Mit gezielten Kommunikationsstrategien Wissensmanagement effektiv gestalten

Verbesserung interner Prozesse, Ausbau von Kompetenzen, Stärkung der Innovationskraft: Das Schaffen und Verteilen von Wissen hat zahlreiche positive Auswirkungen auf Ihre Organisation. Hier erfahren Sie, wie Sie eine wissensfreundliche Organisationskultur schaffen und durch gezielte Kommunikationsstrategien Wissensmanagement unterstützen.

Die Organisationskultur als Grundlage für erfolgreiche Kommunikation

Erst wenn von Vertrauen geprägte Arbeitsweisen und Umgangsformen geschaffen sind, wird auch erfolgreiches Wissensmanagement möglich. Fördern Sie also eine verständigungsorientierte interne Kommunikation, damit Mitarbeiter bereit sind Wissen zu teilen und weiterzugeben. Kommunikation schafft nicht nur eine offene, auf gegenseitigem Austausch basierende Organisationskultur. Sind erst einmal solche gemeinsamen Arbeits- und Wertvorstellungen in der Organisation verankert, entwickelt sich gleichzeitig auch die Kommunikation weiter. Die positiven Effekte sind damit doppelseitig.

Welche Kommunikationsstrategien Wissensmanagement stärken

Welche Strategien sollten Sie in Ihrer Organisation verfolgen, um von den Verbesserungen durch effektives Wissensmanagement zu profitieren?

    Ermittlung von Wissensanbietern

    In einem ersten Schritt sollten Sie versuchen, Personen oder Personengruppen zu identifizieren, die maßgeblich zur Schaffung von Wissen in der Organisation beitragen. Sie können dann die Kommunikation und Koordination zwischen Wissensanbietern und -nachfragern unterstützen. Schaffen Sie Kanäle, auf denen der Wissensaustausch stattfinden kann. Geben Sie beispielsweise Kontaktdaten weiter oder erstellen Sie Gruppen in Ihrem Social Intranet. Ein unternehmensinternes Netzwerk bietet sich besonders gut an, weil es sicherstellt, dass das Wissen auch nach dem Austausch nicht verloren geht. Stattdessen wird es langfristig auf der Plattform gespeichert.

    Transparenz und Übersicht wahren

    Mit der zunehmenden Anzahl an Informationskanälen entsteht oftmals der Eindruck eines „information overload“ – einem Überfluss an Informationen. Damit Ihre Mitarbeiter sich nicht überwältigt von dem Wissensangebot fühlen, sollten Sie auf Meta-Kommunikation setzen. Das Stichwort heißt hier: Kommunikation über Kommunikation. Kommunizieren Sie also, wo und wie Dokumente und Wissen abgelegt werden. Wo können Mitarbeiter Informationen finden? Wie können sie das Wissen teilen? Die Antworten auf diese Fragen sollten explizit an die Organisationsmitglieder kommuniziert werden. Dokumentenablagen in Social Intranets sind ein guter Ansatzpunkt, um Übersichtlichkeit sicherzustellen und Wissen für alle Personen an einem zentralen Ort zu bündeln.

    Kommunikationsgemeinschaften statt „Hin und Her“

    Stellen Sie sicher, dass Kommunikation in alle Richtungen forciert wird: Vom Management zu den Mitarbeitern, von den Mitarbeitern zum Management, zwischen Mitarbeitern. Damit Wissensmanagement funktioniert, sollte Kommunikation in Organisationen nicht statisch, sondern dynamisch sein – kreuz und quer statt hin und her. So wird der Wissenstransfer unter den verschiedenen Mitarbeitern angestoßen. In sogenannten „learning communities“ können Erfahrungen und Wissen ausgetauscht werden. Für diesen Austausch bieten sich beispielsweise Gruppen in Social Intranets an, in denen sich alle Mitglieder in die Diskussion einbringen können. Da Hierarchien auf diesen interaktiven Plattformen eine eher untergeordnete Rolle spielen, wird die freie Entfaltung von Ideen und die Generierung von Wissen unterstützt.

    Ausrichtung der Kommunikation auf eine spezifische Personengruppe

    Wissen sollte nicht unstrukturiert in der Organisation verteilt werden. So kann es zu oben genanntem „information overload“ kommen. Lassen Sie Wissen stattdessen nur denjenigen Personen zukommen, die es auch wirklich sinnvoll einsetzen können. Teilen Sie wichtige Projektpläne beispielsweise nur in dafür vorgesehenen Gruppen statt sie in der allgemeinen Dokumentenablage zu speichern. So gelangt Wissen dahin, wo es gebraucht wird.

    Aufarbeitung abgeschlossener Projekte zur Wissensentwicklung

    Damit Wissen nicht wieder verloren geht, können Sie etwa nach Projekten zu einer gemeinsamen Feedback- oder Fazitrunde mit den Beteiligten einladen. So wird Wissen aus dem Projekt noch einmal aufgearbeitet und kann sich weiterentwickeln. Halten Sie die Ergebnisse dieses Austauschs fest und laden sie im Social Intranet hoch, damit alle Interessierten darauf Zugriff haben. So wird Wissen nicht nur innerhalb des Projekts generiert, sondern steht allen Organisationsmitgliedern zur Wissens- und Kompetenzerweiterung zur Verfügung.

Erleichterung von Wissensmanagement durch soziale Technologien

Social Intranets und vergleichbare Plattformen bieten viele Funktionalitäten, die Wissensmanagement vorantreiben. Neben der Nachrichtenfunktion sind auch Interessengruppen in solchen Netzwerken dafür geeignet, relevantes Wissen zu teilen. Sie bieten Möglichkeiten zum Austausch und zur Diskussion – sogar über Abteilungs- oder Organisationsgrenzen hinweg. Es werden neue Impulse gesammelt und die Innovationskraft Ihrer Organisation gestärkt. Social Intranets gewährleisten außerdem Transparenz. Wissen kann strukturiert – etwa in Dokumentenablagen – gespeichert werden. So wird Wissensmanagement schließlich von einer expliziten Aufgabe zu einer mit Leichtigkeit erledigten Nebensache mit beachtlichen Auswirkungen. Durch einfache Kommunikationsmöglichkeiten in Social Intranets und dadurch verbessertes Wissensmanagement wird die Erreichung Ihrer Organisationsziele erleichtert.

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