Der perfekte Ort für den Austausch zwischen Kollegen ist ein Social Intranet. Dafür müssen diese jedoch bereit sein, dort zu kommunizieren. Hier kann es helfen im Social Intranet Diskussionen zu starten und so die Aktivität Ihrer Kollegen zu steigern. Denn viele Menschen lieben es ihre Meinung kundzutun und zu vertreten.
Richtige Herangehensweisen für unterschiedliche Ausgangssituationen
Diskussionen im Social Intranet helfen Ihnen, die Akzeptanz und Aktivität im Netzwerk zu erhöhen. Je nachdem in welcher Ausgangssituation Sie sich befinden, haben Sie dazu verschiedene Möglichkeiten. Die erste Situation beschreibt den Zustand, wenn Sie noch nie mit einem Social Intranet gearbeitet haben. In diesem Stadium sind Diskussionen besonders wichtig, denn sie sorgen dafür, dass das Netzwerk gut anläuft. Ihre Kollegen beschäftigen sich so von Anfang an intensiv mit den Funktionen der Plattform. Die zweite Ausgangssituation betrifft Sie, wenn Sie vorher ein statisches Intranet genutzt haben. Hier helfen Diskussionen Ihren Kollegen, die neuen Möglichkeiten der Kommunikation kennen zu lernen. Sie werden so direkt in den Arbeitsalltag integriert. Die dritte Situation beschreibt den Zustand, wenn Sie von einem anderen Social Intranet kommen. Diskussionen im neuen Netzwerk sind hier entscheidend, damit Ihre Kollegen Verbesserungen zum alten sehen und die Umstellung akzeptiert wird.
1. Wenn Sie noch nie mit einem Social Intranet gearbeitet haben:
Wenn Ihre Kollegen noch nie mit einem Social Intranet gearbeitet haben, müssen Sie, bevor sie mit den Diskussionen starten können, erst einmal dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter Grundkenntnisse über die Nutzung interaktiver Plattformen haben. Bieten Sie den Kollegen Trainings an. In diesen erhalten sie die Möglichkeit, von vorher bestimmten Experten Informationen zu erhalten. Geben Sie Ihren Kollegen Zeit, sich mit dem Netzwerk auseinanderzusetzen. Informieren Sie sich auch darüber, wie die Mitarbeiter derzeit untereinander kommunizieren. Oft wenden sich Mitarbeiter an Personen aus bestimmten Fachbereichen, die spezielle Fragen immer wieder beantworten müssen. Erklären Sie den Fragenden, dass es in Zukunft sinnvoller wäre, diese im Social Intranet als Beitrag zu posten. Denn Fragen auf der Plattform regen zu Diskussionen an und jeder kann sich daran beteiligen. Bereits gelöste Fragen lassen sich außerdem schnell über die Suchfunktion finden.
Social Intranet Diskussionen sollen aber nicht nur durch Fragen entstehen. Ein Netzwerk ermöglicht es, dass Sie und Ihre Mitarbeiter sich jederzeit über alles Mögliche austauschen können. Von der Planung eines wichtigen Projekts oder Events, Anmerkungen zu interessanten Beiträgen von Kollegen, bis hin zu allgemeinen Themen ist alles möglich. Zeigen Sie, wie einfach online Diskussionen sind und welche Vorteile ein Social Intranet mit sich bringen kann. Die Diskussionen zwischen verschiedenen Abteilungen der Organisation bringen neue Ideen hervor. Auf Kommentare oder Beiträge kann schnell reagiert und kreative Einfälle können jederzeit geteilt werden. Selbst Kritiker, die von dem typischen E-Mail-System überzeugt sind, werden sehen, dass ein Social Intranet Mühe und Zeit erspart. Manche Ihrer Kollegen werden vorerst stille Leser sein, jedoch werden auch diese mitziehen, sobald sie sehen, dass andere sich beteiligen.
2. Wenn Sie vorher ein statisches Intranet genutzt haben:
Ein statisches Intranet bedeutet für Ihre Organisation oft eine riesige Ansammlung von Daten. Oft treten hier Probleme auf, etwa eine unübersichtliche Struktur und schlechte Bedienbarkeit. Die Beiträge sind unsortiert und die meisten Mitarbeiter nutzen es nicht regelmäßig oder gar nicht. Ein Social Intranet hilft Ihnen, diese Probleme aus dem Weg zu schaffen. Der entscheidende Unterschied zu einem statischen Intranet: Ihre Mitarbeiter können nicht nur Beiträge verfassen, sondern direkt Feedback geben und kommentieren. So kann das Potential von neuen Einfällen oder Ideen direkt im Netzwerk besprochen werden. Durch diese Möglichkeiten der Kommunikation, entstehen im Social Intranet Diskussionen.
