5 Tipps, damit alle Kollegen Social Collaboration akzeptieren

In vielen Organisationen könnten Tools zur digitalen Zusammenarbeit wesentlich effektiver genutzt werden. Um dieses Potential zu entfalten, sollten Sie zunächst dafür sorgen, dass alle Kollegen Social Collaboration akzeptieren und gewinnbringend einsetzen. Unter Beachtung dieser Tipps motivieren Sie Ihre Kollegen zur aktiven Nutzung Ihrer Plattform.

Warum es bei der Akzeptanz für Social Collaboration noch hapert

Obwohl Social-Collaboration-Tools Vorteile mit sich bringen, sind sie noch nicht bei allen beliebt. Viele Beschäftigte sind so immer noch der Meinung, dass Software zur digitalen Zusammenarbeit eher behindert als hilft. Sie zweifeln nicht nur an der Nützlichkeit für ihre eigene Arbeit. Oftmals erkennen sie auch nicht den Wert für die ganze Organisation. Diese Einstellung liegt im Grunde aber vor allem an einem: Angst vor Veränderung. So verschließen sich viele Mitarbeiter vor handfesten Verbesserungen, weil sie sich nicht trauen, die Tools selbst auszuprobieren. Dabei schlummern hier Vorteile: Von Zeitersparnis über schnellere und einfachere Kommunikation bis hin zu Gewinnsteigerungen. Deshalb sollten Führungskräfte versuchen, Zweifel zu beseitigen und die Kollegen dazu ermutigen, den Schritt in Richtung digitale Zusammenarbeit zu wagen. Denn werden Social Collaboration Tools gezielt eingesetzt, profitieren davon alle Beteiligten.

Das können Sie tun, damit alle Kollegen Social Collaboration akzeptieren

Damit Social Collaboration Tools ihr volles Potential entfalten können, sind Sie gefragt. Als Führungskraft können Sie dafür sorgen, dass alle Kollegen Social Collaboration gewinnbringend einsetzen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei:

Die richtige Plattform wählen

Viele Zweifel, die Nutzer von Social Collaboration Tools haben, können schon mit der Auswahl passender Software vermieden werden. Entscheiden Sie sich für eine interaktive Plattform, welche die individuellen Ansprüche Ihrer Organisation erfüllt. Erstellen Sie eine Checkliste mit Ihren Bedürfnissen und gleichen Sie diese mit verschiedenen Lösungen ab. Führen Sie Social Collaboration nicht nur deshalb ein, weil sie das Gefühl haben, dass andere Organisationen dasselbe tun. Das Vorhaben sollte der eigenen Motivation entstammen. Vielleicht haben Sie bemerkt, dass es immer wieder zu Wissenslücken kommt, wenn Kollegen die Organisation verlassen. Die Handhabung eines bestimmten Programms muss in einem solchen Fall etwa mühsam neu erarbeitet werden. Dann setzen Sie Ihren Fokus bei der Auswahl der Plattform auf Wissensmanagement. So vermeiden Sie, dass Expertise verloren geht und Prozesse darunter leiden. Oder aber Ihnen ist aufgefallen, dass Ihre Kollegen das Bedürfnis haben, bestimmte Angelegenheiten in Gruppen zu diskutieren. Wählen Sie dann eine Plattform, die besonders viele Möglichkeiten zur interaktiven Zusammenarbeit bietet. Funktionen wie Gruppen-Chats und Beiträge, auf die alle direkt reagieren können, bieten hier Chancen für mehr Gemeinschaftsgefühl. Entscheiden Sie sich also für ein Tool, das genau die Probleme löst, die häufig in Ihrer Organisation auftauchen. Denn so sorgen Sie dafür, dass die Kollegen unmittelbare Verbesserungen bei ihrer Arbeit erkennen und Social Collaboration akzeptieren.

