Social-Intranet-Software

Gesamtüberblick & Auswahlhilfe für die optimale Lösung

Für die nachhaltige Auswahl des optimalen Social Intranets für Ihre Organisation sollten Sie sich auch im Klaren darüber sein, welche Anforderungen diese Social-Intranet-Software erfüllen muss. Eine Unterstützung bei der präzisen Identifikation von relevanten Anforderungen sowie deren sauberen Priorisierung, finden Sie hier: Social Intranet Anforderungen

Für Organisationen wird es zunehmend schwerer, sich im Dickicht des intransparenten Anbieters-Dschungels zurechtzufinden. Da Anbieter oft Ihr Angebot aus ihrer eigenen Sichtweise darstellen, erschweren sie zusätzlich die transparente Vergleichbarkeit ihrer Funktionen mit denen anderer Anbieter. Dies führt auch dazu, dass Struktur, Aufbau sowie Stärken und Schwächen schwer nachvollziehbar werden. Dadurch entstehen für viele Funktionalitäten falsche Prioritäten und die Erwartungen an das Intranet werden unrealistisch hoch aufgebaut.

Wie Sie den Anbieter-Dschungel in einen akkurat geschnittenen, englischen Rasen umwandeln, welche Faktoren bei der Auswahl einer Social-Intranet-Software zu berücksichtigen sind und welche Fehler Sie bei der Auswahl vermeiden sollten, zeigen wir Ihnen hier auf.

Anwendungsbereiche

Wofür unsere Kunden eine Social-Intranet-Software einsetzen
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Mitarbeiterkommunikation
Oft wird ein Social Intranet eingeführt, weil Unzufriedenheit mit der internen Kommunikation besteht. Der Impuls hierzu kann ebenso von den Mitarbeitern wie auch von den Führungskräften ausgehen.
Für eine erfolgreiche und effektive interne Kommunikation müssen Mitarbeiter Gesamtzusammenhänge verstehen, Führungskräfte zielorientiert kommunizieren und ein Klima von gegenseitiger Wertschätzung vorhanden sein. Die richtige Social-Intranet-Software gibt Organisationen die Grundstruktur, um sowohl eine Top-down (Kernintranet) Kommunikation als auch eine Bottom-up (Social Intranet) Kommunikation darzustellen.

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Expertise-Verzeichnis & organisationsweite Vernetzung
In großen Organisationen mit mehreren Standorten fällt es einem oft schwer, den richtigen Ansprechpartner in der richtigen Abteilung zu finden. Im neu aufstrebenden Homeoffice-Zeitalter wird sich dieses Problem noch weiter verbreiten. Um die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu verbessern und die Effektivität zu steigern, sollten Sie ein Verzeichnis mit allen Mitwirkenden nutzbar machen.
Mit einer Social-Intranet-Software erhält jeder Nutzer sein eigenes Profil. Das erleichtert das schnelle Finden von Wissensträgern, Experten oder Informationen, sodass man auf einen Blick sieht, welche Fähigkeiten und Kompetenzen der Kollege bieten kann und erreichbar ist.

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Zusammenarbeit vereinfachen
Die voranschreitende Spezialisierung einzelner Tätigkeitsfelder hinsichtlich Aufgaben, Wissen und Fähigkeiten in Organisationen hat den Nachteil, dass Generalisten aussterben und Know-How bei einzelnen Mitarbeitern liegt. Um Informationsfluss, Wissensaustausch und Problemlösungen zu begünstigen, ist eine kollaborative Zusammenarbeit innerhalb von Organisationen über Fachbereiche hinweg essenziell.
Eine Social-Intranet-Software bietet die Möglichkeit einer sequenziellen Kommunikation und damit vereinfachten Zusammenarbeit mit Funktionen wie: Beitragsverläufe, digitale Arbeitsräume, Gruppenchats, gemeinsame Dokumentenbearbeitungen usw.

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Innovationskraft & Kreativität fördern
Vertrauen in Angestellte und Mut unter Führungskräften findet man heutzutage nur noch in den Büros kleiner Start-ups in Berlin. Diese Aussage ist unvollständig und nur bedingt richtig. Dennoch sind sowohl Vertrauen in Mitarbeiter innerhalb der Organisation als auch ein gewisser Mut der Führungskräfte wichtige Bausteine für die Innovationskraft und der Kreativität innerhalb der Organisation.
Transparenz schafft Vertrauen und Vertrauen schafft Innovation und Loyalität.

