Wie ein gelungenes Onboarding Stakeholder Engagement im Verband stärkt

Die Einführung neuer Mitglieder in den Verband kann sich als wahre Herausforderung entpuppen. Meistern Sie diese, indem Sie mit einem gelungenen Onboarding Stakeholder Engagement stärken. Denn so binden Sie alle Beteiligten von Beginn an an Ihre Organisation.

Warum der erste Eindruck so entscheidend ist

Für jede Organisation bieten interaktive Plattformen Chancen zur stärkeren Zusammenarbeit und verbesserten Kommunikation. Das ist zumindest dann der Fall, wenn alle Nutzer den Wert des Tools erkennen. Mitgliedsorganisationen verbindet in diesem Zusammenhang eine gemeinsame Thematik: Das Zusammenbringen verschiedener Stakeholder. Neben dem Vorstand und Festangestellten im Hauptamt gibt es zahlreiche ehrenamtliche Mitglieder, die sich engagieren möchten. Anders als Festangestellte können Ehrenamtliche selbst entscheiden, wann und wie viel sie sich einbringen. Die Einführung neuer Mitglieder auf eine bestehende Plattform birgt also Herausforderungen. Deshalb spielt es eine entscheidende Rolle, schon beim Onboarding Stakeholder Engagement in den Mittelpunkt zu stellen. Denn erkennen die Mitglieder von Beginn an die Vorteile der Plattform, bringen sie schnell selbst wertvollen Input und neue Ideen ein. Das kommt dem ganzen Verband zugute. Hier gilt also die Devise: Der erste Eindruck zählt.

Warum ein gelungenes Onboarding Stakeholder Engagement stärkt

Bei der Einführung neuer Mitglieder in den Verband müssen Sie anders vorgehen als Unternehmen für ihre Mitarbeiter. Dort findet ein Teil des Onboardings analog statt. Doch persönliche Touren, eine Vorstellungsrunde bei den Kollegen oder die Vorbereitung von Begrüßungspaketen sind im Verband nicht nötig. Denn vor Ort in der Geschäftsstelle sind die meisten Mitglieder nur selten. Mit einer interaktiven Plattform schaffen Sie es, die Stakeholder trotzdem von Anfang an abzuholen und an den Verband zu binden. Treten sie dem Netzwerk bei, können die Nutzer direkt allerhand Informationen abrufen und sich so dank Ihrer sorgfältigen Vorbereitung selbstständig orientieren. Wichtige Dokumente und Präsentationen sowie der Beitragsverlauf geben Aufschluss über die aktuellen Themen im Verband. Für neue Mitglieder bedeutet das: Sie können sich schnell und unvermittelt auf den neuesten Stand bringen und am Austausch teilnehmen. Besonders wertvoll: Die Nutzer können miteinander kommunizieren. Durch die Bereitstellung einer Stakeholder-Engagement-Plattform stellen Sie also die Betreuung des neuen Mitglieds von Anfang an sicher. So kann ein Gemeinschaftsgefühl entstehen, welches Ihren Verband zusammenhält und die Vertretung der gemeinsamen Interessen vereinfacht.

Tipps für ein gelungenes Onboarding

Je besser der erste Eindruck, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Stakeholder auch langfristig engagieren. Damit Ihr Onboarding Stakeholder Engagement fördert, können Sie verschiedene Mittel einsetzen. Ein paar Ideen:

1. Die Mitglieder begrüßen

Heißen Sie die Nutzer auf der Plattform willkommen. So zeigen Sie ihnen von Beginn an Ihre Wertschätzung. Dazu können Sie einen Begrüßungsbeitrag auf Ihrer Stakeholder-Engagement-Plattform fixieren. Sobald sie sich einloggen, sehen neue Mitglieder diesen ganz oben im Beitragsverlauf angepinnt. Nutzen Sie den Beitrag als Gelegenheit, den neuen Mitgliedern beispielsweise das Ausfüllen ihres Nutzerprofils nahezulegen. Denn so bekommen auch andere Nutzer einen ersten Eindruck von dem „Neuling“ und die Kontaktaufnahme fällt leichter. Generell bietet sich dieser Zeitpunkt darüber hinaus gut an, um die ersten Schritte im Netzwerk zu erklären und so Aktivität anzuregen.

