Engagierte Mitglieder nehmen aktiv an der Verbandsarbeit teil, tragen Werte und Grundsätze repräsentativ nach außen und bilden das Fundament, auf dem ein Verband fußt.
Es ist wichtig für einen Verband, dass alle Mitglieder immer auf dem aktuellen Stand sind und komplexe Themen durch die gute Aufbereitung ohne viel Aufwand verstehen können.
Das wichtigste Werkzeug eines Verbandes ist daher eine exklusive Anlaufstelle für gut aufbereitete Informationen, Neuigkeiten und Inspirationen, um die Begeisterung seiner Mitglieder zu entfachen und somit das entgegengebrachte Engagement stärken zu können.
Doch warum ist es nach wie vor für so viele Verbände eine Herausforderung, ihren Mitgliedern eine aktive Teilnahme an der Verbandsarbeit zu ermöglichen?
E-Mails sind das ideale Werkzeug – oder?
Viel zu häufig wird nach wie vor auf die E-Mail als Medium der Wahl zurückgegriffen, um Informationen und Unterlagen allen Mitgliedern gleichermaßen zukommen zu lassen.
Doch wer auf E-Mails als Mittel der Informationsvergabe setzt, baut auf einen unzuverlässigen Partner. Denn E-Mails werden nicht immer zugestellt, gehen verloren, landen im Spam-Ordner, rutschen durch Filter, werden nicht vollständig gelesen, verlieren ihre Anhänge und sind bei weitem nicht so zeitsparend, wie man zunächst glauben möchte.
In der Hoffnung, möglichst viele Mitglieder zu erreichen, werden Verteiler erstellt und im Nachgang zeitintensiv gepflegt. Eine granulare Verteilung von Informationen ist dadurch allerdings nicht möglich. Bestimmte Gruppierungen, Gremien oder lokale Bereiche können nicht separiert von allen anderen Mitgliedern angesprochen werden. Auch eine besondere Verantwortung für die eigenen Nutzerdaten und das Erhalten oder Abbestellen bestimmter E-Mails ist für die Mitglieder selbst nicht gegeben.
Bereits versendete Informationen sind der Natur von Verteilern entsprechend für neue Mitglieder nicht abrufbar und müssen diesen manuell weitergeleitet werden. Dies könnte durch eine zentrale Ablage umgangen werden, allerdings ist eine solche Lösung selbst durch modernste E-Mail-Dienste nicht gegeben. Alle Beteiligten müssen daher ihre eigene Ablage entwickeln, beispielsweise durch den E-Mail-Dienst selbst oder lokal auf dem eigenen Endgerät.
Eine Ablage im E-Mail-Dienst ist leider nur gut, wie es die Suchfunktion ist. Leider sind diese immer noch sehr unzuverlässig und führen nicht zum gewünschten Ergebnis. Daher ist von einer solchen Behelfslösung abzuraten.
Doch auch das lokale Abspeichern von Daten birgt Risiken. Werden Änderungen an einem Dokument vorgenommen, muss dieses Dokument zunächst allen anderen Beteiligten zugesandt werden, damit alle auf demselben Stand sein können und Informationen in aktueller Form vorliegen. Eine Versionshistorie ist dabei nicht gegeben, das Nachvollziehen der Änderungen ist nicht möglich. Zusätzlich kann es zu Überschneidungen kommen, sodass nicht alle Anpassungen parallel übernommen werden können. Auch müssen Abstimmungen zu Änderungen umständlich über E-Mail-Verläufe vorgenommen werden, bevor es zu einer Einigung kommen kann.
Oftmals wird das Weiterleiten von geänderten Dokumenten vergessen, und auch technische Voraussetzungen wie eine schlechte Internetverbindung oder zu große Dateiformate können das Versenden von E-Mails boykottieren. Dokumente können daher in vielfacher Ausführung existieren, unter Umständen sogar mit grundlegend unterschiedlichen Inhalten.
