehmens immer griffbereit in der Hosentasche.

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Was Sie jetzt beachten sollten:

Aber wie genau können Sie eine effiziente Kommunikation fördern und was sind eigentlich die Aufgaben der Internen Kommunikation?

  • Ausarbeitung einer klaren internen Kommunikationsstrategie
  • Erstellung und Übermittlung von Unternehmensnachrichten
  • Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch regelmäßige Updates, beispielsweise zu bevorstehenden Veranstaltungen oder neuen Richtlinien
  • Planung und Erstellung der Inhalte für die Interne Unternehmenskommunikation
  • Förderung der Unternehmenskultur
  • Mitarbeiter:innen-Kommunikation via Social Intranet
  • Verantwortung für die Reaktionen auf Krisensituationen
  • Erstellung und Entwicklung von Aktivierungs-Kampagnen, um alle mehr einzubinden
  • Mitarbeitenden-Befragungen, um Schwachstellen der Internen Kommunikation zu ermitteln und entsprechende Lösungen bereitzustellen
  • Umsetzung von Veränderungen in Bezug auf die digitale Kommunikation

Und last but not least:

  • Die Verbesserung des Mitarbeiterengagements

Fazit

Auch wenn sich an den Zielen der Internen Kommunikation wenig geändert hat, ist ihre Bedeutung rasant gewachsen. Dazu haben sich die Methoden geändert, sodass sich ihre Rolle und Einbindung in die Kommunikationsprozesse im stetigen Wandel befindet. Sie spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, den Mitarbeitenden Orientierung und Vertrauen zur Unternehmensleitung zu bieten. 

Während in der Vergangenheit Neuigkeiten einfach ans Schwarze Brett gepinnt wurden, stehen heute eine Vielzahl an Instrumenten für die Interne Kommunikation bereit. Suchen Sie sich ein Tool für Ihre Interne Kommunikation, das Ihnen alle Möglichkeiten bietet. Wir empfehlen Ihnen ein Social Intranet, das Ihre Interne Kommunikation auf ein neues Level hebt. Sprechen Sie nicht nur zu Ihren Mitarbeiter:innen – kommunizieren Sie mit ihnen, wenn Sie ein gesteigertes Mitarbeiterengagement erreichen möchten!

Bei allen Tipps und Ratschlägen bleibt jedoch die wichtigste Regel: Maßnahmen müssen an die jeweilige Unternehmenskultur angepasst sein. Nichts ist für Mitarbeitende irritierender, als eine Interne Kommunikation, die weder in Worten, noch in Handlungen zum Unternehmen passt.

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