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Sie kennen uns aus dem Verbändereport?

tixxt als Mitgliederportal für Ihren Verband

Potenziale, Vorteile & Ergebnisse

tixxt unterstützt Verbände beim Erfüllen ihrer Hauptfunktion: Eine lebendige, schlagkräftige Interessenvertretung ihrer Mitglieder zu sein.

Komplizierte organisatorische Strukturen verlangsamen die Entscheidungsfindung und machen die Zusammenarbeit unnötig kompliziert. Es fehlt oft an Mitteln, den Mitgliedern eine Transparenz über Entscheidungsprozesse zu ermöglichen und die Mitglieder in diese einzubeziehen. Ebenfalls ist es schwer, das Verbandsleben an alle Mitglieder weiterzutragen und die Mehrwerte des Verbandes immer wieder neu klar zu positionieren. Viel zu oft ist nur ein kleiner Personenkreis darin involviert, die Interessen der Branche oder des Berufsstandes im Verband einzubringen.
Bei einem interaktiven Mitgliederportal steht das Stakeholder Engagement 
im Mittelpunkt. Eine solche Plattform kann den Verbandsalltag maßgeblich erleichtern und ermöglicht es den Mitgliedern, produktiver und effektiver mitzuarbeiten. Mit verschiedenen Funktionalitäten unterstützt das Portal dabei, die Interessen des Verbandes durchzusetzen und ihn gleichzeitig zukunftsfähig zu machen.

Möglichkeiten eines interaktiven Mitgliederportals

Informationsverteilung

Informationen werden granular nach Regionen, Themen, Projekten, Gremien oder auch in Kombinationen aus verschiedensten Themenstrukturen verteilt. Im Ergebnis sehen Mitglieder die Informationen wesentlich personalisierter.

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Vernetzen & Kommunizieren

Informationen sind im Fluss und immer aktuell. Ihre Nutzer organisieren sich in wenigen Augenblicken, finden Expertise oder Erfahrungswerte und sehen den Verband auch wieder als Netzwerk, dem man angehören möchte.

Einfach zusammenarbeiten

Gremien und Arbeitskreise bilden, gemeinsam an Themen und Projekten arbeiten, Feedback erhalten. Alles wird transparent und unmissverständlich zentral dokumentiert, Gremienverantwortliche und
-teilnehmende sparen Zeit.

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Dokumente teilen, bearbeiten & wiederfinden

Dokumente, Rundschreiben und Protokolle werden immer im richtigen Kontext bereitgestellt und erreichen jeden, der diese gerade benötigt. Versionskonflikte oder veraltete Dateien gehören der Vergangenheit an.

Wissen festhalten & wiederverwenden

Durch die Kommunikation und Zusammenarbeit auf der Plattform werden auch Zwischenstände und die Wege zum Ergebnis dokumentiert. Verworfene Punkte können später wieder aufgenommen oder veraltete Informationen aktualisiert werden.

Expertise & Erfahrungswerte finden

Expertise und Erfahrung sind bereits in Ihrem Verband zu finden – nur wo? Wer hat dieses Wissen und welche Antworten gab es bereits auf eine bestimmte Fragestellung? Nutzerprofile und der bereits geführte Austausch machen Ihre Experten auffindbar.

Akzeptanz der Nutzer

Die einfache Bedienbarkeit verringert Schulungsaufwände, erleichtert die Nutzung und erhöht die Akzeptanz. tixxt ist bereits bei zahlreichen Verbänden erfolgreich im Einsatz und optimiert auf die Bedürfnisse in der Verbandsarbeit und -kommunikation.

Höchste Sicherheits- & Datenschutzstandards

Höchste Datensicherheit und garantierte Einhaltung von DSGVO & GDPR auf Servern in Deutschland (oder bei Ihnen lokal als On-Premise Installation), inklusive regelmäßiger Prüfungen und Verbesserungen. Sie haben die Hoheit über Daten und Funktionalität.

Konstante Weiterentwicklung für Mitgliedsorganisationen

tixxt Stakeholder Engagement ist die beliebteste Speziallösung für Mitgliedsorganisationen in Deutschland. Konstant wird erweitert und verbessert, damit tixxt auch die beliebteste Lösung für dezentrale Organisationen bleibt.

