Digitale Gremiensitzung - eine perfekte Organisation gelingt mit unseren Tipps

– alle perfekt abgeholt, informiert und digital vereint

Der Dialog geht virtuell weiter

Sie planen und begleiten digitale Gremiensitzungen oder Arbeitsgruppentreffen? Hier erfahren Sie, wie Ihnen die optimale Umsetzung gelingt und Sie bei der Vor- und Nachbereitung nichts vergessen.

Normalerweise gilt: Für eine Gremiensitzung müssen alle Mitglieder physisch zusammenkommen – eine rein virtuelle Zusammenkunft ist nur dann möglich, wenn diese bereits in der Satzung verankert ist.

Denken Sie daran, die Sitzung und Beschlussfassung zu dokumentieren. Schon ein Screenshot der digitalen Teilnehmerliste belegt die Anwesenheit der Gremien. Auch eine Aufzeichnung der Sitzung für Ihren gesamten Verband ist in einem virtuellen Meeting in der Regel technisch möglich.

Die Herausforderungen des digitalen Raums

Ein starkes und positives Mindset der Moderation kann viel bewegen: Denn im Vergleich zu anderen Events sind Abläufe von Sitzungen der digitalen Gremienarbeit eher starr, eine angenehme Atmosphäre und ein engagierter Austausch sind umso wichtiger. Bauen Sie deshalb insbesondere in digitalen Gremiensitzungen möglichst viel Vertrauen, eine klare Abfolge, Verhaltensregeln für alle angepasst an die virtuelle Situation und eine möglichst ungezwungene Atmosphäre unter den Teilnehmenden auf.

Dafür empfehlen wir mindestens zu Beginn der Sitzung die Videofunktion zu nutzen. Der Blick „hinter die Kulissen“ der einzelnen Teilnehmenden ermöglicht einen lockeren Einstieg.

Für die anschließenden Präsentationen der einzelnen Tagesordnungspunkte kann dann eventuell auch in den Audio-Modus gewechselt werden. Diese Arbeitsphasen verlangen sowohl von den Teilnehmenden als auch von der Moderation viel Konzentration. Wir empfehlen deshalb nach jedem Präsentationsblock einen Interaktionspunkt und eine kurze Pause für die Teilnehmenden einzubauen. Das fördert nicht nur den Austausch untereinander, sondern fördert auch die Aufnahmefähigkeit aller Teilnehmenden.

Unsere Tipps für Ihre digitale Gremiensitzung

Die richtigen Vorbereitungen treffen

Die Vorbereitung einer ortsunabhängigen Gremiensitzung im digitalen Raum kann genauso gehandhabt werden wie die eines physikalischen Meetings.

Mit einem Mitgliederportal wie tixxt kann die gesamte Organisation der virtuellen Sitzung schnell, unkompliziert und für alle Mitglieder zugänglich gestaltet werden:

  • Verschicken Sie die Einladungen mit den entsprechenden Einwahldaten an die Teilnehmenden Ihres Verbandes
  • Nennen Sie neben dem Datum und der Uhrzeit auch die voraussichtliche Dauer der Sitzung, damit alle Mitglieder ihre kostbare Zeit gut planen können.
  • Verschicken Sie eine Agenda bzw. Tagesordnung
  • Wenn es ein Protokoll zu einer vorangegangenen Gremiensitzung gibt, stellen Sie auch dieses zur Verfügung. Sie können es direkt verlinken.
  • Sorgen Sie für ein ruhiges Umfeld! Stellen Sie Handy und Telefon stumm, hängen Sie ein Schild an Ihre Tür, dass Sie sich in einer Videokonferenz befinden und nicht gestört werden möchten, schließen Sie eventuell sogar die Fenster, wenn überraschend Störgeräusche von außen kommen könnten.
  • Wählen Sie sich frühzeitig ein, um vor den Teilnehmenden da zu sein und noch Zeit für kleineren Smalltalk und begrüßende Worte zu sein. Während Sie mit einem Mitglied sprechen, können alle anderen ihre Technik überprüfen und dann kann die Sitzung auch pünktlich starten.
  • Seien Sie besonders gut vorbereitet– bei jedem Online-Format! Seien Sie inhaltlich vorbereitet und halten Sie klar strukturierte, Arbeits- und Entscheidungsvorlagen bereit. Testen Sie die Gremiensitzung vorab unter Realbedingungen mit Ihrem Projektteam sowie beteiligten Referent:innen. Spielen Sie jede Interaktion mindestens einmal durch – Improvisation durch Blickkontakt oder Körpersprache ist online nicht möglich.
  • Erholung ist die Würze der Arbeit: Veranstaltungen im virtuellen Raum erfordern fordern mehr Konzentration von ihren Teilnehmenden. Gerade bei eng getakteten Gremiensitzungen, in denen Entscheidungen getroffen werden sollen, ist eine gleichbleibend hohe Konzentration ein zentraler Erfolgsfaktor. Planen Sie darum Verschnaufpausen ein.