Um die Kollegen von der neuen Plattform zu überzeugen, sorgen Sie dafür, dass diese auch wirklich zum Diskutieren genutzt wird. Diskussionen bereiten Freude und helfen so, die Kommunikationskultur zu verbessern. Wenn Sie anfangen Beiträge zu verfassen, zu kommentieren und Diskussionen zu starten, werden Ihre Kollegen es Ihnen nachmachen. Sie werden sich daran gewöhnen, Fragen im Social Intranet zu stellen und sich dort in Zukunft auszutauschen. Sollte die gewünschte Aktivität Ihrer Kollegen ausbleiben, können Sie sie in Beiträgen erwähnen und so direkt ansprechen. Erinnern Sie Ihre Kollegen wiederholt daran, dass der Austausch im Social Intranet im Gegensatz zum statischen Intranet gewünscht ist.
3. Wenn Sie von einem anderen Social Intranet kommen:
Wenn eine Organisation nach einem neuen Social Intranet sucht, ist die Frustration über das alte Netzwerk oft groß. Häufige Ursachen hierbei sind die schlechte Verortung von Inhalten oder fehlender mobiler Zugriff. Achten Sie bei der Auswahl Ihres neuen Social Intranet Anbieters darauf, dass Funktionen, die Ihnen wichtig sind vorhanden sind. Das ist essenziell für funktionierende Kommunikation in Ihrer Organisation. Wenn Sie die neue Plattform erfolgreich einbinden möchten, reden Sie zuerst mit Ihren Kollegen über Probleme des alten Netzwerks. Oft fehlen klare Anweisungen und für direkten Austausch ist zu wenig Zeit. Den Kollegen fehlt Anerkennung und Feedback. Sie sind eingeschüchtert und haben Angst, etwas Falsches zu posten. Um diese Probleme zu lösen, ist es wichtig, dass Sie zuerst eine klare Netiquette formulieren. Diese legt den Umgangston in interaktiven Netzwerken fest und sorgt so dafür, dass Ihre Kollegen wissen, wie sie sich im Social Intranet am besten ausdrücken. Wichtig ist, dass Sie Ihren Kollegen deutlich machen, dass Antworten im Netzwerk nicht perfekt sein müssen. Teilen Sie gelegentlich unterhaltsame Inhalte im Netzwerk oder regen Sie zu Diskussionen an, um Ihre Kollegen zur Beteiligung zu animieren. Damit diese selbstständig Social Intranet Diskussionen starten, erklären Sie, welche Inhalte im Netzwerk gepostet werden können. Helfen Sie ihnen auch bei der Erstellung von ersten Beiträgen.
Wie Sie inaktive Nutzer dazu motivieren, sich an Social Intranet Diskussionen zu beteiligen
In Ihrem neuen Netzwerk wird es Nutzer geben, die von Anfang an gerne und regelmäßig Beiträge erstellen und selbstständig Social Intranet Diskussionen starten werden. Es wird aber auch solche geben, die Beiträge nur lesen, sich aber nicht aktiv beteiligen. Ruhige Leser brauchen Ideenkampagnen oder Umfragen. Diese Ansätze motivieren die Kollegen dazu, in Zukunft beispielsweise selbst eine Umfrage zu starten. Sprechen Sie die Kollegen auch gezielt an und bitten sie, Diskussionen auf die Plattform zu verlagern. Wenn diese sehen, dass Kommentare zu ihrem Beitrag erstellt werden, werden sie sich an diese Art der Kommunikation gewöhnen. Um Kollegen, die das Netzwerk nicht nutzen, aus der Reserve zu locken, kündigen Sie für die Aktivität im Social Intranet Belohnungen an. Sie können zum Beispiel einen Nutzer des Monats küren oder regelmäßig spannende Beiträge öffentlich empfehlen, um Anerkennung zu zeigen. Erfolgreich wahrgenommene Veränderungen werden Ihre Mitarbeiter schätzen.
Diskussionen zu fördern ist nur eine Möglichkeit, Ihr Netzwerk nachhaltig zu aktivieren.
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