Lassen Sie sich nicht von der Digitalisierung abhängen

Um in der Verbandswelt agil zu bleiben, müssen Sie digitale Trends erkennen und verstehen. Auch wenn es bei der digitalen Transformation einige Hürden zu überwinden gibt, lohnt sich der Schritt in Richtung digitale Zusammenarbeit. Denn für viele Verbände wird es immer schwieriger, Mitglieder zu gewinnen, zu begeistern und diese ins aktive Verbandsleben einzubinden. Laut der ZiviZ-Survey 2017 besteht das Problem der Mitgliederakquise für viele gemeinnützige Organisationen in Deutschland. 61 Prozent der befragten Organisationen gaben an, dass es schwer wäre für dauerhafte Engagements ehrenamtliche Mitarbeiter zu gewinnen. Nur die wenigsten können sich über Jahre hinweg darauf festlegen, neben dem alltäglichen Berufs- und Familienleben mehrere Stunden die Woche der Verbandsarbeit zu widmen. Nur 20 Prozent der Befragten trafen die gleiche Aussage, wenn es um kurzfristige Engagements ging. Wie können trotzdem ehrenamtliche Mitglieder für die langfristige Verbandsarbeit gewonnen werden? Und wie kann die partielle Beteiligung am Verbandsgeschehen möglich gemacht werden, um den Verband für eine größere Zielgruppe attraktiv zu machen?

Mitgliederportale unterstützen bei der Digitalisierung

Mit digitalen Kommunikationslösungen wie interaktiven Mitgliederportalen oder Intranets für Verbände können diese Herausforderungen aber erfolgreich bewältigt werden. Sie erleichtern und verkürzen die Administrations- und Kommunikationsprozesse und ermöglichen diese zeit- und ortsunabhängig auszuführen. Digitale Verbandsarbeit spart Zeit und ermöglicht es beispielsweise auch den Mitgliedern, die sich nur zeitlich begrenzt einbringen können, schnell und unkompliziert an Diskussionen von überall aus teilzunehmen. Das wirkt sich im Endeffekt positiv auf die Engagement-Rate aus, denn je niedrigschwelliger die Möglichkeit zur Beteiligung ist, desto mehr Mitglieder werden sich aktiv beteiligen.

Zusätzlich wird durch die Digitalisierung der Verbandsarbeit auch die nächste Generation von Interessenten angesprochen und zur aktiven Gestaltung des Organisationsalltags motiviert. Verbände mit einem Mitgliederportal schaffen eine Dynamik, die die Generation Y bereits in den Sozialen Medien zu schätzen gelernt hat. Sie sind es gewohnt, sich in digitalen Räumen und Gruppen auszutauschen.

Wie die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. in ihrer „Jahresumfrage: Verbände 2017“ feststellt: „Von Digitalisierung zu sprechen, ist nicht alleinig Aufgabe der ITler im Verband, sondern Herausforderung für alle Strukturen und Prozesse – von Qualitätsmanagement über Finanzierungsinstrumente bis hin zur Mitgliederkommunikation.“ Viele der befragten Führungskräfte aus Verbänden geben an, dass sie in den kommenden Jahren an der Digitalisierung von Prozessen arbeiten möchten. Dieser Trend habe sich laut des Berichts bereits in den letzten fünf Jahren in der Befragung abgezeichnet. Ein interaktives Mitgliederportal begleitet die Digitale Transformation Ihres Verbandes und wappnet Sie für zukünftige Herausforderungen.

Welche Vorteile bringt ein Mitgliederportal Ihrem Verband?

Diese und weitere Veränderungen werden Sie nach der Einführung eines interaktiven Mitgliederportals konkret in Ihrem Verband bemerken:

Es wird mehr interagiert und intensiver zusammengearbeitet.

Alle Verbandsmitglieder haben die Möglichkeit, sich in das Verbandsgeschehen einzubringen – egal, wo sie sich gerade aufhalten. Im Mitgliederportal können sich Mitglieder in Gremien, Arbeits- und Interessengruppen zusammenfinden und an relevanten Themen und Fragestellungen zusammenarbeiten. Teamarbeit und Kollaboration stehen im Vordergrund.

„Die Kommunikation ist wesentlich schneller, einfacher und direkter geworden. Der Austausch untereinander ist nun möglich und wird aktiv genutzt. Zudem kann die Plattform mit Hilfe der App auch von unterwegs genutzt werden.“

Maria Becher

Haus & Grund

„Neue Kanäle für die Kommunikation der Mitglieder untereinander und mit dem DStGB konnten geöffnet werden. Fachleute, die vorher selten miteinander kommuniziert haben, tauschen sich über das Netzwerk jetzt regelmäßig aus. Der Grad der Vernetzung im DStGB ist demnach gestiegen. Mehr Experten für Stellungnahmen und Entscheidungen als bisher werden über die Plattform mit einbezogen. Wiederkehrende Fragen nehmen durch die Speicherung des Wissens in den Gruppen ab.“
Erik Sieb

DStGB

Es wird schneller und offener kommuniziert.