Für die Moderation

Moderationsguide für digitale Sitzungen

Für die Moderation gelten besondere Regeln während der Video- oder Telefonkonferenz. Sie hat die Aufgabe und Verantwortung, zu moderieren und die Teilnehmenden so zu leiten, dass am Ende des Meetings ein positives Ergebnis steht. Dabei geht es auch um die Zufriedenheit der Sitzungsteilnehmenden.

Der wichtigste Tipp lautet:

Sie als Moderator:in können und müssen die Teilnehmenden der Sitzung leiten. Sind alle zu Wort gekommen? Gibt es ungeklärte Fragen? Diese und weitere Punkte sollten Sie im Hinterkopf behalten, wenn Sie eine digitale Sitzung moderieren.

Damit digitale Sitzungen für Sie und Ihren Verband zum Erfolg werden, haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps in einem kleinen Guide zusammengestellt.

Aufgaben der Moderation zu Beginn von digitalen Sitzungen

  • Stellen Sie sich vor und heißen Sie die Teilnehmenden willkommen
  • Stellen Sie sicher, dass kein Teilnehmender ein Problem mit der Verbindung hat
  • Beginnen Sie ggf. mit einem leichten Smalltalk. Er schafft eine angenehme Gesprächsatmosphäre für alle Teilnehmenden
  • Stellen Sie das Ziel der Sitzung vor
  • Kündigen Sie die Gesprächsdauer sowie eventuelle Pausen an
  • Erläutern Sie den Teilnehmenden eventuelle Redezeitbeschränkungen und weisen Sie gegebenenfalls darauf hin, dass Sie sie im Zweifelsfall unterbrechen werden
  • Geben Sie allen die Gelegenheit, etwas zu Beginn der Sitzung zu sagen, sinnvoll ist das eigene Vorstellen. So können Sie auch gleich prüfen, ob alle Teilnehmenden gut zu verstehen sind
  • Bitten Sie alle Teilnehmenden außerdem, vor dem eigenen Wortbeitrag ihren oder seinen Namen zu nennen. Erst, wenn sich alle an der Stimme erkennen, kann die Namensnennung entfallen
  • Bestimmen Sie eine/n Protokollführer:in
  • Bitten Sie um das Minimieren von Stör- und/oder Hintergrundgeräuschen. Am besten funktioniert eine strikte Stummschalt-Disziplin. Jede Person, die nicht vorhat zu sprechen, schaltet das eigene Mikro aus. Dadurch erkennen Sie auch schneller, wer etwas sagen möchte. Denn in der Liste der Teilnehmenden ist dann ein Mikro offen/an. Je nach Software wird hierfür auch die „Hand heben“-Funktion genutzt.

Aufgaben der Moderation während einer digitalen Sitzung.

  • Die Moderation sollte viele Dinge, die in einem physischen Meeting vor Ort durch Gestik, Mimik und Körperhaltung übermittelt werden, durch Kommentare verdeutlichen. Dies beginnt damit, dass sie alle Teilnehmenden persönlich begrüßt und jedes Mal, wenn sich ein neue hinzuschalten, sagt, wer bereits an der Sitzung teilnimmt. Auf diese Weise wird für alle Teilnehmenden sichtbar, wer mit am virtuellen Tisch sitzt.
  • Sie sehen in einer digitalen Sitzung oft nicht, wenn sich Teilnehmende zu Wort melden wollen. Wenn Sie moderieren, fragen Sie immer ausdrücklich nach der Wortmeldung und warten dann einige Sekunden, bis sich Teilnehmende melden.
  • Da die Teilnehmenden sich nicht vor Ort physisch begegnen, merken sie oft nicht, wenn zwei gleichzeitig beginnen zu reden. Bei Punkten, zu denen Sie mehrere Wortmeldungen erwarten, fragen Sie immer nach den Wortmeldungen und geben dann jedem einzelnen Teilnehmenden das Wort.
  • Gerade in einer Telefonkonferenz fehlt der Blickkontakt. Diesen müssen Sie dadurch ersetzen, dass Sie die Teilnehmenden immer mit Namen ansprechen, wenn Sie sich direkt auf ihren Beitrag beziehen. Das gilt aber auch für Videokonferenzen!
  • Hören Sie konzentriert zu und erkennen Sie Ablehnung, Ärger oder Probleme auch zwischen den Zeilen. Gerade wenn Teilnehmende sich nicht vor Ort persönlich erleben, entstehen oft Missverständnisse. Sprechen Sie diese gegebenenfalls an.
  • Wiederholen Sie Zwischenstände der Diskussion. Dies hat die gleiche Funktion wie eine Visualisierung in einem Meeting – falls Sie nicht über weitergehende Funktionen einer Videokonferenz verfügen. Für alle Teilnehmenden wird das Zusammengetragene nochmals deutlich hörbar gemacht. Ihre Aufgabe als Moderation ist es, dies in Worte umzusetzen, um es so für alle präsent zu machen.