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Download

Die vollständige Anforderungsmatrix mit über 150 Anforderungen können Sie hier herunterladen.

Kernbereiche

und die dazugehörigen Funktionen

1. Kernintranet

Ein kleiner Kreis an Personen veröffentlicht und pflegt redaktionelle Inhalte sowie aktuelle Informationen aus der Organisation und stellt diese den Nutzern der Social-Intranet-Software zur Verfügung.

Dateiverwaltung
Dateien werden abgelegt, anhand von (Unter-)Ordnern, Schlagwörtern und zusätzlichen Meta-Informationen strukturiert und Zugriffsrechte werden für bestimmte Ordner verwaltet.

Zugang/Logins
Personenbezogene Benutzerzugänge, die unterschiedliche Rechte und Zugriffsmöglichkeiten erhalten können.

Kalender/Termine
Zentrale Kalender ermöglichen die Kommunikation und Verwaltung von Terminen inklusive Anmeldefunktion und Promotion-Möglichkeiten.

2. Collaboration

Nutzer können zusammenarbeiten und gemeinsam in digitalen Räumen Termine abstimmen, Aufgaben organisieren, Projektstände besprechen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
Mehrere Nutzer können gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Änderungen sind für alle transparent nachvollziehbar und Kommentare helfen bei der gegenseitigen Abstimmung.

Schnelle Abstimmungen und Entscheidungen
Beschleunigung von Abstimmungen über die Organisation hinweg, z. B. mit Stimmungsbildern, Meinungsbildern, Entscheidungsgrundlagen, Brainstormings.

Offene & geschlossene Arbeitsräume
Erstellung von Arbeitsräumen sowie Gruppen für Abteilungen, Projekte und Teams, geschlossene und offene Gruppen. Geschlossene Gruppen sind geschützte Räume, die nur für die Mitglieder dieser Gruppe einsehbar sind, offene Gruppen können von allen Nutzern gesehen und betreten werden.

3. Social Intranet

Ein nützliches Social Intranet überträgt die beliebten Mechanismen aus sozialen Netzwerken in die Arbeitswelt. Die interne Kommunikation wird durch die strukturierte und dialogorientierte Kommunikation in Form Beitragsverläufen, Kommentaren und Chats vereinfacht. Fast nebenbei erleichtert das Social Intranet die Auffindung von Expertise, den richtigen Ansprechpartnern und beschleunigt den Zugriff auf das Wissen der gesamten Organisation.

Sektionen für mehr Gruppenstruktur
Damit Bereiche für Abteilungen sich nicht direkt mit internen Projekten, Freizeitgruppen und sonstigen Arbeitsräumen vermischen, ist die Kategorisierung von Gruppen unabdingbar. Pro Sektion können dann auch Rechte vergeben werden, z.B. ob Nutzer neue Unterbereiche sehen bzw. anlegen dürfen.

Nutzerprofile & Nutzerverzeichnis
Nutzerprofile mit Kontaktdaten, Informationen zum Verantwortungsbereich, den persönlichen Kompetenzen sowie der Abteilung machen das Netzwerk der Organisation greifbar. Nutzer finden zuvor verborgene Expertise und die richtigen Ansprechpartner im Nutzerverzeichnis.

Beiträge & Beitragsverläufe
Beiträge werden über alle Organisationsbereiche hinweg oder nur für bestimmte Projekte oder Bereiche veröffentlicht. Das Social Intranet dient dabei als zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation aller Beteiligten. Nutzer haben so die Möglichkeit, sich einen schnelleren Überblick über alle aktuellen Entwicklungen zu verschaffen. Durch die zentrale Bündelung wird die Kommunikation übersichtlicher und vielseitiger. Nebenbei werden zahlreiche E-Mails sowie deren Organisation und Archivierung eingespart.

4. Portal & Integration

Eine zentrale Anlaufstelle für alle Systeme, die für Nutzer relevant sein könnten. Dazu gehört die Möglichkeit, Software von Drittanbietern nahtlos in die Social-Intranet-Software zu integrieren oder übersichtlicher und möglichst schnelle Absprungstellen zu schaffen. Hierzu zählen z. B. Single Sign-On, das Zusammenführen von Inhalten aus unterschiedlichen Quellen oder die Einbindung eines CRM-Systems.

