Großes entsteht aus einzelnen Bausteinen
Das Bausteinmodell für Wissensmanagement nach Probst, Raub und Romhardt (1999) hat sich schon seit langer Zeit etabliert. Es dient Unternehmen als eine Art Handlungsanleitung zur besseren Beschreibung und für ein besseres Verständnis von Wissensproblemen innerhalb des Unternehmens. Derartige Wissensprobleme können zum Beispiel das Zurückhalten und das nicht-Teilen von Wissen oder das Ausscheiden von Wissensträgern aus dem Unternehmen sein.
Die Vorteile des Bausteinmodell für Wissensmanagement liegen klar auf der Hand: Zum einen strukturiert es den Managementprozess in logische Phasen und bietet gleichzeitig Ansätze für Interventionen. Zum anderen liefert es ein Suchraster für das Finden von Ursachen bei Wissensproblemen. Dabei ist das primäre Ziel des Wissensmanagements die Organisation von Wissen für den Unternehmenserfolg. Der Mensch als solcher und seine Funktion als Wissensträger stehen hierbei im Mittelpunkt.
Das Modell gliedert sich in zwei Teile: einen äußeren und einen inneren Kreislauf. Der äußere Kreislauf dient den strategischen Steuerungsaufgaben und der innere der Umsetzung. Die Elemente Zielsetzung (Wissensziele) und Messung (Wissensbewertung) ergänzen als äußeren Kreislauf den inneren Kreislauf. Letzterer setzt sich aus den sechs Kernaktivitäten Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissens(ver)teilung, Wissensnutzung und Wissensbewahrung zusammen. Das Bausteinmodell für Wissensmanagement bildet die Phasen Planung, Realisierung und Kontrolle ab.
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Bausteine des inneren und äußeren Kreislaufes. Zudem zeigen wir Ihnen, wie Sie das Bausteinmodell für Wissensmanagement mit Hilfe eines Social Intranets in Ihr Unternehmen integrieren.
1. Wissensziele
Die Definition von Wissenszielen ist als Ergänzung herkömmlicher Planungsaktivitäten zu betrachten.
2. Wissensidentifikation
Es muss klar sein, wo welche Experten mit welcher Expertise sitzen und an welchen Projekten gerade gearbeitet wird. Der erste Schritt hin zu mehr Transparenz lässt sich mit einem Social Intranet realisieren. Es unterstützt den systematischen Zugriff auf die organisationale Wissensbasis und bietet Ihnen völlig neue Möglichkeiten. Sie können dadurch deutlich einfacher auf die interne, elektronische Wissensbasis Ihres Unternehmens zugreifen und unterschiedliche Datentypen verknüpfen. So lässt sich schnell feststellen und darlegen, welches Wissen vorhanden ist. Mitarbeiter können sich auf schnellsten Wegen untereinander austauschen, nachfragen, Themen-Gruppen bilden und somit herausfinden, wo sie finden, was sie suchen. Eine „Win-win-Situation“ für Wissensanbieter und Wissensnachfrager, egal ob es sich nun um Dateien oder Expertenwissen handelt. Doch die entscheidende Rolle spielen hierbei die einzelnen Mitarbeiter. Denn sie müssen bereit sein, ihre Expertise anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Damit der reibungslose Ablauf sichergestellt ist, muss zudem die Struktur des Social Intranets an die Bedürfnisse der potentiellen Wissensnutzer anpasst sein.
3. Wissenserwerb
Mit einem Social Intranet ist die Integration externen Wissens in Ihr Unternehmen leicht zu handhaben. Durch die ans Unternehmen angepasste Struktur im Social Intranet gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, dort Externe zu involvieren. So können beispielsweise unternehmensexterne Mitarbeiter einen Zugang zu bestimmten Bereichen, wie (Experten-)Gruppen, erhalten. Damit wird ihr Wissen ins Unternehmen einbezogen und bietet die beste Voraussetzung für eine funktionierende Zusammenarbeit zwischen Externen und Internen.