Aufgaben der Moderation am Ende von digitalen Sitzungen

  • Fassen Sie am Ende der Konferenz alle wichtigen Erkenntnisse der Sitzung zusammen
  • Wiederholen Sie die Aufgaben, die sich in der Sitzung ergeben haben (und den/die jeweils Verantwortliche/n)
  • Prüfen Sie, ob die Punkte Ihrer Agenda abgearbeitet wurden
  • Verabschieden Sie die Teilnehmer und weisen Sie ggf. auf Folgetermine hin

Für den technischen Support

  • Probieren geht über Studieren: Bei ungeübten Teilnehmenden sollten Sie ein bis zwei Tage vor Veranstaltungssitzung einen Testlauf einplanen und spielen Sie die Sitzung einmal gemeinsam mit einigen Mitgliedern Ihres Gremiums oder der Arbeitsgruppe durch. Laden Sie zudem die Teilnehmenden ein, sich bereits 15 bis 30 Minuten vor Sitzungsbeginn einzuwählen. In dieser Zeit können Sie Hinweise zu Beteiligungsmöglichkeiten, zur Netiquette und zu Lösungen für technische Probleme erläutern. Und auch für entspanntes „Plaudern“ ist Zeit. In dieser Zeit – vorab der offiziellen Sitzung – können Sie zum Beispiel eine Folie mit Ihren “Spielregeln” für die virtuelle Sitzung (wie unser Bildbeispiel) für alle sichtbar teilen.
  • Interaktion ermöglichen und für Rückfragen zur Verfügung stehen. Mindestens ab einer Teilnehmerzahl von 30 Personen empfehlen wir: Benennen Sie eine zuständige Person, die den Moderator unterstützt, die sich um technische Fragen kümmert – etwa über die Chatfunktion oder per E-Mail oder Telefon.

Die richtige Technik finden

Gesehen werden vs. nur gehört werden?
Der direkte Blickkontakt bei einer Videokonferenz ist ein klarer Vorteil: Sie können die Reaktionen des Gegenübers besser einschätzen. Andererseits müssen Sie bei Sitzungen mit verhältnismäßig vielen Personen Ihren Gesprächspartner ggf. erst in der Masse am Bildschirm suchen und sind eher abgelenkt. Nichtsdestotrotz kommt eine Videokonferenz der „seriösen“ Gremiensitzung vor Ort näher als eine Telefonkonferenz, die Sie auch im Pyjama absolvieren könnten.

Beachten Sie, dass viele wichtige Aspekte der Kommunikation bei einer rein virtuellen Konferenz sehr stark eingeschränkt und deshalb umso wichtiger sind: die non-verbale Kommunikation! Mimik und Gestik unterstreichen oftmals die gesprochenen Worte erheblich in ihrer Aussagekraft und sorgen für Sympathie und Aufmerksamkeit bei den Zuhörenden.

Ist das für die Zuschauenden übertragene Bild des Sprechenden in einem digitalen Meeting sehr klein, weil viele Mitglieder gezeigt werden, ist es umso wichtiger, dass die sprechende Person eher große Handbewegungen macht, um die verbalen Inhalte zu unterstreichen. Genauso sollten Sie auch Ihre teilnehmenden Mitglieder bitten, bei Zustimmung diese mit Handbewungen wie einem gut sichtbaren „Daumen hoch“ kundzutun. Beachten Sie dabei, dass der Bildausschnitt, der Sie zeigt, Ihre Gestik nicht “abschneidet”.

Werden Sie jedoch nur gehört, weil zum Beispiel eine Bildübertragung per Video nicht möglich ist, ist es umso wichtiger, auf die Grundregeln der Rhetorik zu achten, damit Ihnen gerne und aufmerksam zugehört wird:

  • Sprechen Sie deutlich und achten Sie auf ein moderates Tempo
  • Machen Sie Pausen und sprechen Sie akzentuiert. Es ist sehr schwierig, vor allem auf Distanz, einem monotonem Vortrag zu folgen!
  • Bringen Sie Ihrem Publikum Wertschätzung entgegen und seien Sie den Zuhörenden gegenüber zugewandt. Eine freundliche Begrüßung und ein Lächeln ab und zu, erhöht Ihre Sympathie bei Ihrem Publikum immens.
  • Halten Sie Blickkontakt – also schauen Sie in die Kamera! Sie bekommen keine Verbindung zu Ihrer Zuhörerschaft, wenn Sie nur auf Ihre Unterlagen schauen oder an der Kamera vorbei. Ihr Blickkontakt ist sehr wichtig – er ist eine virtuelle Brücke zu den Bildschirmen Ihrer Zuschauer!
  • Seien Sie authentisch! So wie Oskar Wilde schon sagte: „seien Sie Sie selbst – alle anderen gibt es bereits!” Es wirkt unauthentisch und aufgesetzt, einen anderen Redner, den Sie bewundern, zu kopieren. Wenn Ihre Zuhörer Ihren Inhalten Glauben schenken sollen, müssen Sie selbst glaubwürdig und authentisch sein.

Fazit

Nicht nur in „Corona-Zeiten“ bietet die Möglichkeit, auf digitale Sitzungen zu setzen einen erheblichen Mehrwert für die Gremienarbeit Ihres Verbandes. Wer die genannten Tipps beherzigt, kann erheblich Zeit & Geld sparen, wenn „physische Sitzungen“ durch digitale Konferenztechnik ergänzt – oder gar gänzlich ersetzt – werden (müssen).