Termine/Kalender automatisch in Outlook
Um Doppelarbeit zu vermeiden, sollte das Social Intranet die Termine des Nutzers oder auch gesammelt für ganze Abteilungen und Bereiche zu Outlook synchronisieren können. Da immer mehr Nutzer auch Externe sein können, sollte dies auch ohne eine direkte Anbindung an Exchange möglich sein.

Synchronisation der Nutzer(-profile)
Nutzerdaten werden aus einem Active Directory oder einem CRM-System direkt in die Profile der Nutzer im Intranet übertragen. Optional können die Nutzerprofile durch die automatische Synchronisation von Profilinhalten auch im CRM aktualisiert werden.

Datensynchronisation Gruppenzugehörigkeit
Mitgliedschaften in Gruppen/Abteilungen/Projekten werden automatisch, entsprechend eines externen Systems, z.B. Active Directory oder CRM-Systems zugewiesen.

5. Suche

Eine Funktion, mit der Inhalte über alle Inhaltstypen hinweg gefunden werden können. Somit verkürzt sich die Zeit, die mit der Suche nach Nutzern, Dokumenten und Informationen verbracht wird.

Suche nach Inhalten & Stichwörtern
Eine gute Suche findet auch Stichwörter innerhalb von Dokumenten sowie Inhalte über verschiedenste Bereiche und Module hinweg.

Personensuche
Wissensträger und Ansprechpartner in anderen Abteilungen/Standorte schnell und einfach finden.

Expertise-Suche
Expertise steht oft nicht direkt im Nutzerprofil, sondern wird auch indirekt über die Aktivitäten und Beiträge der Nutzer gefunden. Deshalb entwickelt Ihr Social Intranet auch zunehmend einen Mehrwert, weil immer mehr Inhalte die oft verborgene Expertise der verschiedenen Mitarbeiter auffindbar und nutzbar machen.

6. Bereitstellung

Bei wachsender Beliebtheit von Cloud-Lösungen stellt sich oft die Frage nach der Bereitstellung.

DSGVO einhalten und Zukunftsrisiken minimieren
Die Bereitstellung innerhalb von Deutschland senkt das Risiko bedeutend, dass in Zukunft die zentrale Anlaufstelle für alle ihrer Mitwirkenden plötzlich nicht mehr mit der DSGVO vereinbar ist.

Bereitstellung in der Cloud
Zutreffende Argumente für eine Bereitstellung als Cloud-Lösung sind oft höhere Sicherheitsstandards, die deutliche Kostenersparnis oder eine einfachere Bereitstellung im Vergleich zur eigenen IT-Infrastruktur.

Updates & Wartung inklusive
Wichtig ist in beiden Fällen die stetige Weiterentwicklung des Systems, die Vermeidung von Wartungsstaus sowie automatisierte Lösungen für Backups und Updates.

Lokale Installation „On Premises“
Die Möglichkeit später doch auf eigene Server umzuziehen sollte aber vorweg bedacht werden. In einigen Fällen macht dies auch bereits von Anfang an Sinn.

7. Engagement

Die meisten Social-Intranet-Anbieter unterschätzen die intelligente Aktivierung und das Communty Building durch Automatismen. Hier können schnell Nutzer angehängt oder überfrachtet werden.

E-Mail-Flut verhindern
Automatischer Versand von Benachrichtigungen zu verpassten Aktivitäten führt oft zu einer Flut an E-Mails. Besser ist: Bekommt der Nutzer neue Inhalte aus einem bestimmten Zeitraum nicht mit, werden diese Inhalte in einer E-Mail zu einem regelmäßigen Zeitpunkt zusammengefasst zugestellt. Liest der Nutzer vorab bestimmte Inhalte, erhält er diese auch nicht als E-Mail. Doppelte Benachrichtigungen und wiederholte Informationsaussendungen werden somit vermeiden, damit die neue Plattform nicht als Belastung angesehen wird.

Automatische Nutzer-Reaktivierung
Aktivierung der Nutzer und Steigerung der Relevanz durch sinnstiftende Automatismen. Durch regelmäßige Zusammenfassungen bleiben Nutzer automatisch auf den aktuellsten Stand und werden dazu animiert, sich aktiver zu beteiligen.

8. Administration

Hier sollte eine einfache und selbsterklärende Administration des eigenen Netzwerks ohne zutun des Social-Intranet-Anbieters möglich sein.

