Checkliste mit 17 Tipps zur Verbesserung Ihrer Internen Kommunikation
Darauf kommt es an
Zum Thema Interne Kommunikation gibt es zahlreichen Input: (Fach-)Bücher, Zeitschriften, Artikel, Blogposts und viele weitere Quellen bieten Empfehlungen, wie sich die Interne Kommunikation gestalten lässt. Doch für eine optimale Interne Kommunikation gibt es keinen Masterplan. Denn entscheidend ist nicht der neueste Kommunikationskanal oder die höchsten Ausgaben, sondern eine geeignete Herangehensweise, die zum Unternehmen passt. Mit einigen Anpassungen und etwas Geduld ist es möglich, einen aktiven Kommunikationsprozess aufzusetzen. Hier haben wir Ihnen Tipps und Maßnahmen zur Verbesserung der Internen Kommunikation zusammengestellt – adaptierbar für jedes Unternehmen:
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1. Analysieren Sie die aktuelle Situation
Fragen Sie sich, welche Stärken und Schwächen Sie zurzeit bei Ihrer Internen Kommunikation sehen und wie Sie diese verbessern können. Auch Befragungen der Mitglieder und Mitarbeiter:innen sollten unbedingt in die Analyse einfließen. Nur so bekommen Sie eine Ist-Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln, die wirklich aussagekräftig ist und Ihnen weiterhilft. Nachdem die Stärken und Schwächen definiert sind, müssen noch drei weitere Fragen beantwortet werden:
- Wo genau gibt es Verbesserungspotenzial für die Interne Kommunikation?
- Welche Ziele verfolgen wir mit der Internen Kommunikation?
- Wie sehen wir die Interne Kommunikation in der Zukunft?
Durch die Beantwortung dieser Fragen schaffen Sie ein Idealbild davon, wie die Interne Kommunikation aussehen soll. Damit definieren Sie ein Ziel, das Sie verfolgen können. Darüber hinaus liefert die Antwort auf diese Fragen einen Ansatzpunkt für eine Basismessung. Veränderungen lassen sich damit in Zukunft vergleichen und messen.
2. Halten Sie regelmäßige (Team-)Meetings ab
Egal welche Größe Ihr Unternehmen hat, regelmäßige Zusammenkünfte sind essenziell, um alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Hier können Sie variieren: Finden die Treffen rein online statt, gänzlich vor Ort oder hybrid, sodass jede:r selbst entscheiden kann? Bedenken Sie auch die Frequenz der Treffen: Im Team ist ein engerer Austausch wichtig, z. B. wöchentlich per Video-Konferenz. Handelt es sich um Themen, die das gesamte Unternehmen betreffen, bieten sich sogenannte Town Hall-Treffen an, die meist eine tiefergehende Planung erfordern.
3. Wählen Sie den richtigen Toolmix
Analysieren Sie, welche Tools Sie bisher für die Interne Kommunikation nutzen – Klassisches Intranet? Mitarbeiterzeitschrift? Newsletter? Sind diese Tools für einen aktiven Austausch, sichere Informationsverteilung, Wissensmanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung in Echtzeit, Feedback und Diskussionen geeignet? Wichtige Informationen sollten immer auch auf digitalem Weg veröffentlicht werden, sodass alle erreicht werden und die Neuigkeiten nachlesen können. Hier eignen sich Kanäle, wie bspw. das (Social) Intranet. Auch ein wöchentlicher oder monatlicher Newsletter, der Highlights, Erfolge und wichtige Informationen enthält, eignet sich, um über Relevantes zu informieren.
Hier sollte ebenfalls überlegt werden, welche Maßnahme für das eigene Unternehmen passend ist. Ein wöchentlicher Newsletter ist in Konzernen mit zahlreichen Bereichen und Abteilungen meist sinnvoller, als im Betrieb mit eher weniger Mitarbeitenden. Falls Sie nicht sicher sind, finden Sie in unserem Blogpost “Top Tools für Interne Kommunikation” eine Hilfestellung zur Analyse und Hilfe bei der Wahl des richtigen Tools.
