Die Kommunikation innerhalb von Verbänden ist eine Herausforderung der besonderen Art, mit der nicht wenige Verbände zu kämpfen haben.
Denn in Verbänden findet Kommunikation sowohl auf horizontaler als auch auf vertikaler Ebene statt. So müssen beispielsweise Informationen von Bundes- auf Landesebene, aber auch an alle Länder gleichermaßen verteilt werden. Das macht eine Kommunikation indirekt und nicht linear. Verbände müssen also ein konsistentes, geschlossenes Kommunikationssystem haben, damit alle Informationen ihre Adressaten auch erreichen können.
Doch wie können es Verbände schaffen, diese Herausforderung zu meistern?
Probleme durch eine indirekte Kommunikation im Verband
Viele Verbände verfügen über keine geeignete technische Grundlage für eine ausgeglichene horizontale und vertikale Kommunikation. Oftmals werden Informationen von der Bundesebene eines Verbands über E-Mails an die Landesebene versendet und dort auch auf diesem Wege bearbeitet und weitergegeben. Doch zu viele Mitarbeitende oder sogar ganze Landesverbände erhalten E-Mails aus unterschiedlichen Gründen nicht, weil sie beispielsweise in entsprechenden Empfängerkreisen wie Verteilerlisten fehlen. Im Umkehrfall erhalten Mitarbeitende zu viele und überwiegend irrelevante E-Mails. Dies senkt die Wichtigkeit der versendeten Informationen erheblich, denn informierende E-Mails können nicht mehr von weniger wichtigen E-Mails unterschieden werden. Als Folge dessen erhalten die Verbandsmitglieder wichtige Informationen nicht und wissen auch nicht um die wertvollen Mehrwerte Ihres Verbands.
Eine weitere Folge von indirekter Kommunikation ist die deutlich erhöhte Durchlaufzeit von Informationen. Auf ihrem langen Weg von der Informationsquelle bis zum Adressatenkreis sind Informationen bereits veraltet oder unvollständig, wenn sie gelesen und verarbeitet werden. Kurzfristige oder dringliche Meldungen können so nicht an alle Beteiligten gleichermaßen weitergeleitet werden.
Bei zeitlich befristeten Kampagnen oder Aktionen ist es wichtig, dass alle Ebenen des Verbands zeitnah mitwirken, um alle Informationen entsprechend weiterzuleiten. Geschieht dies aufgrund der indirekten Kommunikation oder den erschwerten Kommunikationswegen nicht, können Kampagnen und Aktionen nicht ihr volles Potenzial entwickeln. Mitglieder sind nicht in der Lage, die Angebote zeitnah zu nutzen. Dies führt zu Frust und Unzufriedenheit, senkt die Zufriedenheit der Mitglieder und schadet der Außenwirkung des Verbands nachhaltig.
Fehlende Kommunikation über mehrere Ebenen hinweg erschwert zusätzlich die Zusammenarbeit und fördert das Potenzial für Missverständnisse oder Unklarheiten. Gremienmitglieder können sich nicht flüssig und barrierefrei untereinander austauschen, um ihrer Arbeit in Gremien nachgehen zu können. Wichtige Aufgaben innerhalb eines Verbandes werden nicht mehr ausgeführt und der Verband verliert seine Position als Vertretung seiner Mitglieder.
Abhängig vom Informationsstand und den Kapazitäten des jeweiligen Landesverbandes können Mitglieder auch nicht gleichwertig betreut werden. Wenn nicht jeder Landesverband alle Informationen deckungsgleich zur Verfügung hat, sehen sich die Mitglieder eines Landesverbands im Vergleich zu den Mitgliedern eines anderen Landesverbands benachteiligt, können die Vorteile des Verbands nicht nutzen und verlieren somit ihre Begeisterung.
Wie ermöglichen Sie eine direkte Kommunikation über alle Verbandsebenen hinweg?
