Intranets für Verbände & Mitgliedsorganisationen
Informationsverteilung, Austausch & Zusammenarbeit
Die letzten Jahre haben gezeigt, dass das Internet großen Einfluss auf die Vernetzung von Interessengruppen hat. Immer mehr Verbände haben darauf reagiert und auf interne Vernetzung in Form von einem Intranet für Verbände und Mitgliedsorganisationen gesetzt. Sie berichten von verbesserten Arbeitsabläufen und Zeiteinsparungen in vielen Bereichen. Trotzdem tun sich viele Verbände schwer, den Sprung in die vernetze Welt zu wagen. Hier wird es immer wichtiger, sich nicht von der Digitalisierung abhängen zu lassen und Chancen für die Verbandsarbeit zu erkennen.
Neue Herausforderungen für Verbände erkennen
Die Hauptfunktion von Verbänden besteht darin, eine lebendige, schlagkräftige Interessenvertretung ihrer Mitglieder zu sein. Um dieser Aufgabe nachkommen zu können, müssen Verbände Stärken in vielen Bereichen entwickeln und bei immer komplexen Themen klare Positionen entwickeln. Erschwerend kommen die vielschichtigen Interessen der Mitglieder und ihre gesteigerten Anforderungen hinzu. Hierbei spielt vor allem die zunehmende Digitalisierung eine entscheidende Rolle: Die Mitglieder sind es oft schon gewohnt, sich auf sozialen Netzwerken und in geschützten Gruppen über ihre Interessen austauschen zu können. Viele wünschen sich vom Verband ähnliche Möglichkeiten, mit anderen Mitgliedern in Kontakt zu treten sowie aktiv am Verbandsgeschehen mitzuarbeiten. Gleichzeitig sollte die Beteiligung schnell und einfach sein, denn gerade ehrenamtliche Mitglieder wollen sich nicht dazu verpflichten, jede Woche mehrere Stunden in die Verbandsarbeit zu investieren.
Intranets für Verbände – Ein Raum für Geschäftsstelle & Mitglied?
Ein Verbandsintranet stellt eine interne Plattform für die Informationsverteilung, den Austausch und die Zusammenarbeit dar. Bei stark institutionalisierten Verbänden haben meist nur Mitarbeiter und Hauptamtliche Zugriff auf ein solches Netzwerk. Immer mehr Verbände sehen aber das Verbandsintranet als eine gemischte Plattform, wo es Bereiche nur für die Geschäftsstellen, aber auch speziell für Mitglieder gibt.
Solche Mischformen aus Social Intranet und Mitgliederportal bringen einige Vorteile mit sich: So gibt es oft Inhalte, die Mitglieder ebenso interessieren wie Hauptamtliche. Auch die Mitglieder wollen sehen, was bei der letzten Gremiensitzung erreicht wurde oder über Neuigkeiten im Verband benachrichtigt werden. Ein Intranet für den Verband ermöglicht es, alle Interessierten mit relevanten Inhalten zu erreichen und das ganz ohne Doppelarbeit. Hier muss nur ein Kanal befüllt werden, um Mitglieder über die Plattform im Web-Browser, die Mobile App oder über eine Zusammenfassungsemail zu erreichen.
Hier werden die Mitglieder stärker in den Fokus gerückt: Über Umfragen können sie über die Plattform am Verbandsgeschehen teilhaben und das schon mit nur wenigen Klicks. Diese Niedrigeschwelligkeit der Beteiligung motiviert Mitglieder, sich mehr einzubringen. Der Verband erhält so stetiges Feedback und bleibt somit am Puls seiner Mitglieder.
Möglichkeiten eines Verbandsintranet
Vernetzen & Kommunizieren
Informationen sind im Fluss und immer aktuell. Ihre Nutzer organisieren sich in wenigen Augenblicken.
Einfach zusammen arbeiten
Zusammen arbeiten. Teams bilden, Projekte voranbringen, Feedback erhalten. So einfach wie noch nie.
Dokumente teilen & wiederfinden
Ihre Dateien werden immer im richtigen Kontext bereitgestellt und erreichen jeden, der diese gerade benötigt.
Wissen nebenbei speichern
Wissensmanagement während des Tagesgeschäfts, damit wertvolles Wissen nicht verloren geht.
Experten finden
Experten sind bereits in Ihrem Verband organisiert. Profile und Gesprächsthemen machen Sie auffindbar.
