Stakeholder Engagement testen: Keine Angst vor Digitalisierung

Digitalisierung erfordert Mut. Oft zeigt sich der Nutzen eines Mitgliederportals erst, wenn es im Verband integriert ist. Eine finale Entscheidung fällt leichter, wenn Sie mithilfe eines Piloten Stakeholder Engagement testen.

Keine Angst vorm Scheitern

Fortschritt bleibt unerreichbar, wenn der nötige Mut zur Weiterentwicklung fehlt. Die Vorteile von technologischen Trends erscheinen vielen Organisationen zunächst nicht greifbar. So verpassen sie immer wieder die Chance, die Digitalisierung voranzutreiben. Zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen bereits intelligente Technologien. Die Studie IT-Trends 2019 von Capgemini zeigt, dass Organisationen, die bestimmte Technologien bereits genutzt haben, diese auch vermehrt benutzen wollen. Das Zögern, ein Scheitern in Kauf zu nehmen, kann zum entscheidenden Rückstand gegenüber Wettbewerbern führen. Die Angst vor dem Scheitern ist verständlich, doch lassen sich anders auch keine Best Practices für die Zukunft ableiten. Es lohnt sich also, „das Neue“ auszuprobieren, um eigene Erfahrungswerte zu sammeln. Ansonsten bleiben etwaige Vorteile ungenutzt. In einem zeitlich befristeten Pilotprojekt können Sie prüfen, ob aus einer digitalen Plattform Mehrwerte für Ihre Organisation resultieren. Erst dann entscheiden Sie sich für oder gegen die Einführung der Plattform für die ganze Organisation. Wenn Sie einen Piloten starten und Stakeholder Engagement testen, bewahrt Sie das also vor dem Dilemma, umgangssprachlich, „die Katze im Sack zu kaufen.“

Deshalb sollten Sie Stakeholder Engagement testen

In der digitalen Welt ist es gerade für Mitgliedsorganisationen enorm wichtig mitzuhalten und auf die Interessen und Bedürfnisse der eigenen Mitglieder richtig zu reagieren. In der Verbandswelt gilt es außerdem, die junge Generation zu erreichen, um die Zukunft zu sichern. Sie können Stakeholder Engagement testen, indem Sie eine Plattform innerhalb Ihrer Organisation probeweise einführen. Diese bindet alle Beteiligten umfassend ein und regt zur aktiven Teilnahme im Verbandsleben an. Bei dem Pilotprojekt sollten Sie eng von Experten betreut werden und eine Einrichtungshilfe bekommen. Auch bei der Auswertung ist es hilfreich, wenn Sie Unterstützung erhalten. Während der Pilotphase kann ein Kernteam eventuelle Komplikationen oder Probleme feststellen, um diese bis zur Einführung der Plattform zu beheben. Falls Sie anschließend die Plattform für die ganze Organisation einführen möchten, können Sie Zeit und Kosten einsparen, weil kein großer Lern- und Anpassungsbedarf mehr besteht.

Voraussetzungen für einen Piloten

Eine der wichtigsten Maßnahmen für den Erfolg der Digitalisierung ist die Bildung von interdisziplinären Teams aus der IT- und Fachseite. Viele Mitgliedsorganisationen versäumen es, diese beiden Gebiete partnerschaftlich zusammenarbeiten zu lassen und behindern sich damit selbst im Prozess der Digitalisierung. Wenn Sie Stakeholder Engagement testen möchten, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

1. Das Pilot-Team
Es ist sinnvoll, ein Team zu bilden, um einen Austausch während der Pilotphase zu ermöglichen. So können sich die Eindrücke der Anwendergruppen bündeln und ein repräsentatives, aussagekräftiges Feedback ermöglichen. Anhand der Grafik können Sie sehen, dass es verschiedene Rollen innerhalb eines solchen Teams geben kann. Eine Rollenverteilung hilft Ihnen außerdem dabei, im nächsten Schritt Aufgaben für die individuellen Teammitglieder zu bestimmen. Der Techniker, idealerweise ein Kollege aus der IT, versteht beispielsweise schneller die technischen Hintergründe der Plattform. Deshalb kann er mit seinem Know-How anderen Nutzern mit weniger technischem Verständnis aushelfen.

2. Das Pilot-Ziel
Präventiv sollte ein Ziel noch vor dem Start des Piloten festgelegt werden. Lassen Sie sich dabei von dem Anbieter beraten und unterstützen, wenn Sie Stakeholder Engagement testen.
Das Ziel des Piloten sollte durch den erhofften Mehrwert des Projektes definiert werden. Liegt der Fokus etwa eher auf dem Wissens- oder dem Eventmanagement, also eher auf die Dateimodule oder auf der Umfrage- und Terminfunktion von Beiträgen? Außerdem ist es ratsam, einen Zeitrahmen für den Piloten festzulegen, um Verbindlichkeit und Planbarkeit zu sichern.

3. Die Pilot-Aufgaben
Eine klare Aufgabenverteilung unter den Pilotierenden schafft ebenfalls Verbindlichkeit. Außerdem stellen Sie so sicher, dass alle Funktionen, die für Sie relevant sind, auch getestet werden. Zudem können Sie dann viel gezielter eine abschließende Nutzerbefragung erarbeiten. Einige dieser Aufgaben sind zum Beispiel das Erstellen von ersten Gruppen und Projekten, das eigene Profil auszufüllen, verschiedene Beiträge zu teilen oder Dokumente hochzuladen.

Vom Piloten zum Mitgliederportal

Mit einem erfolgreich durchgeführten Piloten schaffen Sie die idealen Bedingungen, die Plattform letztlich einzuführen:

• Die ersten optischen Anpassungen und Optimierungen wurden bereits durchgeführt – so schaffen Sie künftig leichter Akzeptanz bei den Nutzern.
• Teile der Organisation kennen sich schon aus und können die Nutzer schulen.
• Der Mehrwert der neuen Technologie wurde geprüft und nachgewiesen.
• Durch Kosteneinsparungen erhalten Sie Budgetsicherheit.
• Das neue System wird nicht überfallartig implementiert – Die Plattform gab es schon während der Pilotphase innerhalb der Organisation.

Wenn Sie mehr über die einzelnen Schritte während der Planung und Durchführung eines Piloten erfahren möchten, haben wir eine noch detailliertere Version für Sie: Das „White Paper – Vom Piloten zum Mitgliederportal“ versorgt sie mit umfassenden Informationen zum Thema Pilotprojekt.

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