Sich von alten Gewohnheiten zu trennen fällt schwer. Auch in der Verbandsarbeit ist es nicht immer einfach, bekannte Strukturen umzuwerfen. Wenn Sie Stakeholder Engagement einführen, sollten Sie deshalb alle Beteiligten gut auf die neue Art der Zusammenarbeit und die digitale Plattform vorbereiten.
Kollegen auf interaktive Zusammenarbeit einstimmen
Mit der Einführung von Stakeholder Engagement fallen klassische Hierarchien und die damit verbundene Top-Down-Kommunikation weg. Statt vom Vorstand oder der Geschäftsstelle zu den Verbandsmitgliedern wird nun zwischen allen Parteien gleichzeitig und gleichwertig kommuniziert. Ausschlaggebend ist dabei vor allem eine positive Grundeinstellung aller Beteiligten gegenüber der Veränderung. Machen Sie den Kollegen deshalb frühzeitig die individuellen Mehrwerte der Umstellung bewusst. So können sie beispielsweise ihre Interessen besser vertreten und nach außen tragen als bei klassischen Kommunikationsstrukturen. Allen Beteiligten sollte bewusst sein: Stakeholder Engagement ist ein Gemeinschaftsprojekt. Das stärkt nicht nur die Motivation, sondern auch das Zusammengehörigkeitsgefühl.
Gut vorbereiten: Eine Plattform für Stakeholder Engagement einführen
Der Grundstein ist gelegt – Sie haben die richtige Einstellung an die Kollegen weitergetragen. Bevor Sie nun mit der Stakeholder-Engagement-Plattform loslegen, sind noch ein paar kleine Schritte zu gehen. Zunächst einmal gilt wieder: Kommunizieren Sie Vorteile und Ziele des Projekts. Klären Sie aber nicht nur das „Warum?“, sondern widmen sich auch dem „Wann?“, „Wie?“ und „Was genau?“. Lassen Sie die Kollegen also mit einer kurzen E-Mail wissen, dass die Einführung der Plattform bevorsteht. Diese sollte mindestens folgende Informationen beinhalten:
- Zeitpunkt/-raum der Einführung
- Gründe für die Einführung und Vorteile der Plattform
- Eine kleine Vorschau auf die grundlegenden Funktionen
- Ansprechpartner für Fragen zur Plattform
Verdeutlichen Sie vor allem, was Sie und andere Stakeholder auf der Plattform erwarten dürfen. Eine Stakeholder-Engagement-Plattform hilft dabei, alle Beteiligten einzubinden und Arbeitsabläufe zu verbessern. Funktionen wie der Beitragsverlauf, die Dokumentenablage und Terminplanung sind Kernstücke der Plattform und helfen bei zielorientierter Verbandsarbeit. Je besser die Kollegen über diese Mehrwerte informiert sind, desto besser wird die Plattform letztendlich angenommen werden.
Nach der Vorbereitung ist vor der Vorbereitung
Haben Sie die Kollegen soweit auf die Umstellung eingestimmt, geht es nun vor allem an das Erstellen von Inhalten und die Vorbereitung der Plattform selbst. Stellen Sie ein Kern-Team aus motivierten Kollegen zusammen, die Ihnen bei diesem Unterfangen helfen. In diesem Team testen Sie nun schon einmal grundlegende Funktionen und bilden erste Gruppen auf der Stakeholder-Engagement-Plattform. Stellen Sie auch schon erste Inhalte ein, die die Funktionen verdeutlichen: Ein Beitrag, eine Umfrage, ein Bildbeitrag und so weiter. So sehen die Kollegen bereits beim ersten Betreten des Netzwerks, wie die Arbeit auf der Plattform aussehen kann. Das nimmt ihnen die Angst, selbst aktiv zu werden. Das Kern-Team steht mit seiner Erfahrung darüber hinaus später für Fragen zur Plattform bereit. Bereiten Sie zur Unterstützung der Stakeholder außerdem Materialien wie ein kleines Handbuch (alternativ ein Video) sowie eine Netiquette vor. Hier können Sie grundlegende Verhaltensrichtlinien für die Plattform festlegen.
Die interaktive Plattform einführen und Nutzer betreuen
Wenn Sie die Plattform für Stakeholder Engagement einführen, verlagern sich Ihre Aufgaben auf die Betreuung der Community. Begrüßen Sie die ersten Nutzer mit einem Beitrag, in dem Sie zur aktiven Beteiligung aufrufen. Verweisen Sie darin auch auf die bereits abgespeicherten Infomaterialien. Ihnen und dem Kern-Team kommt vor allem in der Anfangsphase eine Vorbildfunktion zu. Leben Sie Ihre Ideen von Stakeholder Engagement vor: Schaffen Sie Aktivität auf der Plattform, indem Sie etwa regelmäßig Beiträge veröffentlichen, Diskussionen mit Kollegen anstoßen oder die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten auf die Plattform verlagern. Damit alle Nutzer zufrieden sind, sollten Sie sich regelmäßig Feedback einholen. Behalten Sie auch die Stimmung auf der Plattform im Blick. Halten sich bestimmte Kollegen zurück oder äußern sich negativ zum Netzwerk? Treten Sie mit diesen Kritikern in Kontakt und erörtern, worum es bei ihrer Kritik geht. So können Sie frühzeitig Verbesserungen oder Workshops und Schulungen anstoßen. Die Zufriedenheit der Stakeholder und ihr Engagement gehen Hand in Hand.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Breakingpic.