Statistiken & Reports
Nutzungsstatistiken können als Report im Excel-Format heruntergeladen und ausgewertet werden. Für eine vernünftige Auswertung der Statistiken müssen die folgenden Daten vorhanden sein: Anzahl der Nutzer, Gruppen, Beiträge, Kommentare, sonstige Interaktionen sowie die Zahl der passiven und aktiven Nutzer.

Nutzer-Administration
Im Optimalfall werden Nutzer automatisch durch eine Anbindung an Active Directory oder ein CRM-System verwaltet. Dennoch sollte eine einfach zu bedienende Nutzerverwaltung bestehen. Oft wird diese besonders wichtig, wenn externe Nutzer ins Spiel kommen.

Rechteverwaltung
Benutzerrechte können variabel an den Rechten des Nutzers innerhalb der Organisation angepasst und verwaltet werden.

Native Mobile Apps

und welche Optionen es im Mobilen Bereich gibt

Für den Erfolg einer Social-Intranet-Software sind die Mobile Apps mindestens gleichermaßen bedeutend wie eine Desktop-Version. Doch genau bei diesem Thema haben einige Anbieter mit ihren unterschiedlichen Philosophien hinsichtlich einer mobilen Bereitstellung große Probleme und scheitern daran, Mitarbeiter ohne Schreibtisch-Arbeitsplatz in das Social Intranet mit zu integrieren. Das Ziel der mobilen Nutzung einer Social-Intranet-Software ist es, alle Mitarbeiter unabhängig vom Standort und Arbeitsplatz miteinander zu vernetzen und ihnen das gesamte Wissen und allen Dokumenten der Organisation überall zugänglich zu machen. Bietet die Organisation keine Mobile Apps, drohen eben diese Firstline Workers von der Kommunikation abgeschnitten zu werden.

Responsive Design reicht nicht mehr
Die meisten Anbieter beschränken ihr mobiles Angebot auf die Responsive-Design-Methode. Diese ist zwar günstig und schnell implementiert, zieht allerdings wesentliche Nachteile mit sich.
Beim Responsive Design wird das Desktop-Intranet angepasst, damit es unabhängig vom Betriebssystem auf mobilen Geräten abgebildet werden kann. Im Gegensatz zu Mobile Apps ist der Nachteil hierbei, dass der Login der Nutzer aus vielen Gründen ungültig werden kann und Ihre Mitarbeiter sich deshalb regelmäßig neu anmelden müssen. Dies geschieht z. B. beim Ausgehen des Smartphones durch einen leeren Akku, größere Systemupdates oder auch Abstürze. Als Folge leidet die Akzeptanz der Nutzer wesentlich. Ein weiterer Nachteil ist der Mangel an Push-Benachrichtigungen, die beim Responsive Design oft nicht sauber ankommen und den gültigen Log-In voraussetzen, der aber oft abhandenkommt. Diese beiden Nachteile stellen eine große Unbequemlichkeit sowie eine Hürde für die aktive Nutzung der Social Intranets dar und sollten unbedingt vermieden werden.

Web-Apps sind kein Ersatz für native Mobile Apps
Web-Apps werden in verschiedensten Formen bereitgestellt. Einige Anbieter wickeln die Responsive-Design-Version in eine Mobile-App-Verpackung, um einen dauerhaften Log-in und die Benachrichtigungen anbieten zu können. Dies stellt sich aber in der alltäglichen Nutzung als Mogelpackung heraus, weil auch hier Log-ins und Benachrichtigungen je nach Mobile-Betriebssystem nicht zuverlässig funktionieren. Hinzu kommen regelmäßige Darstellungs- und Performanceprobleme, weil es sich nur um eine Browser-Anwendung handelt, die auf dem Smartphone dargestellt wird. Andere Anbieter setzen auf Progressive Web Apps, sparen sich somit Entwicklungskosten, leiden aber ebenso unter verlorenen Log-ins und unzuverlässigen Benachrichtigungen im Vergleich zu den nativen Mobile Apps, die speziell für die mobilen Betriebssysteme entwickelt werden.