Durch Beitrags- und Nachrichtenfunktionen können sich die Mitglieder orts- und zeitunabhängig miteinander austauschen. Sie haben über eine Mobile App die Möglichkeit, auch von Ihrem Smartphone aus auf das Portal zuzugreifen. Auf Fragen kann so schnell reagiert werden und Unklarheiten werden direkt aus dem Weg geräumt. Die Plattform ermöglicht es außerdem, dass Mitglieder aus einem bestimmten Gremium schneller untereinander in Kontakt treten können. Dafür bietet sich beispielsweise die Gruppenfunktion an. So wird viel Zeit bei der Nutzung von herkömmlichen Kommunikationsmitteln wie Telefonaten oder Mails eingespart und die Gremienarbeit nachhaltig vereinfacht.

Unterlagen und Diskussionen sind übersichtlicher einsehbar.

In einem Mitgliederportal sind alle Informationen, die den Verband betreffen, an einem Ort gebündelt. So besteht die Möglichkeit, wichtige Dokumente und Anträge in der Dateiablage zu speichern. Zusätzlich können Unterordner gebildet werden – auch für einzelne Gruppen. Dokumente landen da, wo sie sollen und gehen nicht mehr verloren. Gleichzeitig erlaubt eine Suchfunktion das Wiederfinden von Beiträgen und Diskussionen. Dadurch ist einsehbar, ob eine bestimmte Fragestellung bereits behandelt wurde. So entsteht keine Mehrarbeit durch Wiederholungen.

Prozesse im Verband werden transparenter.

Dank des Mitgliederportals sind alle Aktivitäten im Verband für die Mitglieder unmittelbar nachvollziehbar. Durch das Erstellen von Beiträgen können neue Aktionen oder Veranstaltungen geteilt und verbreitet werden. Die Verbandsmitglieder fühlen sich nicht übergangen, weil sie beispielsweise an einer Sitzung nicht teilnehmen konnten. Die Ergebnisse der Sitzungen können hier auch nachträglich zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig können Mitglieder über die Plattform auch außerhalb von Sitzungen am Verbandsgeschehen teilhaben und ihre Meinung einbringen.

Mitglieder sind motivierter und zufriedener.

Mit einem interaktiven Mitgliederportal fühlen sich Mitglieder mehr in das Verbandsgeschehen einbezogen. Dazu tragen die Transparenz und die Interaktivität der Plattform bei. Nutzer haben Zugriff auf alle nötigen Informationen und können durch Beiträge und Kommentare selbst ihre Meinung äußern. Besteht die Möglichkeit, sich so unkompliziert einzubringen, motiviert das die Mitglieder. Sie sehen, dass der Verband für sie relevant ist und ihre Meinung hier gehört wird. Durch die dadurch erhöhte Zufriedenheit der Mitglieder wird auch ein positiveres Bild des Verbands nach außen vermittelt. Aktive, zufriedene Mitglieder, die ihre Zufriedenheit nach außen tragen, gelten laut der Studie „Fanfocus Deutschland: Verbände 2014“ im Auftrag der forum! Marktforschung GmbH als „Positiv-Multiplikatoren“ und helfen somit maßgeblich bei der langfristigen Mitgliedergewinnung.

„Die Kommunikation ist unmittelbarer und unkomplizierter geworden. Das spart viel Zeit. Und wenn eine Anfrage beantwortet wurde, kann die Antwort direkt weiteren Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Das hilft allen weiter.“

Dr. Christoph Münzer

wvib Schwarzwald AG

„Informationsaustausch innerhalb geschlossener Gruppen. Ständige Verfügbarkeit aktueller und gespeicherter Informationen. Informationen an einem Ort zentral verwalten und zur Verfügung stellen. Gruppenmitglieder sollen so jederzeit und überall an die entsprechenden Informationen gelangen. Neue Gruppenmitglieder bekommen einen Einblick in Vergangenes und können Themen recherchieren. Informationen müssen nicht ständig über verschiedene Kanäle aktiv verteilt werden.“
Joachim Scheer

GaLaBau

Die Arbeitseinteilung verläuft organisierter.