4. Wissensentwicklung
Im Social Intranet lässt sich dieser Baustein des Wissensmanagements gut umsetzen. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen/Bereichen können Gruppen bilden und gemeinsam Wissen erarbeiten. Ihnen ist damit die Möglichkeit gegeben, aus unterschiedlichen Perspektiven und mit verschiedenen fachlichen Hintergründen, Projekte zu bearbeiten. Der Fokus liegt dabei auf der Kommunikation. Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, sich intensiv und über schnelle Wege auszutauschen. Es bietet sich an, nach einer gewissen Zeit der Zusammenarbeit den gemeinsamen Arbeitsprozess zu evaluieren und zu bewerten. Zum einen ist dies hilfreich und nützlich für Folgeprojekte, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden und Probleme frühzeitig zu umgehen. Zum anderen können die Ergebnisse anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Damit können diese sehen, wie zusammengearbeitet wurde, welche Ergebnisse erzielt wurden und was bei der Zusammenarbeit beachtet werden sollte.
5. Wissens(ver)teilung
6. Wissensnutzung
Ein Social Intranet bietet eine Lösung, die sich im Unternehmen gut integrieren lässt und einen intuitiven Nutzen mit sich bringt. Den Mitarbeitern sollte bewusst sein, dass sie ihr Wissen sowohl dort zur Verfügung stellen als auch das Wissen anderer nutzen können. Auf diese Art können alle Seiten gleichermaßen profitieren. Es sollte zu einer Selbstverständlichkeit werden, das Social Intranet als Wissensquelle nutzen zu können. So ist es beispielsweise möglich, Gruppen zu bestimmten Themen oder in verschiedenen Abteilungen zu schaffen. Damit wissen die Mitarbeiter, wo sie auf das Wissen zugreifen können. Sobald sich die Nutzer auf das Social Intranet eingestellt haben, wird es ein leichtes sein, das Wissen dort zu nutzen. Es kann dort gespeichert werden und benötigt nun keine langen, komplizierten Wege mehr. Zudem müssen die Nutzer keine große Hürde mehr überwinden, um an das Wissen zu gelangen und dieses zu nutzen.
7. Wissensbewahrung
Mit einem Social Intranet haben Sie die Chance, alle Dateien gebündelt an einem Ort zu speichern. So entgehen Sie der Gefahr, dass Wissen plötzlich verloren ist, da Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Bei vielen Social Intranet-Lösungen können ältere Versionen leicht aktualisiert werden und am selben Speicherort, wie das vorherige Dokument hochgeladen werden. Dadurch sind die Dateien versioniert und in chronologischer Reihenfolge vorhanden. Es kann problemlos festgestellt werden, welches die neueste Version ist – Dokumentenchaos war gestern. Mit dem Social Intranet können zudem ohne großen Aufwand die wichtigsten Prozesse am Laufen gehalten werden. Das veraltete, „tote“ Speichersystem hat seine besten Jahre hinter sich und wird durch das Social Intranet ersetzt. Es dient und unterstützt in vollem Umfang der sicheren Wissensbewahrung innerhalb des Unternehmens.
8. Wissensbewertung
Das Bausteinmodell für Wissensmanagement ebnet den Weg zum Erfolg
Idealtypisch werden die Bausteine in einem Kreislauf in der obenstehenden Reihenfolge abgearbeitet. Ausgegangen wird dabei von den Wissenszielen, wobei die Erkenntnisse aus der Wissensbewertung wieder in den Baustein Wissensziele einfließen. In der Realität jedoch werden die Bausteine nicht isoliert voneinander betrachtet, sondern bilden vielmehr eine starke Verkettung der einzelnen Kernprozesse ab. Sie alle spielen beim Wissensmanagement im Unternehmen eine Rolle, können aber unterschiedlich starken Einfluss bei der Umsetzung der Wissensziele haben. Wissensmanagement und damit auch das Bausteinmodell für Wissensmanagement lassen sich durch ein Social Intranet bestens in das Unternehmen integrieren.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Quinn Dombrowski