Native Mobile Apps im eigenen Branding
Über die Bereitstellung von native Mobile Apps im Namen des Social-Intranet-Anbieters hinaus ist der Einsatz von Mobile Apps im eigenen Namen und Design oft sehr vorteilhaft. Vor allem bei Frontline Worker, gewerblichen Mitarbeitern oder auch Externen ist das höhere Vertrauen gegenüber individualisierten Mobile Apps nicht zu unterschätzen. Dieses Vertrauen zu gewinnen wird umso notwendiger, wenn Ihre Mitarbeiter die Mobile Apps auf privaten Endgeräten installieren wollen. Allgemein bereitgestellte Mobile Apps der Anbieter fragen aber nach einer Reihe an Zugriffsrechten auf die Mobilen Endgeräte der Nutzer. Die Organisation muss in diesem Falle also auch alle diese Zugriffsrechte hinnehmen und den Mitarbeitern erklären, wieso diese plötzlich Zugriffsrechte auf private Daten von einem unbekannten Unternehmen akzeptieren sollen. Durch ihre eigenen, individualisierten und in ihrem Namen nutzbaren Mobile Apps senken Sie die Risiken hinsichtlich Akzeptanz, Streitpotenzial und Datenschutz. Darüber hinaus haben Sie hierbei oft die Möglichkeit, weiterführende Anpassungen durchzuführen, die bei allgemein verfügbaren Apps nicht möglich sind. Wenn Sie gewerbliche Mitarbeiter oder Frontline Workers in Ihrer Organisation haben, sollten Sie auf eine einfache Einbindung und Verwaltung dieser Mitarbeiter achten.

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Typische Probleme

Typische Probleme einer Social-Intranet-Software

Nur die Gegenwart und nicht die Zukunft gekauft
Zu viele Unternehmen sitzen auf einem alten Social Intranet fest, das keine Aktualisierungen erhalten hat, als angestaubt wahrgenommen wird und kaum noch Nutzung erfährt. Prüfen Sie bei Anbietern, wie viele Updates pro Jahr bereitgestellt werden und fragen Sie scharf nach, wie viele der Kunden auch auf einer aktuellen Version laufen. Denn wenn Kunden Updates aus technischen Gründen nicht erhalten können, wird das Social Intranet schnell altern und als antiquiert angesehen werden.

Sicherheit und Datenschutz unterschätzt
Mit einem Anbieter aus Deutschland setzen Sie sich wesentlich weniger Risiken hinsichtlich der Einhaltung der DSGVO aus. Auch beim Thema Sicherheit ist besondere Vorsicht geboten. Hinterfragt man die Sicherheit der verschiedenen Anbieter, kommen häufig mangelnde Sicherheitskonzepte zutage. Achten Sie auch auf sicherheitsbewusste Referenzen der Social-Software-Anbieter, hinterfragen Sie die Sicherheitsmaßnahmen und prüfen Sie genau, wie die Sicherheitsstandards eingehalten, umgesetzt und nachgehalten werden.

Teure Abhängigkeit zu Anbieter & versteckte Kosten
Schnittstellen zur Datensynchronisation, weitreichende Administrationsoberflächen und günstige Service-Pauschalen senken Ihr Investitionsrisiko. Achten Sie auf versteckte Kosten für Support, Update-Bereitstellung und Wartung

Mangelhafte Betreuung & Community Management
Viele Anbieter stellen die Software gerne bereit, bieten aber keine Erfolgsbegleitung an. Achten Sie auf personelle Kapazitäten, langjährige Erfahrungswerte mit dem Community Management und erfolgreiche Referenzen. Oft können Sie auch schon an der Webseite des Anbieters erkennen, wie stark auch die Betreuung im Alltag verstanden und angeboten wird. Vor allem in der wichtigen Phase des Launches ist eine zielführende und auf Sie zugeschnittene Betreuung seitens des Anbieters für den langfristigen Erfolg des Social Intranets ausschlaggebend.

Als Kunde ignoriert werden
Je größer der Social-Intranet-Anbieter und je mehr Parteien zwischen dem Anbieter und dem Kunden geschaltet werden, desto eher werden Sie zur unbedeutenden Kundennummer in der Referenzlandschaft des Anbieters. Achten Sie auf zufriedene Referenzen, die vom hochklassigen Support berichten.

Vollständige Anforderungsmatrix herunterladen

Wir haben aus der Erfahrung von über 200 Kundenprojekten eine Anforderungsmatrix erstellt, welche Sie bei der Auswahl Ihrer Social-Intranet-Software unterstützt.
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