Mit der Arbeit in Teams wird jeder Arbeitnehmer über kurz oder lang in Kontakt kommen. Bis ein Team effizient zusammenarbeiten kann, muss es jedoch einige Gruppenbildungsphasen durchlaufen. Mit diesen beschäftigte sich der Psychologe Bruce Tuckman in den 1960er Jahren genauer. Im digitalen Zeitalter muss das Konzept allerdings auf die Teamarbeit im Social Intranet ausgeweitet werden.
Bruce Tucknams Team-Uhr
Bruce Tuckman entwickelte 1963 ein vierstufiges Phasenmodell. Dieses beschäftigt sich mit allen Phasen, die ein Team bis zu Vervollständigung eines Projekts oder einer Aufgabe durchläuft. Einige Jahre später (1977) ergänzte Tuckman sein Modell um eine fünfte Phase, die sich mit der Teamauflösung befasst. Diese wird weniger als fester Bestandteil des Phasenmodells verstanden, sondern eher als Empfehlung. Die Phasen können je nach Team unterschiedlich lang sein und in ihrer Intensität variieren.
Heute gibt es in vielen Unternehmen die Möglichkeit online in Arbeitsräumen zu arbeiten. Damit verändert sich auch die Teamarbeit.
Forming: Das Team lernt sich kennen
Diese erste Phase ist geprägt durch ein anfängliches Herantasten an die anderen noch unbekannten Teammitglieder und an die gesamte Situation. Der gegenseitige Umgang ist noch ziemlich formell und gestaltet sich eher unpersönlich. Außerdem hat bisher kein Mitglied seine Rolle im Team gefunden und ist während der gesamten Phase auf Orientierungssuche.
Die Aufgabe der Führungskräfte ist es hier zu unterstützen und Anleitung zu geben. Dabei ist es wichtig, dass der Teamleiter sowohl auf die individuellen Eigenschaften der Teammitglieder eingeht, als auch auf das Kollektiv.
Online in einem Arbeitsraum gestaltet sich diese Phase ein wenig anders. Der Teamleiter lädt alle Beteiligten online in die Arbeitsgruppe ein und stellt die Aufgabe, um die sich in nächster Zeit gekümmert wird, vor. Als Teammitglied haben Sie dann Zeit, sich erstmal selbst mit dem zu bearbeitenden Thema auseinanderzusetzen. Zudem haben Sie durch die Nutzerprofile schon die Möglichkeit sich ein erstes Bild von allen Gruppenmitgliedern zu machen. Beim ersten persönlichen Treffen wissen alle Beteiligten schon mit wem sie es zu tun haben. Ein Social Intranet unterstützt somit die Kennenlernphase eines Teams maßgeblich. Diese Phase dauert dementsprechend nicht so lange wie in Offline-Teams.
Storming: Konflikte um die Rangordnung entstehen
In dieser Phase entstehen unterschwellige Konflikte, die dazu führen, dass sich das Team aufspaltet und kleine Cliquen gebildet werden. Im Fokus der Konflikte steht immer der Kampf um die Rangordnung im Team. Die Teammitglieder sehen sich gegenseitig als Konkurrenten und dadurch kommt es nicht selten zu Streit und Frustration. Führungskräfte können hier durch eine klar strukturierte Moderation und Aufgabenverteilung unterstützen und das Team in die richtige Richtung leiten.
Arbeitet Ihr Unternehmen mit einem Social Intranet dürfen in dieser Gruppenbildungsphase persönliche Treffen auf keinen Fall zu kurz kommen. Online ist es schwer, Konflikte auf einer Ebene auszutragen, in der sich keiner persönlich angegriffen fühlt. Das heißt konkret, dass diese Phase eher persönlich ausgetragen wird. In den Phasen, in denen zielorientiert gearbeitet wird, ist das Social Intranet aber umso hilfreicher.
Norming: Festlegung der einzelnen Rollen im Team
Die Konflikte und Probleme der vorherigen Phase sind geklärt. Die Rollen sind nun endlich verteilt und jeder hat seinen Platz im Team gefunden und ist damit zufrieden. Es entwickelt sich ein Teamgeist, woraufhin das zielbewusste Arbeiten beginnen kann. Der Arbeitsprozess zeichnet sich durch Respekt, Rücksicht und ehrliches Feedback aus.
Vor allem die Feedback-Option ist bei der Teamarbeit im Social Intranet sehr hilfreich. Innerhalb kurzer Zeit kann in Form eines Kommentars Rückmeldung zu einem hochgeladenen Dokument gegeben werden. Außerdem helfen die Nutzerprofile weiterhin bei der Suche nach Experten für verschiedene Themen, die das Projekt betreffen. Durch das Versenden von Direktnachrichten ist eine gute Erreichbarkeit gewährleistet. Es kann sofort Kontakt aufgenommen werden und Unklarheiten sind schnell beseitigt.
Performing: intensive Arbeitsphase mit starker Zielorientierung
Das Ziel der Teamarbeit wird nicht mehr aus den Augen gelassen und alle Teammitglieder arbeiten leistungsstark und mit viel Motivation. Durch das starke Zusammengehörigkeitsgefühl ist das Team so aufeinander abgestimmt, dass es sich gegenseitig ergänzen kann. Kommt es dennoch zu kleineren Konflikten, werden diese offen und konstruktiv gelöst.
In dieser Phase zahlt sich die Teamarbeit im Social Intranet am meisten aus.
Arbeitsprozesse können durch das Teilen der Dokumente im Arbeitsraum beschleunigt werden und sind sofort für alle sichtbar. Dadurch ist jedes Teammitglied immer auf dem neuesten Stand. Die Meetings, die stattdessen stattgefunden hätten, können jetzt wegfallen. Durch das Social Intranet hat das Team einen Raum gefunden, um die Kommunikation konstant und auf einfache Weise aufrecht zu erhalten. Sollte ein persönliches Treffen doch einmal notwendig sein, dann kann ein Termin ganz einfach innerhalb der Gruppe abgesprochen und im Kalender hinterlegt werden. Dies alles gibt Struktur und die Teamarbeit profitiert in vielerlei Hinsicht.
Adjourning: Projekt wird gewürdigt und angemessen abgeschlossen
Diese Phase dient dem Abschluss des Projektes und der Würdigung von allen Teammitgliedern und erarbeiteten Ergebnissen. Der Teamleiter fungiert hier als Schlüsselfigur und gestaltet den Abschluss aktiv.
Im Social Intranet kann zu diesem Zweck ein dankender Beitrag des Teamleiters im Activity-Stream der Gruppe veröffentlicht werden. Sie können den Beitrag als „interessant“ markieren oder einen Kommentar einfügen und Ihre persönlichen Eindrücke zum vergangen Projekt in Worte fassen.
Teamarbeit im Social Intranet hilft der ganzen Arbeitsgruppe
Schon in der Kennenlernphase des Teams kristallisieren sich die ersten Vorteile der Teamarbeit im Social Intranet heraus. Nutzerprofile und ein Raum für Kommunikation geben allen Gruppenmitgliedern sofort das Gefühl mittendrin statt nur dabei zu sein.
In der konkreten Arbeitsphase verstärken sich diese Vorteile noch einmal. Ein Social Intranet bringt Struktur in den gesamten Arbeitsprozess, da alle Dokumente ohne Aufwand ganz einfach mit allen Beteiligten geteilt werden können. Durch die Feedback-Option kann die Arbeit beschleunigt werden und Ziele werden schneller erreicht.
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