4. Schaffen Sie klare Zuständigkeiten
Während die Zuständigkeiten für die Externe Kommunikation meist klar geregelt sind, sind diese für die Interne Kommunikation oftmals nicht so eindeutig. Klären Sie daher unbedingt die Verantwortlichkeiten und richten Sie am besten eine zentrale Stelle ein, an der alle Informationen zusammenlaufen, wie zum Beispiel ein Social Intranet.
5. Bieten Sie einen zentralen Ort für alle Informationen
Je nach Größe und Struktur Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, einen zentralen “Ort der Wahrheit” zu implementieren. Dafür geeignet sind digitale Plattformen, wie Social Intranets, Mobile Apps oder Chat-Anwendungen. Auch Bildschirme, auf denen alle zentralen Informationen zu sehen sind, sind je nach Unternehmensart zielführend und sichern einen effizienten Informationsaustausch.
Teil Ihrer Kommunikationsstrategie sollte auch die Auswahl der richtigen Inhalte sein. Liefern Sie Inhalte mit Mehrwert. Aufgabe der Internen Kommunikation ist es, bestehendes Knowhow bereitzustellen, Wissen zu verknüpfen und Kompetenzen zu erweitern. Schaffen Sie für alle stets die Möglichkeit, sich uneingeschränkt zu informieren. Das fördert Ihr internes Wissensmanagement und sorgt für Innovation und Wachstum.
6. Leben Sie eine offene Kommunikationskultur
7. Seien Sie selbst ein gutes, sprich aktives Vorbild
8. Priorisieren Sie Interne vor Externer Kommunikation
9. Kommunizieren Sie zielgruppengerecht
10. Wagen Sie den Dialog: Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße
11. Arbeiten Sie auch digital in Abteilungen und Gruppen
Strategie-Tipp:
Verstärken Sie die Verbundenheit Ihrer Mitarbeiter:innen zu Ihrem Unternehmen
Ein positiver interner Dialog ist entscheidend für die Förderung eines positiven externen Dialogs. Mitglieder und Mitarbeiter:innen sind die besten Botschafter:innen eines Unternehmens oder Verbandes. Sie können von ihnen nicht erwarten, dass sie über das Unternehmen positiv sprechen, wenn sie gar nicht genau wissen, was los ist. Zum Glück kann die richtige interne Kommunikationsstrategie dabei helfen.
Mittendrin statt nur dabei
Wenn Mitglieder oder Mitarbeiter:innen nicht in die wichtigen Informationen und Entscheidungen einbezogen werden, beginnen sie, sich moralisch vom Unternehmen abzutrennen. Remote-Mitarbeitende sind dabei besonders gefährdet. Viele traditionelle, interne Kommunikationsstrategien neigen tendenziell dazu, diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, als wichtige Teammitglieder zu „vergessen“. In einer hybriden Arbeitswelt sind die Mitarbeiter:innen zwischen dem Homeoffice und Büro aufgeteilt. Die Sicherstellung einer verlässlichen, zeitnahen und transparenten Kommunikation für alle ist für das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens fundamental wichtig.
12. Seien Sie ehrlich
Vermeiden Sie unbedingt, falsche, „gekürzte oder geschönte“ Informationen weiterzugeben. Denn quasi automatisch und völlig unbeeinflussbar entstehen so Gerüchte und letztlich ein Vertrauensverlust. Meist wird so die Neuigkeit sogar noch aufgebauscht und wie bei der „stillen Post-Kommunikation“ verfälscht. Bleiben Sie bei der Wahrheit, auch wenn sie mal unangenehm sein sollte. Eine transparente und ehrliche Kommunikation beugt Gerüchten, Unsicherheiten und auch Ärger in den eigenen Reihen vor.
13. Schätzen Sie auch informelle Kommunikation
Beglückwünschen Sie zu Geburtstagen, würdigen Sie Jubiläen oder senden Sie auch mal einen Urlaubsgruß – freuen Sie sich aktiv und offen mit Ihren Kolleg:innen. Sie können sogar für solche schönen und positiven Nachrichten einen eigenen “shout out-Kanal”, eine eigene Gruppe, schaffen.
14. Schreiben Sie ein monatliches Update aus der Führungsetage
15. Setzen Sie auf Kollaboration
16. Etablieren Sie eine Anerkennungskultur
17. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine Mobile App
Was Sie jetzt beachten sollten:
Aber wie genau können Sie eine effiziente Kommunikation fördern und was sind eigentlich die Aufgaben der Internen Kommunikation?
