Das Dateimodul spielt in tixxt eine entscheidende Rolle. Vor allem bei der Social Collaboration kann die digitale Dateiablage von Vorteil sein, da durch verschiedene Funktionen der Arbeitsablauf effizienter gestaltet werden kann.
Das Dateimodul in tixxt
Das in tixxt vorhandene Dateimodul lässt sich intuitiv bedienen. Unter der Dateiübersicht erhalten Sie einen Überblick über alle Dateien und Dokumente in Ihrem tixxt Netzwerk. Dabei hat jede Gruppe sowie jedes Projekt ein eigenes Dateimodul. Dieses ist nur für Mitglieder der Gruppe sichtbar. Innerhalb der jeweiligen Gruppenmodule lässt sich einfach eine Ordnerstruktur etablieren, die das Finden und gezielte Hochladen von Dateien möglich macht. Dazu können einfach neue Ordner angelegt werden.
Wenn eine Datei dennoch nicht gefunden wird, hilft die Suchfunktion weiter.
Die Dateiversionierung als entscheidender Faktor
Damit bei der effektiven Zusammenarbeit auf einer Arbeits- und Projektplattform kein Datei-Chaos entsteht, verhilft die in tixxt vorhandenen Dateiversionierung zu mehr Ordnung. Durch die automatische Versionierung wird beim erneuten Hochladen einer überarbeiteten Datei eine neue Version dieser angelegt. Es kann durch eine Versionsbeschreibung angegeben werden, was an der Datei verändert wurde und wie der jetzige Stand der Datei ist. Dabei gehen vorher bestehende Versionen nicht verloren. Somit ist eine Entwicklung jederzeit erkennbar.
Beim Hochladen einer Datei in tixxt kann die Option „Als Beitrag veröffentlichen“ ausgewählt werden. So können Beteiligte direkt im Beitrag erwähnt werden. Die Betroffenen sehen dabei auf Anhieb, welche Dokumente für sie von Interesse sind.
Dabei können je nach Dateityp Dateien direkt im Browser angezeigt werden. In tixxt müssen Sie in diesen Fällen nicht jede Datei herunterladen. So können Beteiligte erst eine Vorschau der Datei erhalten und erst daraufhin entscheiden, ob ein Herunterladen nötig ist. Durch diese Funktion werden trotz einer großen Dateiablage unnötige Downloads verhindert.
Warum ein funktionierendes Dateimodul wichtig ist für Social Collaboration
Bei der Social Collaboration geht es vor allem um die digitale Zusammenarbeit in einem Team. Das Dateimodul bietet dabei die nötigen Funktionen, die zur vernetzten Arbeit benötigt werden. Dadurch, dass alle Versionen abgebildet und abfragbar sind, kann der Einzelne an bestimmten Punkten sein Wissen anknüpfen. Durch die Versionsbeschreibungen kann jeder seine Änderungen kurz und einfach erklären. So kann auch ohne Face-To-Face Kommunikation erfolgreich an einer Datei gearbeitet werden. Unnötige Meetings sowie Anrufe können reduziert werden – es bleibt mehr Raum für die eigentliche Arbeit.
Das Modul ist immer von überall her erreichbar, trotz örtlicher Distanz oder Zeitverschiebung. Wichtige Dokumente müssen nicht länger gedruckt werden und gehen anschließend im analogen Aktenschrank verloren, sondern können schnell auf der Plattform hochgeladen werden. Der digitale Aktenschrank wirkt dabei Dokumentenchaos entgegen und ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit. Der Informationsaustausch funktioniert somit schnell und übersichtlich, sodass der aktiven Arbeit zum Ziel hin nichts mehr im Wege steht.
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