Ordnung muss sein – Verleihen Sie Ihrem tixxt Netzwerk Struktur (White Paper)

Ein großer Vorteil interaktiver Plattformen ist, dass hier orts- und zeitunabhängig in Teams gearbeitet werden kann. Damit das funktioniert, ist jedoch ein gewisser Grad an Ordnung nötig. Wenn Sie Ihrem Netzwerk Struktur verleihen, steht der erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.

Grundlegende Funktionen, die Ihrem Netzwerk Struktur verleihen

Strukturierte Zusammenarbeit ist erst dann möglich, wenn das Grundgerüst ihrer Plattform steht. Vor allem Gruppen bieten die Möglichkeit, eine grundlegende Struktur einzuführen. Hier finden Personen zusammen, die ein gemeinsames Projekt, Ziel oder Interesse verbindet. Es ist möglich zu diskutieren, gemeinsam an Dateien zu arbeiten und so ganze Prozesse im Netzwerk abzubilden. Einerseits können Sie mit Gruppen den internen Aufbau Ihrer Organisation abbilden. Jede Abteilung, jedes Gremium und jede andere Organisationseinheit erhält eine eigene Gruppe, in der alle Beteiligten zusammengebracht werden. Darüber hinaus können Sie Gruppen für bestimmte Interessengruppen anlegen. Diese reichen von Inspirationsgruppen über Supportgruppen bis hin zu Interessensgruppen, in denen sich Kollegen über gemeinsame Hobbies oder andere eher private Inhalte austauschen können.

Zur grundlegenden Struktur zählen außerdem Sektionen. Hier finden Gruppen logisch sortiert einen Platz und sind so schnell auffindbar. Sektionen orientieren sich dabei an der schon bestehenden Struktur Ihrer Organisation. Typische Sektionen sind etwa „Abteilungen“, „Gremien“, „Themen“ oder „Projekte“.

Mit einer Feinstruktur für den letzten Schliff sorgen

Zusätzlich zu Gruppen und Sektionen können Sie außerdem sowohl Info-Leisten, als auch die obere Navigationsleiste für eine bessere Netzwerk-Struktur nutzen. Info-Leisten finden Sie rechts neben jedem Beitragsverlauf. Sie können für Gruppen extra angepasst werden und überschreiben dann die allgemeine Netzwerk-Info-Leiste. Bei der Gestaltung der Info-Leisten haben Sie vielzählige Möglichkeiten. So können Sie beispielsweise einen Info-Block einfügen, der Nutzer Ihres Netzwerks über die Ansprechpartner für Fragen zur Plattform informiert. Vergessen Sie nie wieder den Geburtstag Ihres Kollegen, indem Sie den Block „Nächste Geburtstage“ in die Info-Leiste aufnehmen. Ebenso können anstehende Termine hier abgebildet werden. In Textblöcken können Sie ganz individuelle Informationen eintragen und mit HTML oder Markdown formatieren.

Im Gegensatz dazu ist die obere Navigationsleiste von jeder Seite im Netzwerk aus sichtbar. Diese können Sie nur als Netzwerkadministrator anpassen. Unter verschiedenen Reitern können Sie besonders wichtige Seiten verlinken – wie etwa das Mitgliederverzeichnis, die Gruppenübersicht oder die Netiquette Ihrer Organisation. Hier lassen sich sowohl interne als auch externe Seiten einfügen. Jede Gruppe hat dabei nochmal eine eigene Navigationsleiste, die von den jeweiligen Gruppenadministratoren angepasst werden kann. Das bietet sich vor allem dann an, wenn die Gruppe eine eigene Dokumentation besitzt oder Apps wie eine Projektpinnwand nutzt.

Ordnung bei der Zusammenarbeit beibehalten

Zwar haben Sie jetzt für die grundlegende Struktur Ihrer Plattform gesorgt. Gleichzeitig sollte bei der Zusammenarbeit auf eine gewisse Ordnung geachtet werden. Vor allem das Dateimodul leidet darunter, wenn hier ohne System ziellos Dokumente abgelegt werden. So müssen Sie im schlimmsten Fall erst lange nach Informationen suchen, bevor Sie diese finden. Für Abhilfe sorgt hier das Anlegen einer sinnvollen Ordnerstruktur innerhalb von Gruppen. So können Sie Unterordner für eigene Projekte, Themen oder Bereiche erstellen. Damit helfen Sie Ihren Kollegen, sich im Dateimodul zu orientieren und Informationen schnell zu finden. Natürlich kann dazu auch die Suchfunktion genutzt werden. Geben Sie hier ein Schlagwort ein, durchsucht tixxt nicht nur Dateinamen, sondern auch Dateiinhalte nach dem Begriff.

Der Kalender hilft Ihnen, den Überblick über die Termine in Ihrer Organisation zu behalten. Dabei verfügt jede Gruppe über einen eigenen Kalender. Sie können aber auch, ganz nach Bedarf, zusätzliche Kalender hinzufügen. So lohnt es sich zum Beispiel, Abwesenheiten, Feiertage und Veranstaltungen im Büro in einem eigenen Kalender zu sammeln.

Kommunikation strukturieren leicht gemacht

Ihre interaktive Plattform lebt vom Austausch. Auch in der Kommunikation mit Ihren Kollegen ist dabei das Einhalten einer Struktur von Vorteil. Sie können Beiträge formatieren, sodass Informationen in einem Blick erkennbar sind. Markieren Sie die wichtigsten Punkte fett oder farbig, heben sie sich vom Rest des Beitrags eindeutig ab. Diese und weitere Möglichkeiten bietet die Formatierungspalette über dem Beitragsfeld. Bevor Sie einen Beitrag veröffentlichen, sollten Sie ihm außerdem Themen (= „Tags“) anhängen. So ist er immer unter dem jeweiligen Stichwort zu finden. Wenn es mehrere Beiträge zu einem Thema gibt, behalten Sie so alles im Blick.

Mit der richtigen Struktur Zusammenarbeit optimieren

Gelingt es Ihnen, ihrem Netzwerk Struktur zu verleihen, verbessert das die Zusammenarbeit. Arbeitsabläufe werden nicht länger durch zeitintensives Suchen nach den richtigen Informationen aufgehalten. Ihre Kollegen wissen genau, wo welche Inhalte hochzuladen und zu finden ist. Noch mehr Tipps, wie Sie strukturiert in Ihrem tixxt Netzwerk arbeiten, finden Sie im White Paper „Ordnung muss sein“. Hier erfahren Sie alles über die Vorteile verschiedener Gruppen, Enterprise-Sektionen und Verzeichnisse. Wählen Sie außerdem zwischen einer Version für Mitgliedsorganisationen und einer Version für Unternehmen. So erhalten Sie nur die Informationen, die für Ihren Anwendungsbereich wichtig sind.

 

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Unsplash-User Samuel Zeller.