- Ausarbeitung einer klaren internen Kommunikationsstrategie
- Erstellung und Übermittlung von Unternehmensnachrichten
- Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch regelmäßige Updates, beispielsweise zu bevorstehenden Veranstaltungen oder neuen Richtlinien
- Planung und Erstellung der Inhalte für die Interne Unternehmenskommunikation
- Förderung der Unternehmenskultur
- Mitarbeiter:innen-Kommunikation via Social Intranet
- Verantwortung für die Reaktionen auf Krisensituationen
- Erstellung und Entwicklung von Aktivierungs-Kampagnen, um alle mehr einzubinden
- Mitarbeitenden-Befragungen, um Schwachstellen der Internen Kommunikation zu ermitteln und entsprechende Lösungen bereitzustellen
- Umsetzung von Veränderungen in Bezug auf die digitale Kommunikation
Und last but not least:
- Die Verbesserung des Mitarbeiterengagements
FAQ Interne Kommunikation
Was ist Interne Kommunikation?
Interne Kommunikation bezeichnet den Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie umfasst alle Kommunikationsprozesse zwischen Mitarbeitenden, Abteilungen und Management und zielt darauf ab, ein gemeinsames Verständnis und eine effektive Zusammenarbeit zu fördern.
Warum ist Interne Kommunikation wichtig?
Interne Kommunikation ist wichtig, weil sie dazu beiträgt, Missverständnisse zu vermeiden, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und ein einheitliches Unternehmensziel zu fördern. Eine effektive Interne Kommunikation kann die Produktivität steigern und das Arbeitsklima positiv beeinflussen.
Wie verbessert man die Interne Kommunikation?
Die Interne Kommunikation kann durch verschiedene Maßnahmen verbessert werden, wie zum Beispiel regelmäßige Teammeetings, eine transparente Informationspolitik, die Nutzung moderner Kommunikationstools (wie Intranet oder Collaboration-Tools), Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie durch das Einholen und Berücksichtigen von Feedback.
Welche Arten der Internen Kommunikation gibt es?
Es gibt verschiedene Arten der Internen Kommunikation, darunter:
- Formelle Kommunikation: Strukturiert und offiziell, wie Berichte, Memos und Ankündigungen.
- Informelle Kommunikation: Ungezwungen und spontan, wie Gespräche in der Kaffeeküche oder informelle Meetings.
- Vertikale Kommunikation: Austausch zwischen verschiedenen Hierarchieebenen, wie Anweisungen von Managern an Mitarbeitende.
- Horizontale Kommunikation: Austausch zwischen Mitarbeitenden derselben Hierarchieebene.
Welche Rolle spielt die Interne Kommunikation in Veränderungsprozessen?
In Veränderungsprozessen spielt die Interne Kommunikation eine entscheidende Rolle. Sie hilft, Veränderungen zu erklären, Unsicherheiten abzubauen, Mitarbeitende zu informieren und zu motivieren sowie deren Akzeptanz für die Veränderungen zu erhöhen. Eine klare und konsistente Kommunikation ist essenziell, um Widerstände zu minimieren und den Übergang erfolgreich zu gestalten.
Fazit
Während in der Vergangenheit Neuigkeiten einfach ans Schwarze Brett gepinnt wurden, stehen heute eine Vielzahl an Instrumenten für die Interne Kommunikation bereit. Suchen Sie sich ein Tool für Ihre Interne Kommunikation, das Ihnen alle Möglichkeiten bietet. Wir empfehlen Ihnen ein Social Intranet, das Ihre Interne Kommunikation auf ein neues Level hebt. Sprechen Sie nicht nur zu Ihren Mitarbeiter:innen – kommunizieren Sie mit ihnen, wenn Sie ein gesteigertes Mitarbeiterengagement erreichen möchten!
Bei allen Tipps und Ratschlägen bleibt jedoch die wichtigste Regel: Maßnahmen müssen an die jeweilige Unternehmenskultur angepasst sein. Nichts ist für Mitarbeitende irritierender, als eine Interne Kommunikation, die weder in Worten, noch in Handlungen zum Unternehmen passt.
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