Diese und weitere Probleme verringern die Schlagkräftigkeit des Verbandes, verlangsamen die Entscheidungsfindung, fördern den Verlust wichtiger Informationen und erschweren es Ihren Mitgliedern, die Mehrwerte, die Ihr Verband bietet, erkennen und nutzen zu können.
Nur relevante Verbandsinfos schaffen Mitglieder-Engagement
Je besser Informationen, Arbeitsdateien und wichtige Unterlagen für Gremien und Mitglieder zugänglich sind, desto mehr Engagement wird ein Verband erhalten.
Insbesondere für neue Mitglieder ist die schnelle Auffindbarkeit und der einfache Zugriff auf Informationen aller Art eine Notwendigkeit. Denn je schneller sich ein neues Mitglied einfinden kann, umso schneller ist es auch in der Lage, aktiv an der Verbandsarbeit teilzunehmen. Ermöglichen Sie daher Ihren Mitgliedern, sich umfangreich zu informieren und möglichst schnell die Mehrwerte der Verbandsmitgliedschaft nutzen zu können.
Auch Bestandsmitglieder wollen sich in der Verbandsarbeit aktiv beteiligen. Dies wird ihnen allerdings oftmals durch fehlende oder schlecht zugängliche Infos erschwert, wenn nicht sogar unmöglich gemacht. So werden sie in ihrer Begeisterung für den Verband ausgebremst und investieren weniger oder gar keine Zeit mehr in die Verbandsarbeit. Im schlimmsten Fall führt dies zu Mitgliederschwund.
Wie Sie Ihre Informationsverteilung zentralisieren, beschleunigen und vereinfachen können
Bieten Sie Ihren Mitgliedern eine zentrale Anlaufstelle für Informationen und Unterlagen aller Art mithilfe eines Mitgliederportals. Dort können alle wichtigen Unterlagen und Informationen abgelegt und in einer übersichtlichen Struktur schnell und einfach aufgefunden werden.
- Steuern Sie zentral die Informationen, welche Sie Ihren Mitgliedern zur Verfügung stellen möchten.
- Gestalten Sie die Arbeit Ihrer Gremien und Mitglieder effizient durch das Teilen von Dokumenten, Ergebnissen und Dateien untereinander. So können Bearbeitungsprozesse um ein Vielfaches beschleunigt und Entscheidungen auch kurzfristig getroffen werden. Weitere hilfreiche Tipps für die Effizienz von Gremienarbeit haben wir hier für Sie zusammengestellt.
- Machen Sie wichtige Informationen für Mitglieder sowie Neuigkeiten innerhalb des Verbands allen Mitgliedern gleichermaßen zu jeder Zeit und unabhängig vom jeweiligen Endgerät zugänglich. Über eine einzelne, nutzerfreundliche Oberfläche können Ihre Mitglieder von unterwegs aus über ihre Smartphones inmitten ihres beruflichen Alltags auf verbandsrelevante Themen zugreifen. Informationen erreichen zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Empfänger!
- Ermöglichen Sie das Teilen von Aktivitäten, Terminen, Mitgliedervorteilen und sogar des Mitgliedernetzwerk untereinander – und das durch die Mitglieder selbst!
- Verhindern Sie das Verpassen von wichtigen Infos und Neuigkeiten durch den beruflichen Alltag Ihrer Mitglieder dank regelmäßiger, intelligenter Zusammenfassungen. Per E-Mail erhalten Ihre Mitglieder alle verpassten Beiträge oder Termine gebündelt an einem Ort, sodass ihnen nichts mehr entgehen kann.
Über ein Mitgliederportal werden zu jeder Zeit alle wichtigen Informationen und Neuigkeiten rund um Ihren Verband durch Ihre Gremien und Mitglieder eingesehen, verarbeitet und strukturiert abgelegt. Somit integrieren Sie alle Mitglieder gleichermaßen und erhöhen die Beteiligung an Ihrem Verband.
Erleichtern Sie es Ihren Mitgliedern, in der Verbandsarbeit zu partizipieren!