Das Onboarding optimieren

Ob die Kollegen Social Collaboration akzeptieren, entscheidet sich oftmals schon während des Onboarding-Prozesses. Nur, wenn sie hier ausreichend Unterstützung erfahren, sind sie motiviert, sich selbst einzubringen. Denn sind die Kollegen nicht auf die Umstellung vorbereitet, kann das zu Verunsicherung bei der Handhabung der Tools führen. Agieren Sie deshalb von Anfang an als vertrauensvoller Ansprechpartner. Bieten Sie den Kollegen ausreichend Input in Form von Infomaterialien oder Workshops. So erleichtern Sie ihnen sich auf die neuen Arbeitsweisen einzustellen.

Ziele kommunizieren

Damit Social-Collaboration-Tools genutzt werden, sollten Sie Ihre Ziele nicht nur verfolgen. Sie sollten diese auch konkret kommunizieren. Machen Sie deutlich, was genau Sie erreichen möchten. Egal ob es um Zeitersparnis, Wissensmanagement oder einfachere Kommunikation geht – die Mitarbeiter sollten darüber Bescheid wissen. Denn durch transparente Kommunikation und Abläufe wird noch deutlicher, warum sie die Plattform überhaupt einsetzen sollten. Betonen Sie dabei auch, welche Funktionen hierfür am wichtigsten sind. Stellen Sie für diese Funktionen ausführliche Erklärungen bereit. Dazu bietet sich etwa eine Seite auf der Social-Collaboration-Plattform an. So stärken Sie das Verständnis der Kollegen für den Sinn und Zweck des Tools.

Power User finden

Ist kaum jemand auf der Plattform aktiv, führt das zu allgemeiner Demotivation. Deshalb ist es entscheidend, schon früh Power User zu finden. Power User bringen sich regelmäßig über Social Collaboration ein und wissen diese Möglichkeit zu schätzen. Damit dienen sie nicht nur hinsichtlich der regelmäßigen Nutzung, sondern auch hinsichtlich ihrer Einstellung gegenüber den Tools als Vorbild für andere Kollegen. Treten Sie gezielt mit diesen Kollegen in Kontakt und verlinken sie unter Beiträgen, bei denen sie aushelfen können. Auch Belohnungen für die Mithilfe zahlen sich in vielen Fällen aus.

Starten Sie bei der Einführung einer Arbeits- oder Projektplattform am besten mit einem Kern-Team. Dieses versteht die grundlegende Funktionsweise der Plattform und sorgt für ein gewisses Maß an Aktivität. Damit ist diese von Beginn an gegeben und neue Nutzer werden dazu motiviert, ebenfalls aktiv zu werden. Sehen die Kollegen, dass alle anderen Nutzer Social Collaboration akzeptieren und nutzen, werden sie dies ebenso anstreben.

Feedback einholen

Damit die Akzeptanz hoch bleibt, lohnt es sich regelmäßig Rückmeldungen von allen Kollegen einzuholen. So wissen Sie, wo es noch Verbesserungspotential gibt. Holen Sie sich sowohl zu technologischen als auch inhaltlichen Gesichtspunkten Feedback ein, um die Plattform immer den Ansprüchen Ihrer Kollegen gerecht zu halten. So können Sie nicht nur die Zusammenarbeit auf der Plattform optimieren. Gleichzeitig geben Sie Ihren Kollegen das Gefühl, dass ihre Wünsche gehört und ernstgenommen werden.

Mit Verständnis für Social Collaboration durchstarten

Zusammenfassend kommt es also vor allem darauf an, dass alle Kollegen verstehen, wofür und wie sie die Plattform nutzen können. Fangen die Nutzer erst einmal an, sich regelmäßig einzubringen, dauert es nicht lange, bis sie Social Collaboration akzeptieren. Denn so können sie die Vorteile direkt erfahren und von ihnen profitieren. Damit das Verständnis für den Sinn und Zweck interaktiver Plattformen von Anfang an gegeben ist, sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die Einführungsphase legen. Denn der erste Eindruck zählt. Im White Paper „Der perfekte Launch“ bekommen Sie hierzu hilfreiche Tipps. Dabei geht es unter anderem auch darum, welche Aufgaben ein Kern-Team übernehmen kann. Sie erfahren außerdem, wie Sie das Onboarding ansprechend und informativ gestalten. So erleichtern Sie den Start in die digitale Kollaboration für alle Beteiligten.

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