Die Kommunikation mit den Kollegen ist die Hauptaufgabe eines internen Community Managers. Umso wichtiger ist der richtige Umgang mit ihnen. Wir haben einige Erfolgsfaktoren für Sie zusammen gestellt. Wenn Sie diese beachten, steht einem produktiven Dialog mit Ihrer Kollegen nichts mehr im Wege.
Versetzen Sie sich in die Lage des Verfassers: In welcher Stimmung ist er gerade? Was erwartet er von Ihnen? Welche Reaktion würden Sie sich an seiner Stelle wünschen? Beachten Sie, dass nonverbale Signale bei der digitalen Kommunikation komplett fehlen. Erfahrung und Menschenkenntnis sind hier gefragt!
Achten Sie auf einen professionellen Umgangston: Gute Umgangsformen, Respekt und sorgfältig gewählte Worte sind der Schlüssel zum Erfolg. Die Kollegen sollen nicht das Gefühl haben, sie würden „von oben herab“ behandelt oder nicht ernst genommen. Die Kommunikation im Intranet sollte an den Umgangston im Büro angepasst sein. Wird in Ihrem Unternehmen gesiezt sollten Sie das auch auf der Plattform so handhaben. Herrscht im Büro dagegen eher ein lockerer Ton, kann dieser auch im Intranet angeschlagen werden.
Kommunikation funktioniert am besten, wenn Sie Ihre Kollegen kennen: Natürlich können Sie (gerade in großen Unternehmen) nicht jeden Einzelnen persönlich kennen. Behalten Sie aber den Überblick über Kollegen, die besondere Funktionen im Intranet einnehmen, zum Beispiel Meinungsführer, Power-User, oder auch Ihre Kritiker. Für eine bessere Übersicht und Verwaltung legen Sie eine zentrale Liste mit Key-Usern an, die Sie beständig aktualisieren.
Zeigen Sie Ihren Kollegen, wer Sie sind: Geben Sie ihrem Unternehmen ein Gesicht. Verstellen Sie sich nicht, damit ein authentischer und persönlicher Dialog zustande kommen kann. Ihre Kollegen haben alle Persönlichkeiten. Zeigen Sie Ihnen auch ein Stück von Ihrer, das verschafft Ihnen Glaubwürdigkeit und Akzeptanz.
Reagieren Sie schnell, denn das erwartet jede Community. Tools die dabei helfen sind beispielsweise eingebaute Benachrichtigungen. Wenn Sie erst eine Woche später auf Fragen antworten, sind diese meist schon nicht mehr aktuell. Sollten Sie keine Antwort parat haben, geben Sie Zwischenmeldungen um Zeit zur Recherche zu gewinnen.
Zu guter Letzt: Seien Sie in der Kommunikation konsequent. Ändern Sie nicht öffentlich grundlos Ihre Meinung oder den Umgangston. Sonst werden Sie von Ihren Kollegen nicht ernst genommen. Mit der Zeit werden Sie den richtigen Umgang lernen und die Kommunikation wird Ihnen ins Blut übergehen.
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