In einem interaktiven Mitgliederportal können Sie den kompletten Verbandsalltag digital organisieren. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, Termine in einen für alle Nutzer zugänglichen Terminkalender einzutragen. Außerdem können Sie mit anderen Mitgliedern Aufgaben aufteilen, besprechen und direkt mit der Umsetzung anfangen. Das spart Zeit und Nerven.

Die Stimmung im Verband kann besser eingeschätzt werden.

Durch die transparente Arbeitsweise werden Meinungs- und Stimmungsbilder in der Community schnell deutlich. So können Sie rechtzeitig auf etwaig bevorstehende Konflikte reagieren und diese bestenfalls früh genug abwenden. Sie können auch aktiv Meinungen abfragen, z.B. mit der Umfrage-Funktion. Dabei können sich Mitglieder oder Mitarbeiter mit nur einem Klick beteiligen. Das Umfrageergebnis wird übersichtlich dargestellt, ohne dass zuerst die Rückmeldungen der Einzelpersonen zusammengezählt und ausgewertet werden müssen. Entscheidungen können so schnell auf Basis des allgemeinen Meinungsbildes getroffen werden.

Das Portal bietet den Mitgliedern die Möglichkeit zum Networking.

Alle Nutzer des Mitgliederportals haben ein eigenes Profil, das sie mit Informationen zu ihrer Person, ihren Kenntnissen, Fachgebieten, Interessen und vielem mehr befüllen können. So können sich Verbandsmitglieder kennenlernen, Mitglieder mit gleichen Interessen finden und Kontakt zueinander aufnehmen. Bei konkreten Fragestellungen können Experten schnell und einfach gefunden werden.

Im interaktiven Mitgliederportal für Ihren Verband können Sie zusammenfassend also nicht nur relevantes Wissen sammeln und teilen. So wird etwa das Stakeholder Engagement unterstützt und Verbandsmitglieder können zeit- und ortsunabhängige an Projekten mitarbeiten. Die Zusammenarbeit und Kommunikation im Verband werden durch verschiedenste Funktionalitäten gestärkt.

Ein sinnvoll eingesetztes und sorgfältig administriertes Mitgliederportal bietet Mehrwerte für Verbände jeglicher Art.

Erfolgsfaktoren für Stakeholder Engagement mit einem Mitgliederportal

Erfolgsfaktoren für Stakeholder Engagement mit einem Mitgliederportal

1. Keine Doppelarbeit: Die Geschäftsstelle befüllt nur einen Kommunikationskanal und bedient damit alle internen Kanäle auf einmal.
2. Einbindung von Nicht-Nutzern: Auch nicht-registrierte Mitglieder sollten über die Gremienplattform erreichbar sein, damit nicht parallel auf der Plattform und in Outlook gearbeitet wird.
3. Dokumente: Übersichtliche Dateiverwaltung mit Versionierung.
4. Kalender: Terminverwaltung inkl. Terminabstimmung und Einladungen.
5. Kommunikation & Austausch: Beiträge, Fragen, Umfragen und Kommentare für den schnellen Austausch.
6. Daten in Deutschland: Für sehr viele Mitglieder ist eine Beteiligung nicht denkbar, wenn die Daten im Ausland verarbeitet werden.
7. Mobiles Arbeiten: Mobile Apps für die Arbeit zwischendurch.
8. Freie Kanal-Auswahl: Mitglieder wählen sich ihren Kanal aus (E-Mail, Web, Mobile App).
9. Gruppen & Sektionen: Klare Struktur von Gremien, Erfas, Projekten und weiteren Gruppen. Es kommt Verwirrung auf, wenn alle Gremien und weiteren Kreise bunt gemischt unter „Arbeitsräumen“ oder „Teams“ abrufbar sind.
10. Eigenes Branding: Die Gremienplattform im eigenen Design zusammen mit eigenen Mobile Apps ist für viele Mitglieder ein Muss. Denn damit behält der Verband das Vertrauen seiner Mitglieder und positioniert sich digital als Vordenker seiner Branche.

Ergebnisse unserer Kunden

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Zeitersparnis

Innerhalb der Geschäftsstellen reduzieren sich die Aufwände für die Organisation von Veranstaltungen um
durchschnittlich 25 Prozent

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Schneller wissen

Anrufe mit typischen Fragestellungen reduzieren sich um über 50 Prozent.

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Schnellere Ergebnisse

Erstellung von regelmäßigen Informationen (Newslettern oder anderen digitalen Verbandspublikationen) beschleunigt sich um über 33 Prozent.
Info Paket Mitgliederportal

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