2. Geben Sie Nutzern eine Checkliste an die Hand

Mit einer Checkliste erfahren neue Mitglieder von Anfang an Unterstützung und können das Netzwerk trotzdem selbst erkunden. Das Format zum Abhaken – die Checkliste darf ausnahmsweise aus Papier sein – ist hierbei besonders geeignet. Denn das motiviert die Mitglieder dazu, alle Schritte durchzuarbeiten. Auf Ihre Checkliste können Sie allerhand Aufgaben setzen, die sich um das Austesten der Funktionen drehen. Lassen Sie die Nutzer etwa selbst Beiträge verfassen, Gruppen beitreten oder an Abstimmungen teilnehmen. Ganz unter dem Motto „learning by doing“ lernen die Mitglieder so die Plattform kennen und schätzen.

3. Stellen Sie Informationen zu Funktionen und Zweck der Plattform bereit

Statt einem neuen Mitarbeiter eine Mappe mit allerhand Informationen in die Hand zu drücken, regeln Sie die Einführung in die Verbandsarbeit direkt auf Ihrer Stakeholder-Engagement-Plattform. Das sollte auf zwei Ebenen geschehen: Erläutern Sie sowohl die Verbandsanliegen als auch die Funktionen der Plattform. Erstellen Sie eine separate Seite in Ihrem Netzwerk, auf der Sie alle wichtigen Informationen gesammelt bereitstellen. Das können einerseits Informationen zum Verband und dessen Anliegen sein: Werte, Leitbilder, Visionen. Aber auch wichtige Ansprechpartner und Projekte, denen sich Mitglieder anschließen können, sollten Sie hier auflisten. Andererseits bietet sich eine weitere Seite dazu an, die Plattform und ihre grundlegenden Funktionen zu erklären. So finden sich neue Nutzer schnell zurecht und erkennen schneller Vorteile.

4. Kommunizieren Sie mit allen Beteiligten

Wenn es eine Sache gibt, die das Arbeiten mit einer Stakeholder-Engagement-Plattform für alle Beteiligten besonders wertvoll macht, dann ist es Kommunikation. Denn durch einen ständigen Austausch und das Einholen von Feedback kann die Zusammenarbeit optimiert werden. Gleichzeitig entsteht ein Gemeinschaftsgefühl, welches die Mitglieder nicht nur fachlich, sondern emotional an den Verband bindet. Deshalb ist Kommunikation sowohl im Onboarding-Prozess als auch im weiteren Verlauf von maßgeblicher Bedeutung. Sie und alle anderen Stakeholder im Verband sollten die Möglichkeiten der Plattform dazu ausnutzen. Denn so wird die Einführung neuer Mitglieder erleichtert und deren Bindung an den Verband von Anfang an gesichert.

Warum auch Struktur beim Onboarding so wichtig ist

Last but not least: Wenn Ihre Plattform geordnet ist, können Sie mit einem gelungenen Onboarding Stakeholder Engagement noch müheloser verwirklichen. Sorgen Sie dafür, dass alle Dokumente einen Platz haben und Sie die Plattform den Ansprüchen Ihres Verbands angepasst haben. So fällt neuen Mitgliedern die Orientierung leicht und sie können direkt durchstarten. Einige Tipps dazu, wie Sie mehr Ordnung auf Ihre Plattform bringen, finden Sie in unserem White Paper „Ordnung muss sein – So verleihen Sie Ihrer Stakeholder-Engagement-Plattform Struktur“. Dabei geht es nicht nur um den grundlegenden Aufbau der Plattform, sondern auch darum, wie Sie beispielsweise Beiträge attraktiver strukturieren. Schaffen Sie es, das Onboarding interessant zu gestalten, gewinnen Sie kompetente und motivierte Stakeholder zur Vertretung der Verbandsinteressen.

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