Akzeptanz der Nutzer
Einfache Bedienbarkeit verringert Schulungsaufwände, vereinfacht die Nutzung und erhöht die Akzeptanz.
Höchste Sicherheit
Höchste Datensicherheit, als Software-as-a-Service sowie lokal On-Premise.
Intelligentes Finden
Finden Sie die nötigen Informationen, Expertise oder Wissen in den passenden Kontexten.
Bausteine eines nachhaltigen Intranets im Verband
Damit ein Verbandsintranet funktioniert, müssen hier für verschiedene Bereiche geschützte, digitale Räume eingerichtet werden. Das erfolgt über Sektionen und Gruppen. Das bietet sich etwa für folgende Bereiche an:
- Geschäftsstellen
- Funktionsträger
- Gremien und Arbeitskreise
- Regionen und Länder
- Projekte und Teams
So können die vielzähligen Arbeitsweisen des Verbands und seine Struktur digital abgebildet werden. Das Intranet des Verbandes sollte dabei die Möglichkeit bieten, verschiedene Bereiche geschlossen oder sogar versteckt anzulegen, sodass zu kritischen Gruppen wie etwa der Geschäftsstelle nur Befugte Zutritt haben.
Aktivierung des Mitgliederportals im Verband und bei Stakeholdern
Damit das Intranet die oben angesprochenen Mehrwerte entfaltet, muss es außerdem aktiviert werden. Die Bereitstellung der Technik reicht nicht aus, den Mitgliedern muss gezeigt werden, wie sie von der Nutzung profitieren. Das läuft in fünf Schritten ab:
1. Klare Ziele und Einsatzzwecke
müssen definiert werden. Hierbei muss das Mitglied und sein Mehrwert durch das Portal im Mittelpunkt stehen.
2. Hilfestellungen und Regeln
für die Mitglieder sind unerlässlich. Geben Sie ihnen das Gefühl, dass Ansprechpartner da sind, die weiterhelfen können.
3. Vertrauen und Akzeptanz aufbauen
Gehen Sie bei der Nutzung des Portals mit gutem Beispiel voran. So sehen die anderen, dass es wirklich genutzt wird und werden auch aktiver.
4. Integration in den Alltag
findet statt, indem Prozesse, die zuvor über andere Medien abgewickelt werden nach und nach ins Verbände Social Intranet umziehen.
5. Ergebnisse und Erfolge
werden sich schneller abzeichnen als Sie denken. Dokumentieren und kommunizieren Sie diese um auch die letzten Skeptiker zu überzeugen.
So finden Sie den richtigen Anbieter für Ihr Verbandsintranet
Social-Collaboration-Tools gibt es wie Sand am Meer. Die allermeisten fokussieren sich allerdings auf Unternehmen, die gegensätzliche Entscheidungswege im Vergleich zur Konsenskultur in Verbänden haben: Mitarbeiter:innen sind weisungsgebunden, das Unternehmen kann die Nutzung einfach festlegen. Parallel dazu können andere Tools für Mitarbeiter:innen einfach verboten werden. Sie arbeiten in erster Linie für das Unternehmen und widmen somit bis zu einem Drittel ihres gesamten Tages dieser Arbeit. Die Verbandsarbeit hingegen findet zwischendurch oder danach statt, was andere Prozesse und eine stärkere, digitale Unterstützung von dezentraler Arbeit benötigt. Darauf sind aber die meisten Lösungen funktional nicht ausgerichtet und spezialisieren sich auf die Mitarbeiterkommunikation im Unternehmen.
Die Lösung lautet hier: Eine auf Verbände optimierte Plattform für die digitale Verbandsarbeit. Wesentliche Anwendungsfälle sind hier das digitale Sitzungsmanagement, übergreifendes Gremienmanagement und das Stakeholder Engagement. Zusätzlich zu den oben angesprochenen Möglichkeiten zur Abbildung der verbandsinternen Struktur über Gruppen, sind hier folgende Funktionen entscheidend: Möglichkeiten zur Abbildung der verbandsinternen Struktur durch Gruppen mit eigenem Rechtemanagement, übersichtliche Abstimmungsfunktionen, Termineinladungen (auch an externe) samt Anhängen sowie die Agenda- und Teilnehmerverwaltung bei Veranstaltungen. All das sind Funktionsbereiche, die ein Verbandsintranet abbilden muss.
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