Integration von Social Media im Intranet? Das ist ein Schritt, den bisher noch nicht viele Unternehmen vorgenommen haben. Dies liegt nicht selten an einzuhaltenden Urheberrechten. Und dennoch bringt es zahlreiche Vorteile mit sich. Externe, relevante Inhalte können den Mitarbeiter zur Verfügung gestellt und leicht genutzt werden. Damit wird das Angebot nicht nur reicher, sondern der Lerneffekt auch vielfältiger.
Die Integration von Social Media im Intranet
Social Media ist seit Beginn der 2000er in aller Munde. Facebook, YouTube, Twitter & Co. haben sich seitdem immer mehr etabliert und sind zum Teil des alltäglichen Lebens geworden. Es gibt keinen Ort, an dem Internetnutzer so viel Zeit verbringen, wie in den sozialen Medien. Eine Frage, die sich daher also stellt: Warum nicht die große weite Welt der Social Media ins unternehmensinterne Netzwerk holen? Beispiele dafür sind etwa die Implementierung von YouTube, Pinterest und SlideShare. Bei der Nutzung von Social Media spielen vier Bereiche eine bedeutende Rolle: Schnelligkeit, Transparenz, Authentizität und Dialogbereitschaft. Diese Punkte sind ebenso bei der Integration von Social Media ins Intranet bedeutend. Denn die Einführung von Inhalten anderer sozialer Netzwerke sollte nicht zu umständlich und kompliziert verlaufen.
Welche Inhalte zu welchem Zweck?
Am ehesten bietet es sich an, die Social-Media-Kanäle Pinterest, SlideShare und YouTube ins Intranet zu integrieren und nutzbar zu machen. SlideShare, mittlerweile im Besitz von LinkedIn, ist ein webbasierter Filehosting-Dienst zum Tauschen und Archivieren von Präsentationen, Dokumenten, Infografiken, Videos und Webinaren. Die Dateien können in den Formaten PowerPoint, PDF, Keynote und OpenOffice hochgeladen werden. Jene hochgeladenen Dateien können dann entweder als öffentlich zugänglich oder als privat markiert werden. SlideShare gehört zu den weltweit besten und wichtigsten Handwerkszeugen für Bildung und E-Learning. YouTube als Videoportal bietet den Nutzern kostenlose Videoclips zum Ansehen, Bewerten, Kommentieren und selbst hochladen. Es enthält diverse Arten von Videos, wie Film- und Fernsehausschnitte Musikvideos, Slideshows oder selbstgedrehte Filme. Damit bietet es professionelle Information und auch viele technische Inhalte, die entsprechend der Bedürfnisse von Unternehmensseite genutzt werden können. Pinterest bietet wichtige und zugleich anspruchsvoll gestaltete und interessante Infografiken zu vielerlei Themengebieten. Dies ermöglicht es, spezielle, wichtige Themen deutlich und präzise zu veranschaulichen und zugänglich zu machen. Social Media im Intranet wird am besten so genutzt, indem es direkt im Activity Stream des Intranets angezeigt wird. Auf diese Weise können die Mitarbeiter direkt von dort auf die Inhalte zugreifen und das reiche Angebot von allen Seiten nutzen. Mit der Integration von Facebook und Twitter können außerdem Kundenreaktionen und Branchennews geteilt werden.
Über den Tellerrand hinausblicken
Wenn externe Social Media Anbieter in das unternehmensinterne Social Intranet integriert werden, gilt es jedoch auch, rechtliche Punkte zu berücksichtigen. Urheberrechte müssen eingehalten und aufmerksam beachtet werden. Bei jeder einzelnen Integration von Inhalten aus externen sozialen Netzwerken spielen die Urheberrechte eine entscheidende Rolle, da diese je nach Beitrag variieren können. Dies beinhaltet auch die Zustimmung des Urhebers zur Einbindung seiner Inhalte in andere Netzwerke. Zudem ist es wichtig, darauf zu achten, woher die Inhalte kommen und wo sie eingebettet werden. Unter Umständen gibt es in unterschiedlichen Ländern abweichende (rechtliche) Vorgaben zur Einbettung und Nutzung von fremden Inhalten.
Zusätzlich ist es wichtig, das Angebot den Mitarbeitern entsprechend zu kommunizieren. Jeder von ihnen sollte für sich entscheiden können, ob er oder sie das externe Angebot in Anspruch nehmen möchte. Schließlich spielen auch weitere Punkte bei der Integration von Social Media eine wichtige Rolle: So führt das Laden von externen Daten dazu, dass auch Browsereinstellungen und IP-Adresse von Drittanbietern abgerufen werden können. Daher sollte vorab genau festgestellt werden, welche Auswirkungen die Integration hat und ob diese gehandhabt werden können. Eine empfohlene Lösung für den Nutzen externer Social Media Anbieter ist die Einbindung durch die sogenannten „two click Buttons“. Die Inhalte Dritter werden hierdurch erst nach einer Bestätigung des Nutzers geladen. Dies ist momentan die einzige rechtssichere Lösung.
Vorausschauenden Nutzen sicherstellen
Social Media im Intranet zu nutzen, bringt viele Vorteile mit sich. Präsentationen, Tutorials und Infografiken aus Sozialen Netzwerken können bestens in Anspruch genommen und verfügbar gemacht werden. Gleichzeitig gibt es aber auch zahlreiche Punkte, die dabei beachtet werden müssen. Die Berücksichtigung der Urheberrechte und die sichere Nutzung sollten an erster Stelle stehen. Am besten ist es, wenn die Mitarbeiter von Beginn an entscheiden, ob und wie sie die externen Inhalte in Anspruch nehmen wollen. Ist dies jedoch gewährleistet, steht der profitablen Nutzung nichts mehr im Wege.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User mkhmarketing