Bringen Sie alle Organisationsteile, Verbandsebenen und Verantwortungsbereiche an einem Ort zusammen. Über ein zentrales Portal in Ihrem Verbandsnetzwerk werden Informationen, Neuerungen und Entwicklungen zeitnah und effizient allen betreffenden Mitgliedern gleichermaßen zugänglich gemacht. Alle Inhalte können in Ihrem Netzwerk granular über entsprechende Zugriffsmöglichkeiten für alle Organisationsteile, Verantwortungsbereiche und Kommunikationsebenen individuell verfügbar gemacht werden.
Auch wenn die oberste Ebene des Verbands wie beispielsweise die Bundesebene oder Dachorganisation als Gastgeberin für das Verbandsnetzwerk agiert, sollten exklusive Bereiche etabliert werden, in denen sich Gremien, Verantwortungsbereiche und Verbandsebenen unbehelligt austauschen können. Übertragen Sie dabei Verantwortungen wie die Verwaltung von Nutzer:innen, Gruppen und Gremien auf die Organisationsteile selbst, um Zielgruppen granular zu steuern.
Innerhalb dieser exklusiven Bereiche kann ein Landesverband besonders geschützte Gruppen anlegen. Auf solche Gruppen hat ausschließlich der Organisationsteil Zugriff, der diesen Bereich des Netzwerks verantwortet. So verfügt beispielsweise der Vorstand eines Landesverbands Bayern über eine eigene geschlossene Austauschgruppe, welche der Bundesverband nicht einsehen kann. Auch die Administration der Bundesebene hat hier keine Befugnisse, die Inhalte der Gruppe zu verwalten und einzusehen. Dies unterliegt einzig dem Landesverband Bayern.
Wie Sie mit Ihrem interaktiven Mitgliederportal die Kommunikation Ihres Verbandes fördern
Alle ziehen an einem Strang
Ermöglichen Sie Ihren Organisationsteilen, schneller Mitstreiter:innen zu finden und Kampagnen und Projekte effektiver zu gestalten. Dank organisationsweiten Mitgliederprofilen, Info- und Austauschgruppen für Verantwortungsbereiche oder übergreifenden Abstimmungsmöglichkeiten findet sich schneller Unterstützung für Kampagnen und Projekte aller Art.
Einfacher geht es nicht
Bündeln Sie alle Arten von Inhaltstypen auf einem Kanal und ersparen Sie Ihren Mitarbeitenden in den Landesverbänden die Nutzung unterschiedlichster Programme und Dienste. Ob Informationen, Dateien, Termine, Abstimmungen oder vieles mehr, alles wird für Ihre Mitglieder über eine einzige Oberfläche greifbar.
Kommunikation wird vereinfacht
Wo sich alle Ebenen eines Verbandes einfinden, werden Informationen und Expertise unterschiedlichster Arten und Herkünfte für alle Mitglieder gleichermaßen abrufbar gemacht. Es entsteht ein flüssiger Austausch von Bundes- und Landesebene, aber auch von Landesverbänden untereinander.
Zeitnahe und effiziente Planungen
Beschleunigen Sie die Koordinierung von Kampagnen und Projekte durch die zentrale Erreichbarkeit und Bündelung aller notwendigen Inhalte und Informationen um ein Vielfaches. Die Planung und Umsetzung wird somit für die entsprechenden Organisationsteile erheblich vereinfacht.
Ersparnis von Zwischenschritten
Erleichtern Sie Ihren Organisationsteilen die Arbeit und ermöglichen Sie die Etablierung von Automatismen. Überlassen Sie ihnen die Entscheidung, ob zentral bereitgestellte Inhalte automatisiert oder manuell an die passenden Zielgruppen weiterverteilt werden sollen.
Ihr Mitgliederportal im Verbandsalltag
Der Wirtschaftsverband Industrieller Unternehmen Baden e.V. hat die direkte Kommunikation über sein Verbandsnetzwerk fest in seinen Verbandsalltag integriert. So bündelt er alle grundlegenden Informationen, Dokumentationen und Hilfsbeiträge zu einem bestimmten Thema in einem Übersichtsbeitrag. Dieser Beitrag ist für alle transparent zugreifbar und prominent verlinkt. So werden Nutzer:innen stets auf dem Laufenden für Aktualisierungen und Veränderungen gehalten.